Uma Não Conformidade é a não adequação de requisitos e padrões previamente acordados – o que mina a confiança, diminui a credibilidade e pode acarretar prejuízos a todos os envolvidos.
Quem trabalha com qualidade precisa ficar atento a todas as possíveis implicações no ambiente de trabalho. Por isso, é necessário entender mais sobre como trabalhar uma não conformidade – e como transformá-la em oportunidade.
O que é uma Não Conformidade?
A não conformidade é a fuga dos padrões de qualidade ou produção que se previam para um processo ou produto. A ISO 9001 a define como: “não atendimento de um requisito pré-estabelecido”. Essa definição coloca dois agentes na balança: aquele que presta o atendimento e aquele com quem o requisito foi pré-estabelecido.
Afinal, todo o processo que envolve uma qualidade também envolve o que se percebe como qualidade. A partir de critérios objetivos estabelecidos entre as duas partes – a prestadora do serviço e a receptora – podemos classificar algo como possuir qualidade.
Por isso, para que haja uma não conformidade, o analista precisa estar atento ao que foi acordado previamente e o que se espera no futuro, confrontando isso com eventuais problemas encontrados no meio do caminho. Lembrando sempre que todo defeito é uma Não Conformidade, apesar de serem conceitos diferentes.
Quais são as causas da não conformidade?
- Falhas nos processos: Processos mal projetados, mal implementados ou mal executados podem levar a não conformidades.
- Falhas na comunicação: Falhas na comunicação entre funcionários, fornecedores ou clientes podem levar a não conformidades.
- Falta de treinamento: Funcionários que não foram treinados adequadamente podem cometer erros que levam a não conformidades.
- Falhas na manutenção: Equipamentos e máquinas que não são mantidos adequadamente podem levar a não conformidades.
- Falhas no planejamento: Planejamento inadequado ou insuficiente pode levar a não conformidades.
- Falhas no controle de qualidade: Falhas no controle de qualidade podem levar a não conformidades.
- Falhas nos fornecedores: Fornecedores que não atendem aos requisitos de qualidade podem levar a não conformidades.
Porque se atentar às NC’s?
Toda Não Conformidade – ou NC – é também uma quebra na relação de confiança entre as duas partes, e por isso um Relatório de NC pode ser fatal para empresas que busquem certificações ISO de qualidade. Essas certificações são imprescindíveis para negociar com grandes players do mercado ou participar de licitações, por exemplo.
Uma empresa que se antecipa garante que seus processos trarão menor prejuízo e irão se desenvolver de maneira mais suave. Ela também consegue se planejar com mais eficiência para eventuais problemas e crescimentos, além de pleitear os certificados que mencionamos.
O que é um RNC?
Um Relatório de Não Conformidade (RNC) é uma técnica desenvolvida por um analista de qualidade que irá informar qualquer NC no ambiente de trabalho. Utilizam elas para controles internos e para avaliações externas – além de serem necessárias para alcançar certos padrões internacionais de qualidade, a partir de um plano de ação. Índices ESG também usam RNC’s para avaliar qual pontuação atribuir a certas empresas.
Como escrever uma RNC?
Ao escrever uma RNC tenha em vista quem irá recebê-la – um conselho diretor, um órgão consultivo, um departamento interno – para ser claro e sucinto. Existem modelos de redação e formulários a serem preenchidos para RNC’s – vale sempre a pena conferir se os sistemas de gestão em questão possuem algum desses, pois seu formato pode te ajudar a estruturar o raciocínio.
No entanto, alguns fatores comuns para um RNC adequado são: concisão de ideias, clareza na definição da não conformidade, indicação de suas consequências e possíveis causas e detalhamento do seu impacto na organização.
Como lidar com uma situação de não conformidade?
Identifique a não conformidade
O primeiro passo é identificar e definir claramente o que constitui a não conformidade. Analise os dados e evidências disponíveis para entender o escopo do problema e como ele afeta o processo ou o produto em questão.
Priorize a não conformidade
Determine a prioridade da não conformidade com base no risco e na gravidade do impacto. Isso ajudará a definir o grau de urgência para resolvê-la.
Analise a causa-raiz
Identifique as causas-raiz da não conformidade. Isso pode ser feito por meio de análise de dados, entrevistas com as pessoas envolvidas e outros métodos de análise. É importante identificar as causas-raiz para evitar a recorrência do problema no futuro.
Desenvolva um plano de ação
Desenvolva um plano de ação para corrigir a não conformidade. O plano deve incluir as ações específicas a serem tomadas, os prazos e os responsáveis por cada etapa do processo.
Implemente o plano de ação
Implemente o plano de ação e acompanhe o progresso regularmente. Certifique-se de que as ações estão sendo tomadas conforme planejado e monitore os resultados.
Verifique a eficácia
Verifique se as ações corretivas foram eficazes na eliminação da não conformidade. Use métricas e indicadores para avaliar a eficácia do plano de ação.
Documente e comunique
Documente todo o processo de tratamento da não conformidade e comunique as ações e resultados para as partes interessadas relevantes. Isso ajudará a evitar futuras ocorrências de não conformidades e a aumentar a confiança na organização.
Como uma Não Conformidade pode ser útil?
Embora, ao falarmos dessa forma, pareça um problema e um empecilho, ela pode ser também uma oportunidade. Utilizando metodologias de melhoria contínua, ao identificar uma Não Conformidade, um analista capacitado para o tratamento de não conformidades pode desenvolver novas maneiras de agilizar etapas, poupar recursos e otimizar tarefas.
