Gestão de Projetos

15/11/2018

Última atualização: 12/06/2024

Gráfico de Gantt: o que é e para que serve

Quer você seja um novato ou veterano em gerenciamento de projetos, provavelmente já ouviu falar de gráfico de Gantt. Embora os gráficos de Gantt possam parecer intimidadores, eles não são tão misteriosos quanto você imagina.

Neste guia, você aprenderá tudo o que precisa saber sobre o gráfico de Gantt, desde sua definição, componentes básicos, para que serve, exemplos práticos e como fazer um. 

Descubra como funcionam os gráficos de Gantt e por que tantas equipes de projeto os utilizam no gerenciamento de projetos. Assista a este vídeo para uma rápida análise do básico.

O que é um gráfico de Gantt?

Um gráfico de Gantt é um gráfico de barras horizontais usado no gerenciamento de projetos para representar visualmente um plano de projeto ao longo do tempo. Os gráficos de Gantt normalmente mostram o cronograma e o status, bem como quem é o responsável por cada tarefa do projeto.

Aqui está uma rápida olhada nos detalhes que um gráfico de Gantt permite capturar rapidamente:

Em outras palavras, um gráfico de Gantt é uma maneira super simples de comunicar o que será necessário para entregar um projeto dentro do prazo e do orçamento. Isso significa que é muito mais fácil manter a equipe do projeto e as partes interessadas em sintonia desde o início.

Quem inventou o gráfico de Gantt?

O primeiro gráfico de gerenciamento de projetos foi inventado por Karol Adamiecki em 1896. Então, por que não é chamado de gráfico de Adamiecki? Boa pergunta!

Embora Adamiecki tenha criado seu precursor do gráfico de Gantt, chamado harmonograma, no final do século 19, ele não o publicou até 1931. Ele teve exposição limitada na época porque foi publicado apenas em polonês.

Enquanto isso, Henry Gantt publicou seu próprio sistema de gerenciamento de projetos na década de 1910 para um público muito mais amplo.

Aqui está um rápido histórico dos gráficos de Gantt:

Componentes básicos de um gráfico de Gantt

Os gráficos de Gantt podem parecer complicados à primeira vista. Mas depois de aprender a lê-los, você será capaz de saber exatamente onde estão seus projetos e o que precisa acontecer para guiá-los ao sucesso.

Ler um gráfico de Gantt realmente se resume a entender como os diferentes elementos se unem para fazer um gráfico de Gantt funcionar. Aqui está um exemplo simples de gráfico de Gantt com explicações dos componentes principais:

Vamos detalhar as partes básicas de um gráfico de Gantt para que você entenda como elas funcionam em um plano de projeto.

Para que serve um gráfico de Gantt no gerenciamento de projetos?

No gerenciamento de projetos, os gráficos de Gantt são usados ​​para planejar e programar projetos. Um gráfico de Gantt é extremamente útil porque permite simplificar projetos complexos em um plano fácil de seguir e acompanhar o status das tarefas à medida que o trabalho avança.

Os gráficos de Gantt também ajudam a controlar os prazos, marcos e horas trabalhadas do projeto, para que você possa identificar e resolver atrasos ou excedentes antes que eles causem estragos em seu projeto.

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Quem usa gráficos de Gantt?

Os gráficos de Gantt são usados ​​por gerentes de projeto, proprietários de empresas, líderes de equipe e executivos em diversos setores e em vários departamentos. Aqui estão apenas alguns tipos de empresas e equipes que usam gráficos de Gantt para planejar, programar e executar seus projetos:

Quando você deve usar um gráfico de Gantt?

Um gráfico de Gantt é útil quando seu projeto requer mais planejamento do que uma lista básica de tarefas. Aqui estão alguns sinais claros de que você precisará de um gráfico de Gantt para realizar o trabalho:

Se QUALQUER uma das condições acima se aplicar ao seu projeto, use um gráfico de Gantt!

Exemplos de gráficos de Gantt

Agora vamos dar uma olhada em 7 exemplos de gráficos de Gantt que você pode usar para diferentes tipos de projetos. Use essas ideias como um ponto de partida fácil para criar um gráfico de Gantt para seus projetos.

