Kaizen: Melhoria contínua de manufatura enxuta

Uma das palavras mais populares nos negócios hoje é a palavra "kaizen", sendo originária do Japão que significa “melhoria incremental”. O Kaizen foi formalizado pelo Sistema Toyota de Produção, que agora é utilizado nos Estados Unidos como manufatura enxuta. O termo é frequentemente associado a outra palavra para criar a frase “eventos kaizen”. O evento kaizen é o termo dado a um evento de melhoria contínua altamente concentrado que consiste em uma equipe trabalhando em conjunto por um breve período de tempo para resolver um problema de negócios.

O evento kaizen poderia se concentrar em qualquer oportunidade de negócio. Pode ser uma reformulação de linha, evento de redução de configuração SMED (troca de um minuto de matriz), melhoria de velocidade, redução de tempo de ciclo, redução de desperdício ou qualquer outro problema. Os eventos Kaizen também são realizados em indústrias de serviços, como hospitais, bancos e outras empresas não manufatureiras. Um evento kaizen é semelhante a um exercício de brainstorming, pelo menos nos estágios iniciais.

Equipes Kaizen normalmente consistem em quatro a sete pessoas. A equipe normalmente gasta 100% de seu tempo por alguns dias até que o problema ou problema de negócios seja resolvido ou melhorado. A equipe geralmente consiste em um grupo multifuncional de indivíduos com conhecimento na área de foco ou trabalhando em um departamento que é afetado pelo problema. Por exemplo, um evento para aumentar o lead time em 50% pode incluir indivíduos de vendas, fabricação, programação e remessa. A ideia é que a equipe considere todas as visões do problema. Uma equipe interfuncional será capaz de entender o impacto de todas as decisões em todas as outras áreas.

Os eventos são normalmente conduzidos para melhorias significativas. A declaração de missão declara claramente os resultados esperados. Por exemplo, a declaração de missão pode ser “reduzir o desperdício na Linha 4 de 8% para 4%”.

Geralmente, há um pedaço de papel contendo todas as informações pertinentes sobre os eventos, incluindo:

• Declaração de missão com objetivo; • Membros da equipe, líder e patrocinador da administração; • Declaração atual do problema; • Recursos necessários; • Data de conclusão prevista; • Resultados; • Signoffs.

A equipe kaizen geralmente atende primeiro as instruções, o brainstorming de ideias e o desenvolvimento de planos de ação. Os kaizens geralmente seguem a metodologia PDCA (Plan-Do-Check-Act). Como o modelo PDCA sugere, uma vez que as ações são planejadas, elas são realizadas, verificadas e ações são tomadas com base nos resultados. O ciclo PDCA é continuado até que o problema esteja suficientemente resolvido. Leia mais sobre isso em Gemba Kaizen: Uma abordagem de senso comum para uma estratégia de melhoria contínua, segunda edição .

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As equipes devem reunir seus próprios fatos, observando os problemas ou problemas por si mesmos. As observações mostram muitos problemas que não podem ser detectados visualizando relatórios e dados. Uma vez que a equipe kaizen tenha obtido melhorias, a maioria dos grupos fará uma apresentação para a gerência.

Kaizens frequentemente resultam em novas maneiras de realizar tarefas ou conduzir negócios. Procedimentos, tarefas, deveres e sequências podem ser alterados. Geralmente, é necessário que a equipe trabalhe com as posições afetadas até que todos os trabalhos se tornem padronizados (outro termo enxuto). Se o novo processo não for padronizado, é comum que as pessoas voltem aos antigos procedimentos confortáveis. Geralmente, leva algum tempo para obter o máximo de melhoria através da prática dos novos procedimentos.

Alguns eventos resultam em mais trabalho sendo feito com menos pessoas. É importante em qualquer implementação de lean manufacturing não colocar as pessoas fora do trabalho. As implementações de manufatura enxuta mais bem-sucedidas levam as pessoas ao “5-S” ou a outra equipe de trabalho até que a empresa cresça e precise delas em outras áreas. À medida que esse processo continua, uma empresa acabará produzindo muito mais produtos com a mesma quantidade de funcionários.

Se uma empresa reduzir seu número de funcionários como resultado de eventos de fabricação enxuta e kaizen, o processo de melhoria não será sustentado. As pessoas simplesmente não trabalham sozinhas e certamente não ajudarão uma empresa a eliminar seu trabalho. É importante celebrar e compartilhar o sucesso dos eventos kaizen. Não se esqueça de envolver as pessoas cujos empregos mudaram. Eles ajudaram a tornar a empresa melhor e merecem compartilhar a comemoração.

