O mapeamento de processos é usado para demonstrar visualmente todas as etapas e decisões em um processo específico. Um mapa de processo ou fluxograma descreve o fluxo de materiais e informações, exibe as tarefas associadas a um processo, mostra as decisões que precisam ser tomadas ao longo da cadeia e mostra as relações essenciais entre as etapas do processo.
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Por que usar um mapa de processo?
Criar um mapa de processos ajuda a organizar processos e torna as informações visíveis para todos. Ao criar um mapa de processo ou fluxograma, você está produzindo um exemplo visual do processo para entender melhor e ver as áreas de melhoria. O ato de fluxograma para melhorar um processo foi introduzido pela primeira vez em 1921 por Frank Gilbreth para a Sociedade Americana de Engenheiros Mecânicos (ASME).
Como você pode preparar um mapeamento de processos?
É importante incluir todos os envolvidos no processo: trabalhadores, fornecedores, clientes e supervisores. Todos os envolvidos precisam entender claramente quais são os objetivos do processo, concordar com os prazos e ter algum conhecimento do mapeamento básico do processo. Você pode criar um fluxograma manualmente ou em um programa de software como o Microsoft Word, o Microsoft Excel, o Microsoft Visio ou o Microsoft Power Point, no entanto, existem outros programas de software criados especificamente para criar um fluxograma de processo. Usar um software de mapeamento de processos, facilita a criação, a economia e o compartilhamento de seu trabalho. Seguir estes passos básicos para criar mapas de processos irá torná-los mais fáceis de construir e entender.
Etapas para você criar um mapa de processo:
- Etapa 1: identifique o problema:
- Qual é o processo que precisa ser visualizado? Digite seu título na parte superior do documento.
- Etapa 2: debater todas as atividades que serão envolvidas:
- Neste ponto, o sequenciamento das etapas não é importante, mas pode ajudá-lo a lembrar das etapas necessárias ao seu processo. Decida o nível de detalhes a incluir. Determine quem faz o quê e quando é feito.
- Etapa 3: descobrir limites:
- Onde ou quando o processo começa?
- Onde ou quando o processo é interrompido?
- Etapa 4: Determine e sequencie as etapas:
- É útil ter um verbo começar a descrição. Você pode mostrar o fluxo geral ou todas as ações ou decisões detalhadas.
- Etapa 5: desenhe símbolos básicos do fluxograma:
- Cada elemento em um mapa de processo é representado por um símbolo de fluxograma específico, que juntos representam símbolos de mapeamento de processo:
- Os ovais mostram o começo ou o final de um processo.
- Os retângulos mostram uma operação ou atividade que precisa ser feita.
- As setas representam a direção do fluxo.
- Os diamantes mostram um ponto em que uma decisão deve ser tomada. Setas saindo de um diamante são geralmente rotuladas como sim ou não. Apenas uma seta sai de uma caixa de atividade. Se mais do que o necessário, você provavelmente deve usar um diamante de decisão.
- Os paralelogramos mostram entradas ou saídas.
- Cada elemento em um mapa de processo é representado por um símbolo de fluxograma específico, que juntos representam símbolos de mapeamento de processo:
- Etapa 6: Finalize o fluxograma do processo
- Revise o fluxograma com outras partes interessadas (membros da equipe, trabalhadores, supervisores, fornecedores, clientes, etc.) para garantir que todos estejam de acordo.
- Verifique se você incluiu informações importantes do gráfico, como título e data, o que facilitará a consulta.
- Perguntas úteis a fazer:
- O processo está sendo executado como deveria?
- Os membros da equipe seguirão o processo mapeado?
- Está todo mundo de acordo com o fluxo do mapa do processo?
- Alguma coisa é redundante?
- Alguma etapa está faltando?
Convenções de numeração
Para ajudar na organização do mapa de processos, você pode numerar os mapas de processo e as etapas do processo. Aqui está um exemplo de convenção de numeração de mapeamento de processo:
- Processo 1
- Subprocesso 1.1
- Subprocesso 1.1.1
- Subprocesso 1.1.2
- Subprocesso 1.1.3
- Subprocesso 1.2
- Subprocesso 1.2.1
- Subprocesso 1.2.2
- Subprocesso 1.1
- Processo 2
- Subprocesso 2.1
- Subprocesso 2.1.1
- Subprocesso 2.1.2
- Subprocesso 2.1
- Processo 3
- Subprocesso 3.1
- Subprocesso 3.1.1
- Subprocesso 3.1.2
- Subprocesso 3.2
- Subprocesso 3.2.1
- Subprocesso 3.1
Os mapas de processo fornecem informações valiosas sobre como as empresas ou uma organização podem melhorar os processos. Quando informações importantes são apresentadas visualmente, isso aumenta a compreensão e a colaboração de qualquer projeto.
