Equipe Seis Sigma: O Papel Do Black Belt

Como gerenciar uma equipe Seis Sigma?

Como a metodologia Seis Sigma trata de otimização de processos e de mudar a forma como as coisas são feitas, a equipe que implementa a mudança é o único mecanismo que garantirá o sucesso do projeto. Assim sendo, uma equipe eficaz é a parte mais importante de um projeto de Seis Sigma.

Basicamente, uma equipe de Seis Sigma mal treinada e mal motivada, sem a dinâmica certa, será a razão pela qual o projeto Seis Sigma falhará, por isso a liderança é um grande fator de sucesso para manter o processo de melhoria contínua.

Do que precisa uma equipe Seis Sigma?

Liderar uma equipe é difícil por si só, mas colocá-la dentro do contexto do Seis Sigma e encontrar a dinâmica ideal para o sucesso do projeto é uma responsabilidade ainda maior. Existem alguns fatores necessários para criar uma Equipe Seis Sigma eficaz:

1. Um bom líder
2. Um plano focado de metas e objetivos
3. Um claro entendimento das tarefas e de quem é responsável por elas
4. Uma agenda
5. Uma maneira de chegar a acordos
6. Regras básicas
7. Ferramentas da qualidade
8. Consequências para o mau comportamento

É fácil entender a necessidade da equipe ser bem treinada em Seis Sigma, mas você precisa de alguém que seja o melhor entre toda a equipe para liderá-los. Esse líder da equipe tática, ou Black Belt, será a pessoa que se dedicará ao projeto Sigma em tempo integral. Os outros membros da equipe podem ajudar dependendo da sua disponibilidade e ter outras ocupações e responsabilidades dentro da organização além do processo de melhoria contínua.

Uma equipe Six Sigma eficaz e bem treinada deve dominar o processo DMAIC. O Black Belt deve entender que a fase de Análise é a mais importante, pois requer que a equipe coloque toda a sua energia em encontrar a resposta para o problema que eles determinaram. Se eles errarem aqui, o projeto está condenado.

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A Metodologia DMAIC e o Lean Seis Sigma

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Qual o papel do Black Belt na liderança da equipe?

Essencialmente, a pessoa focal da equipe de Seis Sigma será o Black Belt, que é responsável por desenvolver e iniciar a estratégia. Todos os que estão envolvidos no projeto Seis Sigma vão procurar o Black Belt para orientação e liderança. O apoio dos CEOs e da alta administração é  importante pois o Black Belt precisa de sua aprovação para implementar mudanças. Usualmente, o Black Belt tem contato direto com essas pessoas.

A maior parte do tempo do Black Belt é gasto no planejamento do projeto para a equipe Seis Sigma. Os membros da equipe tem naturalmente seus pontos fortes e fracos, que devem ser cultivados e aproveitados da melhor maneira possível pelo líder.

O Black Belt geralmente se reporta ao líder de qualidade, e não ao líder da função de negócios em que estão trabalhando. O papel do black belt se destina a ser uma tarefa temporária, geralmente dois anos. Na maioria dos casos, um black belt é um líder de uma equipe que está trabalhando em um problema.

Portanto, enquanto possuir a capacidade técnica (hard skills) de aplicar ferramentas estatísticas para resolver problemas reais é fundamental para desempenhar o papel, outras habilidades comportamentais (soft skills) também são necessárias. Estas incluem habilidades de alinhamento organizacional, como liderança de equipe e projeto, bem como habilidades em gerenciamento de reuniões

A natureza dos projetos Seis Sigma demanda uma equipe que entenda a importância de eliminar a desordem, por isso a documentação é muito importante, especialmente porque você precisa que sua equipe se concentre apenas no projeto.

Isso significa que nada será retirado dos registros ou considerado sem importância. Pode-se dizer que as reuniões são as partes mais intensas do dia de um Black Belt, pois é papel do líder contornar contratempos e manter a equipe focada e motivada. O que não pode ser evitado deve ser corrigido.

Curso Rápido: Gestão de equipes

Pode parecer difícil, mas uma equipe Seis Sigma deve refletir o processo que deseja melhorar. Se alguém não está criando valor para a equipe, esse membro deve ser eliminado para não trazer toda a equipe, e eventualmente o projeto, por água abaixo.

