Gerenciando finanças do projeto - entendendo e controlando custos

Geralmente, o custo é um dos principais fatores para determinar o sucesso de um projeto - e ninguém quer ser responsável por um custo excedido. Com isso em mente, como você se certifica de manter-se "dentro do orçamento" com o seu projeto? A resposta simples é "controle". Se você vai ter alguma chance de ficar dentro do orçamento, então você precisa gerenciar os custos do projeto de forma proativa e sistemática. Felizmente, existem muitas ferramentas e ideias que podem lhe dar esse controle.

O gerenciamento de custos do projeto inclui três processos básicos:

Estimativa de custos - Fazendo sua melhor avaliação dos custos dos recursos necessários para concluir um projeto.

Orçamento de custos - Atribuir estimativas de custos a itens de trabalho individuais e estabelecer uma linha de base para medir o desempenho.

Controle de custos - Controlando as alterações no orçamento do projeto.

Ao gerenciar esses processos e suas entradas e saídas, você pode desenvolver um sistema eficaz para garantir que seus custos de recursos permaneçam dentro do orçamento aprovado. Em resumo, o gerenciamento de custos do projeto é o processo de fazer o seguinte:

Comunicar os limites orçamentários aos projetistas e às pessoas que estão implementando o projeto.
Coletar dados de custo reais.
Comparar os custos reais com o orçamento original
Tomar medidas corretivas conforme necessário.

1. Estimativa de Custos

Esta é uma parte crítica do gerenciamento das finanças do projeto. As estimativas são usadas para todos os tipos de atividades, incluindo orçamento, previsão, planejamento de recursos e pessoal. É importante que você estime os custos de todos os recursos que serão cobrados do projeto - incluindo itens como trabalho, materiais e suprimentos - bem como quaisquer custos de contingência.

Uma estimativa de custo é uma avaliação de quanto custará para todos os recursos necessários para concluir as atividades do projeto. Também é uma boa ideia identificar e considerar alternativas de custo e incluí-las na estimativa.

Para determinar quais custos estimar, você pode usar uma variedade de entradas, a mais comum das quais é a estrutura analítica do projeto (WBS). Esta é uma lista detalhada de todas as coisas que precisam ser entregues e as atividades que precisam ser realizadas para concluir o projeto. A declaração do escopo do projeto também contém informações relacionadas a requisitos de recursos, restrições e premissas - o que pode ajudá-lo a identificar alternativas de custo, se apropriado.

Para completar suas estimativas, há uma variedade de ferramentas e técnicas que você pode usar:

Estimativa análoga - Use dados de projetos anteriores para construir uma estimativa de custos para o projeto atual. Isso pode ajudar se você tiver informações ou detalhes limitados sobre seus custos atuais.

Taxas de custo de recursos - Estabeleça custos unitários para horas e materiais usando as várias cotações e documentos de planejamento recebidos.

Estimativa bottom-up - Use o menor componente de trabalho na estrutura analítica do projeto e estime o custo de cada um. Em seguida, combine-os, à medida que você sobe os níveis, para determinar uma estimativa de custo geral.

Estimativa paramétrica - Use a relação estatística entre custo e alguma outra característica do item que está sendo estimado.

Software de computador - Muitos programas de gerenciamento de projetos podem calcular estimativas para você usando estatísticas ou simulações.

Depois de determinar sua estimativa de custo, registre as informações e documente seu processo de estimativa. Ao fornecer detalhes de suporte, talvez seja necessário incluir o seguinte:

Uma descrição da atividade.
Documentação de seus métodos e cálculos.
Uma lista de suposições feitas e restrições aplicadas.
Um intervalo típico para uma margem de erro razoável na sua estimativa.

2. Orçamento de Custos

Agora você pode preparar um orçamento. Este é o documento que pode ajudá-lo a obter os fundos necessários para concluir o projeto.

O que você está procurando criar através do processo orçamentário é uma linha de base de custo. Isso representa o orçamento aprovado e é usado para comparar e contrastar com os custos reais do projeto ao longo do tempo. A linha de base do custo serve como confirmação de como era a estrutura de custos do projeto quando o projeto foi originalmente aprovado. Usando a linha de base, você pode determinar se o desempenho de custo até a data está dentro de parâmetros aceitáveis.

À medida que o projeto avança, os custos são monitorados em relação à linha de base e quaisquer alterações são expressas em relação à linha de base. A linha de base serve como uma métrica principal para avaliar o desempenho, portanto, ela permanece estável e as alterações são refletidas em relação a ela.

