O intercâmbio eletrônico de dados (EDI), ou processamento eletrônico de dados, é a transmissão eletrônica de dados entre computadores em um formato padrão e estruturado. Transferência eletrônica de fundos (EFT) é o termo usado para intercâmbio eletrônico de dados que envolve a transferência de fundos entre instituições financeiras.
O EDI permitiu que as empresas processassem transações de rotina de negócios, como pedidos e faturas, com mais rapidez, precisão e eficiência do que poderiam por meio dos métodos convencionais de transmissão. Enquanto o EDI existe há décadas, foi no final da década de 1990 que esse princípio básico se tornou uma força motriz no lançamento do comércio eletrônico, extranets corporativas ligando fornecedores e clientes, e tecnologias relacionadas à rede.
Como surgiu o EDI?
O EDI esteve presente nos Estados Unidos de alguma forma desde meados da década de 1960. As empresas tentavam resolver as dificuldades intrínsecas às transações comerciais dependentes de papel. Essas dificuldades incluem a velocidade de transmissão (devido a atrasos na entrada dos dados no papel e no transporte do papel do remetente para o receptor); precisão (porque os dados tiveram que ser recriados com cada entrada de papel); e custos de mão-de-obra (os métodos de transmissão de dados baseados em mão-de-obra são mais caros que os métodos baseados em computador).
Em 1968, um grupo de empresas ferroviárias preocupadas com a precisão e velocidade das transmissões de dados de transporte entre companhias formou uma organização chamada Comitê de Coordenação de Dados de Transporte (TDCC) para estudar o problema e recomendar soluções. Grandes empresas como a General Motors e a Kmart também analisaram os problemas, que surgiram quando usaram seus formatos proprietários intracompanhia para enviar transmissões eletrônicas de dados para terceiros. Como cada empresa tinha seu próprio formato proprietário, não havia um padrão comum entre as partes transmissoras. Uma empresa que faz negócios eletronicamente com três outras empresas precisaria de três formatos diferentes, um para cada empresa.
Na década de 1970, várias indústrias haviam desenvolvido programas comuns de EDI para suas empresas nesses setores, e uma rede terceirizada administrava esses sistemas com frequência. Alguns exemplos desses sistemas incluem o ORDERNET, desenvolvido para a indústria farmacêutica, e o IVANS, desenvolvido para o setor de seguros de propriedades e acidentes. Embora esses sistemas fossem padronizados para cada indústria, eles também não poderiam se comunicar com sistemas proprietários de outras indústrias. Em 1973, o TDCC começou a desenvolver um conjunto de padrões para formatos genéricos para lidar com esse problema.
Como funciona o EDI?
O EDI é bem diferente de outros tipos de comunicação eletrônica. É diferente de uma transmissão fac-símile (fax), que é a transferência de dados completamente não estruturados por meio de uma imagem digitalizada. O EDI também difere de outros tipos de comunicações eletrônicas entre computadores, como correio eletrônico, compartilhamento de arquivos de rede ou download de informações por meio de um modem. Para acessar mensagens de correio eletrônico, arquivos de rede compartilhados ou informações baixadas, o formato dos aplicativos de computador do remetente e do destinatário deve concordar.
Como o EDI usa um conjunto definido de padrões para transmitir informações de negócios, esses padrões permitem que os dados sejam interpretados corretamente, independentemente das plataformas usadas nos computadores que transmitem os dados. Quando um remetente transmite dados, como uma ordem de compra, o software de conversão de EDI converte o formato proprietário do software de processamento de documentos do remetente em um formato padrão mutuamente reconhecido. Quando o receptor obtém os dados, o software de conversão de EDI converte automaticamente o formato padrão no formato de processamento de documentos proprietário do receptor. Devido à velocidade e precisão de um EDI, os usuários descobrem que o sistema economiza tempo e reduz os custos das transações comerciais baseadas em papel.
EDI moderno
Em 2005, os principais varejistas confiavam bastante no EDI para trocar ordens de compra, faturas e outras informações com seus parceiros comerciais. Em uma pesquisa realizada em junho de 2004 com 20 varejistas, a maioria disse que eles estavam adicionando novos parceiros comerciais ou aumentando o número de transações EDI. Estima-se que entre 80% e 90% do tráfego business-to-business seja realizado por EDI, e esse número está crescendo de 3% a 5% ao ano. As gigantes do varejo, como a Wal-Mart Stores Inc., a JC Penney Co., a Supervalu Inc. e a Hallmark Cards Inc. têm sido usuárias regulares do EDI. Na verdade, o Wal-Mart tem sido uma das empresas mais influentes impulsionando novas tendências tecnológicas.
