No mundo empresarial, se manter informado sobre o que acontece na sua equipe sem utilizar ferramentas de gestão é quase impossível. Com elas, é possível acompanhar a evolução das tarefas, das metas, a produtividade dos funcionários, mas também se torna mais fácil ter insights e pensar em estratégias.
Caso sua empresa esteja apenas começando, é comum adotar métodos menos profissionais. Mas, com o tempo, mais processos acontecem ao mesmo tempo, e não ter o domínio sobre estas ferramentas de gestão pode complicar as coisas.
Neste blog trazemos uma lista de 9 ferramentas de gestão. Assim, você pode começar a profissionalizar seu próprio negócio, ou entender de que maneira a empresa de que você faz parte se organiza.
Como utilizar ferramentas de gestão ajuda sua equipe?
Do mesmo modo que, para os gestores, ter conhecimento sobre a ferramenta de gestão é importante para toda a equipe. Como a ferramenta dita como o projeto será conduzido, é importante que os membros da equipe tenham conhecimento para que falem a mesma língua. Quanto mais tempo passam utilizando a mesma ferramenta, mais ela se torna natural, assim, ela torna-se parte do dia a dia dos funcionários tornando os processos mais ágeis, organizados e com uma visualização ágil para todos os envolvidos.
7 ferramentas de gestão
Análise SWOT
A análise SWOT é uma sigla que significa:
S = Strength, traduzido como forças;
W = Weakness, traduzido como fraquezas;
O = Opportunities, traduzido como oportunidades;
T = Threats, traduzido como ameaças.
Qual sua função?
O objetivo é compreender o ambiente em que a empresa está inserida e, então, desenvolver informações para melhor planejar o futuro. Dessa forma, a análise SWOT tem o foco em desenvolver estratégias de sucesso.
Como funciona?
Ela é fundamentada em uma lógica simples, todavia muito útil. Em primeiro lugar, você deve traçar uma grade 2x2 e dividir ela com as letras SWOT.
- No primeiro quadrante, preencha as forças, quais são os pontos positivos da sua empresa, o que ela faz bem;
- Em segundo lugar, quais são suas fraquezas, o que sua empresa não desempenha tão bem quanto as concorrentes;
- Em terceiro lugar quais são os fatores externos à sua empresa que você pode aproveitar;
- Por fim, quais são os fatores externos a sua empresa que podem prejudicá-los.
Após a matriz ser finalizada, um grande leque de possibilidades se abre, cabendo ao gestor tomar as medidas, corrigindo as fraquezas, explorando possibilidades e se prevenindo contra ameaças. Do mesmo modo, é importante estabelecer relações. Por exemplo, quais oportunidades surgiriam se corrigidos os pontos fracos? Como utilizar uma oportunidade para evitar uma ameaça? Todas as possibilidades devem ser analisadas e deve-se decidir manter um foco de priorização.
5W2H
Dentro da sigla traduzindo do inglês, os 5W significam, “O que?”, “Por quê?”, “Onde?", “Quando?” e “Por quem?” e os 2H significam, “Como?” e “Quanto custa?”.
Qual sua função?
O 5W2H também está focado no planejamento estratégico e pode ser utilizado em conjunto com outras ferramentas como a Análise SWOT por exemplo. Entretanto sua função prática se difere, tendo uso para estruturar de forma objetiva, as causas e possíveis ações corretivas ou preventivas.
Como funciona?
Essa ferramenta é muito simples podendo ser aplicada sem ter nenhum tipo de custo. No entanto, para aplicá-la você deve responder às perguntas que formam a sigla.
- What (o que será feito?): determina a questão central;
- Why (por que será feito?): levanta todas as razões possíveis para a questão específica;
- Where (onde será feito?): busca a localização do defeito e ajuda a examinar a distribuição geográfica das reclamações dos clientes;
- When (quando será feito?): pensamento vital para entender quando a dificuldade prevalece. Analisar a frequência do assunto e o tempo de incidência ajudará você a criar precauções;
- Who (por quem será feito?): identifica as causas relacionadas. Pode ser pessoal ou processos. Caracteriza os compradores que têm reclamações e determina os operadores que estão trazendo dificuldades;
- How (como será feito?): investiga o tipo de cenário e também o modo de uma dificuldade. Examine os procedimentos que você está usando para solucionar problemas, a fim de responder a essa pergunta;
- How much (quanto custará?): descubra o orçamento disponível ou necessário para a solução de problemas.
Depois de respondidas as perguntas, você já possui seu Norte de como realizar as ações necessárias na sua empresa.
Business Model Canvas
Este é um modelo de estruturação de negócio, em que existem diversos modelos para uso prontos na internet.
Qual sua função?
O Business Model Canvas tem o objetivo de estruturar um modelo de negócio, respondendo perguntas chaves. Dessa forma você pode dar os passos iniciais antes de começar a empreender.
Como funciona?
Este modelo baseia-se em responder uma série de perguntas para dar corpo ao seu negócio. Ele é montado em um quadro onde as informações são expostas em cada segmento, sendo cada um deles:
- parceiros-chave;
- atividades-chave;
- recursos-chave;
- propostas de valor;
- relacionamentos com clientes;
- canais;
- segmentos de clientes;
- estrutura de custos e
- fluxos de receita.
