Consultor: o que é um e quais são suas responsabilidades? Parte 2

A consultoria é um negócio em ascensão tanto para os clientes quanto para os autônomos. De fato, uma pesquisa realizada pela Source Information Services descobriu que 42% dos clientes pesquisados planejavam trazer mais consultores no futuro próximo.

Se ser um consultor está começando a parecer cada vez mais uma carreira promissora, aqui está um guia para ajudá-lo a começar.

[caption id="attachment_17060" align="aligncenter" width="600"] Certificação Green Belt: Online e Presencial[/caption]

TRABALHANDO COM CLIENTES

O que você vai fazer para garantir que mantenha seus serviços?

Neil Patel, que costumava consultar antes de obter sucesso com o Quicksprout, nos lembra que a consultoria tem uma alta taxa de churn. Mas, se você seguir o conselho dele, aumentará suas chances de mantê-los por mais tempo.

Defina expectativas realistas desde o primeiro dia.
Dê-lhes um presente para a chamada inicial. Neil costumava enviar aos seus clientes cookies ou lanche no dia da chamada inicial.
Faça uma chamada semanal de 5 minutos para mantê-los atualizados ou responder a quaisquer perguntas que o cliente possa ter.
Envie as atualizações do setor de seus clientes para mantê-los informados e fazê-los parecer especiais.
No final de cada mês, envie a seus clientes um relatório que ilustra o trabalho que você realizou.
Neil também enviou a seus clientes uma pesquisa mensal para que você possa acompanhar seu desempenho e descobrir maneiras de deixar seu cliente mais feliz.

Outra dica de Neil é aquela que você provavelmente ouviu várias vezes antes; você tem que se vestir para impressionar. Se você entrar em uma reunião usando um par de jeans desgastados e um moletom com capuz, você honestamente acha que o cliente está disposto a contratá-lo? Mesmo se você for o consultor mais experiente que está sendo considerado, provavelmente perderá se os outros consultores estiverem usando ternos. Por quê? Porque eles se deparam com um profissional que sabe do que está falando e deve ser levado a sério.

Neil afirma que uma vez que ele começou a se vestir para impressionar, ele foi capaz de cobrar mais dinheiro, ter potenciais clientes a ouvi-lo, e até mesmo ter pessoas que vêm a ele durante as conferências.

O cliente não está sempre certo

Enquanto você está sendo pago por seus serviços, você sempre tem que lembrar que você foi contratado porque você possui um conjunto de habilidades que o cliente não possui. Em outras palavras, não deixe que um cliente lhe diga como fazer seu trabalho. Isso não significa que você pode fazer o que quiser, significa que você tem uma responsabilidade sobre o que é melhor para o cliente. Mas você é o especialista e eles não são. Para mantê-los satisfeitos, certifique-se de mantê-los atualizados com seu progresso e mostre-lhes relatórios.

Existem outros exemplos de quando você pode ter que disparar um cliente. Por exemplo, você pode ter um cliente com quem você se dá pessoalmente, mas eles nunca pagam na hora certa. Mesmo depois que você chamou a atenção deles, eles continuam perdendo a data de vencimento. Se você não quiser causar danos ao seu fluxo de caixa, você terá que deixar o cliente ir e passar para alguém que pague a você no prazo.

Para evitar potenciais clientes de dor de cabeça, pergunte a qualquer um em sua rede se eles já trabalharam com eles no passado. Ou apenas insira o nome ou empresa do Google e veja o que aparece. Seu site parece suspeito? Existem queixas sobre eles de fóruns de mensagens? Eles deixaram um status inapropriado do Facebook falando mal de seu ex? Procure por bandeiras vermelhas antes de trabalhar com um cliente - também faça o mesmo no seu lado.

Não importa se você tem o mesmo candidato por anos, teve que deixá-los ir, ou não pode aceitar um projeto porque você não tem tempo ou experiência, você deve sempre ter o melhor interesse do cliente em mente. Enquanto você pode ter desentendimentos ou enfrentar obstáculos, você tem que ser um profissional. Se você demitir um cliente, encaminhe-o para outro consultor.

[caption id="" align="aligncenter" width="700"] E-book: Voz do Cliente[/caption]

TEMPO E GERENCIAMENTO DE PROJETOS

Uma das tarefas mais difíceis que os consultores independentes precisam lidar é administrar seu tempo e projetos. Além de ser disciplinado porque você está essencialmente trabalhando em casa e pode criar sua própria agenda, você também está à mercê de seus clientes. Isso pode ser um problema porque seus clientes não se importam com o trabalho que você tem, desde que você faça o projeto deles quando eles precisarem. E, como você não quer se deparar com uma situação em que seu trabalho se esgota, continua assumindo cada vez mais projetos.