Gráfico de Gantt do projeto de software

Adotando uma abordagem híbrida para um próximo projeto de software? Este plano de desenvolvimento de software mostra como usar um gráfico de Gantt para um projeto Agile . As tarefas foram organizadas em grupos com base em sprints, com marcos para planejamento e implantação de sprints.

Gráfico de Gantt do projeto de design

Este exemplo de gráfico de Gantt é perfeito para planejar a construção ou reformulação de um site. Ele divide as atividades em fases básicas, desde descoberta, conteúdo e design até desenvolvimento, lançamento e manutenção. Sinta-se à vontade para manter o plano de desenvolvimento do seu site simples ou desenvolvê-lo para cobrir todas as bases do seu projeto.

Gráfico de Gantt de produção de mídia

Quer chegar um passo mais perto das luzes, da câmera e da ação? Projetamos este cronograma de produção de vídeo para ajudá-lo a atingir as datas de lançamento na hora certa. Neste exemplo de gráfico de Gantt, as tarefas são organizadas e codificadas por cores pelas 3 fases de um projeto de mídia: pré-produção, produção e pós-produção.

Gráficos de Gantt de marketing

Escrever seu primeiro plano de marketing pode parecer assustador. Este plano de marketing digital facilita o delineamento de estratégias-chave para atingir seus objetivos. Use este gráfico de Gantt para acompanhar o progresso das metas e manter sua equipe e as partes interessadas informadas. Neste exemplo, agrupamos iniciativas trimestrais por tipo de projeto.

Gráfico de Gantt para planejamento de eventos

Esta lista de verificação do plano de eventos divide seu plano de eventos em todos os detalhes granulares. Você pode agrupar tarefas por fase de planejamento e até mesmo por fornecedor. Neste exemplo, usamos marcos para rastrear reuniões, decisões e prazos importantes e adicionamos dependências entre tarefas que devem ser realizadas antes que a próxima possa começar.

Gráfico de Gantt de construção

Os gerentes de projetos de construção contam com gráficos de Gantt para gerenciar peças móveis em grandes projetos. Neste exemplo de cronograma de construção , cada fase do processo de construção foi dividida em seu próprio grupo de tarefas. Importantes assinaturas de contratos e inspeções são representadas por marcos.

Como fazer um gráfico de Gantt

Agora que você conhece os fundamentos do gráfico de Gantt, está pronto para arregaçar as mangas e criar seu próprio gráfico de Gantt! Vamos percorrer o processo de construção de um gráfico de Gantt para seu próximo projeto.

O que você precisa para criar um gráfico de Gantt? 

Você não pode construir um gráfico de Gantt sem conhecer algumas informações básicas do projeto. É por isso que é importante responder primeiro a algumas perguntas simples.

Essas perguntas podem ajudá-lo a reunir todos os detalhes certos para que você possa esboçar um plano de projeto antes de criar seu gráfico de Gantt. Obtenha uma visão mais detalhada de como escrever um bom plano de projeto.

O que considerar ao fazer um gráfico de Gantt

Como construir um gráfico de Gantt básico em minutos

Existem muitas maneiras diferentes de fazer um gráfico de Gantt. Algumas pessoas usam aplicativos de desktop tradicionais para criar um gráfico de Gantt, enquanto outras usam software de gerenciamento de projetos colaborativos .

Apenas certifique-se de escolher um construtor de gráfico de Gantt que forneça os recursos necessários.

Etapa 1: configure os detalhes do seu projeto

Antes de começar a mapear tarefas em um cronograma, você precisa reunir alguns detalhes básicos do projeto.

Dê um nome e uma data de início ao seu projeto e selecione os dias da semana que deseja incluir no seu projeto.

Dica : você tem duas opções para acelerar sua construção se não quiser criar um gráfico de Gantt do zero: criar um projeto a partir de um modelo 

Depois de concluir esses princípios básicos, clique em Criar novo projeto para prosseguir com a adição de tarefas.

Etapa 2: adicione tarefas ao seu projeto

Adicionar tarefas ao gráfico de Gantt é a primeira etapa na criação do cronograma do projeto. Para criar tarefas, clique no link Adicionar Tarefa ( +Task ) e digite o nome da sua primeira tarefa.

