O que é o 5S?

O que é o 5s?

5S é um sistema para organizar o ambiente de trabalho de maneira a torná-lo mais produtivo, evitando desperdícios. Ele é uma das ferramentas mais famosas do lean, podendo ser aplicado em diversas organizações, como fábricas, hospitais, escritórios, etc. Este sistema se concentra em colocar tudo onde ele pertence e manter o local de trabalho limpo, o que torna mais fácil para as pessoas fazerem seus trabalhos sem perder tempo ou se arriscarem em trabalhos perigosos.

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O termo 5S vem de cinco palavras japonesas:

• Seiri
• Seiton
• Seiso
• Seiketsu
• Shitsuke

Em português, essas palavras costumam ser traduzidas para:

• Ordenar
• Organizar
• Limpar
• Padronizar
• Sustentar (autodisciplina)

Cada S representa uma parte de um processo de cinco etapas que pode melhorar a função geral de um negócio. Na FM2S temos um curso específico de 5s, mas neste post vamos comentar um pouco sobre a implementação dessa ferramenta. Também temos um curso grátis de Lean, de maneira geral, que pode te ajudar a entender a essência do 5s.

De onde surgiu o 5S?

A 5S começou como parte do Toyota Production System (TPS), o método de fabricação iniciado pelos líderes da Toyota Motor Company no início e meados do século XX. Esse sistema, muitas vezes chamado de manufatura enxuta no Ocidente, visa aumentar o valor de produtos ou serviços para os clientes. Isso geralmente é feito encontrando e eliminando o desperdício dos processos de produção.

A manufatura enxuta envolve o uso de muitas ferramentas, como 5S, kaizen, kanban, jidoka, heijunka e poka-yoke. O 5S é considerado uma parte fundamental do Sistema Toyota de Produção porque, até que o local de trabalho esteja em um estado organizado e limpo, é difícil alcançar resultados consistentemente bons. Um espaço bagunçado e confuso pode levar a erros, lentidão na produção e até mesmo acidentes, que interrompem as operações e afetam negativamente uma empresa.

Por ter uma instalação sistematicamente organizada, uma empresa aumenta a probabilidade de que a produção ocorra exatamente como deveria.

Os benefícios do 5S

Com o tempo, a metodologia 5S leva a muitos benefícios, incluindo:

• Custos reduzidos
• Maior qualidade
• Produtividade aumentada
• Maior satisfação dos funcionários
• Um ambiente de trabalho mais seguro.

O que são os sensos e como implementá-los?

O conceito 5S pode parecer um pouco abstrato neste momento, mas na realidade é uma ferramenta muito prática e prática que todos no ambiente de trabalho podem fazer parte.

O 5S envolve avaliar tudo o que está presente em um espaço, removendo o que é desnecessário, organizando as coisas logicamente, executando tarefas domésticas e mantendo esse ciclo em andamento. Organize, limpe, repita.

Vamos dar uma olhada em cada uma das partes do 5S.

Ordenar

O primeiro passo do 5S, o senso de ordem, envolve passar por todas as ferramentas, móveis, materiais, equipamentos, etc. em uma área de trabalho para determinar o que precisa estar presente e o que pode ser removido. Algumas perguntas a serem feitas durante essa fase incluem:

• Qual é o objetivo deste item?
• Quando este item foi usado pela última vez? Com que frequência é usado?
• Quem usa isso?
• Isso realmente precisa estar aqui?

Essas perguntas ajudam a determinar o valor de cada item. Um espaço de trabalho pode ser melhor sem itens desnecessários ou itens usados com pouca frequência. Essas coisas podem atrapalhar ou ocupar espaço. Tenha em mente que as melhores pessoas para avaliar os itens em um espaço são as pessoas que trabalham nesse espaço. Eles são os únicos que podem responder às perguntas acima.

Quando um grupo determinou que alguns itens não são necessários, considere as seguintes opções:

• Dê os itens para um departamento diferente
• Reciclar
• Jogar fora
• Vender os itens
• Colocar itens no almoxarifado

Para casos em que o valor de um item é incerto - por exemplo, uma ferramenta não foi usada recentemente, mas alguém acha que pode ser necessária no futuro - use o método da etiqueta vermelha. Tags vermelhas são geralmente tags de papelão ou adesivos que podem ser anexados aos itens em questão. Os usuários preenchem informações sobre o item, como:

• Localização
• Descrição
• Nome da pessoa que aplica a tag
• Data da aplicação.

