Como aplicar Lean numa pequena empresa?
Conversando com vários clientes nossos, podemos perceber a sede de conhecimento sobre Lean vindo de pequenas empresas. Muitas vezes paira em nós a ideia de que a metodologia Lean só serve para ser implementada em grandes empresas. Mas esse post, que foi dividido em duas partes, servirá para desmentir essa ideia e mostrar como é possível aplicar princípios Lean em uma organização com apenas um único proprietário ou apenas alguns funcionários.
Semana passada, nós vimos as 6 primeiras maneiras de como aplicar princípios do Lean em pequenas empresas. Você pode acessar o post clicando aqui.
Hoje nós veremos as outras 7 maneiras para que você consiga alavancar seu pequeno negócio.
7. Estabilizar e documentar processos
Claro, você não pode terceirizar tarefas que não estão bem definidas, já que para terceirizar meus processos, eu preciso tê-los por escrito para que eu possa passa-los de forma rápida e eficaz à outra pessoa/ organização.
Como os proprietários de pequenas empresas tendem a fazer a maior parte de seu trabalho, muitas vezes negligenciam a escrita das atividades e processos. Isso é um grande erro, especialmente em tarefas que não são tão frequentes.
Como proprietário de uma pequena empresa, o tempo gasto na documentação de um processo pode parecer um desperdício. Mas isso vai mostrar ter valido a pena a longo prazo tanto se você continuar fazendo a tarefa sozinho ou até se decidir passá-la para outra pessoa/organização.
8. Mapear o fluxo de valor
Outro erro sério por parte de um pequeno empresário é negligenciar o mapeamento de seu fluxo de valor. Os dois principais motivos para isso são que muitas vezes não há pessoas para quem comunicar a informação. Afinal, um mapa de fluxo de valor é, em grande parte, uma ferramenta de comunicação para que todos cheguem em um acordo sobre como o fluxo de valores se encontra e está no momento e com o que ele deve se parecer e onde deve chegar no futuro.
E há o fato de que um mapeamento de fluxo de valor com apenas um ou dois funcionários descritos nisso não parece muito ser um fluxo de valor. E quando o trabalho na página representa apenas alguns ciclos por mês, parece ainda mais desnecessário.
Mas há um benefício quando um pequeno empresário resolve mergulhar em um fluxo de valor. As caixas de dados exigem que o mapeador reúna informações sobre os processos. Assim como em uma grande empresa, os números podem ser surpreendentes e muitas vezes ajudar a abrir os olhos. Além disso, reconhecer onde os atrasos em um fluxo de valor estão, podem ajudar na priorização.
9. Gerenciar Desperdícios
Em uma pequena empresa, as pessoas que fazem um processo são muitas vezes as mesmas que criaram esse processo. O desperdício pode ser mais difícil para o desenvolvedor identificar do que para um observador externo reconhecer. É surpreendente como pessoas entorpecidas podem gerar desperdícios. Além disso, quando apenas uma pessoa vê um processo, o número de ideias de melhoria tende a ser limitado. Os desperdícios podem ficar firmemente entrincheirados quando só uma pessoa vê o processo.
Este é outro caso em que a terceirização pode ajudar. Pequenas empresas provavelmente não podem se dar ao luxo de trazer um consultor, mas há um número crescente de praticantes de Lean, como nós da FM2S, que fornecem serviços de coaching remoto, que exigem um investimento muito menor do que obter suporte no local. Este conjunto extra de olhos pode fornecer uma nova perspectiva que pode ajudá-lo a eliminar o desperdício que você poderia não reconhecer de outra forma.
Se você optar por não contratar um "desperdiciologista" profissional, toque em sua rede de pequenos negócios e troquem tempo entre vocês. Examinem os processos uns dos outros com um novo conjunto de olhos. Além de chamar a atenção para o desperdício, você pode até detectar algumas práticas recomendadas que você pode incorporar em seu próprio processo.