Pressione Enter para adicionar outra tarefa. Repita esse processo até que todas (ou a maioria) de suas tarefas sejam adicionadas à lista de tarefas.

Etapa 3: agende suas tarefas

Agora que você tem uma lista completa de trabalhos a serem realizados, é hora de agendar todas essas tarefas. 

Para colocar a barra de tarefas em seu gráfico de Gantt, basta clicar na linha do tempo abaixo da data em que deseja agendar sua tarefa. Em seguida, arraste um dos lados da barra de tarefas para encurtar ou prolongar a duração da tarefa.

Etapa 4: adicione marcos importantes do projeto

Adicionar marcos ao seu gráfico de Gantt facilita o rastreamento de prazos de projetos, aprovações, reuniões e outras entregas ou eventos importantes. Para adicionar um marco ao seu gráfico de Gantt, basta clicar no link Marco , dar um nome ao seu novo marco e arrastar o ícone do marco pelo gráfico de Gantt para agendá-lo na linha do tempo.

Repita esse processo até adicionar todos os seus marcos à lista.

Etapa 5: adicione dependências às tarefas que precisam delas

Agora que suas tarefas e marcos foram inseridos e agendados, passe o mouse sobre uma tarefa e clique no ponto cinza que aparece.

Clique e arraste a linha de dependência para a tarefa à qual deseja vinculá-la.

Passo 6: Convide pessoas para o seu projeto e atribua tarefas aos responsáveis

Clique no botão Convidar pessoas no canto superior direito do seu projeto para acessar a página Pessoas do seu projeto . A partir daí, clique no link azul Convidar Pessoas , localizado logo abaixo da lista de pessoas que já fazem parte do seu projeto.

Se o usuário já existir em sua conta:

Basta marcar a caixa de seleção ao lado da pessoa que você deseja adicionar ao seu projeto e clicar no botão azul Adicionar ao projeto que aparece. 

Se o usuário ainda não existir em sua conta:

Clique no link Adicionar nova pessoa . Em seguida, insira o nome e o endereço de e-mail da pessoa, selecione a permissão em nível de empresa e clique no botão Adicionar usuário à empresa .

Sinta-se à vontade para adicionar sua própria mensagem de notificação personalizada e clique em Adicionar ao projeto para finalizar o convite. 

Etapa 7: aplique cores de tarefas para aprimorar a visualização em seu gráfico de Gantt

A cor é uma ótima maneira de tornar seu gráfico de Gantt fácil de entender rapidamente.

Passe o mouse sobre a barra de tarefas e clique no quadrado colorido. Escolha uma nova cor e pronto!

Melhores práticas para criar um gráfico de Gantt eficaz

Se você deseja construir um gráfico de Gantt que todos possam usar e navegar, existem algumas regras simples que você deve ter em mente. Siga estas dicas simples e práticas recomendadas para criar um bom gráfico de Gantt que seja fácil de atualizar e gerenciar.

Seja granular com as tarefas.

Quanto mais detalhes você puder detalhar quando se trata de tarefas, melhor será capaz de acompanhar o progresso e as etapas que levam a uma entrega. Consulte a estrutura analítica do seu trabalho e liste as etapas usadas para criá-la.

Organize as tarefas em grupos ou fases.

A criação de grupos de tarefas tornará seu plano mais fácil de digitalizar e entender. Isso também permitirá que sua equipe e as partes interessadas vejam quais tarefas fazem parte de uma entrega ou fase.

Adicione detalhes e documentos importantes às tarefas.

Às vezes, sua equipe e seus clientes podem esquecer com o que se comprometeram. Ou talvez não entendam completamente a intenção de uma tarefa ou grupo.

Use a seção de notas do seu plano (a maioria dos softwares de gráfico de Gantt deve fornecer isso) para esclarecer as coisas. Enquanto você faz isso, certifique-se de fazer upload dos arquivos principais diretamente para a tarefa para que tudo esteja pronto e aguardando o início do trabalho.

