Contabilização do Tempo - como usar melhor um recurso tão precioso?
Por que é importante a contabilização do tempo? Sem um sistema apropriado para o registro de horas em vigor, você não tem como faturar horas trabalhadas ou melhorar a precisão das cotações de preço fixo. Você não pode dizer quais projetos são lucrativos e quais você nunca deve executar novamente.
É por isso que é preciso realizar a contabilização do tempo. É por isso que os empregadores precisam saber que seus funcionários estão trabalhando nas horas certas. É também por isso que, em muitos casos, eles precisam saber no que pessoas estão trabalhando quando estão lá. É por isso que os funcionários das fábricas e das lojas precisam entrar e sair, por que os advogados e consultores de gerenciamento preenchem os quadros de horários e por que os gerentes de projeto que executam vários projetos alocam a proporção do tempo gasto em cada um com códigos de projeto diferentes.
Neste artigo, examinaremos detalhadamente os benefícios da contabilização do tempo, discutiremos as várias abordagens para registrar o tempo que as organizações podem usar e mostraremos o que você precisa considerar ao decidir que tipo de tempo gravação é ideal para você.
Por que marcar o tempo?
Para a folha de pagamento
Em sua forma mais básica, os funcionários rastreiam o tempo que passam no trabalho usando um cartão de ponto em uma máquina. A máquina registra as horas trabalhadas e as informações são enviadas para a folha de pagamento para processamento.
Geralmente é usado em fábricas, lojas e outros ambientes onde tradicionalmente existe uma certa desconfiança em relação à equipe de "chão de fábrica": isso implica que eles não são confiáveis para chegar a tempo e trabalhar um turno completo. Por outro lado, a prática pode proteger tanto os funcionários quanto seus supervisores: ao fazer o check-in, um funcionário pode ter certeza de que não será falsamente acusado de atraso, e também sabe que o sistema irá imediatamente atender a qualquer solicitação. pagamentos de horas extras são devidos. Enquanto isso, os supervisores são liberados dos deveres de chamada e podem se concentrar em trabalhos com maior valor agregado.
Para o faturamento
Escritórios de advocacia, contadores, consultorias e outras firmas de serviços profissionais (cuja principal atividade é "vender tempo") precisam que sua equipe acompanhe e contabilize o tempo com precisão para que possam cobrar corretamente seus clientes.
Identificar a produtividade
Empresas de serviços profissionais também querem que seus funcionários maximizem a quantidade de tempo que dedicam à geração de receita enquanto minimizam o tempo gasto em tarefas administrativas. Ao acompanhar o tempo, eles registram a produtividade de cada pessoa, medindo a proporção de cada dia que ele gasta com o trabalho exigível.
Outro aspecto disso diz respeito a quando o trabalho é vendido ao cliente a um preço fixo: se o consultor ou advogado que faz o trabalho puder fazê-lo mais rápido (com a mesma qualidade) do que um colega que tenha o mesmo salário, ele será capaz de passar para o próximo projeto mais cedo e ganhar mais receita de taxa para sua empresa. Mais uma vez, a contabilização do tempo revela os níveis de produtividade das pessoas.
Finalmente, registrar o tempo gasto em trabalho com preço fixo permite que a empresa analise a precisão do processo de estimativa. Se acontece que o trabalho está regularmente demorando mais do que o esperado, mesmo quando pessoas altamente eficientes estão fazendo isso, isso obviamente trará lucros. Por outro lado, se o inverso for verdadeiro, as empresas podem perder o trabalho porque seus lances não são competitivos.
Para entender os custos internos
Mesmo quando o trabalho não está sendo cobrado aos clientes, as organizações precisam saber quanto custa as diferentes atividades. Isso se aplica tanto ao trabalho baseado em projeto quanto às atividades "business as usual", como o processamento de contas.
A contabilização de tempo nesses casos ajuda as organizações a identificar que proporção de seus custos são indiretos e qual a proporção operacional, e como isso muda com o tempo. Eles podem calcular o custo total de uma campanha de marketing. Ou podem avaliar se uma função não estratégica, como folha de pagamento, pode ser terceirizada de maneira econômica.
Ao coletar esse tipo de informação, você também está em uma posição melhor para planejar projetos futuros. O uso de dados de controle de tempo fornece uma visão mais precisa de como sua equipe executará um conjunto de tarefas com eficiência.
Tipos de sistemas de contabilização do tempo
Card clocking - Os relógios de ponto tradicionais usavam cartões perfurados que eram marcados com a hora e a data no início do turno de um funcionário e depois carimbados novamente no final. Os cartões de ponto foram então enviados para a folha de pagamento para serem processados em cada período de pagamento.
Hoje, essas informações geralmente são enviadas eletronicamente e podem ser rastreadas com muita precisão. Existem sistemas portáteis que podem ser levados para diferentes locais de trabalho. Existem até dispositivos biométricos que usam o reconhecimento de impressões digitais. Esse tipo de sistema fornece uma garantia adicional de que a pessoa que "está passando" está realmente presente.
Folhas de horas - As folhas de horas são usadas para rastrear itens como atendimento, tempo de intervalo, tempo do projeto e horas faturáveis. Eles podem incluir taxas horárias e informações sobre despesas. Isso ajuda a avaliar o tempo por trabalhador, tarefa, projeto e cliente. As folhas de horários são muito personalizáveis e podem ser personalizadas para atender às necessidades exatas da sua organização. Eles podem ter a forma de uma planilha ou um aplicativo especial de controle de tempo que faz parte do software de contabilidade da organização.
Registro de horas baseado em computador - São aplicativos de computador que rastreiam o tempo que alguém gasta trabalhando em projetos específicos ou com clientes específicos. Existem duas categorias de software. O primeiro tipo permite alternar entre as tarefas. Dessa forma, você pode controlar horas por projeto, distinguir entre tarefas faturáveis e não faturáveis, gerenciar ausências, calcular horas extras e imprimir relatórios automaticamente. O segundo tipo é executado no fundo do seu computador e registra exatamente o que você está trabalhando em cada segundo do dia. O software opera continuamente capturando telas, e permite que você recupere rapidamente o que você trabalhou e por quanto tempo.
Você precisa de um sistema de cronometragem?
Algumas organizações não têm escolha senão usar um sistema de cronometragem. Se você cobra tempo para diferentes clientes ou projetos diferentes é necessário controlar as horas gastas. Os clientes geralmente querem saber se você possui um sistema confiável para que você possa cobrar de forma justa.
Para organizações que têm uma escolha, é importante que os benefícios da cronometragem superem os custos. Manter o controle dos trabalhadores e verificar o que eles estão fazendo a cada minuto do dia não é razão suficiente para estabelecer um sistema de cronometragem. Se você está acompanhando o tempo devido à falta de confiança, provavelmente há problemas muito maiores a serem resolvidos.
Os sistemas de cronometragem podem ser caros. Pode haver um custo inicial de compra de equipamentos e software além do custo associado a dedicar tempo para rastrear seu tempo. Portanto, é importante realizar uma análise de custo/benefício adequada para determinar se você precisa de um sistema de controle de horas.
Mesmo as soluções de planilha mais simples levam tempo para os funcionários concluírem regularmente. Se você pedir aos funcionários que acompanhem como eles gastam seu tempo, certifique-se de que as informações sejam usadas de alguma maneira significativa. Antes de pedir aos funcionários que acompanhem seu tempo, certifique-se de que você sabe por que deseja rastreá-lo, como usará as informações e se a análise levará a alterações e melhorias.
