O diário de bordo, embora muitas vezes associado a viagens marítimas ou aéreas, transcende esses contextos específicos, sendo hoje uma ferramenta essencial no ambiente de trabalho.
Vamos neste artigo explicar a você a multifuncionalidade do diário de bordo, destacando sua relevância e fornecendo insights sobre como incorporá-lo de maneira eficaz.
O que é um Diário de Bordo?
O diário de bordo hoje em dia é utilizado como uma ferramenta profissional em muitas áreas, mas como? Bom, no ambiente profissional o Diário de Bordo é usado para registrar atividades, progressos, ideias e desafios enfrentados em um projeto ou durante a rotina de trabalho.
Esta ferramenta, utilizada em diversos setores como tecnologia, saúde, educação e gestão de projetos, serve como um registro cronológico e detalhado das operações diárias, facilitando a organização e o acompanhamento das tarefas.
A principal função de um diário de bordo é documentar de forma sistemática as atividades realizadas, os resultados alcançados e quaisquer obstáculos encontrados.
Isso inclui detalhes como datas, horários, descrições de tarefas, nomes de participantes e observações relevantes. Esta documentação contínua ajuda na avaliação do progresso de projetos ou atividades, permitindo ajustes e melhorias contínuas nos processos.
Um diário de bordo também é um recurso valioso para a gestão do conhecimento dentro de uma organização. Ele permite que as informações sejam compartilhadas e acessadas por diferentes membros da equipe, promovendo a transparência e o compartilhamento de aprendizados.
Além disso, serve como uma ferramenta de referência para futuros projetos ou para resolver problemas similares que possam surgir.
Mas fique tranquilo, ele não é uma caderneta e uma bússola como usando antigamente. Hoje em dia com a tecnologia, os diários de bordo podem ser mantidos em plataformas online, como softwares de gestão de projetos ou até mesmo em documentos compartilhados em nuvem, facilitando o acesso remoto e a colaboração em tempo real.
Por que usar um Diário de Bordo? Quais os benefícios?
O diário de bordo não é só uma caderneta de anotações, eles trazem muits benefícios se utilizado da forma certa, não se limite em usá-lo apenas para registrar suas atividades, mas para preparar reuniões e até no desenvolvimento de projetos em equipes.
O uso de um diário de bordo no ambiente profissional traz uma série de benefícios significativos para a gestão de projetos, a eficiência operacional e a comunicação interna das organizações.
1. Registro detalhado de atividades
O diário de bordo permite a documentação meticulosa de todas as atividades diárias, incluindo detalhes como datas, horários, descrições de tarefas e participantes envolvidos. Este registro ajuda na manutenção de um histórico claro de ações e decisões, fundamental para análises futuras e tomada de decisões informadas.
2. Facilitação da comunicação e transparência
Através do diário de bordo, informações sobre o progresso do trabalho são compartilhadas de maneira estruturada e acessível.
Isso promove transparência e melhora a comunicação entre membros da equipe, departamentos e até com stakeholders externos, garantindo que todos estejam alinhados e informados.
3. Melhoria na gestão de projetos
O diário de bordo é uma ferramenta poderosa na gestão de projetos. Ele oferece uma visão clara do progresso, facilita a identificação de gargalos, permite o acompanhamento de prazos e ajuda a avaliar a eficácia das estratégias adotadas.
4. Aumento da produtividade e eficiência
Ao manter um registro organizado das atividades, as equipes podem identificar padrões, aprender com experiências anteriores e otimizar processos. Isso leva a uma maior eficiência operacional e a uma redução no tempo e esforço gastos em tarefas repetitivas ou corretivas.
5. Gestão do conhecimento
O diário de bordo atua como um repositório de conhecimento, onde lições aprendidas e melhores práticas são documentadas e podem ser facilmente acessadas por toda a organização. Isso é crucial para o desenvolvimento contínuo de habilidades e para a inovação.
6. Avaliação de desempenho e feedback
A documentação contínua de atividades e resultados facilita a avaliação do desempenho individual e da equipe. Ela também oferece um contexto para feedbacks construtivos, contribuindo para o desenvolvimento profissional dos colaboradores.