10. Brainstorm
Um dos métodos de resolução de problemas mais eficazes em Lean é simplesmente aproveitar o poder combinado de muitas pessoas pensando juntas sobre o mesmo problema. Infelizmente, este também é uma das mais difíceis de colocar em prática em uma pequena empresa e de poucos funcionários. As redes sociais e os fóruns online oferecem uma boa opção aqui. Um número surpreendente de pessoas estará disposta a se encontrar com você pessoalmente ou a oferecer conselhos on-line sobre seus problemas.
Obviamente, tenha cuidado ao postar informações confidenciais em um fórum aberto, mas muitas vezes você pode desencadear uma boa discussão com uma questão geral.
11. Gerencie seu inventário
As pequenas empresas muitas vezes não compram materiais suficientes para obter tratamento especial dos vendedores. E porque não há tanta economia de escala de consolidação de pedidos, o transporte constitui uma maior porcentagem de custos para pequenas empresas do que para grandes. Felizmente, porém, muitas pequenas empresas são limitadas em seu espaço, então elas limitarão a quantidade de estoque que elas carregam. Isso, além de restrições financeiras, tende a impedir que pequenas empresas ordenem excessivamente para tentar amortizar os custos de envio.
O maior problema para as pequenas empresas provavelmente é o estoque. Porque provavelmente não há uma equipe de materiais quando apenas algumas pessoas estão trabalhando em uma empresa e, devido à necessidade financeira de levar pouco estoque, um sistema kanban é essencial. Mantenha a simplicidade. Não se preocupe com a criação de um sistema formal de dois compartimentos. Muitas vezes, um cartão kanban em um saco Ziploc com o estoque do ponto de reabastecimento segregado do fornecimento principal é suficiente para evitar a falta de materiais. Seja criativo, mas seja estruturado.
12. Implementar 5S
Para uma pequena empresa, os benefícios do 5S podem ser significativos, assim como os custos. Considere o preço de um bom laminador e etiquetador e configure uma estação 5S com suprimentos suficientes para lidar com uma série de contingências. O custo seria bem alto. E para compensar, a estação não será utilizada na maioria dos dias.
Para algumas pequenas empresas, isso corresponde a muito dinheiro para gastar em equipamentos e suprimentos que ficarão ociosos na maioria das vezes. Em um grande negócio, a estação pode ser compartilhada por 20 ou 30 pessoas, e será em uso constante. As pequenas empresas podem, em vez disso, querer gradualmente armazenar sua estação 5S ao longo do tempo. O problema com essa abordagem, porém, é que, se os materiais não estiverem disponíveis no momento em que você precisar deles, você pode acabar deixando de fazer uma alteração que poderia melhorar sua operação.
Além de restrições de materiais e equipamentos, quando há apenas uma pessoa fazendo uma tarefa, ela geralmente não sente que fazer a rotulagem e organização são tarefas de uso efetivo do tempo. Além disso, as pessoas que trabalham em pequenas empresas geralmente têm muitas tarefas. Seria difícil decidir qual tarefa otimizar.
Experimente isso para ver o que fazer: nos próximos dias, anote todas os momentos que você gasta o tempo procurando por algo, ou tenha que ir até ele para obtê-lo. Em seguida, use essa informação e seu conhecimento sobre o que você faz com mais frequência para apresentar ideias sobre como melhorar o seu espaço de trabalho. Você provavelmente irá apresentar pelo menos alguns ajustes que podem poupar um pouco de tempo no longo prazo.
13. Nivele sua carga de trabalho
As pequenas empresas são notoriamente desiguais em sua carga de trabalho. O negócio parece vir em forma de ondas. Considere como você pode tentar suavizar sua demanda. Pode vir de oferecer preços variáveis para que as pessoas compram quando você quiser que elas comprem, ou pode vir de preencher os momentos mais ociosos com diferentes tipos de trabalho. Em ambos os casos, limitar os espetos na demanda permitirá que você padronize seus processos mais facilmente. Isso também significa um melhor atendimento para seus clientes.
Essas foram as 13 ideias de como aplicar Lean em uma pequena empresa. Esperamos que elas o ajudem a fazer a bola rolar na sua empresa.
