Saber como se preparar para uma reunião, para que ela ocorra bem, é essencial. Parte disso pode ser facilitado ao saber como fazer e organizar uma pauta de reunião clara e coesa.
Neste blog, vamos abordar o que é, como fazer e alguns modelos coringa para conseguir organizar uma pauta de reunião otimizada.
O que é uma pauta de reunião?
Uma pauta de reunião é um documento que organiza e reúne os temas que serão discutidos durante a reunião. Ela serve como um guia para garantir que o encontro seja focado e ocorra dentro do tempo previsto de duração.
Assim, a pauta de reunião se torna um documento essencial para garantir a produtividade e organização das suas reuniões.
Ela pode ser simples, como uma lista de tópicos, ou bem detalhada, incluindo objetivos, duração de cada tema e responsáveis por cada tarefa.
Como é versátil, pode ser usada em qualquer tipo de reunião, por exemplo:
- Reuniões de equipe
- Reuniões de planejamento estratégico
- Reuniões de acompanhamento de projetos
- Reuniões de Feedback ou Um a Um
Por que fazer uma pauta de reunião?
Além de ajudar a manter a reunião focada nos temas relevantes e evitar desvios e discussões improdutivas, a pauta de reunião facilita que os participantes consigam se preparar com informações relevantes antes da reunião e, assim, tornem a discussão mais produtiva.
Como garante a objetividade, definindo claramente os tópicos, permite que todos saibam o que será tratado naquele momento e quais são os objetivos para aquela reunião. Desse modo, por ser um roteiro bem definido, fica mais fácil discutir e resolver questões importantes sem esquecer nenhum ponto relevante e melhorar a tomada de decisões.
Com isso, ajuda a distribuir melhor o tempo para cada tema, evitando reuniões longas e pouco produtivas e aumenta a eficiência do encontro. Além disso, serve como um histórico do que foi discutido e decidido, facilitando o entendimento e acompanhamento para consultas futuras.
Ou seja, a pauta de reuniões é uma ferramenta essencial para que as reuniões sejam diretas, produtivas e obtenham resultados concretos.
Existem tipos diferentes de pauta de reunião?
Por englobar diferentes tipos e formatos de reuniões, a pauta precisa se adaptar para, assim, garantir todos os seus benefícios. Então, para conseguir se moldar a cada tipo de reunião, existem modelos de pautas de reunião que se diferenciam em alguns pontos, porém,são essenciais, como:
Pauta de reunião informativa
Tem como objetivo compartilhar informações, atualizações e comunicados com a equipe. Por exemplo, uma reunião de alinhamento de equipe, apresentação de relatórios ou briefing de projetos.
Estrutura:
1. Apresentação do problema
2. Análise das alternativas e soluções
3. Discussão dos impactos
4. Próximos passos e designação de tarefas
- Dica: Pode ser enviada antes da reunião para que todos os membros da equipe já estejam cientes dos temas que serão tratados.
Pauta de reunião de tomada de decisão
A pauta de reunião de tomada de decisão tem como objetivo analisar as opções e tomar decisões estratégicas. Pode ser usada em aprovações de orçamento, mudanças internas ou em novas contratações.
Ela deve ser bem estruturada para que todos os participantes tenham informações suficientes para analisar as opções e chegar a uma conclusão eficiente.
Estrutura:
1. Objetivo da reunião
2. Identificação dos participantes fundamentais
3. Os tópicos principais com o tempo para discussão
4. Decisões e próximos passos
5. Materiais necessários
- Dica: Tenha os dados e as informações bem estruturadas e concretas para embasar as suas decisões.
3. Pauta de reunião de planejamento estratégico
Focando em definir metas, estratégias e ações para um período de tempo determinado, a pauta de reunião de planejamento estratégico pode ser usada para planejamento trimestral ou anual ou para definição de novas direções.
Estrutura:
1. Análise do cenário atual
2. Definição das metas e objetivos
3. Distribuição e atribuição de tarefas
4. Monitoramento e indicadores de qualidade
- Dica: Nesse tipo de reunião, o objetivo é gerar um plano de ação detalhado e um cronograma para o acompanhamento das atividades. Então, deixar o documento da pauta de reunião bem organizado e coerente é essencial.
4. Pauta de reunião de acompanhamento ou follow-up
O follow-up é uma reunião para monitorar o andamento de projetos e/ou atividades. Ela pode parecer simples mas é essencial para o bom andamento das atividades planejadas, ou seja, a pauta de reunião de acompanhamento pode ser usada em reuniões semanais ou diárias.
Estrutura:
1. Status das tarefas em andamento
2. Problemas e desafios encontrados
3. Ajustes no planejamento
4. Próximos passos e prazos esperados
- Dica: Esse tipo de pauta não é, necessariamente, muito detalhada e pode ser feita em um formato mais ágil e com uma duração de 15 a 30 minutos.