7. Suporte para auditorias e conformidade
Em setores regulamentados, o diário de bordo serve como uma prova de conformidade com normas e procedimentos. Ele é essencial durante as auditorias, pois oferece evidências claras e organizadas das atividades realizadas.
8. Facilidade de acesso e colaboração
Com a digitalização, os diários de bordo podem ser mantidos em plataformas online, proporcionando facilidade de acesso e colaboração em tempo real. Isso é especialmente vantajoso em ambientes de trabalho remotos ou híbridos.
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Como se faz um Diário de Bordo?
Passo 1: Definir o formato e a plataforma
Decida se o diário será mantido em formato físico (caderno, fichário) ou digital (software, aplicativo, documento online).
Os diários digitais são geralmente preferidos por sua facilidade de acesso e capacidade de compartilhamento.
Para diários digitais, escolha uma plataforma que atenda às necessidades da equipe. Pode ser um software de gerenciamento de projetos, um documento compartilhado no Google Docs ou um aplicativo dedicado. Considere fatores como facilidade de uso, recursos de colaboração e integração com outras ferramentas.
É muito comum o uso de planilhas eletrônicas para o diário de bordo, pois muitas pessoas usam o diário de bordo para colocar informações numéricas que podem ser usadas em cálculos ou gráficos para apresentações de resultados, por exemplo.
Passo 2: Estruturar o Diário de Bordo
Depois de escolher onde será feito, você deve organizá-lo da forma que for mais conveniente para quem vai usar, que nesse caso, é você.
Organize o diário em seções claras. Inclua campos para data, hora, descrição da atividade, responsáveis e observações. Dependendo das necessidades, você pode adicionar categorias como metas do dia, problemas encontrados, e lições aprendidas.
Forneça diretrizes sobre como preencher cada seção para garantir consistência e precisão nas entradas, dessa forma, você nunca esquecerá o que deve ser feito e nem ficará perdido, além de ajudar quem possa vir a consultar o diário.
Passo 3: Estabelecer regras e diretrizes
O Diário de Borda será usado por você em suas atividades no trabalho, então como ele vai funcionar e como será usado, depende apenas de como você escolher.
Por isso, determine com que frequência o diário deve ser atualizado (diariamente, semanalmente) e quem será responsável por cada atualização.
Recomendo anotar as informações sempre que tiver oportunidade, pois assim não correrá o risco de esquecer.
Uma dica é: Estabeleça normas claras sobre o nível de detalhe e a linguagem a ser usada, garantindo que as entradas sejam informativas e objetivas.
Passo 4: Treinar a equipe
Caso você seja um gestor e queira implementar o uso do Diário de Bordo para sua equipe, realize treinamentos para ensinar a equipe a usar o diário de bordo efetivamente. Isso inclui como fazer entradas, interpretar informações e acessar dados passados. Forneça manuais ou guias rápidos para referência futura, garantindo que todos estejam confortáveis com o processo.
Passo 5: Integrar o diário no fluxo de trabalho
Crie o hábito de usá-lo, integre atualizações no diário como parte de sua rotina diária. Isso pode ser feito no início ou no final do dia, ou em momentos específicos de um projeto, como quando terminar alguma atividade.
A melhor forma de fazer isso é estabelecer um processo para revisões periódicas do diário, permitindo avaliar o progresso, identificar padrões e fazer ajustes nos processos.
Passo 6: Manter e atualizar
Monitore o uso diário, reveja se está usando da forma correta, por exemplo, você pode ter um campo no qual quase não faz uso, tornando-o mais complicado de usar, então repense se é necessário anotar essas informações ou se estão só deixando ele visualmente mais poluído.
O contrário também é importante, você está anotando todas as informações importantes? Veja se tem algo que você possa usar no futuro que precise ser anotado.
Por isso, faça ajustes no diário de bordo conforme necessário. Isso pode incluir alterar o layout, adicionar novas seções ou mudar a plataforma utilizada.
Passo 7: Uso estratégico das informações
É aqui que o diário de bordo brilha: análise de dados. Use as informações coletadas para análise de dados, identificação de tendências e planejamento estratégico.
