Para início de conversa: O que é um projeto, mesmo?
Antes de aprender como fazer um projeto, é uma boa entender com clareza o que ele é. De acordo com a 3ª edição do PMBOK, um projeto é definido como um “esforço temporário com um começo e um fim e deve ser usado para criar um produto, serviço ou resultado único”. Além disso, ele é progressivamente elaborado. O que essa definição significa é que projetos são aquelas atividades que não podem continuar indefinidamente, mas ter um propósito definido.
Um projeto é também uma atividade que atende à criação de um produto ou serviço exclusivo, portanto, as atividades de rotina não podem ser consideradas projetos. Por exemplo, se o seu projeto tiver menos de três meses e menos de 20 pessoas empenhadas nele, talvez você não esteja trabalhando no que é chamado de projeto, de acordo com a definição acima. Em outras palavras, se trata de uma atividade para criar algo único.
As fases de um projeto compõem o ciclo de vida do projeto. Aliás, é bastante indicado e conveniente que os gerentes de projeto dividam-no em fases, de forma que tenham maior controle e rastreamento. Neste post, vamos focar na fase inicial, que é a da sua elaboração. Como se trata de um momento bastante delicado, é preciso ter muita atenção na tomada de decisão. Seu tempo é limitado, portanto escolha seus projetos com sabedoria.
Ser inteligente sobre onde você dedica seus recursos - seu tempo pessoal, energia e finanças, bem como os da sua organização - significa ser inteligente sobre não apenas o gerenciamento de tempo, mas também sobre o gerenciamento de escolhas. Parar para refletir antes colocar um projeto para rodar significa ser proativo e disciplinado.
Mãos na massa: Como fazer um projeto?
Para início de conversa, você precisa saber os elementos essenciais de um projeto para garantir que nada importante fique de fora. Confira-os abaixo:
- Título;
- Objetivo;
- Metas;
- Justificativa;
- Quem são os beneficiários da proposta;
- Estratégia de ação;
- Metodologia;
- Cronograma;
- Orçamento;
- Público-alvo;
- Resultados esperados;
- Referências utilizadas.
Como escrever um plano de projeto em 8 etapas simples
Etapa 1: Explique o projeto para as principais partes interessadas, defina metas e obtenha adesão inicial
O primeiro passo em qualquer projeto é definir o "quê" e o "porquê". E vale lembrar que as principais partes interessadas têm influência e autoridade para determinar se um projeto é bem-sucedido e seus objetivos devem ser satisfeitos. Portanto, mesmo se o projeto vier do próprio CEO, ainda é necessária a adesão das partes interessadas.
Então use essa conversa inicial para se alinhar, definir objetivos e determinar o custo do projeto. Nesta parte do processo de planejamento do projeto, discuta as necessidades, expectativas e estabeleça linhas de base para o escopo, orçamento e cronograma do projeto. Isso cria uma base sólida para o seu plano de trabalho do projeto. Além disso, considere também usar um modelo de plano de projeto para começar.
Perguntas que você deve considerar analisar com as partes interessadas:
- Como escrevemos um plano de projeto alinhado aos objetivos da empresa?
- O que as partes interessadas esperam? E o que será esperado deles?
- Como você medirá o sucesso?
- Quais são os seus recursos?
- Quais ativos ou resultados esperados?
Etapa 2: Listar metas e descrever o projeto
Sem metas claras, você descobrirá que os requisitos, tarefas e prazos definidos para o seu plano de trabalho do projeto não têm nenhuma base. No entanto, agora que você tem uma lista das principais necessidades dos stakeholders e sua adesão, comece a atribuí-las a metas.
Tente escrever as metas e conectá-las aos requisitos das partes interessadas que eles atendem. A partir daí, desenvolva a estrutura, os marcos e as tarefas necessárias para atingir esses objetivos.
Etapa 3: Criar um documento de escopo do projeto
Agora que você tem o projeto descrito, suas tarefas alinhadas com as metas e a adesão da equipe, é hora de criar um documento de escopo do projeto detalhando os elementos do projeto listados na etapa acima.
Observe cada entrega e defina a série de tarefas que devem ser concluídas para realizar cada uma. Para cada tarefa, determine o tempo que levará, os recursos necessários e quem será responsável pela execução. Finalize e registre os detalhes do projeto para que todos tenham uma única fonte como parâmetro. Deixe esse documento compartilhável para reduzir a chance de falhas de comunicação.
