O que é Processo de Revisão Após Ação (AAR)? Aprenda com suas ações

Organizações de todos os tipos, em todos os setores, poderiam se beneficiar de um processo de revisão em andamento. O Processo de Revisão Após Ação (AAR) foi desenvolvido pelas forças armadas como uma maneira de todos aprenderem rapidamente com as experiências dos soldados no campo.

Com este sistema, lições e conhecimentos críticos são transferidos imediatamente para obter o máximo benefício. A "unidade de campo" tem a oportunidade de falar sobre o que aconteceu e outras equipes podem usar essa experiência imediatamente. Desta forma, o desempenho de toda a organização melhora de uma forma atempada.

Geralmente, uma revisão típica do projeto é feita "post-mortem" - após o fato e após qualquer oportunidade de alterar o resultado. Você termina um projeto e depois o estuda para determinar o que aconteceu. A partir daí, você decide quais processos manter e o que fará da próxima vez.

Isso pode ajudar o próximo projeto - mas é muito tarde para o projeto que você acabou de terminar: você pode ter usado muito tempo e muitos recursos no projeto sendo revisado e você poderia ter evitado um pouco disso se tivesse feito uma revisão parte do caminho.

Não seria muito melhor avaliar ao longo do caminho - para que você possa capturar as lições aprendidas após cada etapa e melhorar o desempenho imediatamente?

Quais os benefícios de um AAR?

AARs fornecem uma oportunidade para avaliar o que aconteceu e por quê. São discussões focadas no aprendizado que são projetadas para ajudar a equipe e os líderes da organização a descobrir o que fazer de maneira diferente. Por exemplo, ao conduzir um treinamento em toda a organização, você pode concluir um AAR após a primeira sessão de treinamento para analisar o que fazer melhor na próxima sessão. Ou, se você está mudando seu processo de fabricação, você poderia fazer um AAR depois de completar as primeiras 100 unidades, em vez de terminar a corrida inteira.

Dependendo da natureza e tamanho de um projeto, você pode realmente fazer o AAR após a conclusão. O fator comum é aplicar o processo AAR a todos os eventos ou atividades recorrentes ou repetidos, bem como aqueles que representam um desafio. A abordagem AAR apoia uma cultura de aprendizagem contínua - e o desejo de encontrar e usar as melhores práticas e abordagens inovadoras.

É importante notar que os AARs não se limitam apenas a projetos grandes ou formais. Você pode usá-los após reuniões de equipe ou funções operacionais regulares, como a contabilidade do final do mês. Além disso, quando ocorre um incidente de segurança, um AAR pode revelar lições importantes.

Um benefício adicional do Processo de Revisão Após Ação é melhorar a comunicação e o feedback dentro das próprias equipes. Como o foco é aprender, em vez de culpar, o próprio processo leva a uma melhor compreensão do desempenho da equipe e ajuda as pessoas a pensar sobre a melhor forma de trabalhar em conjunto para produzir melhores resultados.

O processo AAR está relacionado ao Ciclo de Deming ou Plan-Do-Check-Act (PDCA), e é um ótimo complemento para qualquer iniciativa de melhoria contínua. O Ciclo de Deming é uma abordagem mais ampla para resolver problemas e gerenciar mudanças. AAR é uma ferramenta útil que trabalha com PDCA, mas eles não são substitutos um do outro.

Como realizar um AAR?

Um AAR é uma reunião estruturada que faz o seguinte:

Concentra-se em por que as coisas aconteceram

Compara os resultados pretendidos com o que foi realmente realizado

Incentiva a participação

Enfatiza a confiança e o valor do feedback

Para que o processo AAR seja bem-sucedido, a equipe precisa descobrir por si mesma as lições fornecidas pela experiência. Quanto mais aberta e honesta a discussão, melhor. Aqui estão alguns dos principais elementos de um AAR efetivo:

Discuta o propósito e as regras - A AAR não procura criticar negativamente ou encontrar falhas. A ênfase deve estar na aprendizagem, por isso, deixe isso claro desde o início para alcançar o máximo envolvimento, abertura e honestidade.

Incentive a participação ativa - Ao definir as regras, fale sobre confiança. Enfatize que não há problema em discordar e que a culpa não faz parte da discussão. Ataques pessoais devem ser interrompidos imediatamente. Definir o tom certo para um AAR é extremamente importante.

Use um facilitador - Uma parte neutra ajuda a focar a discussão. Essa pessoa faz perguntas e muitas vezes pode conduzir a discussão de tal forma que ela permaneça sem julgamento.

Fale sobre o desempenho do TEAM - O AAR não é sobre o desempenho individual. Veja como a equipe se comportou e não atribua culpas.

Realize o AAR o mais rápido possível - Para que o feedback seja eficaz, ele deve ser oportuno. Ao fazer um AAR rapidamente, você terá uma descrição mais precisa do que aconteceu. Isso também ajuda a garantir que todos (ou a maioria) da equipe possam participar.

Enfoque a discussão com questionamentos hábeis - Se você perguntar: "como você acha que foi?", esse pode ser um tópico muito amplo para discutir. Em vez disso, direcione os participantes a pensar em questões ou áreas específicas: "como você cooperou bem?", "como a comunicação poderia ter sido melhor?", "quais atividades de planejamento foram mais eficazes?"

As questões de discussão geralmente se concentram em torno de três temas:

O que deveria acontecer? O que aconteceu? Por que houve diferença?

O que funcionou? O que não funcionou? Por quê?

O que você faria diferente na próxima vez?

Lembre-se de fazer perguntas abertas para que os participantes não pensem que existe uma resposta "certa" ou "errada":

O que você preferiria que acontecesse?

O que você faria diferente na próxima vez?

Como a situação poderia ter sido evitada?

Na sua opinião, qual é o procedimento ideal?

Escreva as principais perguntas da discussão em um quadro branco ou flipchart. Isso ajuda os participantes a se concentrarem no objetivo principal da reunião.

Deixe a equipe falar - Este é um exercício de boa comunicação, não apenas feedback e aprendizado contínuo. Quanto melhor os membros da equipe se comunicarem uns com os outros e resolverem as diferenças, mais fortes eles estarão no futuro - como indivíduos e jogadores de equipe.

Registre as recomendações - Anote as recomendações específicas feitas pela equipe. Em seguida, encaminhe esta informação para outros líderes de equipe e partes interessadas. É assim que os AARs contribuem para o aprendizado e melhoria em toda a organização.

Forneça acompanhamento e treinamento - Se ninguém acompanhar as recomendações, o tempo gasto no processo será desperdiçado. Crie um sistema para garantir que as ideias reunidas no AAR sejam incorporadas às operações e atividades de treinamento.