O que é a análise das partes interessadas? Por que usá-la?
A análise das partes interessadas é o primeiro passo no gerenciamento das partes interessadas, um processo importante que as pessoas de sucesso usam para obter apoio de outras pessoas. O gerenciamento de stakeholders ajuda-os a garantir que seus projetos sejam bem-sucedidos onde outros possam falhar.
Você já se viu trabalhando duro em um projeto, apenas para "acertar os buffers" simplesmente porque um gerente ou influenciador poderoso diz "Não?" Pode ser extremamente frustrante, especialmente quando você tem certeza de que seu trabalho teria apresentado resultados reais se você tivesse permissão para continuar.
À medida que sua carreira se desenvolve e você se torna mais bem-sucedido, as ações que você toma começam a afetar mais e mais pessoas. Quanto mais pessoas você afeta, mais provável é que suas ações afetem as pessoas que têm poder e influência sobre o seu trabalho. Essas pessoas podem ser fortes defensores de seus projetos - ou podem bloqueá-los, então você precisa identificar quem são essas pessoas e conquistá-las.
Neste artigo, vamos dar uma olhada no primeiro passo crucial - Análise das Partes Interessadas - em mais detalhes.
Por que usar a análise das partes interessadas?
Uma abordagem baseada em partes interessadas oferece quatro benefícios principais:
1. Obtenha seus projetos em forma
Você pode usar as opiniões das partes interessadas mais poderosas para ajudar a definir seus projetos em um estágio inicial. Essas partes interessadas, então, provavelmente irão apoiá-lo e sua contribuição também pode melhorar a qualidade do seu projeto.
2. Ganhe recursos vencedores
Obter apoio de partes interessadas poderosas pode ajudá-lo a ganhar mais recursos, como pessoas, tempo ou dinheiro. Isso torna mais provável que seus projetos sejam bem-sucedidos.
3. Construa compreensão com seus stakeholders
Ao se comunicar com seus stakeholders com antecedência e frequência, você pode garantir que eles compreendam totalmente o que você está fazendo e entendam os benefícios do seu projeto. Isso significa que eles podem apoiá-lo mais ativamente quando necessário.
4. Chegue à frente do jogo
Entender seus stakeholders significa que você pode antecipar e prever suas reações ao seu projeto à medida que ele se desenvolve. Isso permite planejar ações que provavelmente ganharão seu suporte.
Como conduzir uma análise das partes interessadas
Existem três etapas a seguir na Análise das Partes Interessadas:
- Identifique quem são seus stakeholders.
- Trabalhe seu poder, influência e interesse, para que você saiba em quem você deve se concentrar.
- Desenvolva uma boa compreensão das partes interessadas mais importantes, para que você saiba como elas podem responder e como você pode ganhar seu apoio.
Depois de concluir sua análise, você pode usar o planejamento de partes interessadas para descobrir como se comunicará com cada parte interessada.
Vamos explorar as três etapas da análise das partes interessadas em mais detalhes:
Etapa 1: Identifique seus Stakeholders
Comece por debater quais são os seus stakeholders. Como parte disso, pense em todas as pessoas afetadas pelo seu trabalho, que têm influência ou poder sobre ele, ou que tenham interesse em sua conclusão bem sucedida ou malsucedida.
As partes interessadas podem ser organizações e pessoas, mas, no final, você deve se comunicar com as pessoas. Portanto, certifique-se de identificar as partes interessadas individuais corretas em uma organização de partes interessadas.
Etapa 2: Priorize seus Stakeholders
Agora você pode ter uma lista de pessoas e organizações afetadas pelo seu trabalho. Alguns deles podem ter o poder de bloquear esse trabalho ou avançá-lo. Alguns podem estar interessados no que você está fazendo, enquanto outros podem não se importar, então você precisa descobrir quem você precisa priorizar.
Você pode mapear suas partes interessadas e classificá-las de acordo com seu poder sobre seu trabalho e seu interesse, em uma Rede de Poder/Interesse. A seguir estão as posições que integram essa rede:
- Alto poder, pessoas altamente interessantes (Gerenciar de perto): você deve envolver totalmente essas pessoas e fazer os maiores esforços para satisfazê-las.
- Alto poder, pessoas menos interessantes (Manter satisfeito): coloque bastante trabalho com essas pessoas para mantê-las satisfeitas, mas não tanto que elas fiquem entediadas com sua mensagem.
- Baixo poder, pessoas altamente interessantes (Manter informado): informe adequadamente essas pessoas e converse com elas para garantir que não surjam problemas importantes. As pessoas nesta categoria podem ser muito úteis com os detalhes do seu projeto.
- Baixo consumo de energia, menos pessoas interessantes (Monitorar): novamente, monitore essas pessoas, mas não as aborreça com comunicação excessiva.
Seu chefe, por exemplo, provavelmente tem alto poder e influência sobre seus projetos e alto interesse neles. Sua família, no entanto, pode ter grande interesse neles, mas não terá poder sobre eles.
Etapa 3: Entenda seus principais interessados
Agora você precisa descobrir como seus principais interessados se sentem em relação ao seu projeto. Você também precisa descobrir como melhor envolvê-los e como se comunicar com eles.
As principais perguntas que podem ajudá-lo a entender suas partes interessadas incluem:
- Que interesse financeiro ou emocional eles têm no resultado do seu trabalho? É positivo ou negativo?
- O que os motiva acima de tudo?
- Quais informações eles querem de você e qual é a melhor maneira de se comunicar com eles?
- Qual é a opinião atual do seu trabalho? É baseado em boas informações?
- Quem influencia suas opiniões em geral e quem influencia sua opinião sobre você? Alguns desses influenciadores, portanto, tornam-se atores importantes por si mesmos?
- Se eles não forem positivos, o que os ajudará a apoiar seu projeto?
- Se você não acha que conseguirá conquistá-los, como administrará a oposição deles?
- Quem mais pode ser influenciado por suas opiniões? Essas pessoas se tornam partes interessadas por si mesmas?
Você pode perguntar a seus stakeholders essas perguntas diretamente. As pessoas muitas vezes são bastante abertas sobre seus pontos de vista e pedir suas opiniões é muitas vezes o primeiro passo para construir um relacionamento de sucesso com eles.
Uma maneira simples de resumir o nível de apoio das partes interessadas é codificá-las em cores. Por exemplo, mostre defensores e apoiadores em verde, bloqueadores e críticos em vermelho e aqueles que são neutros em laranja.
Pontos chave
À medida que o trabalho que você faz e os projetos que você executa se tornam mais importantes, você afetará mais e mais pessoas. Algumas dessas pessoas têm o poder de prejudicar seus projetos e sua posição. Outros podem ser fortes defensores do seu trabalho.
Análise das partes interessadas é o processo pelo qual você identifica seus principais interessados e ganha seu apoio. A análise das partes interessadas é o primeiro estágio disso, onde você identifica e começa a entender suas partes interessadas mais importantes.
A primeira etapa é pensar em quem são seus stakeholders. O próximo passo é priorizá-los por poder e interesse, e plotar isso em uma grade de Poder/Interesse. O estágio final é entender o que motiva seus stakeholders e como você precisa conquistá-los.
