Para entender melhor como as soluções de ERP podem transformar seus negócios, sendo uma ótima ferramenta de qualidade e melhoria de processos, primeiramente é preciso entender o que ele é e como funciona.
Dentre os diversos softwares que auxiliam a engenharia, você provavelmente encontrará ERP e MRP. Muitas definições dessas categorias de software não incluem muita diferenciação entre as duas, o que pode tornar o processo de escolha por um dos sistemas bastante confuso. Sem mencionar o fato de que ambos lidam fortemente com a indústria de transformação.
Apesar de suas semelhanças, é de extrema importância saber diferenciar esses conceitos para saber qual é o sistema mais adequado ao seu negócio. Então, vamos começar com algumas definições.
O que é um ERP?
O planejamento de recursos empresariais (enterprise resources planning), ou ERP, é um sistema de software modular projetado para integrar as principais áreas funcionais dos processos de negócios de uma organização em um sistema unificado.
Um ERP completo inclui sistemas integrados de software de gestão, frequentemente chamados de módulos, que se concentram em áreas essenciais de negócios, como finanças e contabilidade, RH, gerenciamento de produção e materiais, gerenciamento de relacionamento com clientes (CRM) e gerenciamento da cadeia de suprimentos. A empresa é responsável por escolher qual módulo usar com base nos que são mais importantes para seus negócios no dia a dia.
Qual o objetivo de um sistema ERP?
O objetivo principal de um sistema ERP é fornecer uma visão única e integrada de todas as áreas da empresa, desde a produção até a entrega dos produtos e serviços. Isso significa que todas as informações relevantes para a empresa são coletadas, armazenadas e compartilhadas em um único local, tornando mais fácil a tomada de decisões estratégicas.
Um sistema ERP também ajuda a automatizar muitos processos manuais e repetitivos, liberando tempo para que os funcionários possam se concentrar em tarefas mais críticas e importantes. Além disso, ele permite a realização de uma análise detalhada dos dados da empresa, o que ajuda a identificar pontos fortes e fracos, bem como a otimizar o desempenho da empresa.
Outro objetivo importante de um sistema ERP é aumentar a eficiência e a eficácia da empresa. Com a integração de todas as informações em um único local, a equipe pode ter acesso a dados atualizados em tempo real, o que significa que eles podem tomar decisões mais informadas e reagir rapidamente a mudanças no mercado. Além disso, a automatização de muitos processos reduz o erro humano e aumenta a precisão das informações.
Quais são os ERPs mais usados?
Alguns dos ERPs mais usados atualmente são:
- SAP S/4HANA: é um software de planejamento de recursos empresariais voltado para grandes empresas. Foi desenvolvido pela SAP SE.
- Oracle NetSuite: projetado para atender pequenas e médias empresas, esse software baseado em nuvem oferece uma gama bastante variada de recursos.
- Microsoft Dynamics 365: é um conjunto de aplicativos empresariais baseados em nuvem criado pela Microsoft. Inclui soluções ERP e CRM, podendo ser adaptado às necessidades de vários tipos de indústrias.
- Odoo: também voltado para pequenas e médias empresas, o Odoo é um ERP de código aberto com uma gama ampla de aplicativos que podem ser adicionados de acordo com a necessidade da empresa.
- Infor: empresa de software em nuvem, com soluções ERP específicas para cada setor de diferentes indústrias.
- Epicor: é uma solução de gerenciamento empresarial. Atendem principalmente indústrias de manufatura, distribuição e varejo.
- TOTVS: é uma empresa brasileira que volta suas soluções ERP para pequenas e médias empresas. Seus recursos podem ser utilizadas em áreas como finanças, recursos humanos, cadeia de suprimentos e produção.
Qual o diferencial do ERP em relação aos outros sistemas de gestão empresarial?
O que distingue principalmente o software ERP do software direcionado autônomo, que muitos fornecedores e analistas do setor chamam de melhores soluções, é um banco de dados central comum a partir do qual os vários módulos de software ERP acessam informações, algumas das quais são compartilhadas com os outros módulos envolvidos em um determinado processo de negócios.
Isso significa que as empresas que usam o ERP são em grande parte poupadas de ter que fazer entradas duplas para atualizar as informações porque o sistema compartilha os dados, permitindo uma maior precisão e colaboração entre os departamentos da organização.
