Como obter o melhor benefício possível de um projeto?
Os projetos são os motores da mudança na maioria das organizações.
Quando você decide que precisa de algo novo, ou você precisa de algo antigo feito de uma maneira nova, nasce um projeto. A partir de então, os esforços se concentram no planejamento, preparação, execução, monitoramento e gerenciamento desse projeto. Mas você já teve um projeto que, em última análise, não entregou os benefícios que você precisava?
Pode decorrer uma grande quantidade de tempo entre o momento em que um projeto é criado e sua conclusão. As coisas podem mudar ao longo do caminho à medida que você supera os obstáculos. E mesmo mudanças muito pequenas no projeto e na execução do projeto podem afetar se os benefícios que você queria quando você criou o projeto ainda são abordados no resultado final. É esse tipo de problema que abordamos nos nossos cursos de Gestão de Projetos, Green Belt e Black Belt.
Quando há uma conexão fraca entre os entregáveis do projeto e as necessidades da organização, existe o risco de que os benefícios de um projeto possam ser perdidos ao longo do caminho. (Isto é particularmente o caso quando a equipe do projeto é separada do cliente do projeto.) É aqui que faz sentido estabelecer um caso claro para o projeto - para que você possa se certificar de que os entregáveis atendem às expectativas e dar à organização os benefícios que espera.
Começando com o fim?
"Gerenciamento de Benefícios" é o processo pelo qual você garante que seus projetos entregam o que deseja. Feito de forma eficaz, ajuda a garantir que os resultados da sua empresa ofereçam valor ao negócio e o retorno do investimento apropriado.
No processo de gerenciamento de benefícios, você responde perguntas como estas:
- Por que estamos fazendo isso?
- Qual objetivo comercial esse projeto ajudará a atender?
- Definimos todos os benefícios que esperamos?
- Nós justificamos o tempo e as despesas do projeto?
- Como mediremos os benefícios?
- O projeto ainda é válido?
- Os benefícios ainda são relevantes?
Investir seu tempo no gerenciamento de benefícios ajuda você a reduzir o risco geral do projeto. Isso obriga você a analisar as questões organizacionais que podem prejudicar o sucesso de um projeto e, em seguida, lidar com essas questões no plano do projeto. Depois de tudo, você começa por saber o que deseja que pareça o resultado final, você provavelmente irá melhorar a sua capacidade de prever e evitar muitos obstáculos potenciais.
Como é o processo de Gestão de Benefícios?
Um benefício é o resultado desejado de um projeto que foi criado para atender a uma necessidade operacional particular. Por exemplo, um projeto projetado para reduzir o tempo necessário para processar uma ordem tem benefícios como o atendimento ao cliente melhorado, o aumento das vendas e a frustração reduzida para o pessoal de vendas que tem que lidar com as reclamações dos clientes.
O objetivo da gestão de benefícios é garantir que seu projeto ofereça benefícios claros - ao contrário de simplesmente garantir que o projeto seja completado dentro de limites específicos de tempo e recursos. Assim, enquanto o sucesso do gerenciamento de projetos é entregável no tempo e no orçamento, o sucesso da gestão de benefícios leva um passo adiante - para garantir que a iniciativa entregue os resultados esperados.
Quais são as principais fases de gerenciamento de benefícios?
Fase Um: Definir e Desenvolver os Benefícios
Durante a iniciação do projeto:
- Converse com todas as partes interessadas para descobrir quais benefícios e resultados esperam, e por quê.
- Crie uma declaração de benefícios.
- Liste os benefícios finais que deseja, e certifique-se de distinguir entre "deve ter" e "seria bom se tivesse" não reembolsáveis.
- Identifique como os benefícios estão alinhados com a estratégia da empresa e as necessidades do negócio.
- Decida o que deve acontecer em conexão com o projeto para maximizar os benefícios.
