O que é um mapa de influência? Por que desenvolvê-lo?

Muitas pessoas podem ter influência sobre seus projetos. Alguns influenciadores são óbvios e fáceis de detectar. Outros são menos óbvios, mas não são menos significativos. É aí que entram ferramentas como o mapa de influência, que possibilita a identificação do grau de influência dos integrantes do projeto.

Se você não conseguir reconhecer e "gerenciar" esses influenciadores, provavelmente terá uma resistência inesperada aos seus projetos e, às vezes, uma falha desconcertante. Este é cada vez mais o caso quando você executa grandes projetos e aumenta o número de pessoas afetadas por seus projetos.

As pessoas dentro de sua organização, pelo menos, devem trabalhar juntas de maneira aberta e voluntária. No entanto, mesmo aqui, seu chefe, seus colegas de equipe, seus clientes, o chefe de seu chefe - até mesmo o sobrinho do CEO na sala de correspondência - podem causar impacto em você, dadas certas circunstâncias. No entanto, pessoas fora da sua organização têm todos os tipos de interesses e motivações que você não pode controlar. Aqui, saber quem influencia quem pode ser crítico se você quiser fazer alguma coisa.

Mapeamento de Influência

Então você entende quem tem influência sobre seus projetos? Você conhece a natureza, direção e força dessas influências? Afinal, usar a "cadeia de comando" normal pode nem sempre ser a melhor maneira de promover seus objetivos: saber quem são os verdadeiros influenciadores pode ajudá-lo a determinar onde você deve se esforçar se realmente quiser ter sucesso.

É disso que se trata o mapeamento de influência - descobrir as verdadeiras partes interessadas do seu projeto (não apenas as mais óbvias) e as relações de influência entre elas. Isso ajuda você a direcionar os principais influenciadores para que você possa ganhar os recursos e o suporte necessários para atingir sua meta.

Mapas de influência são uma extensão natural da Análise das Partes Interessadas. O sucesso do seu projeto pode depender da identificação de seus principais interessados e do gerenciamento dos vários relacionamentos entre eles. As partes interessadas têm o poder de ajudar ou prejudicar suas iniciativas, portanto, o gerenciamento das partes interessadas é um aspecto importante do gerenciamento de projetos.

Quais os elementos de um mapa de influência?

Um mapa de influência é um modelo visual que mostra as pessoas que influenciam e tomam decisões sobre o seu projeto. O mapa ajuda você a entender como as partes interessadas se relacionam umas com as outras, para que você possa ver rapidamente a maneira pela qual a influência flui.

Lembre-se de que mesmo as pessoas mais poderosas raramente agem sozinhas. Altos executivos e outras pessoas em autoridade confiam nos conselheiros. Descubra quem são os conselheiros e entenda como eles funcionam. Isso pode ser vital para o sucesso do seu projeto.

Existem três aspectos principais que você deve levar em consideração quando constrói um mapa de influência:

A importância ou o peso da influência geral de uma parte interessada (representada pelo tamanho do círculo que representa essa parte interessada).
As relações entre as partes interessadas (representadas pela presença de linhas ou setas entre elas).
A quantidade de influência que os stakeholders têm sobre os outros (representada pelo peso das linhas traçadas entre eles).

Influência não é estática. Ele muda com o tempo, assim como as circunstâncias que envolvem cada projeto ou decisão. Se você criar mapas de influência em intervalos regulares, você mapeará essas diferenças e obterá uma apreciação muito maior pelo modo como as decisões são tomadas. Isso ajudará você a suavizar o processo de tomada de decisões e a ser mais eficaz.

Como criar um mapa de influência?

Siga estas cinco etapas para construir um mapa de influência:

Primeira etapa: Prepare uma análise das partes interessadas. Isso ajuda você a identificar, priorizar e entender seus principais interessados.
Segunda etapa: Para cada parte interessada, descubra o seguinte:
- Quem ele ou ela influencia e quem influencia ele ou ela?
- Quão forte é essa influência?
- Qual é a história de cada relacionamento? Como isso afeta a influência geral?
- Qual papel a hierarquia desempenha na quantidade de influência?
Terceira etapa: Mapeie a importância da influência usando o tamanho e a posição dos círculos. Os maiores círculos pertencem às partes interessadas com maior influência. Sempre que possível, coloque as partes interessadas mais influentes no topo da página e coloque as pessoas menos influentes mais abaixo.
Quarta etapa: Mapeie a direção da influência desenhando setas para vincular as partes interessadas. (Estes podem ser unidirecionais ou bidirecionais, dependendo se a influência flui para a mesma extensão em ambas as direções.)
Quinta etapa: Mapeie a força da influência usando linhas mais grossas para indicar uma influência mais forte.
- Em algumas situações, a pessoa que assina projetos ou compras pode não ser a pessoa mais influente na rede. Por exemplo, um Chefe de Compras pode sempre aceitar as recomendações do Departamento de TI. Neste caso, vale a pena marcar quem tem autoridade de aprovação no seu mapa, no entanto, vale a pena verificar cuidadosamente que eles realmente são tão influenciados por outros como os outros dizem!
Sexta etapa: Estude o mapa e identifique as partes interessadas com a maior influência geral. Forme um plano de gerenciamento das partes interessadas que permita que você se comunique e, com sorte, influencie esses importantes influenciadores.
Sétima etapa: Mapeie essas relações de influência regularmente. Dessa forma, você entenderá melhor a dinâmica da tomada de decisões relacionadas ao seu projeto.

Pontos chave

Os mapas de influência são modelos visuais importantes das pessoas e relacionamentos principais que afetam um projeto ou uma decisão. (Não cometa o erro de pensar que a hierarquia ou as linhas tradicionais de autoridade são sempre as rotas pelas quais as decisões são tomadas.)

Aproveite o tempo para descobrir os relacionamentos subjacentes e a influência que os principais interessados têm. Com esse insight, você pode explorar as verdadeiras fontes de poder e persuasão.

Enquanto isso é algo que as pessoas fazem intuitivamente em pequenos projetos, é algo que você precisa fazer ativamente para projetos maiores. Esse é particularmente o caso em projetos que envolvem pessoas de fora da sua organização.