Um bom planejamento e gerenciamento de projetos é muito importante para otimizar a rotina de trabalho e fazer total diferença nos resultados de uma empresa. No entanto, para obter sucesso, é importante saber se comunicar da forma correta, para assim obter maior clareza em todos os processos. Dessa forma, diante de qualquer dúvida, é essencial utilizar um glossário de gerenciamento de projetos para garantir que está passando a mensagem correta.
Por que utilizar um glossário de gerenciamento de projetos?
Os termos "gerenciamento de projetos" e "gerenciamento de programas" são familiares na maioria das empresas e setores.
No entanto, esses termos e outras palavras relacionadas podem ter diferentes significados para diferentes pessoas. Frequentemente, isso ocorre pois as pessoas começam a usar essas palavras que estão em alta, mas sem entenderem o real significado por trás delas, o que pode gerar muita confusão.
Este artigo oferece um glossário de referência rápida de palavras comumente usadas no campo de gerenciamento de projetos e programas, com definições típicas. Dessa forma, ao falar sobre esses assuntos, você poderá se comunicar da forma correta e sem interpretações erradas.
Se sua organização usa uma metodologia de gerenciamento de projeto específica, sempre consulte o glossário próprio de sua metodologia.
Glossário de gerenciamento de projetos
Confira quais são os termos mais utilizados na rotina de gerenciamento de projetos e quais são seus significados. Dessa forma, você poderá se comunicar de forma clara e tornar seus processos mais nítidos e rápidos.
Pessoas e Organização:
Gerente de programa
Pessoa encarregada de gerir um programa.
Analista de projetos
Pessoa que apoia o gerente em um projeto maior, realizando pesquisas, análise de dados, redigindo documentos e acompanhando orçamentos e cronogramas.
Gerente de projeto
Pessoa responsável por garantir que um projeto seja entregue conforme as especificações, dentro do prazo e do orçamento. Os gerentes de projeto precisam coordenar as atividades de muitos especialistas.
Escritório do Projeto
Em projetos e programas maiores, geralmente há um Escritório do Projeto, composto por um Gerente do Escritório do Programa e, possivelmente, um administrador, e até mesmo um contador.
O escritório do projeto tem a função de consolidar relatórios regulares do progresso dos projetos individuais para o gerente do programa. Além disso, ele mantém um banco de dados central de documentos do projeto, lança e reforça modelos e formatos de documentos consistentes, e executa outras tarefas administrativas centralizadas para apoiar a equipe do projeto.
Patrocinador do projeto
A pessoa que deseja a entrega de todos os benefícios pretendidos do projeto, para assim melhorar a parte da organização pela qual é responsável.
Stakeholders
Stakeholders são os grupos ou indivíduos que têm interesse no resultado do projeto, embora o interesse de cada grupo seja geralmente específico deles. As partes interessadas típicas podem incluir acionistas, clientes, fornecedores, parceiros e membros da equipe do projeto.
Certamente, o gerenciamento das partes interessadas é uma parte muito importante do trabalho de um gerente e do patrocinador do projeto.
Documentos:
Business Case (caso de negócio)
Estabelece os benefícios que o projeto deve proporcionar, como ele os alcançará, quanto custará e quanto tempo levará.
Geralmente dois estágios dividem o business case: a primeira aprovação do projeto ocorre com o business case inicial. Uma vez que isso seja garantido, é necessário desenvolver o business case completo, incluindo custos e cronogramas detalhados. Normalmente, um grupo de gerenciamento sênior também deve aprovar antes que o projeto possa prosseguir.
Controle de mudanças
O documento de controle de mudanças deve ser preenchido caso seja preciso fazer uma alteração em algum aspecto do plano de projeto da linha de base. Assim, isso registra a justificativa de determinada mudança, quem a aprovou e o impacto que tem no custo e no cronograma. Dessa forma, um Registro de Mudanças reúne todas as mudanças aprovadas.
Post Implementation Review (PIR)
PIR é uma revisão feita alguns meses depois que um projeto vai ao ar, para avaliar se ele entregou ou não os benefícios de negócios para os quais seus resultados foram concebidos.
Carta do projeto
As cartas do projeto estabelecem: o propósito geral e o escopo do projeto, os nomes do patrocinador, principais interessados e gerente de projeto proposto. Sendo assim, as cartas têm importância durante os primeiros estágios de obtenção da aprovação do projeto.
Documento de Iniciação do Projeto (PID)
O PID é elaborado no início do ciclo do projeto e funciona como um guia, apresentando claramente a justificativa do projeto, quais serão seus objetivos e como o projeto será organizado. Dessa maneira, o PID ajuda a garantir que todos saibam o que está acontecendo desde o início.
Mandato do projeto
Documento que geralmente dispara um projeto. Sendo assim, se refere ao que o projeto precisa alcançar e como isso se encaixa na estratégia geral. Além disso, normalmente identifica quaisquer restrições importantes e limites do escopo.
Estrutura analítica do projeto (EAP)
EAP é uma estrutura analítica do projeto, em que divide grandes tarefas em subdivisões de trabalho ou ações mais gerenciáveis. Para isso, é possível alocar as equipes ou indivíduos utilizando uma Matriz de Atribuição de Responsabilidades .
Monitoramento e Relatórios:
CARDI Log
Um modelo de CARDI Log é um documento geralmente usado pelos gerentes de um projeto para rastrear suas restrições, premissas, riscos, dependências e problemas. Dessa forma, esse modelo possivelmente é um dos documentos mais úteis que você pode desenvolver para manter seu projeto organizado, o que aumenta a eficácia e desempenho dos colaboradores.
Normalmente ele mostrará quem identificou cada parte, quem é o responsável por gerenciá-lo e a ação que está sendo proposta ou executada.
