A chegada de um novo colaborador é muito importante, tanto para o colaborador que irá começar um novo cargo em um ambiente de trabalho novo, quanto para a empresa que terá um novo membro na sua equipe.
Mas por que é tão importante? Bom, o colaborador irá embarcar em um ambiente que já possui uma cultura organizacional existente e terá que se adaptar por um período, tanto com a cultura da empresa, quanto seus novos colegas de trabalho e suas novas responsabilidades e atividades.
É aí que entra o Onboarding, que literalmente significa “embarcar”, ele é o processo de integração do novo colaborador à empresa para garantir que ele se adapte ao que está por vir em seu novo emprego. Essa abordagem é importante para garantir uma rápida adaptação e engajamento do funcionário.
O que é o Onboarding em uma empresa?
O Onboarding é uma abordagem que as empresas tomam ao elaborar ações e processos para que o novo colaborador se adapte mais rapidamente às atividades, equipe e objetivos da empresa.
É muito comum quando se começa um cargo em uma nova empresa, ficar perdido, sem saber quais passos tomar, como usar alguns programas da empresa, quem recorrer quando tiver uma dúvida.
Por esses motivos, a abordagem do Onboarding é fundamental, com ela, o novo funcionário terá uma introdução mais suave na empresa, estimulando ele com a nova função e resultando em melhor engajamento e retenção.
Lembrando que esse processo não é um simples treinamento de uma semana, ele é um pouco mais complexo do que isso, ele começa logo no momento da contratação e se estende até o funcionário estar completamente confortável com sua função.
Muitas empresas logo ao anunciar a nova vaga ao profissional, mandam apenas um e-mail formal na solicitação dos documentos necessários para a contratação, o que é normal, mas o Onboarding começa logo aí, um e-mail de boas vindas anunciando que toda a equipe está ansiosa para recebê-lo faz toda a diferença em como ele se sentirá a partir daquele momento com sua recepção, e como sabemos bem, a primeira impressão é a que fica!
Com isso, você já deve ter percebido que o Onboarding exige um certo planejamento para ser implementado, né? É importante que o Recursos Humanos ou o Departamento Pessoal esteja bem alinhado com essa abordagem e disponha todos os esforços e recursos necessários para isso.
Qual a importância e vantagens do Onboarding na integração dos novos colaboradores?
Toda empresa tem sua rotina, softwares que utiliza, cultura organizacional, valores e por aí vai, mas como um funcionário pode se encaixar adequadamente a eles, sem saber como funciona, certo?
Por isso o Onboarding é importante, ele tem como objetivo contextualizar o novo colaborador em todos os aspectos da empresa e promover um ambiente de trabalho e clima organizacional ótimo para todos, além de permitir que o funcionário se adapte mais rapidamente a tudo isso.
Veja todos os benefícios que o Onboarding pode trazer tanto para os novos colaboradores, quanto para a empresa:
Redução de Turnover
Depois de contratar um novo funcionário, o que a empresa menos quer, é perdê-lo rapidamente, né? Depois de todo o tempo e recurso gasto para treiná-lo e introduzi-lo a empresa, ele logo desiste da vaga, por não ter se adaptado muito ao novo ambiente de trabalho, isso é o Turnover, a taxa de na qual funcionários deixam a sua organização.
O Brandon Hall Group lançou uma pesquisa que mostra que as empresas que realizam um Onboarding em seus novos funcionários teve redução de até 50% no turnover, ou seja, existe uma retenção melhor de talentos na empresa e redução de custos na busca e admissão de novos funcionários.
Engajamento dos novos funcionários
Com uma ótima integração, o funcionário se sente bem acolhido e motivado, uma das características do Onboarding é fazer com que o novo funcionário se sinta querido e importante para a empresa.
Dessa forma, o colaborador se sente mais motivado na execução de suas tarefas, o que gera um melhor desempenho e engajamento do mesmo, além de mantê-los mais tempo na organização.
Se encaixar melhor na cultura organizacional
Cada empresa possui uma cultura organizacional e como um novo funcionário vai se adaptar dela, também depende do Onboarding. Veja só: vamos supor que a empresa que você foi chamado para trabalhar é comum que todos os funcionários tirem alguns minutos do seu tempo de serviço para fazer uma reunião informal para melhorar a comunicação.
Se isso não for bem explicado para o novo colaborador, ele ficará perdido e pode se sentir excluído e sem saber que ele também pode fazer parte dessas reuniões naquele formato que a cultura organizacional estabeleceu.
O Onboarding permite que fique fácil de entender como a cultura organizacional funciona e permite que ele se encaixe melhor nele e crie laços entre seus colegas de trabalho.
Reduzir retrabalho e erros
Como explicamos antes, cada empresa tem seus softwares, sistemas e processos no qual trabalha, e é bem difícil novos funcionários estarem preparados para isso, por isso um treinamento prévio pode fazer toda a diferença.
