Desenvolvendo o seu obeya, etapa por etapa!
Você sabe o que é Obeya?
O obeya ("grande sala" em japonês) é uma prática Lean de gerenciamento visual. É um lugar de colaboração intensiva e procedimentada. As informações estão disponíveis e gerenciadas coletivamente através de reuniões curtas e periódicas. É uma ferramenta simples e eficaz para enfrentar os desafios de desempenho. Assim como muitas outras que você pode aplicar corretamente sendo um agente de melhoria: Lean, Green Belt ou Black Belt .
A maioria dos times passa por vários estágios da evolução antes que Obeya se torne um ritual cotidiano.
Racionalizando: realmente precisamos disso?
Para muitos, apenas começar a jornada pode ser um desafio. Com todas as ferramentas de gerenciamento de projetos, reuniões e gerentes de projetos profissionais envolvidos em projetos de desenvolvimento de produtos hoje, muitas equipes questionam antecipadamente se eles realmente precisam de obedecer. Parece uma sobreposição, como muitos dizem:
"Nós já temos todas essas informações on-line para que todos possam acessar".
"Esse é o trabalho do gerente de projeto".
"Nós já temos muitas reuniões".
"Nossa equipe está espalhada por todo o lugar, então por que ter um espaço?"
Então, o primeiro passo é trabalhar com a equipe para definir quais desafios da equipe eles estão tentando resolver e como o obeya se encaixa na situação em questão (às vezes não vai e está tudo bem). No entanto, apesar de todas as ferramentas, reuniões e gerentes envolvidos, a maioria das grandes equipes ainda luta com os fundamentos dos projetos - permanecer alinhado, escalar problemas, resolver rapidamente problemas e tomar decisões em tempo hábil. Então, o primeiro passo é para a equipe identificar como o obeya pode ajudá-los a melhorar a execução de seus projetos.
Iniciar: onde vamos encontrar o espaço?
Começar o obeya não deve ser um grande empreendimento. Contudo, a maioria das equipes vai encontrar alguns obstáculos que precisam ser superados. Alguns destes incluem:
Encontrar um espaço. No início, muitas organizações enfrentam o desafio fundamental de encontrar um espaço para obeya. Muitos dizem: "Já temos problemas suficientes para encontrar uma sala de conferências para reuniões determinadas, e agora você quer dedicar espaço para apenas um projeto?" Em alguns casos, pode levar alguma criatividade para criar um espaço para a primeiro obeya - procure por áreas abertas que podem ser fechadas com paredes temporárias, use um espaço em um canto do laboratório de protótipos, aproxime as mesas no escritório para liberar uma sala. Se houver vontade, uma solução se apresentará.
Aproveitar o tempo para parar e configurar o espaço. A configuração inicial do obeya é como um esporte coletivo. Levará de meio a um dia inteiro, mas é a primeira demonstração dos membros da equipe que eles estão empenhados em tentar trabalhar no obeya. Na verdade, é um ótimo exercício de treinamento para um lançamento do projeto.
Decidir o que é mais relevante / útil. A criação de recursos visuais significativos para gerenciar o projeto é mais fácil dizer do que fazer. Inicialmente, os membros da equipe não têm certeza sobre o que exibir. No início, eles irão exagerar demais e publicar mais informações do que eles ou suas equipes precisam. Não se preocupe - à medida que a equipe continua trabalhando em obeya, os visuais que são mais valor agregados se mostrarão, e os outros desaparecerão gradualmente. Da mesma forma, as reuniões de obeya no começo levam mais tempo, mas, à medida que as equipes praticam seus rituais, as discussões se tornarão mais focadas. Antes disso, o time precisa passar por uma fase de experimentação.
Experimentação: Tentativa e erro
O primeiro mês de obeya é um momento desafiante para a maioria dos times. Eles estão aprendendo novas formas de interagir uns com os outros enquanto ainda tentam fazer o trabalho do projeto. Em muitos casos, enquanto as equipes estão experimentando, haverá debates animados sobre vários visuais - os que funcionam, os quais não. As pessoas também estarão editando quantos detalhes compartilhar durante as reuniões de obeya stand-up, sim as reuniões devem ser realizadas em pé.