O que é KAIZEN?

O Kaizen é uma abordagem para criar melhoria contínua com base na ideia de que pequenas mudanças positivas contínuas podem trazer grandes melhorias. Tipicamente, é baseado na cooperação e no comprometimento e se contrapõe a abordagens que usam mudanças radicais ou decretos descendentes para alcançar a transformação. O Kaizen é essencial para a manufatura enxuta , ou o Toyota Way . Ele foi desenvolvido no setor de manufatura para reduzir defeitos, eliminar desperdícios, aumentar a produtividade, incentivar o propósito e a responsabilidade do trabalhador e promover a inovação.

Como um conceito amplo que carrega inúmeras interpretações, ele foi adotado em muitas outras indústrias, incluindo a saúde. Pode ser aplicado em qualquer área de negócios e até mesmo na vida pessoal. O Kaizen pode usar várias abordagens e ferramentas, como o mapeamento do fluxo de valor, que documenta, analisa e aprimora as informações ou fluxos de materiais necessários para produzir um produto ou serviço, e o Gerenciamento de Qualidade Total (TQM), uma estrutura de gerenciamento que envolve funcionários. níveis para se concentrar em melhorias de qualidade. Independentemente da metodologia, em um ambiente organizacional, o uso bem-sucedido do Kaizen se baseia em obter apoio para a abordagem em toda a organização e do CEO para baixo.

Kaizen é um composto de duas palavras japonesas que juntas traduzem como "boa mudança" ou "melhoria", mas passou a significar "melhoria contínua" por meio de sua associação com a metodologia enxuta. O Kaizen tem suas origens nos círculos de qualidade japoneses pós-Segunda Guerra Mundial. Esses círculos ou grupos de trabalhadores se concentraram na prevenção de defeitos na Toyota e foram desenvolvidos em parte como resposta aos consultores americanos de administração e produtividade que visitaram o país, especialmente W. Edwards Deming, que argumentou que o controle de qualidade deveria ser mais diretamente entregue trabalhadores. Kaizen foi trazido para o Ocidente e popularizado por Masaaki Imai através de seu livro Kaizen: A Chave para o Sucesso Competitivo do Japão em 1986.

Assim como o lean, o Kaizen é complementar ao Seis Sigma.

Dez princípios do Kaizen

Como a execução do Kaizen requer a habilitação da mentalidade correta em toda a empresa, dez princípios que abordam a mentalidade Kaizen são comumente referenciados como essenciais para a filosofia. Eles são:

Deixe de lado as suposições.
Seja proativo na solução de problemas.
Não aceite o status quo.
Deixe de lado o perfeccionismo e tome uma atitude de mudança iterativa e adaptativa.
Procure soluções para encontrar erros.
Crie um ambiente no qual todos se sintam capacitados para contribuir.
Não aceite o problema óbvio; em vez disso, pergunte "por que" cinco vezes para chegar à causa raiz.
Abata informações e opiniões de várias pessoas.
Use a criatividade para encontrar pequenas melhorias de baixo custo.
Nunca pare de melhorar.

Como funciona o Kaizen

Kaizen é baseado na crença de que tudo pode ser melhorado e nada é status quo. Também se baseia no princípio do Respeito pelas Pessoas. O Kaizen envolve a identificação de problemas e oportunidades, a criação de soluções e sua implementação - e, em seguida, o processo de reciclagem para outras questões ou problemas que foram abordados de forma inadequada. Estes sete passos seguintes criam um ciclo para melhoria contínua e fornecem um método sistemático para executar este processo.

Ciclo Kaizen para melhoria contínua:

Envolva os funcionários. Busque o envolvimento dos funcionários, inclusive reunindo sua ajuda na identificação de problemas e problemas. Fazer isso cria um buy-in para mudança. Muitas vezes, isso é organizado como grupos específicos de indivíduos encarregados de coletar e retransmitir informações de um grupo maior de funcionários.
Encontre problemas. Usando o feedback generalizado de todos os funcionários, reúna uma lista de problemas e oportunidades em potencial. Crie uma lista de seleção se houver muitos problemas.
Crie uma solução. Incentive os funcionários a oferecer soluções criativas, com todo tipo de ideias incentivadas. Escolha uma solução ou soluções vencedoras das ideias apresentadas.
Teste a solução. Implemente a solução vencedora escolhida acima, com todos participando do lançamento. Crie programas piloto ou execute outras pequenas etapas para testar a solução.
Analise os resultados. Em vários intervalos, verifique o progresso, com planos específicos para quem será o ponto de contato e como melhor manter os trabalhadores no nível do solo envolvidos. Determine o sucesso da mudança.
Padronize. Se os resultados forem positivos, adote a solução em toda a organização.
Repetir. Essas sete etapas devem ser repetidas continuamente, com novas soluções testadas quando apropriado ou novas listas de problemas abordadas.

