Cultura Lean: você sabe o que é e qual seu propósito?

Qual é o propósito da Cultura Lean?

A Cultura Lean nos ajuda a sobreviver no ambiente em que vivemos e trabalhamos. Sobrevivência é uma palavra muito forte. Sem Cultura Lean, todos em uma organização agiriam ou se comportariam de maneira diferente. Ninguém seria capaz de antecipar o comportamento de outra pessoa, e ninguém entenderia por que as pessoas se comportam da maneira que fazem. O desempenho da organização seria muito caótico.

Por que a Cultura Lean mudaria?

A Cultura Lean é um processo aprendido que nos ajuda a sobreviver no ambiente em que vivemos e trabalhamos. Se o ambiente mudar, então a cultura teria que mudar para aumentar as chances de sobrevivência da organização. Observe que dizemos "aumentar" nossas chances de sobreviver. Não há garantias na vida. Quanto mais flexível e adaptável for uma cultura a um ambiente em constante mudança, mais chances ela terá de se adaptar ou responder às pressões ambientais.

Implementação da Cultura Lean

A Cultura Lean é um dos quatro componentes de uma implementação de sucesso. Os componentes são: Lean Planning, Lean Concepts, Lean Tools e Lean Culture. O Policy Deployment, que conecta as metas de uma organização às Lean Tools, faz parte da atividade Lean Planning.

É importante observar que essa ordem de implementação do componente pode parecer incorreta para os atuais profissionais Lean. Isso resulta da nossa tendência de saltar para as ferramentas lean primeiro. No entanto, o roteiro para usar o lean como um sistema e se tornar de classe mundial começa com o fim em mente - Lean Planning. Este garante que não estamos usando o lean como um complemento ou apêndice em nossa organização, mas como o sistema para atingir as metas da organização.

Todos esses quatro componentes devem ser implementados em toda a organização, em tempo hábil, para serem bem-sucedidos. A maioria das organizações gosta de escolher quais elementos de lean gostariam de implementar. Isso ocorre principalmente porque eles não entendem que lean é um sistema total e representa uma mudança de cultura completa e abrangente em sua organização. Lean representa uma maneira completamente nova de gerenciar a organização.

Como você estabelece uma Cultura Lean?

Uma Cultura Lean é estabelecida em duas partes:

• Parte 1 - Desenvolvendo uma estrutura ou estrutura cultural (isso pode ser feito rapidamente);
• Parte 2 - Estabelecendo um ambiente de “pessoas e equipe” e preenchendo o quadro (isso geralmente leva anos).

Parte 1 - Desenvolvendo um quadro cultural

Uma estrutura cultural lean é desenvolvida e estabelece os limites para uma cultura positiva por:

• Estabelecer “princípios orientadores” ou “expectativas comportamentais” para toda a organização;
• Vinculação de políticas e procedimentos de recursos humanos às expectativas comportamentais e à visão e implementação enxuta;
• Estabelecimento de liderança organizacional e princípios de gestão.

Conforme observado, a equipe de liderança pode iniciar o processo de mudança de cultura emitindo expectativas comportamentais organizacionais. Expectativas comportamentais, ou códigos de conduta, são declarações curtas, geralmente na forma de um cartão de bolso laminado, que são “um conjunto de regras ou padrões” que os membros da organização usam para guiar seu comportamento e ações.

As expectativas comportamentais só produzirão mudança cultural se forem modeladas pela equipe de liderança. Como o processo de mudança de cultura pode levar anos, a equipe de liderança deve estar comprometida com as diretrizes como uma nova maneira de fazer negócios.

Com as expectativas comportamentais estabelecidas, o próximo passo na Parte 1 é conectar essas expectativas e nosso plano de implementação enxuto às nossas políticas de RH. Devemos revisar nossas políticas de RH e medidas de pessoas nas áreas de alinhamento com a nova Cultura Lean:

• Descrições de emprego;
• Avaliações de desempenho;
• Promoções;
• Sistemas de recompensa;
• Sistemas de bônus;
• Recrutamento;
• Nova orientação associada.

Etapa 3 da Parte 1 é um passo crucial e é tudo sobre os princípios de liderança organizacional. Como começamos a implementar a mudança de cultura em nossa empresa? Toda a mudança de negócios bem-sucedida e sustentável começa com a alta gerência (equipe de liderança). Uma nova Cultura Lean não se desenvolverá a menos que a equipe de liderança da organização esteja disposta a modelar e ser o exemplo dos novos comportamentos.

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Benefícios da Metodologia e Cultura Lean Seis Sigma

Lean Seis Sigma ou LSS, é uma combinação de duas técnicas distintas de gerenciamento de negócios: Lean e Seis Sigma. E enquanto eles são cada um dos principais componentes do outro, eles não são a mesma coisa. Lean é uma estratégia que se concentra na eliminação de desperdício, variação e tarefas sem valor agregado. É um compromisso cultural de melhoria contínua e foco no cliente através da otimização do fluxo de informações e materiais.

O Seis Sigma é realizado somente depois que um compromisso lean foi implementado e é uma abordagem baseada em dados para resolver problemas complexos de negócios. Ele usa uma abordagem de cinco fases metódica (definir, medir, analisar, melhorar, controlar) para ajudar a entender as variáveis ​​que afetam um processo para melhor otimizá-lo.

