Gerenciar projetos não precisa ser complicado. Com as ferramentas certas, é possível organizar tarefas, alinhar equipes e acompanhar resultados com mais clareza.
Neste conteúdo, você vai conhecer 5 ferramentas práticas para aplicar em qualquer projeto e 5 softwares gratuitos que ajudam na execução do dia a dia. Veja quais combinam melhor com o seu contexto e melhore a gestão sem complicação.
5 Principais ferramentas de gestão de projetos e como aplicar
Existem diversas ferramentas de gestão de projetos que ajudam a organizar tarefas, distribuir responsabilidades e acompanhar prazos. A escolha depende do tipo de projeto, da equipe envolvida e do nível de controle necessário. A seguir, veja as principais ferramentas e como cada uma pode ser aplicada na prática.
1. Gráfico de Gantt
O Gráfico de Gantt é uma das ferramentas mais utilizadas no planejamento de projetos. Ele representa visualmente as tarefas em uma linha do tempo, facilitando o controle de prazos e dependências entre atividades.
Como aplicar:
- Liste as tarefas do projeto;
- Defina o início, duração e fim de cada uma;
- Organize em ordem cronológica;
- Use barras horizontais para representar a duração de cada atividade.
Essa ferramenta é útil para projetos com prazos definidos e entregas sequenciais. Com ela, fica mais fácil visualizar atrasos e antecipar impactos.
2. Kanban
O Kanban organiza tarefas em colunas que representam o fluxo do trabalho (ex: “A Fazer”, “Em Andamento”, “Concluído”). É uma ferramenta visual que favorece a agilidade e o acompanhamento constante das demandas.
Como aplicar:
- Divida o quadro em colunas que representem as etapas do processo;
- Crie cartões para cada tarefa;
- Mova os cartões à medida que o trabalho avança.
O Kanban é indicado para equipes que trabalham com entregas contínuas, como squads ágeis e times de suporte. Ele ajuda a identificar gargalos e a manter o foco no trabalho em andamento.
3. 5W2H
A ferramenta 5W2H é utilizada para estruturar ações de forma clara e objetiva, organizando informações essenciais para a execução de tarefas. Ela costuma ser aplicada em projetos, planos de ação e processos de melhoria contínua, por sua capacidade de tornar as etapas visíveis e compreensíveis para todos os envolvidos.
Baseia-se em sete perguntas-chave que funcionam como um checklist para garantir que nada importante seja deixado de lado no planejamento:
Como aplicar:
- What (O quê): o que será feito?
- Why (Por quê): por que será feito?
- Where (Onde): onde acontecerá?
- When (Quando): quando será feito?
- Who (Quem): quem será o responsável?
- How (Como): como será feito?
- How much (Quanto custará?): qual o custo estimado?
O 5W2H pode ser usado tanto no início do projeto quanto durante a execução para detalhar planos de ação e alinhar expectativas entre os envolvidos.
4. Matriz RACI
A Matriz RACI define papéis e responsabilidades dentro do projeto. É especialmente útil para evitar dúvidas sobre quem faz o quê.
Como aplicar:
- Liste as principais atividades do projeto;
- Identifique os envolvidos;
- Classifique cada pessoa como:
- R – Responsável
- A – Aprovador
- C – Consultado
- I – Informado
Essa ferramenta aumenta a clareza na comunicação e na tomada de decisões, especialmente em projetos com múltiplas áreas envolvidas.
5. Business Model Canvas
O Business Model Canvas é uma ferramenta estratégica que permite visualizar e desenvolver modelos de negócio de forma estruturada e direta. Ele organiza as principais áreas da operação em um único quadro, facilitando o entendimento e a análise do projeto por todos os envolvidos.
Essa ferramenta é especialmente útil para projetos com impacto em modelo de negócios, produtos novos ou iniciativas estratégicas. Também serve como base para validação de ideias e apresentação a stakeholders.
Como aplicar:
O Canvas é dividido em nove blocos, que devem ser preenchidos com informações concisas:
- Segmentos de Clientes: para quem o projeto gera valor?
- Propostas de Valor: o que está sendo entregue? Qual o diferencial?
- Canais: como a entrega será feita?
- Relacionamento com Clientes: como será mantido o vínculo com o público?
- Fontes de Receita: de onde virá a receita?
- Recursos Principais: o que é necessário para a operação?
- Atividades-Chave: quais ações são fundamentais para o funcionamento?