Porque você está fazendo malabarismos com vários clientes, projetos e prazos, como você pode gerenciar tudo e ainda ser produtivo?

Para começar, você pode ter que decidir se quer ou não viver esse estilo de vida. Se você não se importa em trabalhar tanto e gostar de ganhar dinheiro, pode aceitar quantos clientes quiser. Se você encontrar algum obstáculo que impeça a conclusão de um projeto, seja honesto com o cliente e explique a situação.

[caption id="attachment_17061" align="aligncenter" width="600"] Curso Gestão de Projetos: Online[/caption]

Para ajudar a torná-lo mais produtivo e gerenciar seu tempo com mais eficiência, você também pode tentar usar algumas dessas poderosas ferramentas de gerenciamento de projetos:

Basecamp - Esta é uma das ferramentas mais populares de gerenciamento de projetos e colaboração, onde você pode atribuir tarefas, trocar ideias e gerenciar prazos.
Trello - Uma ferramenta de gerenciamento de projetos fácil de usar que permite atribuir datas de vencimento, criar listas de verificação, fazer upload de arquivos e criar placas individuais para clientes ou membros da equipe.
Evernote - Este popular aplicativo de anotações pode ser usado para manter sua carreira e vida pessoal, criando tarefas, anotando e capturando pages . Você pode até transformar suas anotações em slides com o recurso Present do Evernote.
Solo - Este aplicativo gratuito foi criado com freelancers em mente. Você pode usá-lo para criar contatos com informações sobre o projeto, gerenciar tarefas, acompanhar seu progresso e carregar arquivos.
LiquidPlanner - Este gerenciamento de projetos pode auxiliar os consultores, porque se concentra no agendamento. Na verdade, ele criará automaticamente cronogramas com base nas prioridades do projeto. Ele também vem com tempo e acompanhamento de tarefas.
Podio - Você pode usar o Podio para se manter organizado, gerenciando e discutindo tarefas específicas em uma única página. Ele também tem uma interface simples de arrastar e soltar e pode ser personalizado para atender às suas necessidades.
Wrike - Ferramenta de gerenciamento de projetos em tempo real que permite que você divida as metas em tarefas, comunique-se instantaneamente com os membros da equipe e transforme e-mails em tarefas. O Wrike se integra ao Google Drive, Word e Excel.
Bolha do Projeto - Essa ferramenta fornece gráficos de Gantt, relatórios de progresso do cliente, marcos visuais, a capacidade de automatizar tarefas recorrentes, perspectivas diárias e o poder de atribuir tarefas.
Projecturf - Você pode usar essa ferramenta para colaborar com membros da equipe ou clientes em tempo real por meio de comentários, gráficos de Gantt e notificações por e-mail. Ele também se integra ao Google Drive e ao Dropbox.
Due.com - Há uma ferramenta útil de rastreamento de tempo, se você precisa acompanhar o tempo que você gasta em um projeto, bem como relatórios que descrevem tarefas e calander resumo das próximas tarefas. Due.com também se integra com o Basecamp.

Se você ficar sobrecarregado, talvez queira considerar a terceirização de algum trabalho. Você pode usar alguns desses sites de freelancer, como o Upwork, para encontrar um assistente ou outro consultor procurando trabalho para ajudar a diminuir o fardo.

DEFININDO SUAS TAXAS

Uma das perguntas mais comuns e importantes que os consultores fazem é quanto dinheiro elas ganham? Se você tiver uma posição assalariada, um consultor pode ganhar entre US $ 28.000 e US $ 131.000 - dependendo de qual área de consultoria você focar. Se você está fora em seu próprio país, a resposta curta, de acordo com Stephen J . Freidl seria uma mistura de "qualquer que seja o mercado suportará" e "quão ocupado você deseja estar". No entanto, não é incomum que os consultores trabalhem por hora, em um retentor ou por taxas fixas de projeto.

Antes de decidir sobre uma taxa, não faria mal fazer uma pequena pesquisa e descobrir o que outros consultores estão cobrando. A maneira mais fácil de fazer isso é ver se eles têm preços listados em seu site ou solicitando uma brochura. Você pode até mesmo perguntar aos clientes ou colegas consultores em eventos do setor qual é a taxa normal para consultores ou se gosta de sites como Carreira-em-Negócios . Isso deve ajudá-lo a estabelecer uma taxa competitiva. Se você está apenas começando, você pode querer considerar ter taxas mais baixas até ter mais alguma experiência em seu currículo.

Outra tarefa a realizar antes de definir suas taxas é listar todas as suas despesas. Isso também lhe dará uma melhor compreensão de quanto dinheiro você terá que cobrar para poder pagar todas as suas contas e ter um pouco de sobras. A última coisa que você quer é ter uma taxa tão baixa que você não pode pagar por despesas gerais como seguro, aluguel, utilitários ou material de escritório. Por exemplo, se as despesas totais forem de US $ 3.500 por mês, pelo menos você saberá que é o valor mínimo que você precisa arrecadar.

