A estrutura organizacional é muito importante para qualquer empresa em crescimento é essencial para fornecer clareza sobre questões gerenciais e desenvolvimento de carreira.
Uma estrutura bem definida permite maior definição sobre responsabilidades, possibilita organizar melhor o fluxo de trabalho e também ajuda a garantir que todos estejam alinhados quanto ao direcionamento da companhia.
Na prática existem diferentes tipos de estruturas organizacionais e que podem beneficiar tanto pequenos negócios, quanto grandes empresas. Entretanto, é preciso determinar qual se adapta melhor a cada tipo de empreendimento.
O que é uma estrutura organizacional?
Uma estrutura organizacional é um sistema que descreve como certas atividades são direcionadas para atingir os objetivos de uma organização. Essas atividades podem incluir regras, funções e responsabilidades.
A estrutura organizacional também determina como as informações fluem entre os níveis da empresa e pode ter diferentes classificações, a mais abrangente é a estrutura em nível formal e informal.
A primeira se refere a estrutura de acordo com o organograma da empresa. Como empresa foi realmente estruturada em seu planejamento, levando em conta a hierarquia e as normas de conduta documentadas.
Já a estrutura organizacional informal é a estrutura que se estabelece pelo convívio das pessoas em uma empresa. Ela é muito mais espontânea e leva em conta os costumes das pessoas envolvidas.
A estrutura formal e informal ocorre simultaneamente e ambas estão presentes em todas empresas. Essa estrutura fornece à empresa uma representação visual de como ela é moldada.
As estruturas organizacionais são normalmente ilustradas em algum tipo de gráfico ou diagrama como uma pirâmide, onde os membros mais poderosos da organização estão no topo, enquanto aqueles com menor poder estão na base.
Importância da estrutura organizacional para o seu negócio
As estruturas organizacionais são importantes porque ajudam as empresas a implementar processos de tomada de decisão eficientes. Com o tempo as empresas acumulam documentos e conteúdos.
A informação cresce e sem uma boa hierarquia organizacional surgem problemas. E se uma peça importante do equipamento apresentar defeito e a equipe não puder acessar as instruções para corrigir a situação?
E se um usuário não conseguir encontrar um protocolo de segurança específico em uma situação de emergência porque alguns dos documentos foram armazenados como políticas de nível superior?
O tempo e a produtividade sofrem. Os documentos existentes podem precisar ser recriados desnecessariamente. Além disso, a documentação que não é organizada adequadamente corre um grande risco de violação de segurança.
Todas essas questões criam custos e preocupações crescentes para as empresas, mas com uma estrutura organizacional e papéis bem definidos isso tende a ser minimizado.
Como determinar a melhor estrutura organizacional para uma empresa?
Não existe uma estrutura organizacional melhor, pois essa decisão pode variar de acordo com cada negócio e depende da natureza da empresa e do setor em que atua.
Depois de analisar as diferentes estruturas organizacionais, o próximo passo é analisar os planos estratégicos de longo prazo da empresa. Para determinar isso, considere as declarações de missão e visão do negócio.
Considere escolher uma estrutura organizacional que complemente os planos estratégicos da empresa. Compreender o ambiente de negócios pode ajudar a determinar qual estrutura organizacional pode beneficiá-lo mais.
Por exemplo, uma empresa mais nova que está se expandindo rapidamente pode se beneficiar de um ambiente mais flexível e adaptável.
As empresas menores podem conseguir isso mais facilmente com uma estrutura organizacional descentralizada que dá aos funcionários mais influência nas decisões que a empresa toma.
Por outro lado, uma empresa maior que está no mercado há um longo período de tempo pode se beneficiar de um ambiente mais estável e consistente, o que pode ser alcançado com uma abordagem centralizada.
Quais são os principais tipos de Estrutura Organizacional?
Horizontal
A estrutura organizacional horizontal é mais bem adequada para empresas com poucos níveis entre a diretoria e os funcionários e normalmente para negócios menores.
Muitas empresas startups usam estruturas horizontais antes de crescerem e implementarem diferentes áreas, no entanto, algumas organizações maduras tentam manter essa estrutura.
A estrutura horizontal incentiva uma menor supervisão e um maior envolvimento de todos os funcionários. Geralmente há menos especialização e os funcionários costumam ter responsabilidades mais abrangentes.
Estrutura funcional
Uma estrutura funcional divide a organização em departamentos com base em suas funções. Uma estrutura funcional que maximiza a experiência do departamento ajuda as empresas a atingir seus objetivos de negócios.
Sob uma estrutura organizacional funcional, os funcionários são classificados de acordo com sua função em um organograma, por exemplo, presidente, vice-presidente, finanças, vendas, atendimento ao cliente, administração, etc.
Linear
A estrutura organizacional ou hierárquica tem formato piramidal, com foco maior na centralização do poder e uma ênfase em hierarquias bem estruturadas, iniciando na alta administração e descendo para outros níveis com apenas um setor.
Como a hierarquia é mais definida, a representação gráfica é vertical, sendo conhecida também como estrutura verticalizada.
Estrutura matriz
As empresas também podem ter uma estrutura matricial. Essa estrutura matricializa os funcionários em diferentes superiores, divisões ou departamentos.
Um funcionário que trabalha para uma empresa matricial, por exemplo, pode ter atribuições tanto na área de vendas quanto no atendimento ao cliente.
