Kaizen: o que é a metodologia de melhoria contínua?

Se você assistiu “Karatê Kid”, se lembra de sentir pena do Daniel San com as tarefas passadas pelo Senhor Miyagi. Lavar carros, varrer o chão, e o mais recente “tira casaco, bota casaco”. Essa é a essência da metodologia Kaizen, e você vai ver como isso pode levar seu negócio para a faixa preta de qualidade.

O que é Kaizen?

Kaizen vêm do japonês, e significa “melhoria contínua”. É a filosofia de aperfeiçoamento ininterrupto, uma eterna insatisfação que te leva a se destacar. Embora fosse uma palavra comum na terra do sol nascente, hoje Kaizen é uma metodologia de redução de custos, otimização e melhoria.

A origem do conceito

Tanto a palavra quanto o conceito nasceram no Japão, mas sua aplicação nas indústrias só começa a ser contabilizada no pós-segunda guerra. A tendência de mercado era a produção fordista: produção em massa de produtos padronizados em linha de produção. Uma empresa resolveu seguir na direção oposta: a Toyota.

O Toyota Way seguia uma linha de raciocínio diferente. Se você não gosta de um carro vermelho, não precisa de um carro vermelho na vitrine. E antes de pintar o carro, vale mais a pena saber qual a sua cor preferida. E é nessas linhas que surge o Toyotismo e a aplicação do Kaizen nas indústrias.

Dessa maneira, o Kaizen surge para conter as despesas desnecessárias e otimizar os resultados. Seja pintar a lataria, instalar rádio ou bancos de couro, faz mais sentido que você decida isso antes do carro montado. O consumidor vira o centro das atenções, e os processos voltam para ele.

Como aplicar?

O exemplo da Toyota é o mais didático, e ainda hoje aparece em uma aula ou outra de geografia por aí. No entanto, ao pensarmos fora da caixa vemos que sua mentalidade pode ser aplicada aos mais diferentes negócios e, por que não, à sua carreira. Aplicar o Kaizen significa se comprometer a promover melhorias em um intervalo de tempo determinado.

Para isso é necessário ficar atento às três etapas: preparação, evento e follow-up, ou acompanhamento.

O primeiro, a preparação, é bem autoexplicativo. Entre cinco e oito dias deve-se inteirar a equipe dos objetivos da mudança, angariar o máximo de dados possíveis e delegar as funções de cada um, com um sistema de gestão completo.

O que é um evento Kaizen?

Já o Evento Kaizen é mais dinâmico: os profissionais encarregados do projeto devem se dedicar exclusivamente à implementação da mudança. Ela tem que ser rápida, enérgica e não pode disputar a atenção dos encarregados. Se sugere em média uma semana para essa segunda etapa.

Portanto, Cuidado: durante o evento a orientação é que você tenha uma equipe na retaguarda para suprir o que aqueles profissionais estariam fazendo. Digamos que você aloque três programadores, um analista de dados e um analista de produto para realizar a implementação: eles vão fazer falta nos respectivos setores. Então não esqueça de manter profissionais de prontidão para dar conta das suas tarefas nesse período.

Por fim, o follow-up, ou acompanhamento, visa garantir que a mudança foi implementada com sucesso. Nessa etapa também se levantam dados, que possam ser comparados com aqueles da preparação para indicar o impacto da mudança.

Essa última etapa é onde se permite maior flexibilidade de prazo, pois os objetivos da mudança podem demandar tempo para aparecer. Porém, atenção: ela será uma constante. Fazer um bom acompanhamento permite vislumbrar problemas antes que aconteçam e otimizar os resultados – o que mais queremos com o Kaizen.

Evento Kaizen na prática

Antes de continuar, um adendo: o Evento Kaizen, que vai ser a implementação propriamente dita, é orientada pelo Ciclo PDCA. O ciclo PDCA tem sua própria história e nuances, então não deixe de se aprofundar no assunto. O ciclo consiste em Planejar (Plan), Executar (Do), Checar (Check) e Agir (Act).

Mas vamos ver como isso acontece. A desorganização em um Centro de Distribuição é grande: funcionários ociosos, caminhão esperando, empilhadeira no corredor errado. Você monta um time responsável por reorganizar o CD: financeiro, jurídico, distribuição, marketing, e se compromete a praticar o Kaizen na organização, em outras palavras, um sistema de gestão eficiente.

Isto é, no começo vocês planejam e juntam os dados relativos ao CD. A rotina de trabalho dos funcionários, a disposição e o layout do armazém, mas também as propagandas de produtos e os descontos próximos.

Com esses dados em mãos, planejam uma reestruturação da posição do estoque, usam uma alocação por popularidade e passam a trabalhar com um picking de zonas. Repararam como fomos rápido do planejamento (Plan) para a execução (Do)? É assim que o ciclo PDCA funciona, visando a agilidade na implementação das mudanças.

Dessa forma, olham para o resultado e começam a medir novas métricas de sucesso (Check). Primeiro, ninguém mais fica parado esperando alguma informação solta. Depois, o estoque de segurança pode ser um pouco menor com a melhor distribuição. Por fim, o saldo positivo da operação banca o chopp de comemoração.

Caso víssemos que o drive-in continua se perdendo entre os corredores, ou que há a necessidade de começar a trabalhar com crossdocking ou mesmo que Transit Points seriam uma melhoria, vamos agir (Act). Em resumo, é aqui que a roda gira e voltamos para a primeira etapa do PDCA, e é esse raciocínio que orienta uma filosofia de melhoria contínua.

Kaizen fora das empresas

É fácil pensarmos em exemplos ou situações de implementação do Kaizen em empresas. Sobretudo por ser um processo próximo do Lean Manufacturing faz parte da sua essência. Mas o Kaizen é uma ferramenta, então é sabendo usar que você produz arte. O que indicamos aqui é o Kaizen para carreiras.

Contudo, sendo uma metodologia de melhoria contínua, nada impede você de continuar melhorando. E convenhamos, isso é necessário. A FGV já mapeou algumas profissões que tendem a desaparecer, e esses números tendem a aumentar cada vez mais. Não é a melhor hora para ficar acomodado.

Nesse sentido, a metodologia não pode ficar de fora da sua formação. O profissional que souber se adaptar para melhor vai ser o camaleão do mercado, se misturando onde quiser. E como sempre, reforçamos que os cursos têm que estar próximos da sua realidade.

Por isso, não deixe passar a oportunidade de realizar o curso grátis de Kaizen. Com certificado, você vai ter contato com aplicações da melhoria de qualidade contínua em diferentes indústrias e vai saber como aplicar isso para seu desenvolvimento pessoal.