No exemplo de projeto abaixo, adicionamos notas sobre o escopo da tarefa e carregamos uma cópia do resumo criativo para obter mais detalhes.

Rotule as tarefas por parte responsável.

Essa dica é útil para qualquer projeto, mas é especialmente útil para projetos de clientes. Identificar qual equipe ou empresa é responsável por cada tarefa torna seu gráfico de Gantt muito fácil de digitalizar.

Ao criar uma tarefa, você pode atribuir rótulos configurados na guia Pessoas ou simplesmente colocar o nome da empresa (ou um acrônimo) na frente da tarefa. Veja como marcamos as tarefas no seguinte exemplo de gráfico de Gantt:

Claro, você também vai querer dar um passo adiante e atribuir cada tarefa à pessoa responsável. Isso o ajudará na alocação de recursos e na responsabilização.

Exiba as datas de início e término de cada tarefa

Parece uma dica boba, mas é fácil esconder essa informação em alguns apps! 

Independentemente da ferramenta que você está usando, você deseja deixar claro não apenas quando uma tarefa termina, mas também quando ela começa. Novamente, isso ajudará a manter sua equipe e clientes responsáveis.

Não pule dependências.

Se você não pretende avançar no projeto sem aprovação - ou se uma tarefa deve ser concluída antes da outra - agora é sua chance de anotar isso.

Nem toda ferramenta de planejamento oferece funcionalidade de dependência e pode ser de grande ajuda. À medida que seu plano muda, o fluxo do trabalho permanecerá intacto.

Não atribua trabalho sem verificar a disponibilidade da equipe.

Se você tiver a sorte de usar um produto que mostra a disponibilidade geral da equipe, use-o! Saber o quão ocupada sua equipe está e de quais projetos ela faz parte terá um papel importante na entrega do trabalho no prazo e na manutenção do moral da equipe.

Ter uma visão geral da disponibilidade e do trabalho conflitante de sua equipe o ajudará a ajustar seu plano para atender às necessidades do trabalho de projeto existente ou mudar os marcos definidos em seu plano.

Não negligencie feriados e folgas.

Agora é sua chance de bloquear uma folga em seu plano. Isso é importante agora porque, assim que sua linha do tempo mudar (você sabe que mudará, não lute contra isso), você estará sujeito a cometer um erro e perder o prazo em uma data que deveria ser bloqueada. Se você anotá-los em seu plano, isso não acontecerá.

Não se esqueça de pedir feedback.

Se você entregar um plano que contém um erro, interpreta mal uma tarefa ou até mesmo perde uma data, isso pode criar confusão e atrasos. Portanto, reúna um colega de equipe e peça-lhe que revise seu gráfico de Gantt antes de publicá-lo para revisão.

Claro, você também vai querer estar pronto para receber feedback sobre seu plano. Formalizar um plano significa pegar um conjunto de ideias e expandi-las. Isso também significa que você pode interpretar algo de maneira diferente de um colega de equipe. Tudo bem!

Não configure e esqueça.

Um gráfico de Gantt é um documento vivo e dinâmico que deve acompanhar as mudanças do projeto - não um plano fixo e imutável. Convide sua equipe para colaborar no trabalho e acompanhar o progresso em tempo real para que seu gráfico de Gantt esteja sempre atualizado.

Como usar gráficos de Gantt para gerenciar projetos

Agora você sabe fazer um gráfico de Gantt para planejar e agendar tarefas do projeto. Mas não é só para isso que eles foram projetados! 

Colabore com sua equipe e partes interessadas

Projetos bem-sucedidos baseiam-se em comunicação e colaboração. Quando os arquivos e atualizações do projeto estão espalhados por diferentes tópicos de e-mail e outras plataformas, é difícil ter uma boa noção do que precisa ser feito e quão perto você está da linha de chegada.

Com um gráfico de Gantt on-line , você pode agilizar a comunicação por meio de um único canal centrado no plano do seu projeto.

Veja como usar um gráfico de Gantt para aumentar a colaboração com sua equipe e partes interessadas.