As opções de implementação desse sistema incluem local, nuvem e uma mistura dos dois, chamados híbridos, como plataforma como serviço (PaaS) e infraestrutura como serviço (IaaS). Embora o ERP tenha sido historicamente associado a implementações caras, monolíticas e de ponta a ponta, as versões em nuvem agora permitem implantações mais fáceis, das quais as PMEs (pequenas e médias empresas) estão se beneficiando em maior número.
Alguns sistemas ERP também oferecem recursos de última geração, como IA (Inteligência Artificial), IoT e análises avançadas, para promover a transformação digital. As empresas geralmente recorrem a um sistema ERP quando superam planilhas e sistemas de software díspares, geralmente isolados, e precisam dos recursos unificadores de um sistema ERP para permitir o crescimento. Como em muitos produtos de tecnologia, a definição específica do que constitui o ERP pode variar amplamente de fornecedor para fornecedor.
Como funciona o ERP?
Esses sistemas contam com um banco de dados relacional centralizado, que coleta informações de negócios e as armazena em tabelas. O armazenamento centralizado dos dados permite que os usuários finais, como finanças, vendas e outros departamentos, acessem rapidamente as informações desejadas para análise.
Em vez de funcionários de departamentos diferentes gerenciarem suas próprias planilhas e relatórios, o próprio sistema permite gerar relatórios a partir de um único sistema centralizado. As informações atualizadas em um módulo ERP, como CRM, RH e finanças, são enviadas para um banco de dados compartilhado central. As informações apropriadas no banco de dados central são compartilhadas com os outros módulos.
Importância do ERP
Os especialistas listam quatro importantes benefícios comerciais:
- Economia de custos de TI;
- Eficiência do processo de negócios;
- Uma plataforma de processos de negócios para padronização de processos;
- Um catalisador para a inovação nos negócios.
Embora as empresas geralmente se concentrem nas duas primeiras áreas porque são fáceis de quantificar, as duas últimas áreas podem criar maior impacto.
O sistema disponibiliza dados comerciais em tempo real em toda a organização, o que permite que as empresas se adaptem rapidamente e respondam às mudanças. Os dados comerciais disponíveis no ERP fornecem uma tomada de decisão mais informada dentro de uma empresa. Este sistema também podem compartilhar dados com parceiros e fornecedores para melhorar a eficiência na cadeia de suprimentos.
Benefícios dos sistemas ERP
Ele oferece uma infinidade de benefícios, a maioria dos quais vem do compartilhamento e padronização de informações. Como os componentes do ERP podem compartilhar dados com mais facilidade do que sistemas diferentes, eles podem facilitar o gerenciamento de processos de negócios entre departamentos diariamente. Eles também podem oferecer melhores informações a partir dos dados, especialmente com as tecnologias mais recentes que muitos sistemas ERP incluem, como análises poderosas, aprendizado de máquina e recursos de IoT industriais.
Além disso:
- aumenta a eficiência automatizando a coleta de dados;
- permite o crescimento dos negócios, gerenciando processos de negócios cada vez mais complexos;
- ajuda a diminuir o risco, permitindo uma melhor conformidade;
- promove a colaboração usando o compartilhamento de dados e informações integradas;
- fornece melhor inteligência de negócios e recursos de atendimento ao cliente;
- melhora o gerenciamento da cadeia de suprimentos.
Vantagens e Limitações
Muitos consideram que o software de ERP é um requisito para as empresas, especialmente para funções essenciais de negócios, como finanças, e o mesmo se aplica às PMEs em crescimento. O grande volume de dados que as empresas geram, juntamente à complexidade do cenário global de negócios e as demandas modernas dos consumidores, tornaram a racionalização dos processos de negócios, o gerenciamento e a otimização de dados cada vez mais críticos. Um sistema de software ERP normalmente está no centro de tais recursos.
Dito isso, existem vantagens e limitações na implementação do enterprise resources planning:
Vantagens:
- Pode economizar dinheiro a longo prazo, simplificando os processos;
- Fornece um sistema unificado que pode reduzir as despesas relacionadas à TI e os custos de treinamento do usuário final;
- Permite maior visibilidade de inúmeras áreas de negócios, como estoque, essenciais para atender às necessidades dos clientes;
- Permite melhores relatórios e planejamento devido a melhores dados;
- Oferece melhor conformidade e segurança de dados, além de dados aprimorados, backup e capacidade de controlar os direitos do usuário.