Uma prática recomendada para os primeiros meses de um novo obeya é construir um debate de 10 minutos no final de cada outra reunião de stand-up para perguntar ao time como o espaço e os rituais de reunião estão funcionando e o que precisa ser melhorado.
Do status-quo à Solução Colaborativa de Problemas
Um desafio comum nos estágios iniciais de implementar o obeya é o uso dos visuais e permanecer em pé para focar a conversa sobre os assuntos importantes que afetam o cliente, o produto e o projeto. Muitas vezes, as equipes começam por encharcar as paredes com todos os produtos e métricas especificados em seus procedimentos e fornecer status em cada um, como eles fizeram no passado. Os membros da equipe então se esforçam para ver como o obeya é diferente de suas antigas reuniões de status do projeto feitas no projetor.
O obeya precisa se tornar o sistema de gestão à vista para a equipe do projeto, onde eles podem tornar visíveis os problemas (técnicos e de negócios) e obter ajuda dos membros e da equipe correta para resolvê-los rapidamente para que o projeto continue avançando. Quando as pessoas se encontram com frequência no obeya todas ficam na mesma página! Logo, todos veem de forma clara como seu trabalho se encaixa e como elas podem ajudar a solucionar os problemas a elas relacionados.
Engasgos e posterior evolução
Uma desaceleração comum que as equipes enfrentam ao trabalhar em obeya é que, eventualmente, atingem um platô e a equipe sente que o obeya não está lhes dando o mesmo nível de informação e colaboração do que no passado. Este é um sinal de que o obeya está realmente funcionando.
O obeya é uma tela viva que precisa mudar à medida que o produto e o projeto estão evoluindo.
As paredes estão nos dizendo que precisamos mudar à medida que o produto e o projeto estão evoluindo e, consequentemente, o gerenciamento visual no espaço. Por exemplo, nos estágios iniciais, a equipe geralmente fala sobre viabilidade de conceitos, então provavelmente veremos muitas renderizações nas paredes que a equipe está avaliando. Mais tarde no projeto, quando eles estão fazendo ferramentas e preparando a planta para o novo produto, a conversa é muito mais centrada na execução. Assim, esperamos ver as linhas de ferramentas e os layouts de fábrica nas paredes. Em outras palavras, o obeya é uma tela viva que precisa mudar à medida que o produto e o projeto estão evoluindo. Normalmente, no final de cada fase principal de um projeto, a equipe deve ter uma reflexão para ver como eles precisam adaptar a sala à medida que passam para a próxima fase.
Padronização e melhoria contínua
Uma armadilha comum de muitas equipes (e agentes de melhoria contínua) é tentar definir padrões visuais e protocolos de reunião desde o início. A menos que você já tenha aplicado obeya em alguns projetos, é melhor esperar até que a equipe tenha aprendido o suficiente sobre quais métodos e imagens funcionam melhor em seu ambiente. Semelhante ao desenvolvimento de produtos, precisamos tentar alguns protótipos e simular eles antes de termos a prova do conceito. Uma vez que há consenso, o time pode definir a melhor prática e propor como padrão para projetos futuros.
Em muitos casos os padrões começam a aparecer organicamente no obeya, pois os membros da equipe fornecem feedback uns aos outros.
Na verdade, em muitos casos os padrões começam a aparecer organicamente no obeya, pois os membros da equipe fornecem feedback uns aos outros e simplesmente começam a adotar os visuais que melhor funcionam para eles. Outras equipes que visitam o obeya então veem o que está funcionando e adotarão ou as adaptarão a seus próprios obeyas.
À medida que você trabalha através da implementação de obeya em sua organização, reconheça que isso levará tempo e paciência à medida que as equipes atravessam as etapas acima. Cada etapa é uma oportunidade de aprendizagem para a equipe e a organização - à medida que as pessoas crescem, o obeya crescerá.
Para desenvolver mais técnicas relacionadas à melhoria contínua realize nossas certificações Lean, Green Belt, Black Belt e Master Black Belt. Além, é claro, de nosso White Belt e Introdução ao Lean totalmente gratuitos.
