Como resolver problemas?
Muitos roteiros foram desenvolvidos ao longo dos anos para se trabalhar com melhorias de processos e produtos e para nos ensinar a como resolver problemas. Neste artigo listaremos os mais importantes e que foram selecionados pelo livro “Modelo de Melhoria”:
- Sequência universal de Juran para a melhoria da qualidade;
- Seis Sigma DMAIC;
- Seis Sigma DFSS;
- Modelo de sete passos para resolver problemas;
- FOCUS – PDCA;
- Modelo 8D;
- QC Story;
- Pensamento Lean.
O roteiro escolhido para este artigo é o método de 7 passos para se resolver problemas.
O método e 7 passos é uma estrutura organizada para realizar um projeto de melhoria e um instrumento útil para documentar o projeto. A proposta do método é ir além dos ciclos PDCA para fornecer:
- Uma estrutura com a qual podemos visualizar o progresso por meio de um projeto;
- Etapas de verificação que nos permitem ver se não estamos tentando avançar muito rapidamente com o projeto de melhoria do processo sem ter adquirido suficiente entendimento
- Uma forma de documentar um projeto.
Este modelo é dirigido principalmente à eliminação de problemas de qualidade, em oposição ao desenho ou redesenho de produtos ou processos. As sete etapas típicas do método são:
- Passo 1: Defina os objetivos e o escopo do projeto;
- Passo 2: Entenda a situação atual;
- Passo 3: Analise as causas;
- Passo 4: Procure soluções;
- Passo 5: Avalie os resultados;
- Passo 6: Padronize o novo processo;
- Passo 7:Reveja o que foi aprendido.
Como resolver problemas com esse roteiro?
Defina os objetivos e o escopo do projeto
Surpreendido começar com este passo? Nem todos os processos de resolução de problemas incluem esta etapa, mas é absolutamente crucial. Pense em que medida nós gastamos tempo e recursos em problemas que não exigem necessariamente tal atenção. Pergunte a si mesmo "É o problema certo para resolver?". Este é também um dos estágios mais importantes na nossa técnica de resolução de problemas em sete etapas. Por quê?
Bem, muitas vezes a nossa abordagem à resolução de problemas é reativa, esperamos que os problemas surjam. Então, em primeiro lugar, no nosso processo de resolução de problemas em sete etapas, defendemos a adoção de uma abordagem proativa, vá e encontre problemas para resolver. Problemas importantes e valiosos. O verdadeiro ponto de partida, em seguida, para qualquer processo de solução de problemas, é encontrar o problema certo para resolver.
Entenda a situação atual
É muito tentador analisar este passo e passar para análises e soluções. No entanto, como o primeiro passo, é um dos segredos da resolução efetiva de problemas e ajuda a diferenciar nossa técnica de resolução de problemas em sete etapas. Combinando problemas que são valiosos para resolver, com a definição exata do que você está tentando resolver, pode melhorar dramaticamente a eficácia do processo de solução de problemas. O segredo para definir o problema, é a atitude. Tente ver todos os problemas como uma oportunidade.
Esta é a atitude crucial que irá ajudá-lo a definir o problema de forma a focar o potencial e a oportunidade na situação. Peter Drucker defende que devemos morrer de fome para começar a enxergar as oportunidades. Talvez porque não vejamos os problemas certos para resolver ou a oportunidade de resolvê-los. Essencialmente, Drucker sugere que devemos passar de um foco problemático para um foco de oportunidade.
Procure soluções
A análise é um processo de descoberta dos fatos, descobrindo o que você conhece sobre a situação. A lista de verificação de perguntas de atividade de resolução de problemas leva você a um conjunto de perguntas para identificar a natureza do problema e analisar o que é e o que não é.
Um dos aspectos mais importantes da análise de qualquer situação é envolver as pessoas certas.
Sugerimos usar a abordagem de fazer três perguntas:
- Quem sabe? - sobre a situação/oportunidade, ou quem tem a informação que precisamos para resolvê-lo?
- Quem se importa? - é feito algo sobre isso?
- Quem pode? - fazer algo sobre a solução?
Essas questões são dicas de gerenciamento fundamentais. Eles nos ajudam a identificar as pessoas que precisam se unir, a fim de tomar as medidas adequadas para resolver um problema ou realizar uma oportunidade. A análise geralmente requer um exame detalhado da situação. Este é um elemento importante na solução de problemas em sete etapas.
Analise as causas
As etapas anteriores já revelaram muitas possibilidades para resolver o problema e perceber as oportunidades. Nesta fase, é importante dar tempo e espaço para soluções criativas. Colocar um alto valor nas ideias dos outros é um conceito de liderança crucial e uma habilidade de facilitador ao gerar ideias para resolver problemas.
Nós já sugerimos que, para uma resolução efetiva de problemas, você precisa garantir que encontrará os problemas certos para resolver e depois perguntar-se quais são as oportunidades criadas por resolver esse problema. Mas como você se concentra em oportunidades?
Um ótimo processo para explorar novas possibilidades e potencialidades é o roteiro do foco:
- Concentre a atenção coletiva na situação
- Conecte ideias e uma visão mais profunda
- Crie impulso para frente e avance para a ação
Uma vasta gama de possíveis soluções abre as oportunidades. Quando você considera que você tem muitas ideias com potencial, é hora de tomar uma decisão.
Avalie os resultados
Do seu plano de implementação, certifique-se de rastrear e medir os resultados para que você possa responder a perguntas como: Isso funcionou? Essa foi uma boa solução? Aprendemos algo aqui na implementação que podemos aplicar a outros problemas potenciais?
Padronize o novo processo
A implantação da técnica de resolução de problemas de sete passos se move para um processo de implementação do projeto. Mas antes de tomar sua decisão, verifique se você:
- Definiu cuidadosamente o problema e o resultado desejado
- Analisou o problema ao longo
- Recolheu todos os itens disponíveis sobre isso
- Explorou todas as vias possíveis e gerou todas as opções possíveis
- Escolheu a melhor alternativa após uma considerável deliberação.
Para implementar, certifique-se de seguir as diretrizes de gerenciamento de projetos, particularmente para ser claro sobre os resultados, pergunte-se o que será diferente quando você resolver o problema e perceber a oportunidade.
Reveja o que foi aprendido
Você terá feito algumas coisas muito bem, se aplicar esta técnica de resolução de problemas em sete etapas. Seria muito fácil esquecê-los apressando-se para resolver o próximo problema, ou para implementar a solução. Você deve avaliar pelo menos duas áreas:
- Como você realizou o processo de resolução de problemas em sete etapas
- A eficácia da solução que você implementou. Forneceu os resultados esperados?
Você também deve perguntar o que pode fazer, ou o que poderia fazer em seguida, agora que melhorou as coisas, resolvendo o problema. Quais mais oportunidades você pode perceber que você não conseguiu antes?
Esse e outros roteiros de melhoria são tratados nos cursos de Green Belt e Black Belt ministrados pela Equipe FM2S