Desde 2003, muitas empresas recorrem a uma nova tecnologia na qual os dados são transmitidos pela Internet usando o protocolo AS2 (Applicability Statement 2). As regras do AS2 descrevem como enviar dados com segurança e garantir que as mensagens sejam recebidas.
Em setembro de 2002, o Wal-Mart pediu a seus fornecedores que mudassem de redes de valor agregado (VANs) para AS2. Outras empresas seguiram o exemplo. Uma empresa alegou ter reduzido seus custos em 70% após mudar de uma VAN para a AS2. No entanto, outros decidiram não fazer a troca por causa dos custos envolvidos.
Os varejistas não são os únicos negócios a aproveitar essa tecnologia. O setor de saúde também usa o EDI para trocar informações de pacientes entre provedores de serviços médicos e seguradoras. EDI é um meio confiável de transmissão de dados que um número crescente de pagadores de terceiros, incluindo seguradoras comerciais, começaram a exigir que os fornecedores enviassem solicitações eletronicamente.
A regra de Intercâmbio Eletrônico de Dados foi desenvolvida como parte da Lei de Portabilidade e Responsabilidade de Seguro Saúde (HIPAA) e exigiu conformidade até 16 de outubro de 2003. Esta lei exige que todas as entidades dos EUA que transmitem dados clínicos (incluindo reclamações, referências e verificação de elegibilidade) utilizem o mesmo formato de arquivo de dados eletrônicos. Isso pode ser feito comprando e mantendo um sistema de gerenciamento de práticas compatível com HIPAA ( PMS) ou transmitindo os dados através de uma câmara de compensação.
O PMS não é a opção mais econômica para entidades menores, já que geralmente requer que um administrador mantenha e atualize o sistema conforme necessário. Com a opção de câmara de compensação, a entidade envia dados para uma câmara de compensação. A câmara de compensação envia os dados para os destinatários apropriados no formato apropriado.
Transferência Eletrônica de Fundos
Uma transferência eletrônica de fundos (EFT) é um EDI entre instituições financeiras no qual o dinheiro é transferido de uma conta para outra. Alguns exemplos de EFTs incluem transferências eletrônicas eletrônicas; transações de caixa eletrônico (ATM); depósito direto de folha de pagamento; pagamentos business-to-business; e pagamentos de impostos federais, estaduais e locais.
Em geral, as transações de EFT são transferidas por meio de um operador de câmara de compensação automática (ACH). Um operador de ACH é uma central de compensação operada por uma organização privada ou um banco da Reserva Federal em nome de instituições financeiras participantes, para ou das quais instituições financeiras transmitem ou recebem transações da ACH. A rede ACH é um sistema americano para transferências interbancárias de fundos eletrônicos. Ele serve uma rede de bancos regionais do Federal Reserve processando a distribuição e a liquidação de créditos e débitos eletrônicos entre instituições financeiras.
Transações ACH são armazenadas em um arquivo ACH, que é um arquivo de formato ASCII simples que adere às especificações ACH. Um único arquivo ACH contém várias transações eletrônicas, cada uma com um valor de crédito ou débito. Normalmente, um arquivo ACH de folha de pagamento contém muitas transações de crédito para as contas de verificação ou de poupança dos funcionários, bem como uma transação de débito de balanceamento para a conta de folha de pagamento do empregador. Um banco originário envia instruções de pagamento eletrônico para um banco recebedor. Nesses casos, as transferências eletrônicas são processadas em lotes e liquidadas em alguns dias.
A National Automated Clearing House Association (NACHA) supervisiona a rede ACH e é a principal responsável por estabelecer e manter suas regras operacionais. Todas as instituições financeiras que movimentam fundos eletrônicos através do sistema ACH estão vinculadas às Regras Operacionais do NACHA, que abrangem desde as relações e responsabilidades dos participantes até a implementação, conformidade e responsabilidades. Embora as regras do NACHA sejam específicas e bastante detalhadas, aderir a um conjunto estrito de regras é crucial para o bom funcionamento do sistema ACH.
À medida que o uso de computadores domésticos se torna mais e mais uma parte da vida cotidiana, a popularidade dos pagamentos de contas bancárias on-line e on-line continua a crescer. Muitos bancos permitem que seus clientes acessem as informações da conta pela Internet e transfiram fundos entre contas. Muitas empresas de cartão de crédito e empresas de serviços públicos permitem que os clientes paguem suas contas on-line através de EFTs. Pagamentos de contas online podem economizar tempo e dinheiro do consumidor. O cliente pode pagar uma conta em questão de minutos pela Internet, em vez de gastar dinheiro em postagem para enviar um cheque em papel e arriscar a chance de que a fatura chegue após a data de vencimento.
