Carreira

24 de março de 2018

Última atualização: 25 de janeiro de 2023

Os seis passos para a comunicação eficaz

Como ter uma comunicação melhor com seus colegas?

Você sabe quais são os seis passos para a comunicação eficaz? Pense por exemplo se você está escrevendo um e-mail para um colega de trabalho, oferecendo treinamento no trabalho para um novo membro da equipe ou realizando uma apresentação importante para a diretoria, você deve ter uma comunicação clara, concisa e fácil de entender.

Mas, você se perde ao planejar sua mensagem ou luta para identificar o que seu público realmente precisa saber?

Há tantos fatores a serem considerados durante a preparação e a apresentação que é fácil esquecer um ponto importante. O Ciclo de Comunicação é um processo de seis etapas que pode ajudá-lo a desenvolver e refinar suas mensagens. Ele ajuda a garantir que você não se esqueça de nada essencial na primeira vez que o apresentar e pode maximizar o impacto. Ao colocar o processo na forma de um ciclo, essa abordagem incentiva você a usar o feedback que recebe para melhorar suas comunicações no futuro.

Quer mais dicas sobre comunicação?

Neste artigo, examinaremos o Ciclo de comunicação e veremos como você pode usá-lo para melhorar suas comunicações diárias. Também veremos o exemplo que mostra como você pode usá-lo para fornecer comunicações importantes.

Entendendo o Ciclo de Comunicação

O Ciclo de Comunicação fornece uma lista de verificação útil que pode ajudá-lo a se comunicar efetivamente com seu público.

Dica 1:

Você pode aplicar o Ciclo de Comunicação a qualquer situação em que haja comunicação, mas provavelmente será mais útil para preparar e fornecer comunicações importantes ou complexas, como e-mails para a equipe ou organizacionais, materiais de marketing e apresentações.

Dica 2:

O ciclo de comunicação não inclui uma etapa de "teste". No entanto, você ainda pode aplicar as etapas três, quatro, cinco e seis para testar sua comunicação. (Por exemplo, pedindo aos colegas para revisar e comentar o texto, ou praticando uma apresentação na frente de um pequeno grupo.) Em seguida, você usa qualquer feedback para alterar e melhorar sua mensagem quando reiniciar o ciclo.

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Como usar o ciclo de comunicação?

Siga estas etapas para usar o ciclo:

Primeiro Passo: Esclareça Seu Objetivo

Organize seus pensamentos sobre a mensagem que você deseja comunicar respondendo a estas perguntas:

Com quem estou me comunicando?
Qual mensagem estou tentando passar? O que estou tentando alcançar?
Por que eu quero enviar esta mensagem? Preciso enviar isso tudo?
O que eu quero que meu público sinta?
O que meu público precisa ou deseja desta mensagem?
O que eu quero que meu público faça com essa informação?

Segundo Passo: Compor / Codificar

Agora que você organizou seus pensamentos com as perguntas da Etapa 1, comece a criar sua mensagem. Pergunte a si mesmo:

Qual é a melhor maneira de comunicar esta mensagem?
Qual nível / tipo de idioma devo usar?
O público tem alguma informação sobre o assunto?
O meu público precisa de algum recurso adicional para entender minha mensagem?
Estou expressando emoções na minha mensagem? Em caso afirmativo, quais emoções?
O público vai assumir alguma coisa sobre mim ou meus motivos que possam prejudicar a credibilidade da comunicação?

Terceiro Passo: Transmitir / Entregar

A maneira como você comunica sua mensagem é vital para garantir que sua audiência a receba de maneira eficaz. Pergunte a si mesmo:

Este é o momento certo para enviar esta mensagem?
Qual é o estado mental da minha audiência e qual será a carga de trabalho quando receberem esta mensagem? Como devo apresentar minha mensagem para levar isso em conta?
Haverá distrações que possam prejudicar o impacto da comunicação? (Isso é especialmente importante para considerar ao fazer um discurso ou uma apresentação.)
Devo incluir mais alguém na plateia?

Quarto Passo: Receber Feedback

Este é um passo fundamental no ciclo de comunicação. Sem o feedback do seu público, você nunca saberá como melhorar a maneira de comunicar sua mensagem. Certifique-se de incluir algum tipo de processo de feedback como parte de sua comunicação. Por exemplo:

Você sabe ler a linguagem corporal e usá-la para orientar sua apresentação?
Vai dar tempo para uma sessão de perguntas e respostas no final?
Você terá um processo para obter feedback do seu público?
Quando você recebe feedback, é geralmente o que você quer e espera?
Lembre-se de usar o feedback indireto aqui também. Você recebeu a resposta que queria da sua comunicação? Existe algo mais que você possa interpretar a partir da resposta que recebeu?

Quinto Passo: Analisar / Decifrar / Aprender

Use o feedback que você recebeu no Passo Quatro para aprender e crescer. Dependendo da sua situação, talvez seja necessário reescrever sua mensagem e tentar novamente. (Um dos benefícios de testar sua mensagem em pequena escala é que você pode fazer isso antes do grande dia.) Perguntas para se fazer podem incluir:

Por que você recebeu esse feedback? O que isso lhe diz sobre sua mensagem?
O que você poderia ter feito diferente para obter a resposta que você queria?
O público sentiu-se o jeito que você esperava que eles se sentissem? Se não, por que não?
Como você deve agir ou se comportar de maneira diferente para seguir em frente?

