Você sabe o que é um handover e por que ele pode impactar diretamente nos resultados da sua equipe? Esse processo, muitas vezes negligenciado, garante que as informações essenciais não se percam durante uma transição de função, projeto ou responsabilidade.
Quando bem estruturado, o handover reduz retrabalho, evita erros e acelera a adaptação de quem assume novas tarefas. Neste conteúdo, vamos mostrar como fazer um handover eficiente, com etapas práticas, exemplos claros e dicas para aplicar no dia a dia.
O que é handover?
Quando alguém novo entra na equipe, precisa entender claramente o que fazer, como fazer e com quem contar. Para isso, é importante que a pessoa que ocupava a função anteriormente deixe as informações organizadas antes de sair.
No entanto, é o gestor quem deve garantir que nenhuma informação importante fique de fora. Cabe a ele revisar, complementar e entregar o conteúdo necessário para que a transição aconteça sem falhas.
Um handover eficiente combina dados objetivos e percepções subjetivas: quem são os contatos-chave, quais colegas dominam determinados assuntos, e até detalhes sobre o estilo de clientes estratégicos. Esse tipo de informação acelera a adaptação e evita retrabalho, tornando a nova fase mais produtiva desde o início.
Como fazer um handover?
O handover precisa ser planejado com cuidado. A seguir, veja as etapas principais para garantir uma transição eficiente, seja você o gestor responsável ou a pessoa que está deixando o cargo.
1. Atualize a descrição do cargo
Comece garantindo que a descrição da função esteja atualizada. Consulte quem ocupa ou ocupava o cargo, além de colegas com responsabilidades semelhantes. A descrição deve conter:
- Principais tarefas e responsabilidades
- Indicadores de desempenho
- Objetivo da função
Inclua também habilidades específicas exigidas pela empresa, como domínio de sistemas internos. Se houver gestão de equipe envolvida, atualize também as descrições dos cargos das pessoas lideradas. Isso ajuda o novo colaborador a entender o escopo completo de sua função.
2. Organize as informações do trabalho
Reúna dados relevantes sobre a rotina e responsabilidades da função. Sempre que possível, conte com a colaboração da pessoa que está saindo. As informações devem incluir:
- Lista de prazos importantes e atividades recorrentes
- Projetos em andamento: metas, progresso, stakeholders, datas e justificativas
- Clientes e contatos-chave: preferências, histórico e formas de contato
- Parceiros e fornecedores: acordos, condições especiais e regras informais
- Equipe liderada: pontos fortes, planos de desenvolvimento e desafios
- Processos, arquivos, acessos e logins relevantes
3. Planeje a primeira semana
Prepare uma integração estruturada. Apresente o novo colaborador à cultura, estrutura e processos da empresa. Monte um kit com:
- Manual da empresa
- Descrição do cargo
- Organograma e contatos principais
Divida os assuntos por etapas. Informações em excesso logo no início podem confundir. Separe momentos diários para revisar conteúdos e tirar dúvidas.
4. Promova acompanhamento prático
Se possível, permita que o novo colaborador acompanhe seu antecessor por alguns dias. Além de observar, é ideal que ele pratique algumas tarefas com supervisão.
Caso o antecessor já tenha saído, reserve horários fixos para revisar o desempenho inicial. Use a Escada de Competência para identificar lacunas e direcionar o aprendizado.
5. Compartilhe o conhecimento da equipe
O conhecimento do time precisa ser acessível. Oriente os colaboradores a registrarem suas práticas em wikis, pastas compartilhadas ou outras ferramentas internas.
Com o tempo, incentive a nova pessoa a também alimentar esses registros. Isso fortalece a cultura de troca e garante que a informação continue atualizada e acessível.
Dicas extras
Algumas ações simples podem melhorar a qualidade do handover e reduzir riscos na transição:
- Crie um checklist para cada transição: isso ajuda a garantir que nenhuma informação fique de fora. Inclua prazos, contatos, arquivos e responsabilidades.
- Use ferramentas digitais: wikis, drives compartilhados e sistemas de gestão centralizam o conhecimento e facilitam o acesso às informações.
- Documente problemas recorrentes: registrar erros comuns e como foram resolvidos evita que o novo colaborador enfrente os mesmos obstáculos.
- Faça reuniões de alinhamento curtas e frequentes: acompanhar o início da nova pessoa evita ruídos e permite ajustes rápidos.
- Atualize os dados com frequência: mesmo após o handover, é importante manter os arquivos e descrições organizados e consistentes.
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Um handover bem estruturado reduz falhas, acelera a adaptação de novos colaboradores e mantém a continuidade do trabalho. Ignorar esse processo pode gerar retrabalho, perda de conhecimento e impacto nos resultados da equipe.
Para evitar isso, documente as responsabilidades, organize os projetos em andamento e facilite o acesso às informações mais relevantes. Como gestor, seu papel é garantir que a transição seja clara, objetiva e livre de lacunas.
Com planejamento e atenção aos detalhes, o handover se torna uma ferramenta de gestão que fortalece a performance da equipe em momentos de mudança.