PDCA
O Ciclo PDCA é uma ferramenta de gestão de qualidade. Sua sigla traduz-se como: planejar, executar, verificar e agir.
Qual sua função?
Esse ciclo tem a função de melhorar os processos. Por exemplo, o PDCA funciona em ciclos, você repete um processo diversas vezes o melhorando a cada ciclo.
Como funciona?
Um ciclo é completo quando se passa por todas as etapas, ou seja, quando se passa por todas as letras do PDCA.
Planejar (Plan)
Em primeiro lugar, você analisa o problema e monta um plano contendo todos os passos para sua resolução. Podem ser utilizadas outras ferramentas que complementam o PDCA.
Executar (Do)
Logo após, você dará início a execução dos passos que foram planejados na etapa anterior. Como essa é a etapa mais prática do ciclo, é importante que os envolvidos estejam cientes de suas funções, assim como todas as ferramentas devem estar à disposição antes do início da etapa.
Verificar (Check)
Em seguida, é hora de analisar o que foi feito com base em indicadores. Com a finalidade de avaliar tudo que deu certo e o que deu errado durante a execução, esses indicadores devem ser definidos durante o planejamento.
Agir (Act)
Por fim, é hora de corrigir o que deu errado durante a etapa de verificação. Assim, nessa etapa, existem duas possibilidades, caso não tenham mais falhas em seu processo o ciclo acaba, outro caso é se ainda existem problemas. No segundo caso, os problemas devem ser corrigidos e o ciclo reiniciado.
KPIs
KPI, ou indicadores chave de performance, trata-se de uma ferramenta de gestão utilizada para definir os indicadores de uma empresa.
Qual sua função?
Os KPIs têm o objetivo de ser uma métrica para ações e iniciativas tomadas dentro de sua empresa. Assim, pode elaborar suas próximas ações de maneira estratégica, baseando-se em dados fornecidos pelos KPIs.
Como funcionam?
KPIs são métricas que tem valor para seu produto. Nem toda métrica é um KPI, já que existem métricas que não são importantes para o seu negócio. As medidas adotadas devem agregar valor para o cliente, como por exemplo: quantas unidades foram devolvidas à fábrica. Um KPI deve poder ser expresso em um número, ser objetivo e de fácil interpretação. Assim, a fase de análise torna-se menos complexa e permite que mais tempo seja alocado na execução.
CRM
A gestão de relacionamento com o cliente (CRM), é um processo de gestão voltado para o cliente, com apoio tecnológico.
Qual sua função?
Sua finalidade é centralizar toda a informação sobre os clientes. Com isso é possível conhecê-los, suprir suas necessidades, resolver seus problemas e oferecer um produto que se encaixe mais com sua base de clientes.
Como funciona?
O CRM é uma iniciativa que demanda grande planejamento. Caso não tenha uma boa estruturação pode se tornar um trabalho em vão. Desse modo, existem alguns passos que você deve seguir durante a implementação de um CRM.
1 - Conhecer a empresa
A análise de clientes requer qualidade na informação e variedade de fontes de dados. Uma vez que o processo de pesquisa de informação do cliente deve ser efetuado em todos os pontos de contato que existam entre a empresa e o cliente – pontos de venda, vendedores, internet, assistência técnica e callcenters.
2 - Selecionar os clientes
O processo de seleção ou diferenciação de clientes é o resultado da análise do seu valor atual ou potencial, que não significa exclusivamente um valor econômico (em termos de volume de compras atuais e potenciais), mas que está inerente um valor estratégico (capacidade de atrair novos clientes, contribuir para a melhoria da performance do produto e/ou serviço fornecido). Assim, segmentando os clientes é possível observar quais os potenciais, decidindo qual pode ser um melhor foco.
3 - Interagir
Ocorre quando o cliente interage com a organização e o serviço é, simultaneamente, produzido e consumido. É uma oportunidade para a empresa demonstrar a sua qualidade de serviço e conhecer melhor o cliente.
PMBOK
PMBOK (Project Management Body of Knowledge) é um conjunto de práticas na gestão de projetos.
Qual sua função?
Este é um conjunto de práticas, que identifica os elementos recorrentes para o processo de gerenciamento de projetos. Visto que O Conjunto completo de Gerenciamento de Projetos inclui práticas tradicionais comprovadas que são amplamente aplicadas. Bem como práticas emergentes inovadoras para a profissão.
Como funciona?
Este trata-se de um livro, sendo um guia de práticas mundialmente reconhecido. Com a finalidade de melhorar a gestão de projetos, este material traz um grande número de ferramentas e técnicas necessárias. Como resultado, são abordados 47 processos de gerenciamentos, que se encaixam em 5 grupos de processos. Com toda a certeza é referência no assunto e diversas empresas fazem uso desse material em sua gestão.
Por onde começar?
Além disso, existem diversas outras, e escolher uma para se aprofundar ou implementar em sua empresa não é uma tarefa simples. Contudo, a FM2S possui diversos materiais por onde você pode começar.