Limitações:
- Pode ter um alto custo inicial;
- Pode ser difícil de implementar;
- Requer gerenciamento de alterações durante e após a implementação.
Os módulos básicos de ERP básicos podem ser menos sofisticados em comparação com o software independente e direcionado. As empresas podem exigir módulos adicionais para maior controle e melhor gerenciamento de áreas específicas, como a cadeia de suprimentos ou os recursos de relacionamento com o cliente.
Agora que definimos claramente as fronteiras desse sistema, vamos estabelecer um paralelo entre o ERP e o MRP.
O que é um MRP?
O Planejamento das Necessidades de Materiais (Material Requirements Planning, em inglês), o MRP, é um sistema que visa o planejamento e controle da produção, buscando gerenciar os recursos necessários para a fabricação de produtos (mão de obra, matéria-prima, componentes etc.).
Utilizando o MRP, as empresas podem calcular a quantidade necessária de materiais para atender às demandas de seus clientes, garantindo que os recursos estejam disponíveis na quantidade correta e no momento certo. O sistema se baseia em dados como pedidos dos clientes, previsões de vendas, estoques e prazos de entrega dos fornecedores.
MRP e ERP: Quais são as maiores diferenças?
Pode ser difícil diferenciar entre ERP e MRP, principalmente por causa de suas siglas semelhantes e de sua presença mútua na indústria de transformação. No entanto, eles têm muitas distinções que afetam como exatamente são usados em um negócio. Vamos dar uma olhada em algumas das discrepâncias mais significativas entre MRP e ERP:
Autonomia e Integração
A maior diferença entre MRP e ERP reside no fato de que o MRP é mais um software solo, enquanto o ERP é integrado. Isso significa que o ERP pode se conectar facilmente a outros sistemas e módulos de software. Alguns sistemas MRP podem ser combinados com outros softwares, mas é um processo mais difícil do que com um ERP. O ERP pós-moderno é altamente modular, portanto, as empresas podem escolher quais aspectos do software são os mais adequados e reservar dinheiro e espaço apenas para esses recursos. Eles podem suportar vários módulos para controle total dos negócios. Por outro lado, os sistemas MRP são independentes e funcionam sozinhos apenas com ferramentas relacionadas à fabricação.
Usuários
O tipo de pessoa que usa cada sistema também varia drasticamente. Como um ERP é padrão entre muitos setores e é tratado por muitos departamentos, não há um limite sobre quem são os usuários de software ERP. Como os sistemas MRP são exclusivos das operações de fabricação, as pessoas que os utilizam geralmente estão naquele departamento de uma empresa.
Custo
Uma diferença significativa e essencial entre os sistemas ERP e MRP é que o ERP é uma opção mais cara. Quando você considera o fato de que o ERP pode executar funções para várias facetas de uma empresa, em vez de apenas fabricar, faz sentido que seja uma solução mais cara. Isso não é dito com a intenção de descontar o fato de que sistemas eficazes de MRP também possuem um custo, mas deve-se observar que o ERP é normalmente mais caro.
Escopo
Como mencionado anteriormente, o ERP e o MRP são diferentes devido à variedade de recursos que eles oferecem. O MRP é uma solução mais simples que o complexo ERP. O software de planejamento de requisitos de material concentra-se apenas na fabricação, enquanto o ERP contém uma variedade de soluções destinadas a facilitar diversos processos de negócios, como contabilidade e RH. O MRP é um componente crucial do ERP, mas, dependendo das necessidades da empresa, pode não ser o processo mais crítico no pacote.
Se uma empresa está procurando uma solução que engloba uma variedade de processos de negócios, o ERP é definitivamente a escolha certa. No entanto, pode ser um exagero para empresas que precisam apenas de uma solução de fabricação.
Como escolher o melhor sistema ERP para a minha empresa?
Defina as suas necessidades
Antes de procurar um sistema ERP, é importante que você entenda claramente as suas necessidades. Isso inclui identificar os departamentos e processos da sua empresa que precisam ser integrados, bem como quais recursos são absolutamente necessários.
