Empresas que lidam com diferentes sistemas e planilhas descentralizadas enfrentam problemas como retrabalho, falta de controle e dados inconsistentes. Para superar esses desafios e manter a operação eficiente, o uso de um sistema ERP (Enterprise Resource Planning) se torna uma solução estratégica.
Este guia apresenta o que é um ERP, seus objetivos, os sistemas mais utilizados no mercado e como ele é aplicado na prática por empresas de diversos setores. Você também verá quais são os diferenciais dessa tecnologia em relação a outros softwares de gestão, como escolher a melhor opção e quais cuidados tomar durante a implementação.
O que é um ERP?
O planejamento de recursos empresariais (enterprise resources planning), ou ERP, é um sistema de software modular projetado para integrar as principais áreas funcionais dos processos de negócios de uma organização em um sistema unificado.
Um ERP completo inclui sistemas integrados de software de gestão, frequentemente chamados de módulos, que se concentram em áreas essenciais de negócios, como finanças e contabilidade, RH, gerenciamento de produção e materiais, gerenciamento de relacionamento com clientes (CRM) e gerenciamento da cadeia de suprimentos. A empresa é responsável por escolher qual módulo usar com base nos que são mais importantes para seus negócios no dia a dia.
Qual o objetivo de um sistema ERP?
O principal objetivo de um sistema ERP é integrar todas as áreas da empresa em uma única plataforma, centralizando informações e processos. Isso facilita a tomada de decisões, pois os dados ficam atualizados e acessíveis em tempo real.
Como funciona um sistema ERP
A integração das áreas no ERP acontece por meio da troca automática de informações entre os módulos do sistema. Para entender como isso funciona na prática, imagine o seguinte exemplo:
Uma empresa do setor industrial recebe um pedido de venda.
- Vendas lança o pedido no sistema.
- O ERP verifica o estoque para confirmar a disponibilidade do produto.
- Se houver material suficiente, o pedido é aprovado e segue para a produção (caso precise ser fabricado) ou para a logística (se já estiver pronto).
- Em paralelo, o sistema gera a nota fiscal e lança o valor no contas a receber do módulo financeiro.
- A área de compras é notificada se for necessário repor insumos para o próximo lote.
- Toda a movimentação aparece nos relatórios de gestão, acessíveis pela diretoria e supervisores.
Tudo isso acontece sem a necessidade de redigitar as informações em cada setor. O fluxo é automático porque os módulos estão conectados em uma base de dados comum.
Quais são os ERPs mais usados?
Atualmente, os sistemas ERP mais utilizados incluem plataformas globais e soluções focadas no mercado brasileiro.
ERPs mais adotados no mundo
- SAP S/4HANA: voltado para grandes corporações, é reconhecido pela integração de processos complexos e alto desempenho. A tecnologia in-memory permite análises e operações em tempo real, com foco em áreas como finanças, logística e produção. É amplamente usado por multinacionais que exigem conformidade e escalabilidade.
- Oracle ERP Cloud / NetSuite: a Oracle oferece duas soluções: o ERP Cloud, indicado para médias e grandes empresas que precisam de segurança e automação avançada, e o NetSuite, voltado para pequenas e médias empresas. O NetSuite é considerado o ERP em nuvem mais utilizado globalmente, com mais de 36 mil clientes.
- Microsoft Dynamics 365: combina funcionalidades de ERP e CRM com integração nativa ao ecossistema Microsoft (como Teams e Power BI). A arquitetura modular permite personalização, sendo comum em empresas de médio e grande porte.
- Odoo: ERP de código aberto com aplicativos flexíveis, ideal para pequenas e médias empresas que buscam personalização com baixo custo.
- Infor: oferece soluções específicas por setor. É adotado por empresas industriais e de serviços que buscam sistemas ajustados às suas operações.
Como o ERP resolve problemas nas empresas
Como já mencionado, a aplicação de um sistema ERP contribui diretamente para a redução de falhas operacionais, melhoria do controle e aumento da eficiência. A seguir, veja três exemplos que mostram como diferentes setores utilizam o ERP para resolver desafios específicos.
1. Indústria alimentícia – controle de validade e rastreabilidade
O ERP permite monitorar datas de validade e lotes de forma integrada, reduzindo perdas por vencimento e garantindo conformidade com exigências sanitárias. A rastreabilidade facilita ações rápidas em caso de recall e melhora a gestão de qualidade.
2. Indústria farmacêutica – controle de produção e conformidade regulatória
Na produção de medicamentos, o ERP ajuda a registrar cada etapa do processo, controlando fórmulas, lotes e insumos utilizados. Isso assegura rastreamento completo e facilita auditorias da Anvisa, além de reduzir o risco de não conformidades.
3. Empresa de logística – visibilidade de estoque e gestão de entregas
Para empresas logísticas, o ERP centraliza informações sobre entrada, saída e localização de itens. Isso melhora o planejamento de rotas, reduz extravios e oferece maior precisão no prazo de entrega, impactando diretamente a experiência do cliente.
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Qual o diferencial do ERP em relação aos outros sistemas de gestão empresarial?
O que distingue principalmente o software ERP do software direcionado autônomo, que muitos fornecedores e analistas do setor chamam de melhores soluções, é um banco de dados central comum a partir do qual os vários módulos de software ERP acessam informações, algumas das quais são compartilhadas com os outros módulos envolvidos em um determinado processo de negócios.
Isso significa que as empresas que usam o ERP são em grande parte poupadas de ter que fazer entradas duplas para atualizar as informações porque o sistema compartilha os dados, permitindo uma maior precisão e colaboração entre os departamentos da organização.
