Como elaborar uma Matriz RACI?
Independentemente do tamanho do projeto, as descrições de trabalho devem ser claramente definidas. Seja uma equipe de cinco pessoas ou uma colaboração internacional, todos precisam entender o seu papel: as tarefas e atividades que cada pessoa deve realizar. Uma maneira de definir o papel de cada membro da equipe é usar uma matriz RACI. É um sistema de gráficos que ilustra o objetivo da tarefa e a ação necessária para cada pessoa. Isso ajuda a reduzir a confusão nas expectativas aumentando, por sua vez, a eficiência do projeto. Nesse contexto, as decisões são tomadas mais rapidamente, a responsabilidade é clara e a carga de trabalho é distribuída uniformemente.
Quando você ouvir esses tipos de comentários em uma organização, pode ser que ela esteja precisando fazer uma matriz RACI:
- 'Meu chefe anula minhas decisões sempre que ele quer'.
- 'O processo de aprovação, mesmo para o item mais simples, demora tanto tempo hoje'.
- "Parece que todo mundo está montando uma planilha com os mesmos dados".
- "Eu tenho a responsabilidade, mas não a autoridade para fazer o trabalho".
Quais os quatro tipos de associação na Matriz RACI?
O RACI tem quatro tipos de participantes que são explicados abaixo. É muito importante entender cada um deles antes de criar a matriz.
- Responsible (Responsável) - Quem está completando a tarefa, responsável pela execução.
Se o papel de responsabilidade, por exemplo, for um redator técnico, o redator técnico pode ser responsável por escrever os arquivos de ajuda online. Um desenvolvedor de software não gravaria os arquivos de ajuda, mas poderia incorporar esses arquivos no produto, o que seria uma tarefa diferente.
- Accountable (Autoridade): Responsável pelo gerenciamento e autorização, quem está tomando decisões e executando ações na (s) tarefa (s).
Uma função que é "Responsável pelo Gerenciamento" tem autoridade final ou responsabilidade pela conclusão da tarefa. Assim como no exemplo anterior de um redator técnico desenvolvendo ajuda on-line e um desenvolvedor de software incorporando os arquivos de ajuda, um gerente de produto pode ser responsável por verificar se os arquivos estão no produto.
- Consulted (Consultado) - Quem será comunicado sobre decisões e tarefas.
Um papel que é "Consultado" é um consultor de uma tarefa. Por exemplo, um Black Belt na metodologia Six Sigma pode ser consultado porque é um especialista no assunto. Os consultores devem ser considerados com cuidado, pois muitas pessoas nessa função podem estender o tempo da tarefa e aumentar o risco de desempenho insatisfatório.
- Informed (Informado) - Quem será atualizado sobre decisões e ações durante o projeto.
Um papel que é "Informado" é mantido atualizado na conclusão da tarefa. O mapeamento desta função ajuda a ilustrar as dependências e também garante que a transparência no status da tarefa exista. Identificar quem precisa de atualizações de status pode ser complexo, por isso vale a pena reservar várias funções para determinar se elas precisam saber quando uma tarefa é concluída. Por exemplo, o gerente de vendas pode exigir atualizações de status porque um cliente tem um interesse especial no desenvolvimento de um recurso.
Exemplo de RACI
Vamos entender melhor o RACI com um exemplo simplificado. José está desenvolvendo o recurso de software X que será integrado ao recurso de software Y - desenvolvido por Carla. Miguel é o gerente de projetos e Ana está em marketing. Para o recurso X, José é responsável, Miguel é a autoridade e Carla precisa ser consultada, pois o recurso dela será integrado ao de José. Por fim, Ana simplesmente precisa ser informada quando a tarefa estiver completa.
Quais os benefícios da matriz RACI:
- Elimina a confusão de papéis
- Evita a sobre alocação de recursos para um projeto e sub-alocação para outro.
- Define claramente as funções para todas as pessoas que as preenchem (a compreensão clara das expectativas é fundamental para um projeto tranquilo e reduz a necessidade de resolução de conflitos mais tarde).
- Garante que nenhuma tarefa ou função sejam negligenciados.
- Proporciona uma maneira rápida e eficiente de realocar recursos quando houver rotatividade.
- Novas pessoas podem identificar rapidamente seus papéis em um projeto e os papéis daqueles com quem devem interagir.
- Estimula a comunicação entre as funções. A comunicação é a chave para entender claramente as expectativas, o que resulta em um projeto tranquilo.
- Analisa carga de trabalho: quando usado contra pessoas ou departamentos, as sobrecargas podem ser rapidamente identificadas.
- Permite que os deveres sejam redistribuídos efetivamente entre grupos e indivíduos.
- Gerenciamento de projetos: permite flexibilidade nas situações de gerenciamento matricial, permitindo o equilíbrio correto entre as responsabilidades da linha e do projeto.
- Resolução de Conflitos: fornece um fórum para discussão e resolução de conflitos interdepartamentais.
- Documenta o Status Quo: a saída da matriz RACI é um método simples, mas eficaz, de documentar as funções e responsabilidades em uma organização.
Quais as Diretrizes da Matriz RACI?
Embora uma Matriz RACI seja específica de um projeto, há algumas diretrizes gerais ou práticas recomendadas a serem lembradas:
- Evite vários níveis de supervisão - um nível é suficiente
- Incentive o trabalho em equipe
- Mantenha a fluidez do gráfico - faça as alterações necessárias e informe as pessoas quando as coisas mudarem
- Atribua apenas um responsável por tarefa
- Assegure-se de que os Responsáveis pelo Gerenciamento tenham autoridade para garantir que a tarefa seja concluída
- Evite muitos consultores, pois eles podem ocupar muito tempo (aguardando respostas, reunindo informações etc.), enquanto se tiverem poucos podem prejudicar o desempenho. Por isso, tente encontrar o "ponto ideal", o equilíbrio.
- Informe a todos de qual sua tarefa por escrito (em um papel)
Como conseguir o equilíbrio certo com a Matriz RACI?
Faça um esforço colaborativo. Todos devem se sentir confortáveis com cada papel que eles e seus colegas têm. Em suma, melhorar a comunicação e eficiência com a matriz RACI. Usado para o seu potencial, todos ganham. Você vai parar de receber informações desnecessárias, como uma abundância de e-mails que você não precisa ler. Você também aumentará a satisfação no trabalho com papéis claramente definidos.
Para garantir a colaboração e o sucesso do projeto, é crucial que todos os envolvidos no projeto compreendam seus papéis e responsabilidades e os de outros membros do projeto. Isso é especialmente importante quando as equipes de projeto são mais complexas devido ao seu grande tamanho, envolvimento de membros da equipe distribuídos ou dependência de funcionários de vários departamentos.
Como elaborar em 6 etapas uma Matriz RACI?
Para facilitar a elaboração de uma Matriz RACI, sugerimos que se siga as seguintes etapas:
- Lista de tarefas do projeto;
- Identificação das partes interessadas do projeto;
- Conhecer os responsáveis e as autoridades por cada tarefa junto com seus stakeholders;
- Ter pelo menos um stakeholder responsável por cada tarefa;
- Ter apenas uma parte interessada responsável;
- A etapa final deve incluir uma discussão com todas as partes interessadas. Isso é para garantir que as partes interessadas compreendam seu papel.
Exemplo de uma Matriz RACI Simples
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