Esse treinamento é uma das abrangências do Onboarding, só que não basta apenas mostrar passo-a-passos e deixar que o novo funcionário se vire, com um mentor, ele deve estar sempre de olho em tudo o que pode acontecer durante esse período de treinamento, para que ele possa estar sempre tirando dúvidas quando necessário.
Tudo isso permite minimizar futuros erros e evitar retrabalhos para seu novo colaborador. Além disso, retrabalhos e erros podem ser desmotivadores, diminuindo o rendimento. Dessa forma, o Onboarding garante uma melhor curva de aprendizagem e torna os novos membros da equipe mais autossuficientes e confiantes em suas tarefas.
Como realizar o Onboarding em novos funcionários?
Agora que você entende o que é e como funciona o Onboarding, precisa entender como realizá-lo.
Se você está querendo aplicar o Onboarding na sua empresa para aproveitar os benefícios ou está pleiteando uma vaga e quer saber o que te espera, vamos te ajudar a entender como o Onboarding deve ser realizado da melhor maneira possível, confira:
Na entrevista, explique tudo o que o novo funcionário deve esperar
Isso mesmo, o Onboarding não começa no primeiro dia do novo funcionário na função dele, mas sim na entrevista. Não adianta prometer montanhas e não entregar nem um grão de areia.
Caso o funcionário entre com expectativas altas pelo o que foi prometido na entrevista e se deparar com ambiente ou cultura organizacional totalmente diferente, pode resultar em aumento da taxa de turnover na sua empresa.
A ideia é que o funcionário tenha boa ideia do que o espera, assim, ele não se irá surpreender, a ideia é trazer ele bem engajado já no primeiro dia. Seja o mais transparente possível na hora de explicar como a empresa funciona e como funcionará a atuação do seu novo colega de trabalho.
Prepare a recepção do novo membro da equipe
Todo mundo gosta de ser bem recebido, em um novo emprego então. Isso fará com que o novo colaborador se sinta querido, motivado e engajado. Mande um e-mail de boas vindas, explicando um pouco mais sobre a empresa e com uma mensagem dizendo que todos estão aguardando a sua chegada.
Além disso, a equipe de trabalho dele também deve estar preparada. Explique bem sobre o novo funcionário para o time dele, conte informações importantes da entrevista para que todos já se sintam mais familiarizados com seu novo colega, assim quando ele chegar, terá um relacionamento melhor com o time e não se sentirá deslocado.
Deixe preparado todos os materiais, ferramentas e mesa para que ele já saiba como e com o que ele irá trabalhar, além de facilitar mais sua familiarização com o novo trabalho. Também prepare previamente os treinamentos que serão aplicados no período de experiência, tudo isso permite que a integração funcione mais rapidamente.
Promova um tour pela empresa
Todo mundo fica perdido em um ambiente novo, ajudar o novo funcionário a se familiarizar com o ambiente de trabalho diminui a ansiedade e faz com que ele se sinta mais confortável.
Mostre onde fica e quais são todos os setores da sua empresa, mesmo que ele não tenha muito contato com alguns deles na sua função, isso ajudará ele a se orientar melhor e ter conhecimento do clima organizacional e ajuda na comunicação e transparência que melhora a confiança com seus colegas de equipe.
Também é importante conhecer os colegas de equipe, apresentar aos outros membros da organização, assim, ele se sentirá mais à vontade para interagir com os colegas de trabalho. Ah, isso inclui os grandes executivos também, sabia? Conhecer os CEOs pode acrescentar um fator de motivação bem importante para um novo funcionário.
Mas não se esqueça, além da mesa de trabalho e outros setores, é essencial mostrar onde fica o banheiro, cozinha, depósito, entre outros, ele se sentirá mais acolhido e a vontade, se acostumando com mais rapidez.
Mostre onde ele irá trabalhar
É lá onde ele vai passar a maior parte do tempo, por isso deve estar bem organizado para quando ele chegar, assim, ele não ficará perdido no período de treinamento e adaptação.
Deixe organizado seus materiais e ferramentas, ele irá precisar disso para execução de suas tarefas, além disso, todos temos preferências, permita que ele organize da forma que o deixe mais confortável.
Outra boa ideia é deixar bilhetes ou notas que ajudarão ele a se orientar ou fique menos perdido no começo. É muito comum estarmos perdidos como somos novos membros de um time de trabalho, sempre parece ter muita informação e temos medo de cometer erros, assim, notas e bilhetes informativos podem ajudar ele a se guiar em sua função ou consultar quando estiver perdido.
Existem diversos métodos para preparar o seu novo colega de equipe, use checklists, post-its, mapas mentais, diagramas, entre outras ferramentas para que ele se oriente melhor em suas atividades.
Também para ajudá-lo a se organizar, deixe um cronograma das atividades dele elaborado previamente, isso vai ajudar ele a se organizar e se preparar com antecedência para suas atividades.
