Júlia se sente estressada. Ela recentemente começou uma nova função e está tendo problemas. Ela não teve um handover com seu antecessor e não recebeu nenhuma ajuda para descobrir as tarefas e projetos pelos quais ela é responsável.
Como resultado, ela perdeu prazos e não tem certeza com quem precisa conversar sobre projetos importantes. Enquanto isso, colegas ficaram para trás em seu próprio trabalho enquanto tentavam ajudá-la. Isso tem sido frustrante para todos.
Neste artigo, veremos como você pode evitar esse tipo de situação organizando uma transferência eficaz, para alguém de sua equipe ou para sua própria função.
O que é o handover?
Cada nova pessoa em uma organização precisa de informações claras sobre suas tarefas e responsabilidades e como lidar com elas.
A pessoa que anteriormente fez o trabalho precisa ter contribuído para isso antes de saírem, para que a informação reflita a função com precisão. No entanto, é sua responsabilidade como gerente garantir que quaisquer lacunas de informação sejam preenchidas e que o novo membro da equipe seja totalmente informado quando eles se juntarem.
Os handover mais bem-sucedidas compartilham informações factuais e subjetivas, como a quem recorrer para obter tipos específicos de ajuda, os pontos fortes de outros membros da equipe e as peculiaridades dos principais clientes.
Este tipo de "informação privilegiada" ajuda um novo membro da equipe a assumir rapidamente o controle de sua função e responsabilidades.
Gestão e liderança com a FM2S!
Na FM2S, entendemos que gerir pessoas é crucial para o sucesso de qualquer organização e que uma boa gestão pode mudar completamente o ambiente de trabalho. Acreditamos que, ao melhorar essa área, as empresas podem conseguir resultados incríveis, estimulando o crescimento e a inovação.
Por isso, destacamos curso gratuito de Fundamentos da Gestão e Liderança da FM2S! Uma oportunidade imperdível para adquirir uma visão completa sobre as competências essenciais de um líder.
Explore tópicos cruciais como conceitos de liderança e gestão, práticas eficazes, contexto histórico da liderança e temas atuais como ESG, diversidade e inclusão, e governança corporativa. Entenda como a liderança servidora se integra nas organizações modernas, promovendo um ambiente onde todos são valorizados e ouvidos.
Ideal para aspirantes a cargos de liderança, este curso equipa você com o conhecimento necessário para gerir processos e projetos, e ensina a liderar com empatia, integridade e um compromisso genuíno com o desenvolvimento da equipe.
Não perca essa chance de transformar sua carreira!
Além disso, para aqueles interessados em aprofundar ainda mais suas habilidades analíticas e operacionais, a integração de conceitos de Black Belt e Green Belt pode ser explorada, aplicando técnicas de Lean Six Sigma para otimizar os processos de análise de dados e gestão.
Como fazer um handover?
Siga os passos abaixo para organizar um handover para um novo membro de sua equipe. Você pode modificá-los se for a pessoa que está deixando uma função.
Atualizar descrições de cargos
Primeiro, certifique-se de que haja uma descrição de cargo precisa e verifique com o ocupante anterior do cargo, ou com outros que desempenham o mesmo trabalho para garantir que esta situação seja justa descreve a função. Deve incluir as principais tarefas, os principais indicadores de desempenho e o objetivo do trabalho.
Em seguida, pense em quaisquer habilidades específicas da organização que o novo membro da equipe irá desenvolver, como usar internamente Programas. Adicione-os à descrição do trabalho, para que eles possam assumir a responsabilidade por seu próprio desenvolvimento, desde o início.
O novo membro da sua equipe também precisará de descrições de cargos atualizadas para as pessoas que eles irão administrar. Isso os ajudará a contextualizar seu papel e também garantimos que as principais tarefas estão cobertas.
Preparar informações do trabalho
Certifique-se de que seu novo contratado tenha informações detalhadas sobre sua função. Onde possível, estes deverão ser compilados pelo seu antecessor.
Deve incluir:
- Uma lista de prazos essenciais que a nova pessoa precisará cumprir: Detalhes das responsabilidades diárias. (Você pode adaptar o DILO (Day in the Life Of) técnica para ajudar com isso.)
- Informações sobre todos os projetos atuais para os quais o novo contratado será responsável: isso deve incluir as metas do projeto e os resultados esperados, partes interessadas, progresso atual e datas previstas de conclusão. Também, fornecer informações básicas sobre o projeto, como por que ele foi comissionado e o que serão os benefícios esperados. (Isso pode ser mostrado em um termo de abertura do projeto.)
- Uma lista dos principais clientes e contatos de clientes, juntamente com seus requisitos detalhados e os motivos mais importantes para usar seu produto ou serviço: detalhes de contato de colegas essenciais e uma nota sobre suas responsabilidades: Notas sobre quaisquer problemas que possam surgir e como o trabalho atual titular já os resolveu no passado.
- Detalhes de negócios, descontos ou contratos com fornecedores, juntamente com quaisquer informações especiais, termos ou entendimentos que sua organização tem com eles.
- Informações adicionais sobre as pessoas que o novo contratado irá gerenciar, como planos de desenvolvimento pessoal e forças e fraquezas.
- Uma nota de quaisquer processos, arquivos e logins específicos que o novo colega precisará
Planeje sua primeira semana com cuidado
Certifique-se de que seu novo contratado tenha uma integração adequada. Isso irá ajudá-los a colocar suas funções no contexto da sua organização. Isto também apresenta informações básicas, como histórico da empresa, administração, sistemas e procedimentos de segurança.
Compile um pacote de documentos úteis, como o manual da empresa, seu trabalho, descrição e uma lista de funções e detalhes de contato dos colegas, tudo isso fornece contexto para as informações fornecidas na indução.
Por fim, anote os tópicos que deseja revisar com o novo membro da equipe e reserve um tempo para abordar todos eles. Tenha paciência lembre-se de que muita informação pode ser opressora, então você pode querer "alimentar gota a gota" essas informações durante vários dias.
Oferecer acompanhamento
Se possível, reserve um tempo para que seu novo contratado acompanhe seu antecessor por vários dias. Incentive-os a realizar algumas tarefas em vez de apenas assistir; isso os ajudará a contextualizar essas novas habilidades, o que, por sua vez, os ajudará a reter essas novas habilidades de conhecimento.
É claro que nem sempre há a possibilidade de um novo recruta fazer sombra, por exemplo, se precisar de avisar ou se o seu antecessor já tiver deixado o cargo.
Nessa situação, você precisará observar atentamente seu novo contratado para garantir que ele esteja tendo sucesso em sua função. Deixou de lado horários regulares em sua agenda para eles fazerem perguntas e usar a Escada de Competência para pensar sobre quais lacunas podem ter em seus conhecimentos.
Compartilhe informações da equipe
Os membros da sua equipe terão desenvolvido conhecimento profundo sobre seu trabalho, seus clientes e seu setor. Sua nova contratação precisarão acessar essas informações, então faça o que puder para ajudá-los a aprendê-las.
Se houver lacunas, tente preenchê-las antes do início do novo membro da equipe. Incentive os membros existentes da equipe a fazer login "dentro conhecimento" de maneiras que sejam adequadas para sua organização, como em wikis e páginas de internet de equipe ou em arquivos compartilhados.
À medida que sua nova contratação avança, incentive que contribuam com suas próprias informações e encontrem maneiras de garantir que elas sejam compartilhadas e atualizadas regularmente.
