O que é controle de projetos?
Definição:
Controle de projetos é todo o conjunto de processos de coleta, gerenciamento e análise de dados usados para prever, entender e influenciar de forma construtiva os resultados de um projeto. Esses processos visam alertar a equipe caso algo esteja dando errado, antes que o dano se concretize. Devido a esta definição, os controles do projeto devem estar integrados a todo o ciclo de vida de um projeto, desde seu planejamnto até a reflexão das lições aprendidas.
Quais as habilidades envolvidas no controle de projetos?
Para desenvolver estes processos, o gerente de projetos precisa dominar:
- A estratégia de projeto, sabendo muito bem quais são as entregas esperadas e a qualidade mínima aceitável para cada uma delas. O desdobramento das atividades é de extrema importância nesse detalhamento e pode ser estudado através da EAP - Estrutura analítica do projeto;
- A estimativa dos custos e a previsão do cronograma de desembolso;
- Gerenciamento de riscos, incluindo a análise dos riscos prováveis e seus respectivos planos de contingência;
- Controle das documentações do projeto;;
- Medição do desempenho dos fornecedores;
- Uma metodologia de gerenciamento de projetos que integre os controles aos demais elementos de um projeto;
Simplificando, os controles do projeto abrangem as pessoas, os processos e as ferramentas usadas para planejar, gerenciar e mitigar os problemas de custos e cronogramas e quaisquer eventos de risco que possam afetar um projeto.
10 passos para elaborar seus processos de controle de projetos
Definir controles de projeto inteligentes e efetivos começa bem antes da etapa de execução do seu projeto. O monitoramento e o controle devem estar presentes em cada etapa do seu projeto. Eles devem ser solidificados usando cada uma das seguintes etapas:
1. Determine o escopo do projeto, explicando e comunicando todos os aspectos do projeto a todos os membros da equipe do projeto.
2. Determine muito bem a equipe do projeto, detalhando quem é mais adequado para cada tarefa necessária, quantos membros são atribuídos a cada equipe e planejando como monitorar o progresso.
3. Faça o gerenciamento de riscos, sabendo quais os riscos que vale a pena tomar, e que são capazes de sabotar o sucesso do projeto. Definir um plano de gerenciamento de riscos, para mitigá-los antes que eles se tornem reais, irá te poupar uma tremenda dor de cabeça!
4. Crie um plano de para mudar seus planos... Tanto fatores internos quanto externos podem exigir que um projeto mude o seu curso. Planeje os fatores inesperados, mas possíveis, que exigiriam mudanças no seu projeto e defina contingências para se adaptar às mudanças.
5. Acompanhe de perto o status do projeto. Isso é feito através dos cronogramas do projeto. Também é preciso determinar um método para se fazer o comunicar o monitoramento. Podem ser, por exemplo, reuniões de rotina que mostrem se tudo está indo bem ou mal. Além disso, se o projeto estiver avançando a frente do cronograma, investigue e ache o que está facilitando o rápido progresso. Aplique estes aprendizados em projetos futuros.
6. Tenha em mãos um bom plano de comunicação. Obviamente, suas linhas de comunicação devem ser eficientes e transparentes, mas tome cuidado para que informações não cheguem antes da hora para as partes interessadas.
7. Controle todos seus orçamentos e os prazos de desembolso. Estabeleça um plano para conhecer os custos iniciais do projeto, acompanhe as mudanças no orçamento mediante comunicação regular com o departamento de contabilidade e garanta que os prazos sejam cumpridos. Além disso, desenvolva um plano de contingência para se e quando um prazo não for cumprido. Procure entender como evitar estes problemas em projetos futuros.
8. Analise se o escopo está sendo cumprido com a qualidade esperada. Defina um sistema para avaliar e analisar o quão bem cada elemento do planejamento e execução do projeto está contribuindo para o sucesso geral do projeto dentro do escopo do projeto. Falta alguma coisa? Você precisa alocar mais recursos ou reatribuir pessoal? Um sistema deve estar instalado para resolver questões como estas, tanto na execução quanto no planejamento.
9. Tenha planos de contingência para tudo. Seguindo o passo 8, se houver indicativos de que correções devem ser feitas no projeto ou, que você descobriu que algumas de suas bases não estão cobertas, planeje não apenas um sistema para implementar mudanças, mas também para contingências. Você não pode prever o futuro, mas você pode imaginá-lo e definir planos para fazer o seu melhor para controlar o futuro.
10. Planeje-se para as apresentações sobre o projeto. Determine as pessoas que serão responsáveis por apresentar os resultados a cada parte interessada.
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