Depois de verificar o mercado e examinar mais de perto suas despesas, é hora de escolher uma taxa por hora, retentor ou projeto para seus serviços.

Taxas horárias

Taxas horárias podem ser um pouco complicadas. Ou a taxa pode ser tão alta que os clientes não poderão pagar por você ou porque a taxa é baixa você não será levado a sério.

Já que você já listou suas despesas, você pode adicionar isso e seu salário juntos (seu salário pode ser o que você ganhou anteriormente ou o que seus concorrentes estão cobrando), multiplicar esse valor por uma margem de lucro de 10% ou 20% e dividir esse valor por horas faturáveis para determinar sua taxa horária. Seja qual for a sua taxa horária, é normal que os consultores dobrem esse número para que possam cobrir as despesas gerais.

Basta lembrar, se a sua taxa horária é maior do que a maioria dos outros consultores, então os clientes que contratam você, exceto você, valem cada dólar.

Base retentora

Esse tipo de pagamento é uma taxa mensal, que gira em torno de US $ 3.500 por mês, com a qual você e o cliente concordam. A pegada? Você tem que estar de plantão para o cliente por um determinado período de tempo a cada mês - o que pode ser rolado para o seguinte. Essa é uma forma comum de pagamento para consultores, pois dá ao cliente acesso ao consultor sempre que necessário. E, consultores como essa forma de pagamento, uma vez que é um fluxo constante de renda mensal.

O único inconveniente é que você provavelmente terá uma cláusula em seu contrato que o impede de assumir trabalhos adicionais dos concorrentes.

Taxas de Projeto

Se você está apenas começando, as taxas de projeto podem ser difíceis de determinar no início, pois você pode não saber quanto tempo os projetos demoram e quanto é a sua taxa horária. Depois de calcular esse valor, você pode adicionar 10% à sua taxa mensal. Mas, se você decidir ir com uma taxa de projeto, saiba que esse é um valor fixo que será pago por um período de tempo especificado, que geralmente é pago mensalmente.

Aumentando as taxas

Em algum momento você terá que aumentar suas taxas. Isso pode ser desconfortável se você tiver um relacionamento sólido com os clientes atuais. Mas, se você é ótimo em seu trabalho, seus clientes perceberão que você está em demanda e é por isso que você precisa aumentar suas taxas. Quando você aumentar suas taxas, informe os clientes com bastante antecedência, pelo menos um ciclo de faturamento, e isso deve ser modesto.

Lembre-se também de que você pode ter taxas diferentes para clientes diferentes. Por exemplo, seus clientes de longa data, também conhecidos como pão com manteiga, devem ter tarifas mais baixas do que o cliente recém adquirido na semana passada.

SENDO PAGO

Depois de definir suas tarifas e ter clientes alinhados, é hora de você receber seus serviços de consultoria enviando uma fatura aos seus clientes. Uma fatura, também conhecida simplesmente como uma conta, é importante porque é como você vai pagar o que é devido por um cliente pelo trabalho que acabou de concluir.

Noções básicas de faturamento

Embora as faturas possam variar de pessoa para pessoa e de setor para setor, elas geralmente incluem:

A palavra "Fatura" no topo do documento.
Um número de fatura para ajudar a gerenciar suas faturas para que você possa ver quais foram pagas e quais faturas ainda estão pendentes. Números de fatura também são usados para fins fiscais, caso você seja auditado. Certifique-se de não usar o mesmo número e começar com 001.
A data em que a fatura foi enviada, bem como a data em que você espera que ela seja paga. A maioria das faturas deve ser paga dentro de 30, 60 ou 90 dias após o envio da fatura.
Uma descrição detalhada do seu trabalho, como uma análise detalhada dos vários componentes do seu projeto e o custo de cada um.
O valor total devido que você está cobrando do cliente pelos seus serviços.
As faturas também devem incluir o nome, endereço e informações de contato para você e seu cliente, caso você precise entrar em contato entre si.

Mesmo que suas faturas contenham os componentes listados acima, você deverá criar uma fatura mais profissional que ajudará você a se destacar das outras faturas acumuladas na mesa do seu cliente. E isso provavelmente aumentará suas chances de chegar no horário.