Etapa 4. Elabore um cronograma detalhado
Com suas metas, tarefas e marcos já descritos, é hora de começar a conectar seu projeto a um cronograma. Um gráfico de Gantt é uma ferramenta útil que ajuda você a visualizar facilmente o desenrolar do seu projeto no decorrer do tempo. É uma linha do tempo interativa que fornece uma visão completa do progresso, do escopo do trabalho e das dependências do projeto.
Dependências são tarefas que precisam ser concluídas antes que outras tarefas possam começar. Ao planejar tarefas, use subtarefas para ajudá-lo a dividir as maiores em outras menores, segundo a lógica de bons checklists. Isso pode facilitar a geração de relatórios e o gerenciamento de recursos. Veja abaixo como você pode dividir essas tarefas:
- Tarefas: as tarefas individuais que as pessoas precisam realizar para atingir seus objetivos;
- Subtarefas: não mais do que alguns dias cada, eles ajudam você a executar uma tarefa e decompô-la em etapas menores que concluirão a tarefa maior;
- Marcos: principais fases ou eventos do seu projeto que ajudam a interrompê-lo. Use marcos como pontos de check-in.
Uma dica preciosa é sempre garantir que haja lacunas de tempo entre as tarefas. Isso te prepara para eventuais problemas e imprevistos (o que é próximo de certo que vai acontecer).
Etapa 5: Definir funções, responsabilidades e recursos
Para começar, vamos definir o que são recursos: são pessoas, equipamentos ou dinheiro necessário para concluir um projeto. É essencial considerar, nesse momento, a carga de trabalho dos colaboradores e os níveis de estresse a que podem estar submetidos: garanta que eles façam seu trabalho de forma confortável, para evitar esse tipo de problema. Mas como você pode fazer isso?
Ao começar a atribuir tarefas, esclareça as responsabilidades e expectativas de cada pessoa e considere como filtrará as solicitações recebidas que afetam a linha do tempo ou o orçamento. É fundamental saber calcular o valor agregado para monitorar o nível de trabalho concluído em um projeto em relação ao plano.
Etapa 6: Definir o processo de comunicação
Não é de espantar que comunicação e colaboração ineficientes são duas das principais causas de estresse no local de trabalho. Afinal, quando as partes interessadas precisam vasculhar as páginas de e-mails ou solicitar constantemente atualizações, ficam frustradas e a motivação diminui.
Reduza a frustração reunindo todas as partes envolvidas - como, por exemplo, ativos, conversas, tarefas, datas de vencimento, atualizações e relatórios - em um único local, como uma ferramenta de colaboração. Dessa forma, ficam mais fáceis o rastreamento do progresso, o compartilhamento e realização de atualizações e a boa comunicação no geral.
Etapa 7: Planeje-se para caso as coisas ocorram fora do planejado
Mesmo se você é um especialista e já sabe como escrever um plano de projeto, a verdade é que todos os projetos têm reviravoltas. Mas vamos combinar que é isso que os torna divertidos. Você reservou espaço para respirar durante o processo de agendamento, garantiu que todos saibam o seu papel e estabeleceu a comunicação.
Mas, antes de iniciar, sente-se e identifique problemas em potencial, como férias futuras para membros da equipe, feriados ou equipes externas que possam estar envolvidas. Comunique antecipadamente os riscos para que toda a equipe esteja preparada para enfrentá-los.
Etapa 8: Faça um lançamento à altura!
Todo projeto de sucesso precisa de um pontapé inicial. Marque uma reunião rápida com as principais partes interessadas e tenha uma agenda clara. Por fim, seu objetivo deve ser colocar todos na mesma página com objetivos, funções, processos e linha do tempo.
Resumindo:
- Defina as metas e o valor que elas trazem.
- Liste os ativos que o projeto deve entregar.
- Estabeleça a conexão entre os requisitos das partes interessadas e as tarefas.
- Compartilhe a linha do tempo (gráfico de Gantt) para que todos possam ver dependências e saber as datas esperadas.
- Descreva as funções e responsabilidades de cada parte interessada.
- Revise como e onde todos se comunicarão durante todo o projeto, onde poderão obter informações - como o documento do escopo - e quem pedir perguntas.
- Discuta os riscos e garanta que a equipe esteja preparada.
Agora que você sabe como fazer um projeto, sentiu vontade de ir além com os seus conhecimentos de Gestão de Projetos? Então este curso foi feito pra você!