Pauta de reunião de feedback e avaliação
Quando o time realiza feedbacks, reuniões um a um e avaliar desempenhos é importante manter o registro, com a pauta de reunião, para conseguir acompanhar o que foi dito e alinhar as expectativas futuras. Além disso, a pauta de reunião, serve como um modo do gestor ou colaborador se preparar para as perguntas que serão feitas e responder com mais clareza e com tempo para pensar. E, também, pode servir como um exercício de autoavaliação e autoconhecimento. Já que se espera que, para responder as perguntas presentes na pauta, o indivíduo saiba ser sincero consigo mesmo.
Estrutura:
1. Revisão do desempenho recente
2. Pontos positivos e pontos de melhoria
3. Expectativas para o futuro
4. Definição de metas e ações para auxiliar na melhoria
- Dica: Por ser uma reunião, muitas vezes, sensível, esse modelo de pauta e o que é registrado nele deve ser mantido de forma privada. Então, organize essa pauta de uma forma que, se for deixada disponível a todos, não seja identificada tão facilmente.
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6. Pauta de reunião de resolução de problemas
Na reunião de resolução de problemas, a utilização de ferramentas além da pauta de reunião para conseguir tornar a reunião mais produtiva pode ser necessária. Contudo, o objetivo desse tipo de pauta é conseguir organizar a identificação de problemas e atribuir a cada um uma solução cabível e o que pode se esperar em um determinado período de tempo.
Estrutura:
1. Identificação do problema
2. Análise das causas
3. Discussão de soluções possíveis
4. Definição da solução e plano de ação
- Dica: Utilizar métodos 5 Porquês, Diagrama de Ishikawa e Brainstorming pode integrar nesse tipo de reunião.
7. Pauta de reunião inovação e ideias
O objetivo desse modelo de pauta é organizar as ideias e estimular a criatividade dos participantes. Ou seja, deve ser usada em sessões de brainstorming para novos projetos ou melhorias na empresa.
Estrutura:
1. Apresentação do desafio ou necessidade
2. Geração de ideias
3. Discussão e refinamento das ideias
4. Definição das melhores soluções
5. Estipular os próximos passos
- Dica: Essa pauta deve deixar abertura para que as ideias venham de maneira descontraída, ou seja, nesse modelo ela é mais livre a alteração.
Esses tipos e estruturas de pauta de reunião devem ser escolhidos de acordo com o objetivo do encontro. Para sempre ter reuniões produtivas, é fundamental ter uma boa estruturação e planejamento prévio.
Quando se é definido o tipo certo de pauta, se é garantido que o tempo dos participantes seja bem aproveitado e que os resultados sejam eficazes.
Como fazer uma pauta de reunião?
Para iniciar, e utilizar alguma das estruturas que foram apresentadas, a estruturar sua pauta de reunião, é importante primeiro definir qual é o tipo de reunião que vai ser feita e onde a pauta será registrada (Documentos Google, Word, etc). Após isso, é iniciado, de fato, a estrutura da pauta.
Para começar, defina o assunto que será abordado nesse encontro. Depois, sinalize a data e o horário que se iniciará e o horário esperado para a finalização. Desse modo, fica especificado a duração da reunião e facilita a organização dos participantes.
Com isso, indique, também, onde será o local da reunião e os participantes e seus cargos. E, para finalizar a estrutura da pauta de reuniões, coloque os tópicos que serão abordados, o responsável por cada tópico e, se possível, o tempo estimado para a discussão.
Exemplo de como estruturar uma pauta de reunião
Para melhor entendimento, usaremos a estrutura de uma pauta de reunião de tomada de decisão para um time que busca uma nova estratégia de marketing para o próximo trimestre.
Como dito, nesse tipo de reunião, é fundamental que a pauta esteja bem estruturada para que seja garantido que todos os participantes tenham informações suficientes para analisar as opções e chegar em uma solução eficiente. Esse modelo de pauta exige clareza, objetividade e uma abordagem baseada em dados.
Então, um exemplo de estrutura seria:
Assunto: Definição da estratégia de marketing para o próximo trimestre
Data: xx/xx/xxxx
Local: Sala de reunião 2 / Google Meet
Participantes: Fulano (Diretor), Ciclana (Gerente de marketing), Beltrana (Analista de dados), Beltrano (Coordenador de mídia)
| Tópicos | Responsável | Tempo |
| Abertura e apresentação do objetivo | Fulano | 5 min |
| Análise dos dados de campanhas anteriores | Beltrana | 15 min |
| Discussão das alternativas estratégicas | Ciclana | 20 min |
| Avaliação de riscos e viabilidade | Todos | 20 min |
| Definição da estratégia final | Fulano | 20 min |
| Próximos passos e encerramento | Beltrano | 10 min |
Decisão esperada: Escolher a estratégia de marketing mais eficiente com base nos dados analisados.
Materiais necessários: Relatórios de desempenho das campanhas, previsões de orçamento, análise da concorrência.
Com esse exemplo de pauta de reunião, é possível tornar a reunião mais produtiva e garante que a decisão seja tomada de uma maneira embasada e eficiente. Com uma pauta de reunião organizada, você evita discussões desnecessárias e assegura que o time saia da reunião com um plano de ação definido e sem dúvidas.
Portanto, é essencial ter e manter o uso de pautas de reunião para um bom registro e funcionamento do time.
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