Avalie as suas opções
Depois de ter uma lista de necessidades, é hora de começar a avaliar as suas opções de sistemas ERP. Você pode começar por pesquisar na internet, ler comentários de outras empresas e até mesmo conversar com fornecedores.
Verifique a escalabilidade
É importante escolher um sistema ERP que possa acompanhar o crescimento da sua empresa. Verifique se o sistema é escalável e se pode ser personalizado de acordo com as suas necessidades futuras.
Tenha em mente o custo
O preço é sempre uma consideração importante ao escolher um sistema ERP. No entanto, é importante lembrar que o sistema ERP mais barato nem sempre é o melhor. É importante encontrar um equilíbrio entre o custo e a qualidade do sistema.
Considere a facilidade de uso
É importante escolher um sistema ERP que seja fácil de usar, especialmente para os funcionários da sua empresa. Verifique se o sistema tem uma interface intuitiva e se oferece treinamento e suporte aos usuários.
Verifique a integração com outras ferramentas
Verifique se o sistema ERP escolhido pode ser integrado a outras ferramentas que a sua empresa já utiliza, como o Microsoft Office ou outros sistemas de gestão.
Confira a segurança
A segurança dos dados da sua empresa é crucial. Verifique se o sistema ERP escolhido oferece claramente a proteção de dados e se tem medidas de segurança adequadas, como criptografia de dados e autenticação de usuários. Além disso, veja se o fornecedor oferece backups regulares e planos de contingência para garantir a recuperação de dados em caso de falha.
Verifique a capacidade de suporte
Verifique se o fornecedor oferece suporte 24 horas por dia, 7 dias por semana e se ele tem equipes qualificadas para lidar com problemas técnicos. Além disso, verifique se o fornecedor oferece atualizações regulares para o sistema.
Teste o sistema
Antes de tomar uma decisão, é importante testar o sistema ERP escolhido. Isso pode incluir uma demonstração ou uma avaliação gratuita. Isso permitirá que você veja como o sistema funciona na prática e se ele atende às suas necessidades.
Como implementar um sistema ERP com sucesso?
Envolva a equipe certa
A implementação bem-sucedida de um sistema ERP depende de uma equipe dedicada e bem preparada. Isso inclui representantes de todas as áreas da empresa, desde finanças e RH até vendas e produção. Além disso, é importante envolver fornecedores externos, como consultores e desenvolvedores, para garantir que o sistema seja implementado corretamente.
Defina objetivos claros
Antes de começar a implementação, é importante definir objetivos claros e mensuráveis para o sistema ERP. Isso inclui identificar as áreas da empresa que serão integradas, as funcionalidades mais importantes e o orçamento disponível para a implementação.
Planeje o processo de implementação
O planejamento é uma parte fundamental do processo de implementação bem-sucedido de um sistema ERP. Isso inclui definir uma estrutura de projeto, estabelecer prazos realistas e identificar riscos potenciais. Além disso, é importante ter um plano de backup em caso de problemas durante a implementação.
Forneça treinamento adequado
A falta de treinamento adequado pode ser uma das principais causas de falhas na implementação de um sistema ERP. É importante fornecer treinamento aos funcionários para garantir que eles saibam como usar o sistema corretamente e aproveitar ao máximo suas funcionalidades.
Acompanhe e avalie o progresso
Ao longo do processo de implementação, é importante acompanhar e avaliar o progresso regularmente. Isso inclui verificar se o sistema está funcionando corretamente e se os objetivos definidos anteriormente estão sendo atingidos. Além disso, é importante fazer ajustes se necessário para garantir o sucesso da implementação.
Mantenha o sistema atualizado
Depois de implementar o sistema ERP, é importante mantê-lo atualizado e garantir que ele esteja funcionando corretamente. Isso inclui fazer atualizações de software regularmente e monitorar o desempenho do sistema para detectar problemas precocemente. Além disso, é importante treinar os funcionários regularmente para garantir que eles estejam atualizados sobre as novas funcionalidades e mudanças no sistema.
Prepare-se para desafios
A implementação de um sistema ERP pode ser um processo desafiador, e é importante estar preparado para enfrentar possíveis problemas. Isso inclui ter uma equipe dedicada para lidar com questões técnicas, ter planos de contingência em caso de problemas e estar preparado para fazer ajustes no sistema se necessário.