Estrutura Circular
As estruturas circular é parecida com a linear ou funcional, a principal diferença é que a representação visual insere os funcionários e gerentes de nível superior no centro.
Esta forma de organização pretende encorajar a comunicação aberta e a colaboração entre os diferentes níveis da empresa, independentemente da posição ocupada.
Como criar uma estrutura organizacional eficaz
Para uma estrutura organizacional eficaz é preciso ter alguns aspectos do funcionamento da sua organização mapeados:
Especialização de trabalho
As especializações de trabalho são formalmente conhecidas como funções ou descrições de cargos. Elas permitem que você faça o melhor uso do talento de cada colaborador.
Além disso, deixam claras quais são as responsabilidades, como cada colaborador pode avançar na carreira e auxiliam o gestor a empregar melhor os recursos humanos da empresa.
Cadeia de comando
Se sua organização está crescendo e conta com gestores e múltiplos funcionários e setores, provavelmente é necessário estabelecer uma cadeia de comando.
Isso dá às pessoas uma orientação clara sobre quem elas devem procurar para obter apoio. Quando as pessoas de outros departamentos precisam verificar o status de projetos multifuncionais, fica fácil descobrir quem os está conduzindo.
Departamentalização e compartimentação
Compartimentar as pessoas em departamentos cria equipes de pessoas cujos trabalhos são organizados em torno de um tipo específico de trabalho. Um departamento pode ser recursos humanos, vendas, marketing ou TI.
As pessoas nesses departamentos geralmente compartilham conjuntos de habilidades comuns e trabalham juntas com frequência em projetos, com diferentes níveis de especialização.
Alcance do controle
O número de membros da equipe que se reportam a um determinado gerente é formalmente chamado de “amplitude de controle” e na maioria das empresas há uma limitação para esta amplitude.
Se um gerente tem um grande número de subordinados diretos, a equipe geralmente é subdividida em departamentos menores, demandando ajuste do organograma.
Centralização e descentralização
Melhor pensado como “gerenciamento de cima para baixo versus gerenciamento de baixo para cima”, os termos centralização e descentralização referem-se a quanta influência os líderes de nível superior têm sobre uma organização.
É claro que todos os líderes têm poder sobre suas organizações. Mas as estruturas de gestão descentralizadas tendem a ter uma tomada de decisão mais ágil acontecendo em todos os níveis.
Quais são os principais elementos de uma estrutura organizacional?
Divisão de trabalho
É a maneira como as tarefas são divididas e atribuídas entre os membros da organização. A divisão do trabalho pode ser horizontal, com cada membro realizando tarefas similares em diferentes departamentos, ou vertical, com cada membro tendo um conjunto específico de responsabilidades e autoridades.
Hierarquia
A hierarquia é a maneira como a autoridade é estruturada na organização. Indica quem está no topo e quem está na base da hierarquia, bem como o número de níveis hierárquicos que a organização possui. Isso ajuda a determinar a forma como as decisões são tomadas e como as informações são compartilhadas.
Departamentalização
A departamentalização é a forma como a organização é dividida em unidades funcionais ou departamentos. Cada departamento pode ser responsável por uma área específica da organização, como finanças, marketing, vendas, recursos humanos, entre outros.
Coordenação
A coordenação é a forma como as diferentes unidades da organização trabalham juntas para alcançar seus objetivos comuns. A coordenação pode ser alcançada por meio de reuniões, compartilhamento de informações e colaboração entre os diferentes departamentos da organização.
Comunicação
A comunicação é a forma como a informação é compartilhada dentro e fora da organização. A comunicação eficaz é essencial para garantir que as pessoas tenham as informações necessárias para desempenhar suas funções e para manter a coordenação entre os diferentes departamentos.
Controle
O controle é o processo de monitoramento e avaliação do desempenho para garantir que a organização esteja alcançando seus objetivos. Isso envolve a definição de metas e indicadores de desempenho, bem como a monitoração do progresso em relação a esses objetivos.
Cultura organizacional
A cultura organizacional é composta pelos valores, crenças e normas que moldam a maneira como os membros da organização se comportam e interagem entre si. A cultura organizacional é importante porque influencia a forma como as pessoas pensam e agem na organização, e pode ter um impacto significativo no desempenho geral da organização.
Como medir a eficácia da estrutura organizacional?
Desempenho financeiro
Uma estrutura organizacional eficaz deve levar a melhores resultados financeiros, como aumento de receita, redução de custos e maior lucratividade.
Satisfação dos funcionários
A satisfação dos funcionários pode ser medida através de pesquisas de clima organizacional, taxas de rotatividade de funcionários e absenteísmo.
Agilidade e flexibilidade
A agilidade e flexibilidade podem ser medidas pela capacidade da empresa de lançar novos produtos, alterar seus processos de produção ou tomar decisões importantes rapidamente.
Comunicação eficaz
Uma estrutura organizacional eficaz deve permitir que a comunicação flua de forma clara e eficiente entre os funcionários e departamentos. A comunicação eficaz pode ser medida por meio de pesquisas de comunicação interna, feedback dos funcionários e análise de dados sobre a eficiência das comunicações internas.
Alinhamento estratégico
O alinhamento estratégico pode ser medido por meio da análise de como a estrutura organizacional suporta ou prejudica o alcance dos objetivos estratégicos da empresa.
