Dicas de Microsoft Project para facilitar no gerenciamento de projetos
Um dos maiores desafios no gerenciamento de projetos é conseguir gerenciar o tempo necessário para cada etapa e, assim, planejar de modo preciso a entrega. A primeira etapa para obter sucesso no planejamento é definir, de modo bem claro, todos os objetivos e passos necessários para os alcançar. O Microsoft Project, também conhecido como MS Project, é um software que auxilia em todo o processo do gerenciamento de projetos, inclusive abrangendo sua funcionalidade para o planejamento de tempo, ponto crucial para o bom gerenciamento!
Infelizmente grande parte dos usuários do MS Project não realizam treinamento sobre o software, ou então recebem um treinamento incompleto, o qual não abrange todos os tópicos da plataforma. Desta forma, a ferramenta não é utilizada da melhor maneira possível e na sua maior capacidade.
Com o intuito de auxiliar na agilidade e facilidade em gerenciamento de projetos, elencaremos algumas dicas que poderão aprimorar o uso do MS Project.
Abordaremos os seguintes temas:
- Estrutura do plano do projeto;
- Detalhamento o projeto;
- Tempo investido;
- Programação automática;
- Vincular tarefas e marcos;
- Rastreio de Prazo;
- Atribuição de recursos;
- Análise de Progresso.
Assim, resumidamente, temos:
Estrutura do plano
Junto de sua equipe planeje um plano e o transfira para um cronograma do MS Project. Sempre adicione marcos para início e fim de cada estágio e mantenha uma estrutura hierárquica com fases divididas em tarefas.
Detalhes do projeto
Evite o micro-gerenciamento!! Você não precisa saber o que o colaborador está fazendo a cada hora; mas também não deve deixar de acompanhar por muito tempo, para que a tarefa não se perca. Para o planejamento de um projeto, é ideal que você defina, aos membros que compõem a equipe, tarefas que exijam um tempo adequado para cada projeto. Por exemplo, em um projeto que levará seis meses para sua finalização, as tarefas devem levar de 1 a 10 dias úteis para a sua execução.
Tempo investido
Defina junto aos colaboradores quanto tempo cada tarefa levará em relação a duração do projeto. Por exemplo:
“A tarefa deverá ser concluída até o final de setembro e ela levará cinco dias para a sua execução”.
O tempo decorrido deve considerar a quantidade de horas trabalhadas na tarefa, assim como a frequência de trabalho para sua finalização. Ou seja, o colaborador pode trabalhar 2 horas por dia durante 5 dias ou, então, 5 horas por dia durante 2 dias.
Programação automática
A programação automática é um excelente recurso para projetos que já têm seu escopo aprovado, assim os usuários seguem aquilo que já está definido. Contudo, o ideal é utilizar a programação manual para tarefas que ainda não estiverem definidas, acordadas ou finalizadas.
Vincular tarefas e marcos
Ao vincular tarefas e marcos juntos cuidado para não vincular itens em diferentes hierarquias! Sempre evite de usar restrições. Os links devem ocorrer no mais baixo nível hierárquico de tarefas.
Rastreio de prazo
Ao clicar duas vezes no nome de uma tarefa, abrirá uma janela de informações; em seguida, clique na guia “Avançado”. Aparecerá, então, a opção para colocar “Prazo”, que aparecerá como uma pequena seta verde no gráfico de Gantt.
Se as tarefas forem adiadas além do prazo acordado, um aviso vermelho será exibido na primeira coluna "Indicadores" para destacar esse problema. Isso ajuda a rastrear as datas com as quais você se comprometeu, bem como as datas reais nas quais você está trabalhando.
Atribuição de recursos
Pelo MS Project existem cinco métodos para atribuir recursos, sendo eles “Duração Fixa”, “Trabalho Fixo”, “Unidades Fixas”, assim como outras duas opções na caixa de seleção direcionada ao esforço. Ao atribuir recursos e editar horas de trabalho, descobre-se que o tempo decorrido de uma tarefa pode variar, mas o total de horas de trabalho não.
Para melhor visualização do problema vamos apresentar um case teórico:
“São necessárias 10 horas para Luiz concluir uma tarefa, podendo realizá-la mais cedo ou mais tarde; a data de término é o maior ponto de atenção, pois as pessoas trabalham em direção a prazos. Talvez seja necessário atualizar o plano com essa data revisada, mas você não quer que isso atrapalhe automaticamente o total de horas de trabalho que Luiz realiza”.
Mas se de fato sentir necessidade de alterar o plano, você pode entrar na guia "Avançado" da janela "Informações da tarefa" e selecione "Trabalho fixo". Contudo, preste atenção, ao alterar o número total de horas ou número de pessoas, a duração da tarefa também será alterada.
Acompanhamento da Linha de base
No final da fase de planejamento, você terá um plano que deverá ser seguido; mas, durante a execução poderão ocorrer algumas modificações. Com a linha de base você consegue usar o plano idealizado como referência e, assim, pode comparar com seu plano real, verificando o verdadeiro progresso do seu projeto.
Essa ferramenta é muito pouco utilizada nos cronogramas, mas é de extrema importância para verificação do progresso e andamento do projeto em relação às metas.
Progressão do plano
Para análise do progresso do seu projeto, você pode simplesmente anotar colocar o percentual de tarefas já finalizadas! Mas de qualquer forma é importante realizar uma revisão semanal ou quinzenal para discutir sobre o progresso.
O cronograma deve orientar a agenda para o próximo ciclo de progresso, não sendo uma reflexão tardia para o Gerente de Projetos atualizar de vez em quando para tentar acompanhar o projeto. O cronograma deve orientar as discussões da reunião de progresso.
Neste post, expusemos alguns pontos de atenção e dicas focados em aprimorar e facilitar o gerenciamento de projetos com o uso do software MS Project. Mas, como falamos antes, para aproveitar a maior capacidade dessa ferramenta, o ideal é desenvolver as suas habilidades e a de seus funcionários com treinamento específico.
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