Como realizar o fechamento do projeto adequadamente?

Os projetos geralmente têm um final claramente definido - uma ponte é aberta para uso público, lançamentos de produtos ou novos lançamentos de software para todos em sua organização. Ao se aproximar do estágio "pra valer", você está ansioso para relaxar por um tempo ou já está planejando seu próximo projeto? De qualquer forma, antes de passar para novos desafios, é importante não ignorar a etapa final de fechamento do projeto.

Essa etapa significa capturar as lições aprendidas durante o projeto para que sua equipe - ou outros departamentos da organização - possam se beneficiar delas na próxima vez e também significa fazer um balanço do que você conquistou e celebrar seus sucessos.

Os passos que você precisa tomar para formalizar a aceitação do projeto às vezes são chamados de "processo de fechamento do projeto". Esse processo verifica se o projeto forneceu os resultados necessários e se as expectativas das partes interessadas foram atendidas e também garante que todos os envolvidos no projeto saibam como avançar. Sem o encerramento formal, existe o risco de surgirem problemas e ninguém será designado para resolvê-los.

O fechamento do projeto tem muitos elementos diferentes e a melhor maneira de realizar um fechamento é planejá-lo desde o início. Dessa forma, você tem a oportunidade de decidir quais critérios você usará para mostrar que o projeto está realmente concluído e pode orçamentar tempo e recursos para as atividades de encerramento. Como em todas as metas, é importante saber o que você precisa fazer para cruzar a linha de chegada do projeto.

Neste artigo, você aprenderá as etapas para realizar o fechamento do projeto corretamente. Comece adicionando as seguintes diretrizes para o encerramento do projeto para o plano geral do projeto. Nós os organizamos usando as saídas de fechamento do projeto definidas pelo Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (PMBOK®) e endossadas pelo Project Management Institute (PMI). Ao ler, pense nos métodos específicos que você usará para planejar suficientemente as práticas de fechamento.

Encerramento administrativo

Essas atividades se relacionam com a gestão geral e a supervisão do projeto. Você precisa abordar problemas como estes:

Decida como você testará as entregas (em alguns projetos, por exemplo, em implementações de sistemas complexos, o teste pode ocorrer muito antes do estágio de fechamento do projeto).
Estabelecer um plano para revisar e analisar questões "abertas".
Decida como você coletará os registros do projeto e quem será responsável por isso.
Determine como você analisará o sucesso ou o fracasso (isso é frequentemente expresso no Documento de Iniciação do Projeto, conforme modificado pelos processos de controle do escopo).
Reúna as lições aprendidas para poder aplicá-las no futuro.
Planeje a transferência de conhecimento. Se você usou consultores externos, decida como você irá capturar e manter seus conhecimentos sobre os detalhes do projeto.
Estabelecer as finanças do projeto. Isso inclui detalhes como o fechamento de códigos de projetos no sistema financeiro e a contabilização de quaisquer ativos remanescentes.
Decida como gerenciar a comunicação relacionada ao fechamento. Quantas reuniões você realizará, quem participará e de que documentos específicos de fechamento você precisará?
Arquivar informações do projeto.
Desligue o escritório do projeto.

Uma revisão pós-implementação (PIR) é uma parte essencial do encerramento administrativo. Esse processo de revisão formal ajuda a determinar a eficácia geral do projeto. Ele fornece uma estrutura excelente para reunir lições aprendidas e maximizar os benefícios do programa.

Encerramento do contrato

Essas atividades formalizam a aceitação dos resultados e entregas do projeto.

Pode haver um documento de contrato real ao lidar com clientes externos. Se o projeto for para um departamento interno, você pode simplesmente ter um e-mail de aceitação.

De qualquer maneira, planejar o fechamento do contrato é importante, porque você precisa saber exatamente o que define a conclusão do projeto antes de começar. Aqui estão algumas coisas a considerar:

Determine como você definirá os critérios de aceitação.
Defina exatamente quais são os critérios de aceitação (novamente, isso geralmente é definido em um Documento de Iniciação do Projeto, conforme modificado pelo processo de controle do escopo).
Identifique quem está autorizado a aprovar a conclusão do projeto e determine se os critérios foram cumpridos.
Determine como você controlará e gerenciará as mudanças inevitáveis no contrato.
Decida quais termos são necessários se o projeto não for concluído.

Durante a fase de encerramento do projeto, a equipe do projeto é responsável por atender aos critérios predefinidos. Também é importante certificar-se de que o cliente ou usuário final esteja totalmente satisfeito com os resultados. Se alguma alteração tiver sido feita no contrato antes da conclusão do projeto, talvez seja necessário atualizar o documento do contrato apropriadamente. A análise de requisitos de negócios é uma entrada fundamental para o processo de fechamento do projeto. Quanto mais dessas ferramentas iniciais de planejamento você usar, mais fácil será encerrar o projeto.

Transição/Entrega dos Resultados do Projeto

Além de reconhecer formalmente que os critérios do projeto foram cumpridos, determine como você entregará a responsabilidade pelo resultado do projeto a "negócios como de costume". Quando uma entrega do projeto está sendo desenvolvida, a equipe do projeto está no controle. No entanto, quando a entrega está pronta para uso ou implementação, os usuários finais precisam saber o que fazer. Para planejar a entrega do produto final, não se esqueça de abordar esses problemas:

Determine qual treinamento de usuário final é necessário (novamente, em projetos complexos, isso pode precisar acontecer muito antes do estágio de encerramento do projeto).
Identifique quem fornecerá o treinamento e quando.
Determine quanto tempo as atividades de handover levarão.
Decida como e quando a entrega ocorrerá.
Identifique quem irá aprovar formalmente o processo de transição.

Após a transição final para o seu cliente, interno ou externo, você deve receber uma declaração formal de reconhecimento. Isso finaliza suas obrigações contratuais e dá ao time de projeto o reconhecimento final de sua realização.

Atualizações Organizacionais

Arquive as informações do projeto para que seja um recurso acessível para futuras equipes de projeto. Essa função é fácil de ignorar, especialmente quando os membros da equipe se separam e passam para outro trabalho. Tal como acontece com as outras atividades de encerramento do projeto, quanto mais pró-ativo você estiver planejando, melhor será o resultado. Se você estabelecer expectativas de arquivamento no início do projeto, terá mais chances de coletar e armazenar as informações necessárias. Seu sistema de arquivamento deve incluir esses tipos de itens:

Arquivos de projetos - documentos de planejamento, documentos de risco, relatórios de status, apresentações, relatórios financeiros, contratos e comunicações significativas.

Documentos de aceitação formal - declarações emitidas por usuários finais, solicitações de mudança aprovadas e problemas e soluções documentados.

Documentos de encerramento do projeto - contratos, faturas, cronograma de treinamento fornecido e um arquivo de "problemas em aberto".

Informações históricas - lições aprendidas e um banco de dados de conhecimento.

Você deve reunir e armazenar esses ativos organizacionais exclusivos eletronicamente e fisicamente. Muitos deles serão arquivos de computador, então faça backup deles regularmente. Com arquivos físicos, verifique se as informações estão bem organizadas e armazenadas onde as pessoas podem acessá-las facilmente.