As opções de implementação desse sistema incluem local, nuvem e uma mistura dos dois, chamados híbridos, como plataforma como serviço (PaaS) e infraestrutura como serviço (IaaS). Embora o ERP tenha sido historicamente associado a implementações caras, monolíticas e de ponta a ponta, as versões em nuvem agora permitem implantações mais fáceis, das quais as PMEs (pequenas e médias empresas) estão se beneficiando em maior número.
Alguns sistemas ERP também oferecem recursos de última geração, como IA (Inteligência Artificial), IoT e análises avançadas, para promover a transformação digital. As empresas geralmente recorrem a um sistema ERP quando superam planilhas e sistemas de software díspares, geralmente isolados, e precisam dos recursos unificadores de um sistema ERP para permitir o crescimento. Como em muitos produtos de tecnologia, a definição específica do que constitui o ERP pode variar amplamente de fornecedor para fornecedor.
Como escolher o melhor sistema ERP para a minha empresa?
Defina as suas necessidades
Antes de procurar um sistema ERP, é importante que você entenda claramente as suas necessidades. Isso inclui identificar os departamentos e processos da sua empresa que precisam ser integrados, bem como quais recursos são absolutamente necessários.
Avalie as suas opções
Depois de ter uma lista de necessidades, é hora de começar a avaliar as suas opções de sistemas ERP. Você pode começar por pesquisar na internet, ler comentários de outras empresas e até mesmo conversar com fornecedores.
Verifique a escalabilidade
É importante escolher um sistema ERP que possa acompanhar o crescimento da sua empresa. Verifique se o sistema é escalável e se pode ser personalizado de acordo com as suas necessidades futuras.
Tenha em mente o custo
O preço é sempre uma consideração importante ao escolher um sistema ERP. No entanto, é importante lembrar que o sistema ERP mais barato nem sempre é o melhor. É importante encontrar um equilíbrio entre o custo e a qualidade do sistema.
Considere a facilidade de uso
É importante escolher um sistema ERP que seja fácil de usar, especialmente para os funcionários da sua empresa. Verifique se o sistema tem uma interface intuitiva e se oferece treinamento e suporte aos usuários.
Verifique a integração com outras ferramentas
Verifique se o sistema ERP escolhido pode ser integrado a outras ferramentas que a sua empresa já utiliza, como o Microsoft Office ou outros sistemas de gestão.
Confira a segurança
A segurança dos dados da sua empresa é crucial. Verifique se o sistema ERP escolhido oferece claramente a proteção de dados e se tem medidas de segurança adequadas, como criptografia de dados e autenticação de usuários. Além disso, veja se o fornecedor oferece backups regulares e planos de contingência para garantir a recuperação de dados em caso de falha.
Verifique a capacidade de suporte
Verifique se o fornecedor oferece suporte 24 horas por dia, 7 dias por semana e se ele tem equipes qualificadas para lidar com problemas técnicos. Além disso, verifique se o fornecedor oferece atualizações regulares para o sistema.
Teste o sistema
Antes de tomar uma decisão, é importante testar o sistema ERP escolhido. Isso pode incluir uma demonstração ou uma avaliação gratuita. Isso permitirá que você veja como o sistema funciona na prática e se ele atende às suas necessidades.
Como implementar um sistema ERP com sucesso?
Envolva a equipe certa
A implementação bem-sucedida de um sistema ERP depende de uma equipe dedicada e bem preparada. Isso inclui representantes de todas as áreas da empresa, desde finanças e RH até vendas e produção. Além disso, é importante envolver fornecedores externos, como consultores e desenvolvedores, para garantir que o sistema seja implementado corretamente.
Defina objetivos claros
Antes de começar a implementação, é importante definir objetivos claros e mensuráveis para o sistema ERP. Isso inclui identificar as áreas da empresa que serão integradas, as funcionalidades mais importantes e o orçamento disponível para a implementação.
Planeje o processo de implementação
O planejamento é uma parte fundamental do processo de implementação bem-sucedido de um sistema ERP. Isso inclui definir uma estrutura de projeto, estabelecer prazos realistas e identificar riscos potenciais. Além disso, é importante ter um plano de backup em caso de problemas durante a implementação.
Forneça treinamento adequado
A falta de treinamento adequado pode ser uma das principais causas de falhas na implementação de um sistema ERP. É importante fornecer treinamento aos funcionários para garantir que eles saibam como usar o sistema corretamente e aproveitar ao máximo suas funcionalidades.
Acompanhe e avalie o progresso
Ao longo do processo de implementação, é importante acompanhar e avaliar o progresso regularmente. Isso inclui verificar se o sistema está funcionando corretamente e se os objetivos definidos anteriormente estão sendo atingidos. Além disso, é importante fazer ajustes se necessário para garantir o sucesso da implementação.
Mantenha o sistema atualizado
Depois de implementar o sistema ERP, é importante mantê-lo atualizado e garantir que ele esteja funcionando corretamente. Isso inclui fazer atualizações de software regularmente e monitorar o desempenho do sistema para detectar problemas precocemente. Além disso, é importante treinar os funcionários regularmente para garantir que eles estejam atualizados sobre as novas funcionalidades e mudanças no sistema.
Prepare-se para desafios
A implementação de um sistema ERP pode ser um processo desafiador, e é importante estar preparado para enfrentar possíveis problemas. Isso inclui ter uma equipe dedicada para lidar com questões técnicas, ter planos de contingência em caso de problemas e estar preparado para fazer ajustes no sistema se necessário.