Com todo esse cuidado, o novo membro da equipe vai entender que estamos ansiosos por sua chegada e que realmente nos importamos. É super importante ele se sentir valorizado e saber que esperamos grandes coisas com ele entrando na equipe.
Separe algum funcionário mais experiente para ajudá-lo
Não adianta esperar que o novo membro da organização já chegue sabendo de tudo, durante seu período de experiência, ele irá ter questionamentos, desde como realizar suas atividades e funções, até como faz pra pegar um cafézinho ou com quem falar sobre tal assunto.
Por isso, prepare alguém para ajudá-lo nesse período, pode ser algum funcionário mais experiente ou mesmo a pessoa que irá treiná-lo. É importante que os responsáveis do RH ou Departamento pessoal estejam atentos a isso, para que também não sobrecarregue a pessoa que irá auxiliá-lo, não comprometendo as responsabilidades que esse funcionário veterano já tenha.
Outra maneira de fazer isso é a elaboração de documentos, como guias e POPs, mas falaremos disso mais para frente.
Realize treinamentos específicos e personalizados
Por mais que o currículo do seu novo contratado tenha cursos e experiências, toda empresa tem seus modus operandi, além disso, a prática é sempre um pouco diferente da teoria, né?
Todas as empresas têm seus conhecimentos básicos para realização de atividades, mesmo que o novo colaborador possa ter alguma experiência prévia, sua função deve se encaixar nas necessidades da empresa, então certifique-se de prepará-lo através de treinamentos que se adequem com os conhecimentos que ele precisa para executar bem suas tarefas.
Mas não se esqueça, cada indivíduo é diferente, quanto mais se encaixar com as necessidades de cada profissional contratado, foque em treinamentos individuais e personalizados, a eficácia será muito maior na integração dele na organização.
Dessa forma, com um treinamento personalizado, será possível melhorar os pontos onde o novo colaborador tem facilidade em identificar e ajustar as dificuldades que ele tiver, minimizando quaisquer impactos e erros, dando mais confiança para ele.
Por fim, separe um bom mentor, prepare um ambiente adequado para a inserção dele, monitore progressos e dê feedbacks, e então, logo ele terá autonomia para executar sua função.
Prepare documentos para auxiliar ele nas atividades
No começo de uma nova função ou cargo, sempre temos a impressão de que é muita informação e ficamos ansiosos, com medo de cometer erros, por isso acabamos por esquecer de algumas coisas simples durante o trabalho.
Prepare um POP (Procedimento Operacional Padrão) para as atividades que ele tiver que realizar. O POP é um documento que descreve passo a passo tarefas que devem ser realizadas dentro de uma organização.
Com o POP, ele pode se guiar em suas tarefas e minimizar os erros. Graças ao passo a passo detalhado que ele oferece, ele irá realizar os procedimentos com confiança, além de evitar que dúvidas simples sejam recorrentes e com o tempo, ele irá automatizar o processo e se tornar independente do POP.
Outra ótima opção é criar um diário de bordo para ele, assim ele poderá registrar suas atividades, eventos, observações em ordem cronológica, não só permitindo que ele se organize melhor, como anotar dúvidas e até se preparar para eventuais reuniões, podendo consultar informações de tudo o que já realizou.
O diário de bordo também ajuda no treinamento, visto que é uma ótima ferramenta para acompanhar o progresso e desafios que ele enfrentou durante a integração, além de identificar obstáculos para ajudá-lo a melhorar nesse aspectos.
Essas ferramentas e metodologias documentais irão facilitar tanto a integração do novo funcionário, como ajudar os responsáveis pelo treinamento a fazê-lo da melhor forma, todos ganham.
Mantenha um acompanhamento contínuo até o fim da integração
Como já citamos anteriormente, o Onboarding é um processo que perdura até o funcionário estar apto para realizar as atividades e confortável na sua função. Por isso, o Onboarding é um processo de melhoria contínua
Para consolidar tudo o que ele passou no treinamento e integração, é essencial que ele passe por esse acompanhamento, por isso, continue dando feedbacks, realize conversas sobre suas atividades e permita o novo colaborador se expressar e compartilhar as experiências que tem tido até então.
Não deixe de acompanhar oportunidades de desenvolvimento que ele apresentar e invista nessas habilidades, um colaborador satisfeito e confiante é mais produtivo, além de melhorar a retenção de talentos na organização.
O Onboarding é muito mais do que apenas uma formalidade. É uma oportunidade para a empresa estabelecer uma base sólida para a relação com seus novos colaboradores.
Um processo bem planejado e executado resulta em colaboradores mais engajados, produtivos e leais, o que, por sua vez, impulsiona o sucesso e o crescimento sustentável da organização. Portanto, não subestime o poder do Onboarding; é o primeiro passo para construir uma equipe de sucesso.