Ter políticas de pagamento por escrito . Suas políticas de pagamento devem ter sido discutidas quando você e o cliente assinaram um contrato e também devem ser por escrito. Isso deve incluir a porcentagem que você cobrará por multas por atraso, descontos por pagamentos antecipados, cobranças adicionais, adiantamentos e como você espera ser pago.
Aceite várias formas de pagamento . Qual é a sua forma de pagamento preferida? Cheques, cartões de crédito ou gateways de pagamento de terceiros, como o PayPal. Mesmo que você tenha preferência, você deve aceitar várias opções de pagamento diferentes para facilitar o pagamento da fatura. Se você usa um serviço como o Due.com, pode aceitar vários pagamentos, como cartões de crédito e PayPal.
Estrutura de Negócios e Impostos . Isso pode não ser uma preocupação óbvia para todos os consultores, mas mesmo se você for um único proprietário , você é responsável pelo pagamento de impostos, por isso certifique-se de reservar dinheiro para pagar seus impostos.
Marque suas faturas . Você pode realmente separar suas faturas combinando-as com sua marca. O Due.com , por exemplo, permite que você adicione o logotipo e o modelo da sua marca que melhor se adapta à sua marca.
Use o software de faturamento . Não há escassez de opções de software de faturamento, o que pode facilitar a criação e o envio de faturas. Due.com é uma plataforma que você pode economizar tempo porque você pode armazenar suas informações recorrentes de clientes para que você não tenha que continuar inserindo suas informações sempre que enviar uma fatura.

Ser pago com mais rapidez

Criar faturas profissionais é apenas uma parte de ser pago por seus serviços. Você também tem que garantir que você será pago cada vez que se aproxima uma data de vencimento da fatura.

Crie um cronograma de faturamento . Quando você está começando por conta própria, talvez não perceba que o faturamento é uma tarefa frequente. Para facilitar sua vida, crie um cronograma de faturamento. Pode ser tão simples quanto faturar seu cliente assim que você concluir um projeto. Você também pode faturar seus clientes semanalmente, quinzenalmente ou mensalmente. Tenha em mente que você pode ter que aderir ao cronograma de pagamento do seu cliente. Se eles pagarem no primeiro dia do mês, você deverá enviar a fatura.
Envie a fatura para a pessoa certa . Para acelerar o processo de pagamento, verifique se você está enviando a fatura para a pessoa certa. só porque você está lidando com um gerente de projeto não significa que essa seja a pessoa que está pagando a sua fatura. Em vez de fazer com que a fatura passe por várias mãos, envie-a diretamente para a pessoa que efetuou o pagamento, como o departamento de contabilidade.
Use dias, não net . Nem todos os proprietários de empresas estão familiarizados com o termo "líquido". Use uma frase como "pagamento em 30 dias" em vez de "líquido 30" para deixar claro quando o pagamento é devido.
Seja educado . Se você usar termos como "por favor" e "obrigado" na parte inferior da sua fatura, poderá aumentar suas chances de ser pago a tempo em 5% .
Automatize o faturamento . Com um software como o Due.com, você pode automatizar contas se tiver clientes recorrentes. Isso significa que o cartão de crédito ou a conta corrente de um cliente serão deduzidos automaticamente em um valor acordado em uma data específica a cada mês.
Peça para algo adiantado . Para aqueles que trabalham em projetos grandes ou caros, você deve definitivamente pedir um adiantamento. Por exemplo, você pode exigir um depósito antecipado de 25%, 25% durante a metade e os 50% finais após a conclusão. Se você tiver um adiantamento, isso ajudará você a pagar despesas gerais ou adicionais que podem incorrer durante o projeto. Depósitos também amenizam o impacto se o cliente não pagar sua fatura.

Há dois pontos finais que você deve ter em mente quando se trata de faturamento. Número um; não continue trabalhando para um cliente se ele não pagar. Você poderia usar esse tempo trabalhando para um cliente que paga sua conta. Número dois; se houver alguma propriedade intelectual envolvida, como cópia ou software, que pertencerá ao cliente. No entanto, você deve manter a propriedade até que a fatura esteja completa.

PEÇA POR AJUDA

Apesar de todo o planejamento e experiência, haverá momentos em que as coisas vão dar errado. Isto é especialmente verdadeiro se você está apenas começando como consultor. Se for esse o caso, você pode querer considerar encontrar um mentor.

Um mentor é alguém que tem a experiência de saber o que funcionou e o que não funcionou em consultoria. Por causa disso, você pode trocar ideias com um mentor, além de receber conselhos, feedback e um ponto de vista objetivo.

Você pode encontrar mentores perguntando à sua rede profissional, contatando um líder do setor ou até mesmo contratando um mentor - que é basicamente o que você, como consultor.

Claro, os mentores não são os únicos indivíduos que você pode ter que procurar aconselhamento. Ao iniciar, você pode precisar procurar o conselho de contadores e advogados se precisar de assistência financeira ou legal. Isso irá garantir que você possa ter seu negócio devidamente estabelecido e mantido, sem ter que se preocupar em ser penalizado.

Em suma, você não é um especialista em tudo. Se você não estiver familiarizado com algo que está fora do seu campo, não hesite em procurar o conselho de um especialista.

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