As práticas de LSS foram implementadas por empresas líderes em todo o mundo, resultando em economias de milhões de dólares em muitos casos. Essas diretrizes e princípios podem ser usados ​​por qualquer empresa para otimizar e simplificar processos internos e comunicação. Além disso, esses benefícios não são limitados apenas às empresas. Existem governos municipais que implementaram a cultura LSS e também realizaram milhões em economias anuais por meio dessas mesmas otimizações. Literalmente, qualquer centro de custo pode se beneficiar do LSS desde que haja comprometimento e adesão em todos os níveis da organização.

Ao adotar a metodologia que é essencial para o sucesso do LSS, uma organização precisa assumir um compromisso total com uma cultura de melhoria contínua e otimização do fluxo de trabalho. A implementação de programas LSS bem-sucedidos resulta em maior eficiência, maior qualidade e melhor atendimento ao cliente de qualquer organização disposta a assumir esse compromisso. Além disso, pode ser parte integrante da instilação de uma cultura de equipe na qual todos os envolvidos no processo têm o poder de assumir a propriedade em todos os aspectos da operação, seja diretamente relacionada às suas responsabilidades diárias ou não.

A chave para a realização dos benefícios do LSS é a utilização e integração de indivíduos altamente treinados no processo e que tenham obtido uma certificação denominada Lean Seis Sigma Black Belt. Um LSS Black Belt deve passar por um rigoroso treinamento em planejamento, desenvolvimento, gerenciamento de equipe de projeto, análise de sistemas de medição, liderança organizacional e estratégia de comunicação, a fim de obter sua certificação, que tem vários níveis.

A certificação LSS Master Black Belt é obtida por uma pessoa que alcançou o mais alto grau de treinamento e qualificação no processo LSS. Esses indivíduos incorporam seu treinamento e certificação para avaliar objetivamente processos e identificar áreas que necessitam de melhorias. À medida que uma empresa ou organização avança na execução desses projetos, ela se tornará continuamente mais eficiente no uso de tempo e recursos.

Maior eficiência

Um dos principais benefícios da implementação da metodologia LSS para uma organização é aumentar a eficiência em muitos níveis. Os Black Belts do LSS Master são treinados para analisar cada processo dentro de um fluxo de trabalho para pontos fracos que podem ser mitigados ou eliminados para alcançar a máxima eficiência em termos de tempo e alocação de recursos. A integração de LSS pode ser simplesmente explicada como o todo sendo a soma de suas partes, portanto, cada parte precisa operar em seu potencial máximo para obter os resultados mais eficientes. Organizações que implementam com sucesso o LSS podem esperar obter eficiências mensuráveis ​​em processos grandes e pequenos.

Saída de alta qualidade

Além de tornar os processos mais eficientes, os programas LSS se concentram em alcançar simultaneamente o mais alto nível de qualidade. Isso é feito priorizando áreas da operação, como padrões e práticas de controle de qualidade, controle de estoque, programação de produção e eliminação de problemas de qualidade em literalmente todos os processos operacionais.

Ao identificar os padrões existentes associados a essas áreas, sugerindo métodos práticos de melhoria e capacitando cada funcionário a possuir essas melhorias, a metodologia LSS pode ajudar qualquer organização a alcançar um nível mais alto de qualidade em seus produtos, processos, comunicações e serviços.

Melhor atendimento ao cliente

Ao aumentar a eficiência dos processos e a qualidade do resultado, a metodologia LSS já terá alcançado uma parte da fórmula de atendimento ao cliente. No entanto, relatórios precisos de hora do homem, programação de produção, código de barras e redução do tempo para atender aos requisitos do cliente também são aspectos do processo de LSS focados principalmente em proporcionar uma experiência melhor para o cliente. Ao otimizar essas áreas do processo de produção, os Black Belts da LSS Master permitirão que seus empregadores atinjam o atendimento ao cliente de alto nível.

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Um local de trabalho mais seguro

Embora possivelmente não seja o benefício mais óbvio da implementação bem-sucedida do LSS, simplesmente pela natureza do compromisso cultural e propriedade dos funcionários que são componentes integrais para a integração do LSS, sem mencionar as melhorias de processos abrangentes, o resultado líquido é um local de trabalho significativamente mais seguro. Isso é um benefício não apenas para instilar a cultura de equipe mencionada acima, mas também para a linha de fundo.

Implementação do Programa

A implementação de um programa LSS na maioria das vezes representa uma mudança cultural completa na forma como uma organização pensa e opera. Existem vários aspectos-chave da metodologia LSS que as organizações devem entender antes de se comprometer com este programa.

Os programas de LSS são processos dinâmicos e precisam ser revisados ​​de forma contínua e objetiva para oportunidades de melhoria. O LSS é um ciclo contínuo de criação de processos, gerenciamento de processos e melhoria de processos. Requer vigilância em nome da organização e o reconhecimento de que a LSS não é uma tarefa, mas uma mentalidade que deve ser adotada por toda a empresa para ter êxito. Se este programa for adotado com total compreensão desses pontos, qualquer empresa pode ser bem-sucedida na melhoria de sua eficiência, qualidade e atendimento ao cliente.

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