Dentro das empresas normalizamos as reuniões coletivas mas, para melhorar a convivência e atingir objetivos maiores, é importante propor um calendário de reuniões pessoais onde cada colaborador exprima as suas preocupações.
Além das reuniões convencionais, as empresas precisam agendar reuniões individuais em suas agendas para garantir o melhor funcionamento da organização. Através deste tipo de reunião, os colaboradores têm a oportunidade de apresentar seus problemas e objetivos diretamente ao seu superior .
Da mesma forma, nas reuniões individuais, os chefes têm a oportunidade de enfrentar e enfrentar os problemas que começam a surgir na empresa antes que se espalhem e seja tarde demais para trabalhar numa solução.
O que são reuniões one a one?
Nas Reuniões One to One, o objetivo é criar um espaço através de uma reunião breve e descontraída onde o gestor e o trabalhador possam estabelecer um diálogo sem qualquer pressão externa. Aqui, o gestor terá a oportunidade de conhecer as prioridades e objetivos do trabalhador entrevistado , bem como apresentar as metas de longo prazo da empresa.
Deste tipo de reuniões pessoais podemos obter informações muito valiosas que nos permitirão antecipar possíveis problemas na empresa para resolver gradualmente os primeiros problemas antes que se aproveitem e criem inquietação geral na empresa
Quando é bom planejar uma reunião one a one?
Para garantir que mantemos uma equipe motivada e produtiva , o ideal seria configurar as agendas para realizar uma Reunião One to One pelo menos uma vez por semana.
A principal vantagem é que, deixando intervalos de tempo muito pequenos entre as reuniões, estaremos atualizados, por isso agendar uma consulta a cada 15 minutos deve ser suficiente. Assim, é normal que o tempo total dedicado a estas reuniões não ultrapasse 2 horas por mês.
Vantagens das reuniões individuais
Para compreender as vantagens que este tipo de reuniões one-on-one pode trazer para uma empresa, devemos partir da premissa de que o sucesso de uma empresa depende, em grande medida, da sua capacidade de comunicação com os seus colaboradores .
Assim, uma organização onde a comunicação faz parte do seu ADN e as reuniões One to One estão integradas no dia a dia, pode conseguir uma equipa altamente produtiva .
As reuniões One to One têm como objetivo introduzir a empatia no local de trabalho e assim nos colocarmos no lugar dos subordinados para compreender o seu dia-a-dia e as possíveis dificuldades que podem surgir antes mesmo de surgirem.
Embora esta dinâmica seja cada vez mais implementada nas grandes empresas, dificilmente a vemos nas PME . Assim, muitas vezes grandes problemas de convivência entre os colaboradores ocorrem por desconhecimento dos possíveis inconvenientes.
Portanto, todas as empresas, independentemente da sua dimensão ou do setor em que atuam, devem adotar as reuniões One to One como uma parte importante da sua atividade.
Nossos consultores desenvolveram um template que permitirá avaliar o desempenho da sua equipe com oito critérios de avaliação diferentes. Assim, encontrar os pontos fortes e o treinamento precisa ser discutido na reunião individual.
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Desvantagens das reuniões one a one
As reuniões One-on-One, apesar de seus muitos benefícios, também apresentam algumas desvantagens que podem impactar a dinâmica de trabalho e a eficácia geral. Aqui estão algumas das principais desvantagens:
- Consumo de tempo: Realizar reuniões regulares pode ser demorado, especialmente se o gestor tiver muitos subordinados diretos. Isso pode levar a um consumo significativo de tempo que poderia ser usado em outras atividades produtivas.
- Sobrecarga de informação: A frequência e a profundidade das discussões podem levar a uma sobrecarga de informações tanto para o gestor quanto para o colaborador, dificultando a assimilação e a implementação eficaz das ações discutidas.
- Dependência excessiva: Colaboradores podem se tornar excessivamente dependentes dessas reuniões para obter orientação e feedback, em vez de tomar iniciativas e resolver problemas de forma independente.