- Parcerias Principais: quem são os parceiros ou fornecedores envolvidos?
- Estrutura de Custos: quais são os custos do modelo?
A aplicação pode ser feita em papel, quadro branco ou ferramentas digitais. Recomenda-se o uso de post-its para facilitar ajustes e promover discussões colaborativas durante a construção do modelo.
O Business Model Canvas é indicado para projetos que envolvem inovação, reestruturação de processos ou lançamento de novos produtos, pois permite alinhar a visão de negócio antes da execução operacional.
5 softwares gratuitos de gestão de projetos
Além das ferramentas metodológicas, existem softwares gratuitos que ajudam a aplicar e acompanhar projetos no dia a dia. Eles são ideais para pequenas equipes, negócios em fase inicial ou profissionais que desejam organizar suas tarefas de forma estruturada e sem custos.
A seguir, veja cinco opções com versões gratuitas que oferecem recursos relevantes para planejamento, execução e monitoramento de projetos.
1. Trello
O Trello é uma ferramenta de gestão de projetos gratuita, baseada em quadros visuais. Ela permite organizar tarefas de forma simples, utilizando listas e cartões para representar etapas e atividades.
Na versão gratuita, é possível:
- Criar quadros ilimitados para diferentes projetos ou departamentos;
- Adicionar listas e cartões com prazos, responsáveis, checklists e anexos;
- Colaborar com outros membros por meio de comentários e notificações;
- Integrar com ferramentas como Google Drive e Slack (em número limitado).
A interface é intuitiva, e os recursos disponíveis atendem bem equipes pequenas ou médias que precisam acompanhar o andamento de tarefas com facilidade. Por isso, o Trello é uma boa escolha para quem procura uma solução prática e sem custos para gerenciar projetos no dia a dia.
2. Asana
O Asana é um software de gestão de projetos que oferece uma versão gratuita com recursos suficientes para pequenas equipes. Ele permite organizar tarefas em listas, quadros ou calendários, com visualizações que facilitam o acompanhamento das entregas.
Na versão gratuita, é possível:
- Criar projetos ilimitados;
- Atribuir tarefas com prazos e responsáveis;
- Visualizar o trabalho por quadro Kanban, lista ou calendário;
- Usar até 15 membros por equipe;
- Integrar com ferramentas externas como Google Drive e Slack.
O Asana é indicado para equipes que precisam de clareza no fluxo de trabalho, com foco em prazos e colaboração. Embora suas versões pagas ofereçam recursos avançados como automações e relatórios detalhados, a versão sem custo já atende bem a gestão de atividades do dia a dia, com uma interface limpa e fácil de usar.
3. Bitrix24
O Bitrix24 é uma plataforma de gestão de projetos que oferece uma versão gratuita bastante completa, ideal para equipes que precisam integrar tarefas, comunicação e planejamento em um único ambiente.
Na versão gratuita, é possível:
- Criar e gerenciar tarefas com responsáveis, prazos e prioridades;
- Usar quadros Kanban e visualizações em Gantt;
- Compartilhar calendários de equipe;
- Colaborar via chat, videochamadas e compartilhamento de arquivos;
- Utilizar até 5 GB de armazenamento na nuvem.
O Bitrix24 também inclui funcionalidades extras, como CRM, automação de processos e controle de documentos, mesmo no plano sem custo. Por isso, é recomendado para equipes que buscam uma solução mais robusta, com foco em colaboração e centralização das atividades em um ambiente digital unificado.
4. ClickUp
O ClickUp combina funcionalidades de Kanban, lista de tarefas e cronogramas. É uma plataforma completa, com boa flexibilidade de personalização.
Recursos na versão gratuita:
- Tarefas e subtarefas ilimitadas;
- Visualizações em lista, calendário e Gantt;
- Automação limitada;
- Aplicativo para desktop e mobile.
É indicado para equipes que buscam centralizar projetos, prazos e comunicação em uma única ferramenta.
5. Notion
O Notion é uma ferramenta versátil, que permite criar bancos de dados, páginas e quadros de tarefas. Vai além da gestão de projetos, servindo também como hub de conhecimento da equipe.
Recursos na versão gratuita:
- Páginas ilimitadas;
- Visualização em tabela, lista e Kanban;
- Modelos prontos para projetos;
- Colaboração em tempo real.
Funciona bem para equipes que valorizam organização e registro de processos além da execução em si.
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