Sexto Passo: Alterar / Melhorar

Esta etapa conclui o ciclo. Todos os comentários do mundo não irão ajudá-lo a menos que você se comprometa a aprender e a mudar. Faça isso:

Honrando e respeitando o feedback que você recebeu. Se você acredita que é válido, mude sua mensagem ou comportamento.
Identificando os recursos que podem ajudar você a melhorar. Por exemplo, peça ajuda e conselhos aos colegas; faça mais testes; ou use pesquisas, aulas, livros, seminários e assim por diante.

Um exemplo de ciclo de comunicação

Usar o ciclo de comunicação é bastante simples. Pense nisso como uma lista de verificação para criar suas mensagens.

Veja um exemplo de como você pode usá-lo:

Você é responsável pela TI em sua organização e precisa criar uma apresentação para seu CEO e diretoria executiva. O conteúdo deve explicar exatamente o que o departamento de TI faz e o trabalho pelo qual você é responsável. O objetivo da apresentação é mostrar como a TI é vital para a organização, para que você possa contratar pessoal adicional para gerenciar a carga de trabalho, em vez de enfrentar cortes orçamentários no próximo trimestre. Veja como você pode usar o Ciclo de Comunicação para organizar sua apresentação de forma eficaz.

Passo 1: Objetivo

Quem estou me comunicando?

O CEO e o conselho executivo.

Que mensagem estou tentando enviar?

Devo mostrar que a TI é uma parte essencial da organização e que merecemos financiamento adicional para contratar mais funcionários.

Por que desejo enviar essa mensagem?

Sem o entendimento do conselho, eles podem cortar nosso orçamento no próximo ano.

O que eu quero que meu público sinta?

Quero que eles se sintam animados com o serviço valioso que a TI realiza e preocupados com as ameaças que a empresa pode enfrentar se nossa equipe for cortada.

O meu público precisa ou deseja receber essa mensagem?

Meu público precisa entender completamente o que a TI faz e, especificamente, proteger a organização contra ameaças diárias. O conselho precisará de dados sólidos sobre o dinheiro que economizamos para a empresa nos últimos dois anos.

O que eu quero que meu público faça com essa informação?

Eles precisam entender que oferecer financiamento adicional para TI é de seu interesse.

Passo 2: Compor/Codificar

Qual é a melhor maneira de comunicar esta mensagem?

Apresentação em grupo.

Qual nível / tipo de idioma devo usar?

Eu deveria evitar usar jargão e termos de TI. Meu idioma deve ser profissional, mas fácil de entender.

O público tem alguma informação sobre esta mensagem?

Alguns membros do conselho executivo têm apenas uma vaga compreensão do que o departamento de TI faz. Outros têm uma ideia muito mais nítida.

O conselho executivo tem números para mostrar que o orçamento de TI é maior do que o de outros departamentos.

O meu público precisa de algum recurso adicional para entender minha mensagem?

Gráficos e estatísticas, em papel ou em uma apresentação do PowerPoint, serão úteis.

Estou expressando emoções na minha mensagem? Em caso afirmativo, quais emoções?

Devo expressar o quanto estou animado com meu trabalho e meu departamento, bem como com a urgência que todos sentimos quando nos deparamos com cortes orçamentários adicionais, especialmente quando prestamos um serviço tão importante para a organização.

O público vai assumir alguma coisa sobre mim que prejudicará a comunicação?

Eles podem supor que, como eu estou em TI, naturalmente serei um mau comunicador. Eu preciso provar imediatamente que isso não é verdade.

Passo 3: Transmitir/Entregar

Este é o momento certo para enviar esta mensagem?

Sim, porque a diretoria aprovará em breve o orçamento para o próximo ano.

Qual é o quadro de referência do meu público? Qual é o provável estado de espírito e carga de trabalho quando receberem essa mensagem?

Eles provavelmente estarão sobrecarregados com informações. Eu devo ser conciso, mas convincente.

Haverá distrações que possam prejudicar a comunicação?

A apresentação provavelmente será na Sala de Conferência A. Há uma saída de ar barulhenta naquela sala, então vou ter que falar em voz alta.

A apresentação está perto do fim de um longo dia para a equipe executiva, então eles podem estar cansados ou perder o interesse facilmente.

Devo incluir mais alguém na plateia?

Não.

Passo 4: Receber Feedback

Permitirei 10 minutos no final da apresentação para uma sessão de perguntas e respostas com o quadro.

Vou me encontrar com o CEO imediatamente após a apresentação para obter sua opinião.

Eu vou fazer algumas pesquisas sobre linguagem corporal, o que me ajudará a ver sugestões dos membros do conselho sobre como estou fazendo durante a apresentação.

Passos 5 e 6: Analisar e Melhorar

Alguns dias após a apresentação, seu chefe lhe diz que a diretoria gostou da sua mensagem e aprovou financiamento adicional, graças às suas estatísticas e mensagens convincentes. No entanto, eles achavam que a apresentação foi um pouco longa demais.

Com esse conhecimento, você se compromete a encurtar seus discursos e apresentações no futuro, e fará um trabalho melhor ao cortar informações desnecessárias enquanto cria sua mensagem.

Quais os Pontos Chave?

O Ciclo de Comunicação é um processo de seis etapas para organizar e apresentar uma mensagem de forma eficaz. Você pode aplicá-lo em todas as situações que envolvem comunicação, mas é mais útil para comunicações importantes ou complexas.

O processo segue um ciclo que inclui estas seis etapas:

Esclareça seu objetivo.
Compor / Encode.
Transmitir / Entregar.
Receba feedback.
Analise / decodifique / aprenda.
Alterar / Melhorar

Ao percorrer o ciclo duas ou mais vezes, você pode continuar melhorando suas comunicações analisando a resposta do público e aprendendo com o feedback recebido.