Como desbloquear gargalos? E reparar processos não balanceados?
Imagine que você possui uma empresa de transporte rodoviário que está enfrentando algumas dificuldades com um de seus clientes.
Os bens são retirados na fábrica sem qualquer problema, mas sempre há atrasos prolongados na outra extremidade, quando seus motoristas tentam entregá-los ao centro de distribuição. A cada minuto que os caminhões estão estacionados os seus lucros estão sendo consumidos. Nos nossos cursos de Lean, Gestão de Projetos, Green Belt e Black Belt nós fornecemos ferramentas para a identificação de gargalos e desbloqueá-los, balanceando assim seus processos
O que você vai fazer?
Após alguma investigação, você descobre que a razão pela qual os caminhões ficaram à espera é porque ninguém avisa o armazém antes da chegada. Por isso, a empilhadeira necessária para descarregar os caminhões geralmente está sendo usada para outra tarefa, então seu caminhão tem que esperar até que a empilhadeira esteja disponível.
Por que o armazenamento não é notificado? Acontece que a pessoa que costumava chamar o armazém deixou a empresa alguns meses atrás, e a tarefa não foi atribuída à outra pessoa. Então, você liga para outro membro da equipe, e convence o armazém a comprar uma segunda empilhadeira - e seu problema é resolvido.
Este gargalo foi bastante fácil de consertar. Mas você já descobriu um gargalo nos seus processos de negócios? Estes podem ser mais difíceis de resolver, principalmente porque eles são mais difíceis de identificar.
O que é um gargalo?
Um gargalo em um processo ocorre quando a entrada vem mais rápido do que a próxima etapa pode usá-lo para criar a saída. O termo compara ativos (informações, materiais, produtos, horas-homem) com água. Quando a água é derramada de uma garrafa, ela deve passar pelo pescoço da garrafa ou pela abertura. Quanto maior o pescoço do frasco, mais água (entrada / ativos) você pode derramar. Quanto menor, ou mais estreito, o pescoço da garrafa, menos você pode derramar - e você acaba com um back-up, ou "gargalo".
Quais os dois principais tipos de gargalos?
Gargalos de curto prazo - são causados por problemas temporários. Um bom exemplo é quando os membros-chave da equipe ficam doentes ou de férias. Ninguém mais está qualificado para assumir seus projetos, o que causa uma acumulação no seu trabalho até retornarem.
Gargalos de longo prazo - ocorrem o tempo todo. Um exemplo seria quando o processo de relatório de fim de semana de uma empresa é atrasado todos os meses, porque uma pessoa tem que completar uma série de tarefas demoradas - e ele nem sequer pode começar até que ele tenha os números finais do final do mês.
Identificar e corrigir os estrangulamentos é altamente importante. Eles podem causar muitos problemas em termos de receita perdida, clientes insatisfeitos, tempo desperdiçado, produtos ou serviços de baixa qualidade e alto estresse nos membros da equipe.
Como identificar gargalos?
Identificar gargalos na fabricação geralmente é bastante fácil. Em uma linha de montagem, você vê quando os produtos se acumulam em um determinado ponto. Nos processos de negócios, no entanto, eles podem ser mais difíceis de encontrar.
Comece com você mesmo. Existe uma rotina ou situação que causa regularmente estresse em seu dia? Essas frustrações podem ser realmente um indicador significativo de que um gargalo existe em algum lugar.
Por exemplo, imagine que você é responsável por revisar um relatório que outro membro da equipe cria a cada semana. Depois de terminar, você a entrega a outro membro da equipe, que tem que publicar o relatório na intranet da sua empresa. Devido à sua carga de trabalho, no entanto, o relatório geralmente fica em sua mesa por horas - então a próxima pessoa na linha às vezes tem que ficar até mais tarde no final do dia para publicá-la a tempo. Isso causa muito estresse para você, bem como seu colega. Nesse cenário, você é o gargalo.
Quais são os outros sinais de gargalo?
Longos tempos de espera - Por exemplo, seu trabalho está atrasado porque você está esperando um produto, um relatório ou mais informações. Ou materiais gastam tempo esperando entre etapas de um negócio ou processo de fabricação.
Trabalho Backlogged - Há muito trabalho empilhado em uma extremidade, e não o suficiente no outro lado.
Níveis elevados de estresse.
Duas ferramentas são úteis para ajudar a identificar os gargalos:
Use um fluxograma para ajudá-lo a identificar onde estão ocorrendo estrangulamentos. Os fluxogramas dividem um sistema detalhando cada etapa do processo em um fluxo diagramático fácil de seguir. Uma vez que você mapeia um processo, é muito mais fácil ver onde pode haver um problema. Sente-se e identifique cada passo que seu processo precisa para funcionar bem.
Por exemplo, no cenário de transporte rodoviário que mencionamos anteriormente, um fluxograma pode ser assim:
Passo 1 - Os produtos são fabricados na fábrica.
Passo 2 - As mercadorias são carregadas no caminhão.
Passo 3 - O armazém é notificado sobre a hora de chegada do caminhão.
Passo 4 - O armazém planeja uma empilhadeira para a hora prevista de chegada.