RAG Status
RAG significa Red-Amber-Green (Vermelho-Âmbar-Verde, em português) e descreve o status de um projeto ou parte de um projeto em um Painel do Projeto.
Dashboard do projeto
Dashboards são relatórios altamente visuais que mostram o andamento dos projetos dentro de um programa. Eles são mais úteis quando emitidos regularmente - normalmente em uma base semanal, e são particularmente úteis para gerentes de programa e patrocinadores.
Registro de riscos
O registro de riscos é utilizado no plano de gerenciamento do projeto. Ele detalha todos os riscos identificados e como está o andamento atual.
Agendamento:
Caminho crítico
Durante um projeto, muitas atividades ocorrem ao mesmo tempo. No entanto, algumas atividades devem ser realizadas em sucessão. Dessa forma, o caminho crítico de um projeto é a sequência de tarefas que define a duração mínima possível do projeto. Portanto, atrasos em qualquer uma das atividades no caminho crítico atrasarão a conclusão do projeto.
Gate
Muitos projetos grandes dividem-se em estágios, como investigação, desenvolvimento, teste e lançamento. Dessa forma, o "gate" é a passagem, em que o gerente decidirá quando o projeto está pronto para passar para a próxima etapa.
Milestone
Milestones são os principais pontos de realização ou eventos significativos em um projeto maior. Dessa forma, o relatório de marcos do projeto monitora o status do projeto a apresenta esses pontos.
Diagrama de Gantt
Gráfico de Gantt é uma ferramenta de planejamento que ajuda os gerentes de projeto a organizarem e agendarem as tarefas que precisam ser concluídas em um projeto. Além disso, esse gráfico também ilustra o avanço das diferentes etapas de um projeto.
Gráfico PERT
Os gráficos PERT são visualmente gráficos de análise de caminho crítico, em que tentam estimar o tempo que cada atividade levará com mais precisão. Para isso, utiliza-se uma fórmula para calcular a duração da atividade mais provável, com base nos intervalos mais curtos e longos possíveis.
Dessa forma, essa estimativa é uma questão chave no gerenciamento do tempo e há uma tendência das pessoas em subestimarem o tempo necessário para concluir uma atividade. Portanto, o uso do PERT ajuda as pessoas a fazerem melhores estimativas, gerenciamento de tempo e, consequentemente, melhores resultados.
Custeio:
Preço Fixo
O acordado da precificação ocorre antecipadamente com o empreiteiro para a entrega das obras especificadas. Essa forma pode controlar melhor os custos, portanto são mais vantajosas para os gerentes de projetos. No entanto, caso possíveis circunstâncias imprevistas tragam mais trabalho do que esperavam, pode não ser tão vantajoso para os empreiteiros.
Cost Plus Pricing
Cost Plus Pricing é uma estratégia de precificação de contrato em que o contratante calcula o preço do trabalho com base no custo, mais uma taxa fixa ou percentual. Essa forma de precificação é atraente para os contratantes, pois limita os riscos.
No entanto, os gerentes de projeto podem considerar menos atraente, pois torna o orçamento mais difícil e corre o risco de custos adicionais, caso os prazos sejam estendidos ou se for necessário trazer equipamentos adicionais.
Precificação de tempo e materiais
Essa forma de cobrança leva em consideração o trabalho realizado, o tempo gasto e o custo dos materiais usados.
Termos gerais:
Programa
Um conjunto de projetos relacionados. Embora os projetos tenham duração finita, os programas costumam estar em andamento - por exemplo, um programa de desenvolvimento de um novo produto.
Baseline (linha de base)
É o plano de projeto inicial aprovado (incluindo escopo, orçamento e cronograma). Portanto, a Baseline funciona como um guia e apresenta a amostra visual de que o projeto está pronto para ser iniciado ou continuado.
O monitoramento da linha de base e quaisquer mudanças em seu plano plano é o que mede o progresso do projeto.
Escopo
O escopo é a extensão do que o projeto foi projetado para fazer. Isso cobre funcionalidade, sistemas, interfaces, processos, departamentos e partes externas de interesse (como fornecedores e clientes). Dessa forma, os projetos que sofrem de "aumento do escopo" têm grande probabilidade de exceder o cronograma e o orçamento originais.
Escalonamento
Uma pessoa é escalada na hierarquia de gerenciamento do projeto ou programa, caso ocorra algum problema em um projeto, mas o responsável não seja capaz de resolver. Isso ocorre até chegar a alguém que possa autorizar uma solução.
Crashing
Quando o cronograma geral do projeto precisa ser reduzido, o caminho crítico do projeto é "quebrado" ou encurtado. Dessa forma, é comum utilizar custos extras para chegar ao resultado final.
Projetos Turnkey (chave na mão)
O nome vem da ideia de que o patrocinador do projeto pode simplesmente "virar a chave" em um projeto entregue que, em seguida, "liga". Os projetos turnkey costumam fazer parte de programas maiores.
PRINCE 2
PRINCE 2 é uma metodologia criada para melhorar o desempenho de tempo, qualidade e de riscos no gerenciamento de um projeto. Notoriamente, essa é, provavelmente, a metodologia de gerenciamento de projetos mais amplamente usada, pois está presente em uma diversa gama de indústrias.
PMBOK
O Project Management Body of Knowledge (PMBOK®) é um padrão internacionalmente reconhecido para práticas e informações de gerenciamento de projetos.
Agile
O Agile Project Management usa fases curtas e contínuas de desenvolvimento e fases de teste integradas. Diferente das abordagens tradicionais de gerenciamento de projetos em cascata, que ocorrem em uma única fase de desenvolvimento.
Slippage
Esta é a quantidade de tempo que um projeto ou uma atividade dentro de um projeto está atrasada.
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