Use comentários para discutir tarefas e compartilhar arquivos de projeto

Tem uma maquete pronta para revisão de design? Ou precisa de mais informações para começar sua tarefa? Adicione um comentário à tarefa e marque a pessoa que você está atualizando para que ela seja notificada automaticamente.

Você também pode fazer upload de documentos diretamente para uma tarefa, grupo ou projeto. 

E se você precisar compartilhar detalhes importantes antecipadamente, é para isso que servem os post-its. Por exemplo, você pode querer documentar quantas horas foram definidas para uma tarefa ou delinear as especificações de um projeto de design.

Compartilhe seu gráfico de Gantt com partes interessadas externas

Precisa compartilhar atualizações do projeto com empreiteiros, clientes ou outras partes interessadas?

Integre seu gráfico de Gantt com outros aplicativos de colaboração

Se sua equipe usa vários aplicativos para colaborar em projetos, por que não integrá-los ao seu gráfico de Gantt para que tudo se conecte ao plano? Aqui estão algumas integrações populares que você pode usar para manter seu pessoal e projetos sincronizados:

Como gerenciar recursos e cargas de trabalho da equipe

É difícil terminar qualquer projeto dentro do prazo e do orçamento quando sua equipe está sobrecarregada e sobrecarregada. Um gráfico de Gantt representa o trabalho de todos em uma linha do tempo visual para que você possa ver como as tarefas se acumulam em seus projetos.

Estimar o tempo e o esforço do projeto

Atribuir estimativas por hora às tarefas em seu gráfico de Gantt torna mais fácil avaliar o escopo do projeto , equilibrar as cargas de trabalho da equipe e monitorar o orçamento do projeto assim que o trabalho estiver em andamento.

Acompanhe o progresso em relação a prazos e estimativas

Uma das melhores coisas sobre o uso de um gráfico de Gantt é a capacidade de ver a situação de um projeto a qualquer momento. Afinal, clientes, chefes e outras partes interessadas no projeto esperam que você cumpra suas promessas (também conhecidas como: orçamentos e prazos).

É por isso que é importante monitorar as tarefas para garantir que você esteja no caminho certo para entregar o trabalho dentro do prazo e do orçamento. Se as coisas começarem a dar errado, você pode ajustar o gráfico de Gantt para colocar as coisas de volta nos trilhos e redefinir as expectativas ao longo do caminho.

Atualizar e monitorar o progresso

Riscar coisas de uma lista é uma coisa muito satisfatória de se fazer. O que é ainda mais satisfatório é atualizar a % concluída de uma tarefa grande e observar a barra de tarefas preencher até que esteja 100% concluída.

Ver o status das tarefas de seus colegas de equipe e de trabalho também pode ser uma força motivadora saudável. Quando você conhece o status atualizado de outras tarefas – especialmente aquelas que podem depender de suas tarefas – isso mantém todos caminhando na direção certa.

Linhas de base

Lembra como eu disse que não importa quanto planejamento você faça, é provável que surja algo que exija que você mude sua linha do tempo? É útil saber quanto você teve que mover coisas ao longo de um projeto. Insira: linhas de base.

O que é uma linha de base em um gráfico de Gantt?

Uma linha de base é um “instantâneo” do seu projeto no tempo. Ao criar um conjunto de linha de base, você obtém uma imagem de todo o projeto para ter algo com que comparar quando as coisas inevitavelmente mudarem por um motivo ou outro.

As linhas de base  . É fácil pensar que as coisas estão indo muito bem, quando na realidade você está 3 semanas atrasado e US$ 10.000 acima do orçamento. As coisas podem avançar lentamente e, sem um conjunto de linhas de base para comparar, pode ser fácil ficar para trás e nem mesmo perceber isso totalmente.

Como um gráfico de Gantt se compara a outras alternativas?

Os gerentes de projeto usam uma variedade de ferramentas – desde gráficos de Gantt e quadros Kanban até planilhas e listas de tarefas – para acompanhar detalhes, prazos e tarefas do projeto.

Então, o que separa os gráficos de Gantt do resto do pacote quando se trata de projetos complexos ou urgentes? Planilhas, quadros kanban e listas de tarefas são insuficientes quando se trata de tarefas importantes de gerenciamento de projetos, como construir um cronograma, delinear dependências e gerenciar cargas de trabalho.

