Você conhece o PDCA passo a passo?
O PDCA passo a passo é a segmentação do Ciclo PDCA. Este ciclo foi desenvolvido por Walter A. Shewhart aprimorado por Edwards Deming com o objetivo de alcançar a melhoria contínua de processos. Assim, o PDCA é essencialmente um ciclo de feedback de melhoria, ou seja, você estabelece como o processo funciona, como está, descobre como aprimorá-lo e, por fim, implementa as mudanças. Neste artigo, você confere o que é o PDCA, quando usá-lo, um passo a passo de sua aplicação, além dos erros mais comuns na sua execução.
O que é PDCA?
PDCA é uma técnica que foi aprimorada na década de 50 pelo consultor de gestão Dr. William Edwards Deming. Incialmente essa técnica visava identificar por que alguns produtos de um determinado processo não ficavam de acordo com o esperado. Assim, essa abordagem se aprimorou até se tornar uma ferramenta de estratégia popular usada por diversos tipos de organizações. Hoje ela permite formular teorias sobre o que mudanças em um produto, serviço, processo ou projeto e assim, realizar testes em um “ciclo de feedback contínuo.
O ciclo PDCA é amplamente utilizado por empresas que desejam aprimorar seus níveis de gestão por meio do controle eficiente dos processos e atividades internas e externas, padronizando as informações e minimizando as chances de erros na tomada de decisões importantes.
O PDCA divide-se em quatro etapas simples:
P (em inglês, Plan) = planejar
D (em inglês, Do) = executar
C (em inglês, Check) = verificar
A (em inglês, Act) = agir
Como pode ser visto na figura abaixo, as etapas correspondentes ao acrônimo PDCA formam um ciclo, isto é, a etapa final se conecta com a primeira. Dessa forma, o ciclo se repete continuamente até atingir o resultado esperado.
Figura 1. Funcionamento do ciclo PDCA passo a passo.
Os resultados esperados podem assumir diferentes significados a depender da aplicação do ciclo, podendo ser: a resolução de um problema, uma melhoria implementada em um processo ou a melhora em um indicador. É importante ressaltar que sempre há uma forma de se aprimorar alguma coisa, logo conclui-se que o ciclo PDCA não tem fim, ou seja, ele não precisa necessariamente se encerrar após atingir um determinado resultado. A partir deste, traçam-se outros novos objetivos.
Quando você deve usar o PDCA?
O modelo Plan-Do-Check-Act é uma ferramenta útil usada para uma série de aplicações:
- Conhecer e testar várias soluções para um pequeno problema;
- Reduzir desperdícios, capturando e adaptando soluções ineficazes antes de implementá-las em grande escala;
- Implementar mudanças e melhoria contínua;
- Implementar o Gerenciamento de Qualidade Total (TQM) ou iniciativas Seis Sigma;
- Desenvolvendo ou melhorando um processo;
- Aplicado em todos os setores e tipos de organização;
- Ao projetar um novo produto, serviço ou processo;
- Ao planejar, implementar e verificar a conformidade;
- Para rastrear e resolver problemas.
PDCA Passo a Passo
Com o ciclo PDCA você pode resolver problemas e implementar soluções de forma metódica e rigorosa. Vejamos cada uma das quatro etapas sucessivamente:
1º Passo: Planejamento
Primeiramente, você deve identificar e/ou entender o seu problema, seja ele o aprimoramento da qualidade de um produto, processo ou mesmo de um projeto . Para isso, pode-se utilizar de outras ferramentas como os 5 Porquês, ou mesmo o Diagrama de Causa e Efeito, a fim de identificação e análise nos casos da resolução de um problema.
É crucial que o propósito pelo qual o ciclo se aplica esteja claro para um planejamento de maior eficácia. Ferramentas como o 5W2H são bastante usuais para elaborar planos de ação de acordo com o que foi planejado. Assim, cada etapa do 5W2H traz à tona uma imagem refinada dos afazeres.
2º Passo: Execução
Em segundo lugar, vem a etapa de execução. Ou seja, é aqui que vamos colocar a “mão na massa”. Essa etapa consiste basicamente na execução do que foi planejado. Mas antes disso, é fundamental ter a etapa de planejamento concluída e todos os envolvidos estejam cientes do que precisa ser feito.
Para realizar a etapa de execução, também serão necessários que os recursos levantados na etapa de planejamento estejam disponíveis. Quanto menores forem os empecilhos na fase de execução, melhores resultados o PDCA passo a passo alcançará.
3º Passo: Verificação
Por outro lado, na etapa de verificação avalia-se a etapa anterior de execução. Esta avaliação objetiva elencar as ações que deram certo e as que deram errado. Posteriormente, avalia-se cada ação mediante o resultado esperado, além dos pontos positivos e negativos da execução do plano.
Para que a etapa de verificação seja eficiente, é importante que se tenha definido o que será avaliado, como por exemplo KPIs, metas, progresso, etc. Dessa forma, facilita-se compreender o que ainda é preciso melhorar.
4º Passo: Atuar/Agir
Por fim, a última etapa do PDCA passo a passo você deve agir conforme o que foi observado na etapa anterior (verificação). Se alcançar o resultado esperado, simplesmente incorpora-se a melhoria à rotina de trabalho. No entanto, caso não se alcance o resultado esperado, deve-se reconhecer em quais pontos as falhas aconteceram e reiniciar o ciclo novamente.
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Erros mais comuns na aplicação do PDCA Passo a Passo
Muitas pessoas pensam: “Nossa, mas parece tão simples e trivial executar um PDCA. ” Mas é justamente aí que você se engana. Talvez por não prestar a devida atenção a cada processo existem erros cometidos no PDCA. Elencamos alguns deles para você se prevenir:
- Planejamento inadequado: é muito comum que, durante a etapa de planejamento a pressa e a vontade de resolver o problema rapidamente atrapalhe a análise do problema. Para solucionar isso, o ideal é fazer o recomendado: utilizar ferramentas de apoio como os 5 porquês, o Diagrama de Causa e Efeito e o 5W2H. Outra alternativa para um planejamento mais detalhado é fazê-lo em equipe, de forma que diversos pontos de vista sejam contemplados;
- Falta de capacitação de colaboradores: um outro fator bastante recorrente no insucesso do PDCA é a falta de capacitação da equipe de execução deste. Afinal, de nada adianta realizar um planejamento impecável se a equipe não possui capacidade de executar o serviço que lhes foi designado;
- Problemas de Verificação: para a avaliação e verificação dos resultados de execução é imprescindível que haja critérios muito claros. Isso acontece porque as formas de controle e avaliação escolhidas não são adequadas para a etapa de verificação. Isso acarreta em perda de tempo e, principalmente, de recursos.
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Resumo
O PDCA passo a passo é um ciclo simples, mas altamente eficaz. Assim, o PDCA ainda se aplica em muitas organizações ao redor do mundo. No entanto, embora sua forma original tenha sofrido mudanças ao longo do tempo, a ideia básica permanece a mesma. Identifica-se facilmente as quatro etapas (Planejamento - Execução - Verificação - Ação) ainda em qualquer versão modificada do mesmo sistema. Suas principais aplicações envolvem o teste de soluções para um determinado problema, a adaptação de soluções ineficazes e a melhoria contínua. Com o tempo, você provavelmente aprenderá a identificar o sistema em outros ambientes também, e ficará surpreso com a frequência e com os resultados deste ciclo.
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