Passo 5 - O caminhão chega ao armazém e começa a descarregar.
Nesse caso, o atraso ocorreu porque os Passos 3 e 4 estavam faltando, o que levou a uma longa espera entre os Passos 2 e 5. Criar o fluxograma antes de investigar o problema teria ajudado você a ver rapidamente onde seu processo está quebrado.
Para começar, identifique o problema que deseja abordar. Então, trabalhando para trás, pergunte-se por que esse problema está ocorrendo. Continue perguntando "Por quê?" em cada passo, até chegar à causa raiz.
Considere nosso exemplo dos caminhões novamente. Volte ao começo e imagine que você não faz ideia de por que os caminhões estão atrasados.
Os caminhões são forçados a aguardar horas no armazém.
Por quê?
Como a empilhadeira não está pronta para descarregar os caminhões quando eles chegam.
Por que a empilhadeira não está pronta?
Porque há apenas uma empilhadeira, e é usado para outras coisas. O armazém não sabe que os caminhões estão chegando, então a empilhadeira não está programada para descarregar carga.
Por que o armazém não sabe que os caminhões estão chegando?
Porque ninguém ligou para contar a eles.
Por que ninguém chamou o armazém?
Porque o membro da equipe cujo trabalho era chamar o armazém deixou meses atrás, e ninguém foi designado para fazer as chamadas.
E há solução. Você identificou a causa raiz: um membro da equipe ausente. A solução fácil é delegar a tarefa a outra pessoa.
Ao trabalhar para trás e identificar a causa raiz, você pode ver claramente o que precisa mudar para corrigir o problema.
Como desbloquear gargalos?
Você tem duas opções básicas para desbloquear seu gargalo:
Aumentar a eficiência do passo do gargalo.
Diminuir a entrada para a etapa de gargalo.
Em nosso exemplo de transporte rodoviário, a solução clara foi aumentar a eficiência notificando o armazém. Como você pode aumentar a eficiência em outras situações dependerá muito da natureza do processo em questão, mas aqui estão algumas ideias gerais:
- Certifique-se de que qualquer coisa que seja alimentada no gargalo é livre de defeitos. Ao fazer isso, você garante que você não está desperdiçando o valioso recurso de gargalo ao usá-lo para processar material que será posteriormente descartado.
- Remova as atividades do processo de estrangulamento que poderiam ser feitas por outras pessoas ou máquinas.
- Atribua os membros da equipe mais produtivos e a tecnologia ao processo de gargalos.
- Adicione capacidade no processo de estrangulamento.
Para obter mais informações sobre como aumentar a eficiência dos processos, veja nosso artigo sobre Kaizen.
A outra opção, a diminuir a entrada, pode, em primeiro lugar, parecer bobagem. Mas se uma parte de um processo tiver o potencial de produzir mais resultados do que você precisa ou pode gerenciar, é uma resposta apropriada. Você pode ter uma situação em que você continua aumentando a quantidade de inventário de trabalho em andamento imediatamente após um passo que está funcionando de forma muito eficiente.
Por exemplo, as câmeras de velocidade podem "capturar" um grande número de motoristas que excedem o limite de velocidade. No entanto, cada violação de velocidade deve ser processada, e isso incorre em um custo. As câmeras podem pegar muito mais motoristas do que os departamentos de processamento podem lidar. Assim, muitas câmeras são programadas para identificar apenas os motoristas que ultrapassam o limite de velocidade ou operam somente em determinadas horas do dia ou em alguns dias da semana. Como resultado, o número de entradas para o sistema é reduzido ao nível que ele pode processar.
Pontos Importantes
Os gargalos podem causar grandes problemas para qualquer empresa, e identificar suas causas raiz é fundamental. Procure os sinais típicos de gargalos - como trabalho atrasado, espera (por pessoas, materiais ou papelada) e alto estresse relacionado a uma tarefa ou processo. Para garantir que você identifique a causa raiz (e não apenas um dos efeitos), use um Flow Chart ou a técnica dos 5 Porquês.
Para explorar o equilíbrio dos processos e resolver os gargalos com mais detalhes, leia "A meta" por Eliyahu M Goldratt e Jeff Cox, onde é tratada a teoria das restrições.
Aplique isso à sua vida
Existem alguns gargalos em qualquer um dos seus processos no trabalho? Você produz coisas que se sentam na caixa de entrada de um colega por horas ou dias antes de serem processadas? As coisas estão na sua caixa de entrada por dias porque você está muito ocupado? Você costuma esperar para receber materiais, relatórios ou informações de colegas e fazer essas tarefas de atraso que você precisa completar? Ou você está sempre atrasado enviando coisas para seus colegas?
Para cada situação de gargalo, identifique quem - ou o que - o gargalo é. É você, ou alguma outra pessoa, ou mesmo um processo automático?
Em seguida, determine se o processo funcionaria melhor se as entradas para o passo de estrangulamento fossem reduzidas ou se a eficiência fosse aumentada. Se o problema é a eficiência, como você pode melhorar? Não deixe de ver nossos cursos de Lean, Gestão de Projetos, Green Belt e Black Belt ou ainda o White Belt e Introdução ao Lean, que são totalmente gratuitos.