- Falta de estrutura: Sem uma agenda clara ou estrutura definida, as reuniões podem se tornar improdutivas, desviando-se do foco principal e não abordando os pontos mais críticos.
- Pressão e ansiedade: Para alguns colaboradores, essas reuniões podem gerar ansiedade ou pressão, especialmente se o ambiente não for visto como seguro e de apoio. Isso pode dificultar a comunicação aberta e honesta.
- Desigualdade na distribuição de atenção: Gestores podem, inadvertidamente, dar mais atenção a alguns colaboradores do que a outros, criando percepções de favoritismo ou negligência, o que pode afetar a moral da equipe.
- Risco de monotonia: Se as reuniões seguirem sempre o mesmo formato e não houver novidades ou variações nos tópicos discutidos, elas podem se tornar monótonas e menos engajadoras para ambos os participantes.
Como fazer uma reunião one a one
A preparação é importante
Embora as reuniões individuais devam ser tão informais quanto possível, é uma boa ideia dedicar alguns minutos à preparação da estrutura da reunião para garantir que cobriremos os tópicos principais. Devemos também reservar uma margem para a improvisação porque não sabemos quais assuntos podem surgir ao longo da conversa.
Aposte na transparência
Uma vez que o colaborador expõe as dificuldades que encontra no trabalho, é preciso ser 100% sincero e permitir que ele se expresse livremente para entendê-lo melhor. Criar um ambiente seguro e falar abertamente é a fórmula ideal para obter informação de qualidade.
Tome uma atitude
Na reunião One to One surgirão alguns temas complicados que devem ser abordados para solucionar possíveis dificuldades que deles possam surgir. Assim, antes de encerrar a conversa devemos deixar claros os próximos passos que o colaborador deve seguir bem como as ações que a empresa irá iniciar.
Delicadeza e empatia devem dominar a conversa
Abordar a conversa com respeito e manter sempre o tato é a melhor forma de o trabalhador ganhar confiança durante a reunião One to One. Criar um ambiente seguro permitirá que o trabalhador se expresse de forma sincera e aberta , evitando assim cair em uma conversa superficial que conduz em lugar nenhum.
Envie um resumo escrito
Após a reunião pode parecer que os problemas e soluções permanecem no ar, portanto, o trabalhador terá o prazer de receber um e-mail que resume a reunião e marca os objetivos dela derivados.
Não adie a reunião One a One
Uma vez definida a data, é importante não cair na tentação de cancelá-la para tratar de outros assuntos comerciais. Devemos sempre entender o trabalhador como o principal ativo da empresa, por isso conhecer as suas preocupações deve ser uma prioridade na nossa lista de tarefas.
Revise as metas estabelecidas nas reuniões anteriores
Para verificar se as reuniões One to One estão surtindo efeito, podemos incluir no programa de conversação um momento para falar sobre os objetivos traçados anteriormente.
Qual a diferença entre One a One e feedback?
One-a-One e feedback são conceitos distintos, porém complementares, na gestão de pessoas, cada um com objetivos e abordagens próprias que contribuem para o desenvolvimento dos colaboradores e o sucesso da equipe. O One-a-One é uma reunião regular e estruturada entre gestor e subordinado, ocorrendo semanalmente, quinzenalmente ou mensalmente, dependendo das necessidades e da cultura da empresa. Essas reuniões abrangem uma variedade de tópicos, incluindo desempenho, desenvolvimento profissional, desafios, metas e bem-estar geral, criando um canal de comunicação aberto e contínuo.
Por outro lado, o feedback é uma comunicação específica e pontual focada no desempenho ou comportamento recente de um indivíduo. Seu objetivo é fornecer reconhecimento positivo ou corretivo, ajudando o colaborador a compreender suas ações e ajustá-las conforme necessário para atender às expectativas da empresa.
O feedback pode ser dado de forma formal ou informal, a qualquer momento, sempre que surgir a necessidade de reforçar comportamentos desejados ou corrigir desvios. Ao ser específico, descritivo e objetivo, o feedback promove o crescimento profissional, aumenta a autoconsciência e motiva o colaborador a melhorar continuamente.