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1. O compromisso de liderança / alta gerência é essencial. Garanta o compromisso da alta administração, primeiro treinando-os. Este treinamento deve consistir de uma introdução ao Seis Sigma, ferramentas e técnicas utilizadas, e os papéis e responsabilidades da gerência dos Campeões. A equipe de liderança está totalmente convencida dos benefícios do Seis Sigma. Além disso, a gerência executiva deve formar um comitê diretor para assegurar que: As metas organizacionais estão alinhadas com os projetos Seis Sigma. Os recursos estão planejados e os roadblocks foram removidos. A pessoa que lidera esse esforço na organização é selecionada. Eles serão treinados como Black Belt e se reportarão ao Comitê de Direção. Eles devem selecionar a pessoa com melhor desempenho para esse trabalho.
2. Todos os líderes devem ser treinados em Campeões Seis Sigma. Esta é normalmente uma sessão de treinamento de dois dias que garante que os Campeões aprendam a fazer as perguntas certas dos praticantes de Seis Sigma. Esse grupo inclui o comitê de direção, os responsáveis ​​pelo processo e os gerentes funcionais (como o gerente de produção, o gerente de manutenção, etc.).
3. Inclua o planejamento Seis Sigma dentro do plano operacional da empresa. Assegure-se de que quando o plano de operação para o próximo ano (s) está sendo feito, a economia do projeto Seis Sigma se torne uma entrada para esse plano.
4. Selecione o consultor certo para treinar seus cintos. Há um monte de programas medíocres flutuando sendo oferecidos até mesmo por instituições de treinamento de renome. Um ponto a ser lembrado é que você será mais bem treinado por um praticante de Six Sigma (Black Belt ou Master Black Belt) do que um acadêmico que lhe ensinará apenas teoria. Um típico programa de treinamento Black Belt é distribuído por 4-5 meses, e um Black Belt precisará concluir dois projetos antes de ser certificado (o que normalmente leva mais de 6 meses). Um programa de treinamento Green Belt é distribuído em 4 meses e requer um projeto para certificação. Na Owens Corning eu projetei um programa de treinamento White Belt (3 dias) para ajudar os funcionários no chão de fábrica a liderar seus próprios projetos (embora menores em tamanho e duração).
5. Garantir que o retorno do investimento em treinamento seja pelo menos 20 vezes. Isso pode ser feito por meio de uma boa definição do projeto e pela correta alocação do profissional.
6. Faça o movimento ir ao nível do chão de fábrica. Em vez de ter alguns Black Belts ou Green Belts fazendo projetos o tempo todo, treine operadores de chão de fábrica e supervisores no uso de ferramentas e técnicas (programa White Belt). Desta forma, a propriedade é deles e eles estão fazendo as melhorias por conta própria. Recompense bem os líderes do projeto e os membros de sua equipe quando receberem a certificação. Faça com que outras pessoas desejem obter essa certificação. Os candidatos certificados devem ser adequadamente compensados ​​durante sua análise anual de desempenho.
7. Crie um processo de certificação. Assegure-se de que o processo de certificação seja rigoroso e verdadeiro. Isso garantirá que somente após a conclusão bem-sucedida dos projetos e a demonstração do uso adequado de ferramentas / técnicas, o candidato a praticante seja certificado. O gerente da área funcional, o líder financeiro e o revisor Seis Sigma devem assinar o certificado declarando que os benefícios realmente começaram a se acumular.
8. Desenvolver um processo de mentoring. Certifique-se de que a orientação / apoio adequado esteja sendo realizada por profissionais experientes para os novos candidatos após o treinamento. Isso garantirá que as correções do curso sejam feitas regularmente e que os projetos sejam concluídos a tempo.
9. Garantir validação financeira de projetos. Certifique-se de que o líder financeiro esteja assinando as economias reais do projeto. O departamento financeiro deve fazer o relatório das métricas e economias na fase de controle dos projetos. As métricas do projeto devem continuar sendo rastreadas após o projeto ser declarado concluído. Essa responsabilidade de acompanhamento deve estar no líder do projeto ou no proprietário do processo, se entregue pelo líder do projeto.
10. Nunca permita que o Seis Sigma seja classificado como trabalho do gerente de qualidade. O papel do gerente de qualidade é distinto e eles não estarão em posição de gerenciar o processo Seis Sigma como para toda a empresa.