Como funciona a aplicação de Pareto na gestão do tempo?
Gestão do tempo é um processo no qual você precisa planejar o tempo utilizado para determinadas atividades, com o objetivo de melhor a eficiência e produtividade; sobretudo, ter um controle consciente sobre o tempo. O princípio de Pareto afirma que aproximadamente 80% dos efeitos vêm de 20% das causas; ou seja, é necessário focar na coisa certa! Em vários meios, como estudos, trabalho e metas, você precisa se concentrar naqueles 20% que representarão os 80% de resultado. Então, como funciona a aplicação de Pareto na gestão do tempo? Entenda nesse artigo.
Entendendo o Princípio de Pareto na Gestão do Tempo
Ao entender este princípio, você pode aplicá-lo tanto em questões profissionais, quanto pessoais. Aprenda a identificar e se concentrar nos 20% críticos que podem mudar as coisas a seu favor e economizar algumas horas também. Para visualizar melhor temos dois exemplos que representarão estes pontos:
- Um bom exemplo pessoal é o entretenimento: apenas alguns programas de televisão e videogames representam 80% do nosso tempo, assim você deve escolher aqueles que realmente gosta de assistir, para que pare de passar um tempo pulando de um programa ou jogo para outro;
- Agora, para exemplificar de forma simples este princípio no ambiente profissional, você deve procurar por 20% das tarefas que de fato são importantes e trazem aproximadamente 80% dos resultados, deste modo, você irá priorizar mais objetivamente suas tarefas.
Mas como aplicar Pareto na Gestão do Tempo?
Não é necessário iniciar com mudanças muito grandes, apenas pequenas alterações nos hábitos já são eficazes. Seguem algumas dicas que podem te ajudar a aplicar a regra 80/20 no gerenciamento do seu tempo:
Priorize!
Quando você não prioriza suas tarefas mais importantes, pode acontecer de passar o dia inteiro ocupado, mas sem alcançar algo produtivo. Para isso, vá direto para a tarefa que, mesmo parecendo a mais difícil, renderá o melhor resultado e atingirá sua meta. Um truque é fazer, logo no primeiro horário, a tarefa mais difícil ou maçante do dia. Assim, você consegue realizar, logo no começo do dia, uma tarefa sem procrastinar.
Foque no objetivo principal
Ao estabelecer objetivos, as pessoas costumam traçar subtarefas de curto prazo que resultaram no objetivo principal. Contudo, neste ponto há uma diferenciação entre a atitude dos responsáveis pelas tarefas. No momento que a pessoa foca 100% naquilo que precisa realizar, sem se distrair com conversas paralelas ou outros pontos de distração, o resultado é muito mais rápido e pontual. Normalmente quem tem este perfil consegue ter o constante controle do seu progresso.
Atitude
Como acabamos de falar, atitude é um diferencial. É extremamente positivo quando você tem determinados comportamentos e atitudes que desenvolvem exponencialmente o foco e a velocidade com a qual a tarefa é executada. Estes comportamentos refletem em um melhor resultado, com menos esforço e tempo.
Tempo é sagrado, poupe tempo!
Uma boa dica é você anotar tudo o que faz no seu dia, assim terá controle do que está fazendo no seu tempo. Esse método é equivalente para quando a pessoa quer emagrecer e começa a anotar tudo o que come, assim ela sabe da onde estão vindo as calorias que a estão engordando e consegue ter controle do que deve ou não comer, através de um histórico pessoal.
Ao registrar o seu dia-a-dia ou de sua equipe, você consegue mapear tarefas e tempo gasto. Deste modo, conseguirá analisar como poderá gerir melhor o tempo, dedicando mais horas para as tarefas essenciais e horas mais enxutas para as tarefas acessórios.
Diga não!
Muitas vezes colegas ou superiores virão solicitar sua ajuda para transferir atividades para você, se essa tarefa não for de sua responsabilidade, diga não! Manter o foco e objetivo é essencial para uma boa gestão do tempo. Se sobrecarregar irá diminuir seu rendimento, desfocar o seu objetivo principal e, ainda, pode acontecer de você não entregar nenhuma das duas tarefas, ou seja, não tenha medo de dizer não e explicar francamente o motivo.
Entrega de Metas e Resultados
Ao aplicar Pareto para auxiliar na gestão do seu tempo, você acabará focando muito na priorização das tarefas, mas não esqueça de avaliar resultados e entrega! Uma dica para ajudar neste processo, é determinar prazos e conferir no final do dia tudo o que você conseguiu realizar; assim, além de conseguir manter as datas de entrega, você também conseguirá mensurar sua produtividade.
Devo abrir meus e-mails instantaneamente?
Claro que existem exceções, mas tente determinar horários para abrir seus e-mails e respondê-los. Se você ficar toda hora verificando sua caixa de emails, poderá perder muito tempo com distrações e com respostas que poderiam esperar uma ou duas horas. Por isso, determine horários para essa atividade, por exemplo:
- Assim que chegar no trabalho;
- Entre o meio da manhã e o antes do almoço;
- Depois do almoço;
- No final da tarde.
Você não deixará nenhum email sem resposta, mas determinará o seu momento para isso.
Gestão do tempo na vida real
Todas as dicas e exemplos, podem ser aplicados tanto no seu ambiente profissional, quanto na sua vida pessoal.
Hoje, um dos jargões mais falados é: “tempo é dinheiro”. Se você não tiver uma boa gestão do seu tempo no trabalho, você levará mais tempo na execução de suas atividades e podendo perder prazos ou entregar menos tarefas do que teria condições de executar; se avaliar com um olhar crítico, você verá que, sim, tempo é dinheiro! Enquanto em, por exemplo, um mês você entrega um projeto, com uma gestão do tempo eficiente, poderia, de repente, entregar dois projetos, o que geraria mais lucro.
Pensando no âmbito pessoal, avaliar e se dedicar na gestão do seu tempo renderá em momentos mais especiais para você e sua família, você conseguirá determinar quais são as atividades mais importantes para você e com isso ajustará suas atividades, como exercício físico, alimentação, descanso, entretenimento e convivência com pessoas queridas.
Além de Pareto, existem muitas outras ferramentas destinadas ao gerenciamento de tempo que podem ajudá-lo na gestão do tempo com eficiência.
Dica: Se quiser entender melhor o Princípio de Pareto conheça nosso curso: “Gráfico de Pareto, Análise de dados e Gerenciamento de Prioridades”.
Conte para a gente nos comentários como você faz a gestão do seu tempo!