As informações que você coletou podem ser usadas na hora de montar apresentações de resultados, por exemplo, e caso tenha feito no excel ou google planilhas, você pode até elaborar gráficos. Ou melhor ainda, importar esses dados para o Power BI e elaborar excelentes análises desses dados.
Use-o como forma de consultar registros também, afinal, nele estará anotado o que foi feito e em que momento foi feito, podendo trazer mais precisão na análise de métricas de desempenho.
O que deve ter em um Diário de Bordo?
Na verdade, o Diário de Bordo pode ser feito de acordo com as necessidades que você tem no trabalho, então pode ser totalmente personalizado. Mas caso você não tenha ideia de como começar, separamos algumas informações gerais que você pode utilizar no começo até identificar quais você tem necessidade de ter no seu diário de bordo.
Para começar, um diário de bordo deve conter elementos essenciais que facilitam a organização, o acompanhamento e a análise das atividades diárias. Vamos as informações:
Data e hora
Esse é um dos, senão o elemento essencial, tudo o que for anotado, deve ser registrado em que período foi feito, seja o dia e até mesmo a hora que foi realizado, por isso, registre a data em que as atividades ocorreram.
Anote também o horário específico das ações ou observações, acredite, será muito útil quando quiser notas mudanças na hora de análisar resultados.
Detalhes da atividade
Forneça uma descrição clara e concisa do que foi feito, isso pode incluir tarefas realizadas, reuniões, decisões importantes, etc.
O motivo de ser necessário detalhar as atividades é saber o que foi feito quando se acertou ou errou, dessa forma você poderá ter uma noção do que deve ser mudado ou que está funcionando naquele seu projeto ou atividade, bom né? Mencione o objetivo ou o propósito da atividade, se aplicável.
Participantes ou responsáveis
Liste as pessoas envolvidas na atividade ou tarefa, incluindo nomes e funções. Caso tenha dúvidas e precise consultar quem foi a pessoa que ficou responsável alguma atividade que você repassou ou recebeu, isto irá te ajudar muito.
Resultados e conclusões
Ao finalizar ou entregar um projeto, você deve saber como foi o desempenho e o que foi conquistado. Então, descreva os resultados ou entregas da atividade. Forneça uma breve análise ou conclusões tiradas da atividade.
Desafios e problemas
Documente quaisquer obstáculos, desafios ou problemas que surgiram durante a atividade.
Pode parecer que não é importante, mas ao anotar o que tem dificuldade na realização do seu projeto ou atividade, você poderá pedir ajuda ou saber o que está dificultando o processo e te permitirá analisar de forma mais analítica como resolvê-lo. Se aplicável, descreva as ações tomadas para superar os desafios.
Lições aprendidas e reflexões
Registre quaisquer aprendizados ou percepções importantes obtidas. Inclua reflexões pessoais ou observações relevantes.
Valorize o aprendizado que você teve, absorver esse tipo de aprendizado é essencial para o crescimento profissional.
Anexos ou referências
Anexe ou referencie quaisquer documentos, fotos, gráficos ou links relevantes. Dessa forma, você saberá de onde tirou informações para desenvolver algo ou poderá consultar novamente quando precisar.
Espaço para feedback ou comentários
Caso sinta que há necessidade, reserve um espaço para que outros membros da equipe possam adicionar comentários ou feedback. Através deles você também poderá tirar lições e aprendizados e melhorar seu desempenho, por exemplo.
Indicadores de desempenho
Sendo um dos elementos mais importantes, não se esqueça de incluir quaisquer métricas ou indicadores de desempenho que ajudem a avaliar o progresso ou o sucesso da atividade.
O diário de bordo não é um mero caderno de anotações, é um aliado seu no ambiente de trabalho. Aplique-o e veja como facilita na hora de lidar com as informações, análises, apresentações e reuniões do seu trabalho. Pode-se dizer que o Diário de Bordo é uma forma de você valorizar seu próprio trabalho e desempenho, então se tiver oportunidade, aplique-o na sua rotina profissional!!