As ferramentas a seguir ajudarão você a preparar um orçamento razoável para seu projeto:

Agregação de custos - Agregue ou some os números nas estimativas de custo de sua atividade para determinar um valor total do orçamento.

Análise de reservas - Construa um orçamento de contingência - alguns fundos extras - além das estimativas para os custos reais da atividade. Essa conta de reserva ajudará você a lidar com alterações não planejadas e despesas inesperadas que podem ser necessárias em algum momento durante o projeto.

Estimativa paramétrica - Use parâmetros predeterminados para adicionar valores de orçamento para elementos do plano que não fazem parte das estimativas de atividade.

Conciliação do limite de financiamento - Ao preparar seu orçamento, esteja ciente do fluxo de caixa esperado. Você provavelmente não receberá todo o dinheiro na frente, para gastar quando e como quiser. É mais provável que você espere espalhar seu orçamento total ao longo da duração do projeto. Isso significa que você precisa considerar o fluxo de caixa e, possivelmente, ajustar o cronograma do projeto de acordo. Um orçamento bem planejado analisa como e quando o trabalho é feito, não apenas os custos totais.

Tenha em mente que o orçamento global não apenas define uma linha de base de custo para o projeto, mas também estabelece um cronograma de financiamento. Lembre-se de incluir os valores de reserva em cada incremento de financiamento, porque os pedidos de mudanças - e despesas inesperadas - quase certamente surgirão.

3. Controle de Custos

As pessoas podem vir até você e pedir que sejam feitas alterações ou que recursos extras sejam adicionados ao projeto. Se você concordar com essas mudanças porque elas são agradáveis de se ter, você rapidamente ultrapassará o orçamento.

As solicitações de mudança são uma das razões pelas quais o controle de custos é tão importante, mas há muitas outras atividades que fazem parte do controle de custos. Isso inclui o monitoramento dos gastos reais e a análise das variações entre o orçamento e os custos reais. É importante criar e estabelecer um sistema de controle eficaz, para que você possa responder às mudanças de maneira apropriada e comunicar alterações de custos de maneira oportuna.

Os principais elementos do controle de custos incluem o seguinte:

Controle de mudanças - Este é um processo que descreve como as mudanças nos custos da linha de base podem ser sugeridas e implementadas. Ele descreve os procedimentos que as pessoas devem usar se quiserem solicitar mudanças. Isso inclui a documentação que eles precisam concluir, como as solicitações de alterações são rastreadas e qual processo de aprovação elas podem esperar.

Sem um processo de mudança claro, as pessoas muitas vezes continuam pedindo mais e mais do projeto. Tenha em mente que o gerenciamento de custos do projeto não é apenas sobre números; é também sobre como gerenciar o escopo do projeto e lidar com as pessoas. Aprenda a ser firme e reconheça quais mudanças são realmente necessárias.

Análise de medição de desempenho - esta atividade é toda sobre os números. Você avalia a significância dos desvios da linha de base do orçamento, bem como a causa e a ação corretiva necessária. O Project Management Institute recomenda a técnica de valor agregado (EVT), descrita no PMBOK (Project Management Body of Knowledge).

Há uma variedade de cálculos que você pode usar:

Valor planejado (VP)
Valor Agregado (EV)
Custo real (AC)
Desvio de Custos
Desvio de cronograma
Índice de desempenho de custo (CPI)
Schedule Performance Index (SPI)

Previsão - envolve prever o futuro do projeto com base no desempenho até a data. Completar as previsões periodicamente ao longo de um projeto ajudará você a fazer isso. As previsões fornecem informações valiosas para ajudá-lo a lidar de maneira proativa com as variações.

Estimativa para concluir - Você pode estimar o custo para concluir o projeto com base no que foi concluído até o momento, em comparação com seu orçamento na conclusão.

Custo real estimado - Esta é uma previsão do valor total mais provável do projeto concluído.

Revisões de desempenho do projeto - Elas comparam o desempenho de custo ao longo do tempo, bem como os marcos. Algumas técnicas são análise de variância, análise de tendências e valor agregado (descrito acima).

Todas essas análises são normalmente incluídas como atualizações regulares no relatório do projeto, bem como nos documentos de conclusão do projeto. O controle de custos é muito útil para o planejamento de projetos futuros, portanto, quanto mais completa for sua análise antes de começar, melhor será o planejamento do seu projeto no futuro.