Em seguida, o item é colocado em uma "área de etiqueta vermelha" com outros itens questionáveis. Se após um período de tempo designado (talvez um mês ou dois) o item não tiver sido usado, é hora de removê-lo do espaço de trabalho. Não vale a pena apostar em coisas que nunca se acostumaram, já que ocupam espaço.

Organizar

Uma vez que a desordem extra se foi, é mais fácil ver o que é o quê. Agora os grupos de trabalho podem criar suas próprias estratégias para classificar os itens restantes. Coisas a considerar:

• Quais pessoas (ou estações de trabalho) usam quais itens?
• Quando os itens são usados?
• Quais itens são usados ​​com mais frequência?
• Os itens devem ser agrupados por tipo?
• Onde seria mais lógico colocar itens?
• Algumas colocações seriam mais ergonômicas para os trabalhadores do que outras?
• Algumas colocações reduziriam o movimento desnecessário?
• São necessários mais recipientes de armazenamento para manter as coisas organizadas?

Durante essa fase, todos devem determinar quais arranjos são mais lógicos. Isso exigirá pensar através de tarefas, a frequência dessas tarefas, os caminhos que as pessoas tomam através do espaço, etc. As empresas podem querer parar e pensar sobre o relacionamento entre a organização e os esforços maiores do Lean. Que arranjo causará a menor quantidade de resíduos?

Na fabricação enxuta, os resíduos podem assumir a forma de:

• Defeitos
• Tempo de espera
• Movimento extra
• Inventário em excesso
• Superprodução
• Processamento extra
• Transporte desnecessário
• Talentos não utilizados

Limpar

Todo mundo acha que sabe o que é limpeza, mas é uma das coisas mais fáceis de ignorar, especialmente quando o trabalho fica pesado (coisa comum no dia a dia). O estágio de Limpar do 5S se concentra na limpeza da área de trabalho, o que significa varrer, esfregar, remover o pó, limpar superfícies, colocar ferramentas e materiais, etc.

Além da limpeza básica, este S também envolve a realização de manutenção regular em equipamentos e máquinas. Planejar a manutenção antecipadamente significa que as empresas podem detectar problemas e evitar quebras. Isso significa menos tempo perdido e nenhuma perda de lucros relacionada a interrupções no trabalho.

Limpeza no local de trabalho pode não parecer empolgante, mas é importante. E não deve ser deixado apenas para o pessoal de limpeza. No 5S, todos assumem a responsabilidade de limpar seu espaço de trabalho, idealmente diariamente. Isso faz com que as pessoas se apropriem do espaço, o que a longo prazo significa que as pessoas serão mais investidas em seu trabalho e na empresa.

Padronizar

Quando as três primeiras etapas do 5S forem concluídas, as coisas devem ficar muito boas. Todo o material extra se foi, tudo está organizado, os espaços são limpos e o equipamento está em boas condições de funcionamento.

O problema é que, quando o 5S é novo em uma empresa, é fácil limpá-lo e se organizar ... e depois, lentamente, deixar as coisas voltarem ao que eram. A padronização torna o 5S diferente do típico projeto de limpeza de molas. Padronizar sistematiza tudo o que acabou de acontecer e transforma os esforços de uma só vez em hábitos. Padronizar atribui tarefas regulares, cria agendamentos e envia instruções para que essas atividades se tornem rotinas. Ele faz procedimentos operacionais padrão para 5S para que a ordem não caia no esquecimento.

Dependendo do espaço de trabalho, uma lista de verificação 5S ou um gráfico diário pode ser útil. Um cronograma publicado indicando com que frequência certas tarefas de limpeza devem ocorrer e quem é responsável por elas é outra ferramenta útil.

Inicialmente, as pessoas provavelmente precisarão de lembretes sobre o 5S. Pequenas quantidades de tempo podem ser reservadas diariamente para tarefas 5S. Mas com o tempo, as tarefas se tornarão rotineiras e a organização e limpeza do 5S se tornarão parte do trabalho regular.

Sustentar

Uma vez que os procedimentos padrão para 5S estão em vigor, as empresas devem realizar o trabalho contínuo de manter esses procedimentos e atualizá-los conforme necessário. Sustentar refere-se ao processo de manter o 5S funcionando sem problemas, mas também de manter todos envolvidos na organização. Os gerentes precisam participar, assim como os funcionários no chão de fábrica, no depósito ou no escritório. Sustentar é fazer do 5S um programa de longo prazo, não apenas um evento ou um projeto de curto prazo. Idealmente, o 5S se torna parte da cultura de uma organização. E quando o 5S é sustentado ao longo do tempo, é quando as empresas começam a perceber resultados positivos contínuos.