O que é um diagrama de afinidades?
Um diagrama de afinidades é um método para resumir dados qualitativos. O objetivo do diagrama é categorizar ou agrupar os itens disponíveis que tenham alguma afinidade. Os itens são primeiramente arranjados em grupos baseados nas relações comuns entre cada item. Em seguida são desenvolvidos títulos de assunto para cada grupo de dados. Esse método foi desenvolvido no Japão por um antropólogo, Iro Kawakita, quando ele se viu diante do desafio de ordenar grandes quantidades de dados aparentemente não relacionados e finalmente arranjá-los para descobrir temas comuns entre os dados.
Um diagrama de afinidade é a saída organizada de uma sessão de brainstorming. É uma das sete ferramentas de gestão para o planejamento. O diagrama foi criado na década de 1960 por Kawakita Jiro e também é conhecido como o método KJ.
Qual o propósito do Diagrama de Afinidades?
- Ordenar e agrupar grandes quantidades de dados qualitativos ou ideias.
- Desenvolver títulos para os gráficos de Pareto.
- Ajudar o usuário a descobrir temas comuns por meio do arranjo de dados em categorias de assuntos.
O diagrama de afinidades é usado para resumir dados qualitativos de pesquisas com clientes, pesquisas com funcionários, dados de comparação sobre competidores, reclamações, sugestões, e idéias. Ele é um bom instrumento para analisar os resultados de uma sessão de “brainstorming”. Ele é usado primordialmente em ciclos para se obter conhecimento.
Um exemplo de diagrama de afinidades é baseado em um artigo da edição de abril de 1991 da revista Washingtonian. O artigo de Steven Raichlen, chamado “Deliciosamente Legível”, diz respeito ao que é que faz um livro de cozinha ser bom. O autor perguntou a peritos em culinária duas questões abertas: qual era o livro de cozinha favorito deles e o que é que faz um livro de culinária ser bom.
As respostas de cada pessoa entrevistada eram dadas no artigo. Foi feita uma cópia do artigo e cada resposta relacionada foi cortada e colocada em uma mesa. As respostas foram então ordenadas e respostas similares foram agrupadas. Descobriu-se que uma maneira útil de resumir as respostas era a de dividi-las em cinco categorias principais ou temas comuns.
Como desenvolver um diagrama de afinidades?
Pode-se seguir seis passos para desenvolver um diagrama de afinidades:
- Reunir pessoas que possam contribuir.
- Elaborar um declaração da questão a ser considerada.
- Registrar os dados em notas adesivas ou cartões (ex.: post-it).
- Organizar as notas adesivas em subgrupos relacionados.
- Criar os principais temas de subgrupo.
- Completar o diagrama de afinidades.
Quais são os passos para de criar um diagrama de afinidades?
Passo Um: Reunir pessoas que possam contribuir para a análise
Passo Dois: Desenvolver um declaração da questão a ser considerada
O que será a questão considerada pelo grupo? Há duas escolas de pensamento sobre o quão vaga ou específica a declaração deve ser. Uma sugere que a declaração deve ser a mais ampla possível para facilitar o processo criativo. A escola da “especificidade” sugere que a declaração deve ser tão específica quanto possível para assegurar que o processo de “brainstorming” seja limitado especificamente à questão crítica.
Passo Três: Registrar os dados (usualmente informações qualitativas) em notas adesivas ou cartões
Cada dado (ideia) deve estar em um cartão separado. Se o processo de brainstorming for usado para gerar ideias, então as ideias devem ser anotadas à medida que forem sugeridas. Registrar as ideias em notas adesivas ou cartões pode facilitar os passos posteriores da análise.
Passo Quatro: Organizar as notas adesivas em grupos
Organize as notas adesivas ou cartões em agrupamentos similares. Isso deve ser obtido por meio de um processo silencioso. Isso encoraja a participação, a diversidade no pensamento e minimiza o debate.
Passo Cinco: Criar os temas principais de subgrupo (“cartões de título”)
Procure um tema comum que mantém os cartões juntos. Esse tema se torna o car-tão “título” para o subgrupo. Os cartões títulos devem ser concisos e claros para qualquer pessoa que os leia. Deve ser dado tempo durante esse processo para que se capture a essência e detalhes das ideias ou dados originais.
Passo Seis: Completar o Diagrama de afinidades
O passo final é desenhar linhas em torno de cada agrupamento. Algumas vezes existem agrupamentos relacionados que são agrupados e depois colocados sob outro cartão título.
O diagrama de afinidades é uma maneira útil de reduzir grandes quantidades de informações a algumas áreas de foco para o esforço de melhoria. A ferramenta pode lidar com questões que são grandes e complexas. O uso da ferramenta pode expandir o pensamento de uma equipe e ajudar a obter apoio de uma equipe para a implementação de uma mudança.
Quando usar um diagrama de afinidade?
- Quando você é confrontado com muitos fatos ou idéias em aparente caos.
- Quando as questões parecem demasiado grandes e complexas para um projeto.
- Quando o consenso de grupo é necessário.
As situações típicas são:
- Após um exercício de brainstorming.
- Ao analisar dados verbais, como os resultados da pesquisa.
Quais são os Pré-requisitos para uma sessão de afinidade?
- Um conjunto de idéias gerado a partir de uma Sessão de Brainstorming, normalmente capturado em forma de Post-it Notes.
- Equipe deve incluir pessoas que têm os conhecimentos necessários e habilidades para misturar opiniões, perspectivas e estão cientes sobre o problema em questão. Uma equipe muito pequena ou muito grande pode não ser eficaz. Regra geral sugere entre 4 a 6 membros da equipe.
- Convite que indica claramente o propósito da sessão.
- Um facilitador é necessário para conduzir a sessão.
Considerações do diagrama de afinidade
- O processo do diagrama de afinidade permite que um grupo se mova além do seu pensamento habitual e das categorias preconcebidas. Esta técnica acessa o grande conhecimento e compreensão que reside inexplorado em nossa intuição.
- Muito importante "Do not": Não coloque as notas em qualquer ordem. Não determine categorias ou títulos com antecedência. Não fale durante a etapa 2. (Isso é difícil para algumas pessoas!)
- Permita tempo suficiente para o passo 2. Você pode, por exemplo, publicar as notas dispostas aleatoriamente em um local público e permitir que o agrupamento aconteça ao longo de vários dias.
- A maioria dos grupos que usam esta técnica ficam surpresos com o quão poderosa e valiosa é uma ferramenta. Experimente uma vez com uma mente aberta e você será outro convertido.
- Use marcadores. Com canetas regulares, é difícil ler idéias de qualquer distância.
Essa é uma das ferramentas da qualidade e ensinada no Green Belt e no Black Belt, nossas certificações Lean Seis Sigma.