Sem esses três recursos do gráfico de Gantt , você terá dificuldade em comunicar o plano à sua equipe, clientes e partes interessadas. Aqui estão apenas alguns exemplos de perguntas que um gráfico de Gantt pode ajudá-lo a responder:

A boa notícia é que você pode usar um gráfico de Gantt sem abrir mão de outras alternativas. Sua equipe pode preferir quadros kanban para gerenciar tarefas diárias ou usar uma planilha para criar um gráfico RACI , e tudo bem.

Vantagens de usar um gráfico de Gantt?

Um gráfico de Gantt é como um lugar na primeira fila para a ação do projeto. Todos os pequenos detalhes que você nunca notou na seção de sangramento nasal de repente ganham vida em cores bem diante de seus olhos. É quase impossível perder uma jogada que muda o jogo!

Vamos explorar alguns dos maiores profissionais do gráfico de Gantt em gerenciamento de projetos .

Visualiza todo o seu projeto

Um plano de projeto é uma coisa. Como isso acontece é outra. Um gráfico de Gantt oferece uma visão do início ao fim de todo o cronograma do projeto para que você possa ver como as tarefas estão progredindo em tempo real. Isso significa que você pode fornecer relatórios de status atualizados aos gerentes e partes interessadas em um piscar de olhos.

Veja como as tarefas estão conectadas

Vamos ser sinceros: as coisas mudam. Para sua sorte, os gráficos de Gantt modernos facilitam a mudança de tarefas sem atrapalhar o ritmo. Com dependências - um recurso estrela de qualquer gráfico de Gantt - você pode manter as tarefas conectadas mesmo quando sua linha do tempo oferece a velha mudança.

Mantenha todos na mesma página e dentro do prazo

A comunicação clara é essencial em qualquer projeto. Sem ele, você corre o risco de atrasos no projeto e custos excessivos. Gráficos de Gantt baseados na Web, isso ocorre porque todas as informações do seu projeto e tópicos de discussão ficam em um hub central que todos podem acessar, facilitando a colaboração em equipe .

Saiba quem está ocupado e quem não está

Se quiser tomar decisões de negócios inteligentes, você precisa ter um bom domínio de seus recursos. Com os gráficos de Gantt, o gerenciamento de recursos não é mais um jogo de adivinhação. Você pode ver rapidamente quem tem largura de banda para realizar novas tarefas.

Os gráficos de Gantt têm limitações?

Algumas pessoas acham que os gráficos de Gantt são muito complicados para construir, ler e atualizar. Embora os aplicativos de desktop tradicionais tenham suas limitações, a maioria dos contras que as pessoas associam aos gráficos de Gantt não se aplicam ao software de gráfico de Gantt online que você encontrará hoje.

Isso ocorre porque os gráficos de Gantt modernos inauguraram uma era totalmente nova de gerenciamento de projetos. Agora, os gráficos de Gantt oferecem um design limpo e simples com agendamento de arrastar e soltar para que você possa criar e ajustar planos de projeto em um instante. E como tudo acontece online, é fácil compartilhar planos, colaborar no trabalho, atualizar tarefas e acompanhar o progresso em tempo real.

Gráficos de Gantt modernos versus aplicativos de desktop

Os gráficos de Gantt vêm em vários formatos, desde o bom e velho papel até aplicativos de desktop e até mesmo software baseado na web.

Colocar os gráficos de Gantt on-line os transforma de um documento estático que rapidamente se torna obsoleto em uma representação viva e colaborativa do estado atual de um projeto. Os membros da equipe podem atualizar seu progresso em tempo real e as partes interessadas podem verificar o status do projeto sem precisar passar por você. Além disso, é fácil manter a sincronia e levar os projetos até a linha de chegada com mais rapidez.

Recursos avançados a serem procurados em um gráfico de Gantt moderno

Um bom gráfico de Gantt moderno deve fazer parte de uma solução completa de gerenciamento de projetos. Procure estes recursos avançados de software de gráfico de Gantt para garantir que sua equipe e seus projetos permaneçam no caminho certo:

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