Em resumo, enquanto o One-on-One oferece um espaço amplo e regular para discussões abrangentes e estratégicas, o feedback é uma ferramenta mais direta e focada, essencial para abordar questões imediatas e específicas. Juntos, eles formam uma abordagem holística e eficaz para a gestão de pessoas, garantindo que os colaboradores recebam o suporte necessário para seu desenvolvimento e contribuam de maneira significativa para o sucesso da organização.
Dicas para as reuniões one a one
Esqueça o cronograma
Para que a reunião seja eficaz, devemos ter em mente a duração que havíamos estabelecido para a reunião, que deve variar entre 15 e 20 minutos para que não seja nem muito curta nem muito longa.
Não estabelecer metas
Outro erro comum nas reuniões One to One é encerrar a conversa sem definir as metas que devemos ter alcançado para a próxima reunião.
Reduza a conversa para tópicos de trabalho
O ideal nessas reuniões presenciais é conhecer todos os fatores que podem estar impedindo o colaborador de atingir seu potencial máximo dentro da empresa. Portanto, devemos rever também questões pessoais que podem influenciar a atividade laboral.
Não exija feedback
Nas reuniões One to One o protagonista é o colaborador, por isso devemos convidá-lo a nos dar sua opinião sobre as ações empresariais.
Exemplos de situações que melhorariam com reuniões 1:1
- Imagine que, como trabalhador, você tem um colega que atrapalha o seu trabalho profissional porque não sabe realizar uma tarefa que está ligada ao seu desempenho. Você gostaria que o gestor da equipe orientasse adequadamente o seu trabalho, mas ele não percebe porque é algo que só é percebido se você estiver envolvido no dia a dia do trabalho . Você não quer comunicá-lo para não prejudicá-lo e assume aquela margem de erro que, na realidade, está afetando a produtividade do grupo.
- Novamente, coloque-se no lugar de um dos membros da sua equipe e imagine que você teve uma ideia que poderia otimizar a produtividade ou aumentar as vendas de um produto ou a contratação de um serviço. Porém, sua ideia ainda não está bem desenvolvida e parece muito maluca contada fora da caixa. Ou diz respeito a outra área que não é a sua. Em ambos os casos, você teria escrúpulos em contá-lo.
- Agora é hora de você se colocar na situação de alguém que ama seu trabalho e o faz com diligência, mas que está passando por um momento pessoal ruim . Até resolver essa situação, você precisa de algum apoio extra, mas não sabe como solicitá-lo ou como lidar com essa outra faceta.
Estas três situações são apenas um exemplo de estagnação da comunicação . Com a realização periódica de reuniões individuais, se bem dirigidas, poderão ser eliminados os pequenos coágulos que se formam na estrutura organizacional de uma empresa e que podem levar a um fracasso g
Perguntas frequentes em reuniões one a one
Nesta seção você encontrará exemplos de perguntas que você pode fazer em suas reuniões. Se você acha difícil lidar com eles e não sabe o que pode perguntar aos seus funcionários, não hesite em continuar lendo
Para ganhar confiança:
- Como vai?
- Em que posso te ajudar?
- Que tal as férias?
Para saber se a equipe está motivada:
- Você está no emprego que deseja?
- Como a equipe trata você?
- Você está feliz com o que faz? Porque?
- Qual a maior conquista que você deseja alcançar na empresa?
Para dar e receber feedback:
- O que você espera de mim como seu gerente/chefe?
- Como posso ajudá-lo a fazer melhor seu trabalho?
- Que parte do trabalho você deseja melhorar?
- Minha maneira de trabalhar ajuda você a ser mais produtivo?
A documentação deficiente dentro de uma equipe de trabalho pode diminuir a produtividade e criar um ambiente de trabalho ruim. As reuniões individuais são uma ferramenta fundamental para melhorar a comunicação e um bom fluxo de trabalho, conseguindo colaboradores satisfeitos e obtendo maior retenção de talentos.