- Identifique as mudanças ou outros projetos necessários para suportar e alcançar o resultado do projeto principal, e certifique-se de que estes estejam no plano. Por exemplo, os trabalhadores precisam de treinamento extra? Você precisa de uma nova campanha publicitária para informar o mercado sobre o seu novo recurso? Ou você precisa contratar pessoas adicionais ou comprar novos equipamentos para aproveitar ao máximo a mudança?
- Estenda a análise de custo-benefício para incluir os benefícios que você identificou.
- Lembre-se de buscar benefícios tangíveis e intangíveis.
Fase Dois: Desenvolver o Plano de Benefícios
Novamente, durante a iniciação do projeto:
- Observe o plano geral do projeto e verifique se as atividades de apoio apropriadas estão incluídas, para que você possa garantir que os benefícios sejam alcançados no tempo. Use ferramentas tradicionais de gerenciamento de projetos, como gráficos Gantt e cartas PERT, para completar e acompanhar o cronograma de benefícios.
- Cuidado com lacunas nos benefícios, bem como benefícios adicionais.
- Identifique quem é responsável pela entrega dessas atividades de apoio.
- Estabeleça métricas para cada benefício e determine quando e como você determinará que o benefício foi entregue.
- Determine como os benefícios serão reportados. Você pode usar relatórios de marco bem como um painel de benefícios como ferramentas de relatório.
- Inclua um resumo de gerenciamento de benefícios no caso de negócios para o projeto.
Fase três: monitorar os benefícios durante a implementação do projeto
À medida que o projeto avança:
- Acompanhe regularmente o seu progresso em direção à entrega dos benefícios esperados.
- Modifique o plano de benefícios conforme necessário quando o plano geral do projeto mudar.
- Estabeleça um sistema de comunicação entre você e o gerente do projeto (se esta for uma pessoa diferente). Isso ajuda a garantir que você rotineiramente discuta e considere os benefícios.
- Fornecer apoio à equipe do projeto e usar a declaração de benefícios para incentivar seu trabalho.
- Cuidado com "benefícios exacerbados" - certifique-se de que as expectativas das pessoas não cresçam demais durante o projeto. Quando você começa a esperar muitos benefícios, isso pode enfraquecer o impacto geral do projeto e levar a desapontamentos quando os benefícios imaginados não são entregues. Se sua lista de benefícios-requerida continua crescendo, muitas vezes é melhor criar projetos separados para cada intenção e foco específicos.
Fase 4: Complete o projeto e reveja seus benefícios
Para o final do projeto:
- Identifique os benefícios que foram alcançados e procure lacunas e oportunidades perdidas.
- Monitore as necessidades contínuas dos seus trabalhadores para garantir que eles continuem a aproveitar os benefícios. Considere a criação de um sistema para comunicar as necessidades futuras. Esta é uma maneira de coletar ideias para projetos futuros.
- Registre o que foi bem e o que precisava de melhorias. Isso ajuda a aprendizagem contínua dentro de sua organização.
Pontos Importantes
Os benefícios são a razão pela qual qualquer projeto é criado e implementado.
A gestão de benefícios é tudo para garantir que o trabalho árduo e o investimento que se destinou ao projeto proporcionam o maior retorno comercial possível. Os projetos tendem a mudar ao longo de seus ciclos de vida, e mesmo pequenas mudanças podem produzir resultados diferentes. É por isso que é importante concentrar-se nos benefícios do projeto e não apenas na sua conclusão em tempo hábil.
A gestão de benefícios obriga você a manter-se focado em por que você iniciou o projeto em primeiro lugar. E não para depois que o projeto termina, como o gerenciamento de projetos tradicional - continua até que todos os benefícios sejam claramente alcançados. Você pode usar a mesma estrutura de planejamento de projeto que o resto do projeto para fazer isso, mas você precisará construir marcos específicos de benefícios, bem como estabelecer responsabilidades claramente e configurar sistemas de comunicação apropriados. Feito desta forma, o gerenciamento de benefícios pode ser uma adição inteligente a um plano abrangente de gerenciamento de projetos. Para aprofundar seus conhecimentos não deixe de realizar nossos cursos de Gestão de Projetos, Green Belt e Black Belt.