Outras abordagens: Um ciclo semelhante de Kaizen é destilado em quatro etapas - planejar, fazer, verificar, agir ou PDCA. Também é conhecido como ciclo de Shewhart ou ciclo de Deming. Algumas empresas também usam eventos Kaizen para provocar mudanças.

Tipos de eventos Kaizen

Embora o objetivo seja a mudança cultural generalizada, os eventos para dar o pontapé inicial nos esforços do Kaizen ou focar em um conjunto específico de problemas evoluíram.

No Ocidente, esses esforços concentrados para fazer mudanças rápidas para atingir uma meta de curto prazo são, com frequência, a extensão dos esforços do Kaizen. Existem inúmeros nomes associados a eventos, incluindo blitz Kaizen, explosão Kaizen, workshop Kaizen, workshop de melhoria focada, workshop de melhoria contínua e workshop de processo rápido. Além disso, eles podem contar com várias ferramentas ou se concentrar em áreas específicas, como 5S, manutenção produtiva total e mapeamento do fluxo de valor.

Estrutura Kaizen 5S

Uma estrutura 5S é uma parte crítica do sistema Kaizen e estabelece um local de trabalho físico ideal. O 5Ses se concentra na criação de ordem visual, organização, limpeza e padronização para melhorar a rentabilidade, eficiência, serviço e segurança. Abaixo estão os 5Ses japoneses originais e suas traduções inglesas comuns.

Seiri / Sort (organize) - Separe os itens necessários do local de trabalho dos desnecessários e remova itens desnecessários.
Seiton / Definir em ordem (criar ordem) - Organizar itens para permitir o acesso fácil da maneira que faz mais sentido para o trabalho.
Seiso / Shine (limpeza) - Mantenha o espaço de trabalho limpo e arrumado.
Seiketsu / Standardize (limpeza padronizada) - Sistematizar as melhores práticas de limpeza do local de trabalho.
Shitsuke / Sustain (disciplina) - Continua o esforço.

Vantagens e desvantagens do Kaizen

Embora os benefícios sejam muitos, existem algumas situações para as quais ele é menos adequado. Aqui está uma olhada em algumas vantagens e desvantagens que os especialistas costumam citar. Vantagens Kaizen:

Com seu foco na melhoria gradual, o Kaizen pode criar uma abordagem mais gentil para mudar em contraste com os grandes esforços que podem ser abandonados devido à sua tendência a provocar resistência à mudança e abandono.
O Kaizen incentiva o escrutínio de processos para que erros e desperdícios possam ser reduzidos.
As necessidades de inspeção são reduzidas, porque os erros são reduzidos.
O moral dos funcionários cresce, porque gera um senso de valor e propósito.
O trabalho em equipe aumenta à medida que os funcionários pensam além das questões específicas de seu departamento.
O foco do cliente aumenta à medida que a conscientização dos requisitos do cliente é aumentada.
Existem sistemas para garantir que as melhorias sejam encorajadas a curto e a longo prazo.

Desvantagens Kaizen:

As empresas com culturas de territorialismo e comunicação fechada precisam primeiro se concentrar em mudanças culturais para criar um ambiente receptivo.
Eventos de curto prazo podem criar uma explosão de emoção que é superficial e de curta duração e, portanto, é abandonada em pouco tempo.

Exemplos de Kaizen da vida real

A Toyota é indiscutivelmente a mais famosa por seu uso do Kaizen, mas outras empresas usaram a abordagem com sucesso. Aqui estão três exemplos:

Lockheed Martin. A empresa aeroespacial é um conhecido defensor do Kaizen. Através do uso de Kaizen, reduziu com sucesso os custos de fabricação, reduziu o estoque e reduziu o tempo de entrega.
Ford Motor Company. Quando o devoto magro, Alan Mulally, se tornou CEO da Ford em 2006, a gigante automobilística estava à beira da falência. Mulally usou o Kaizen para executar uma das mais famosas reviravoltas corporativas da história.
Pixar Animation Studios. A Pixar adotou um modelo de melhoria contínua que reduziu os riscos de falhas dispendiosas de filmes usando verificações de controle de qualidade e processos iterativos.