A identificação permite a evolução constante do negócio. Um exemplo claro é a identificação de não conformidades em uma linha de produção.
Não Conformidade na produção
Em uma linha de produção – seja de hambúrgueres (exemplo clássico) ou de produtos ou serviços mais sofisticados – a não conformidade é o descumprimento de alguma ordem ou procedimento. O resultado de uma NC na produção são produtos em massa fora de padrões, que podem ser inseguros, desagradáveis ou impossíveis de comercialização.
As linhas de produção, por possuírem um sistema integrado de muitos atores, são onde NC geram o maior impacto – seja financeiro ou logístico.
Quais os tipos de Não Conformidade?
Na hora de classificar, a melhor maneira é se atentar para alguns tipos específicos, categorias nas quais pode se enquadrar. A partir desses detalhes sobre a solução dessas não conformidades podem surgir e orientar a sua prática profissional e a redação dos RNC’s. Hoje, se trabalha com cinco tipos de Não Conformidades específicas: por causa, identificação, tamanho, potencial e específica.
Não Conformidade por Causa
Classificar devido a sua causa é uma abordagem que busca o âmago do problema. A partir dela você pode desenvolver diagramas que visitem a raiz e auxiliem a resolver.
Ao classificar uma NC pela causa você também pode se aproximar de outras não conformidades até então não identificadas. Alguns exemplos de não conformidade por causa são inadequação de moldes, tempo de setup lento ou integração de bases mal feitas.
Não Conformidade por Identificação
Aqui, a preocupação do analista será marcar quem foi o responsável por notar uma NC, que pode ser classificada por identificação com duas possíveis marcações: identificação interna (alguém que faz parte da companhia) ou externa (clientes, fornecedores, consultores e outros stakeholders).
Classificar uma por identificação ajuda, no longo prazo, a marcar aqueles agentes mais atentos do seu processo. Além disso, é possível mensurar a capacidade analítica e autocrítica de uma empresa ao traçar a relação identificação interna x externa.
Não Conformidade por Tamanho
Alguns problemas são maiores do que outros. Esse é o princípio por trás da classificação de uma não conformidade pelo tamanho da não conformidade. Em uma cadeia de hambúrgueres, por exemplo, um fornecedor que não passe por todos os procedimentos sanitários é um grande problema, enquanto a ortografia errada de uma chamada publicitária em uma bandeja pode ser considerada uma não conformidade pequena.
Esse tipo de classificação permite a concentração dos esforços em ação corretiva nas não conformidades mais relevantes para a atividade fim daquela indústria.
Não Conformidade Potencial
Uma não conformidade potencial está na iminência de se tornar um problema. Ela é algum procedimento ou equipamento que possui uma margem de erro grande, como um setup desorganizado ou um fluxo de galpão logístico pouco otimizado.
Sendo assim, ao identificar uma NC potencial, tenha a certeza de que ela pode e deve exigir uma ação imediata. Uma vez que elas normalmente são identificadas internamente e surgem na forma de reclamações de pessoal diretamente envolvido no processo. Estar atento a elas faz parte do trabalho de um analista para mitigar eventuais prejuízos.
Não Conformidade Específica
O universo do controle de qualidade é muito amplo, assim como são várias as maneiras que uma pode surgir. Por isso categorias específicas, que visem abarcar os pormenores de uma atividade ou negócio, são essenciais para aquelas situações não previstas.
Mas também não hesite em misturar mais de uma classificação em sua RNC para dar uma dimensão mais completa da não conformidade para os responsáveis pela sua resolução. Como dissemos, seja sucinto e o mais completo possível.
Qual é a diferença entre não conformidade menor e maior?
Não Conformidade Menor:
- É uma discrepância que não tem um impacto significativo sobre a qualidade do produto, processo ou sistema de gestão da qualidade.
- Não afeta a conformidade com os requisitos do cliente ou especificações de qualidade.
- Pode ser corrigida facilmente sem interromper o processo de produção ou afetar o cronograma.
Não Conformidade Maior:
- É uma discrepância que tem um impacto significativo sobre a qualidade do produto, processo ou sistema de gestão da qualidade.
- Afeta a conformidade com os requisitos do cliente ou especificações de qualidade.
- Pode afetar a segurança, eficácia, confiabilidade ou desempenho do produto ou processo.
- Pode requerer ações corretivas imediatas, incluindo interrupção do processo de produção, retrabalho ou rejeição do produto.
Como prevenir a não conformidade?
Planejamento adequado
O planejamento adequado dos processos e procedimentos ajuda a identificar possíveis áreas de não conformidade antes que elas ocorram.
Treinamento
É importante que todos os funcionários envolvidos no processo sejam treinados adequadamente em seus papéis e responsabilidades para minimizar o risco de erros.
Inspeção de entrada
A inspeção de entrada de matérias-primas, componentes e fornecedores pode ajudar a identificar problemas antes que afetem o produto ou processo final.
Monitoramento do processo
O monitoramento constante do processo e do produto pode ajudar a detectar e corrigir problemas antes que se tornem não conformidades.
Análise de riscos
A análise de riscos ajuda a identificar possíveis problemas antes que eles ocorram e a implementar medidas preventivas adequadas.
Melhoria contínua
A busca constante por melhorias no processo e no produto pode ajudar a identificar áreas de melhoria e a prevenir a ocorrência de não conformidades.
Comunicação efetiva
A comunicação aberta e efetiva entre todos os envolvidos no processo pode ajudar a identificar problemas e a implementar ações corretivas antes que se tornem não conformidades.
