Não dá pra fugir da responsabilidade e necessidade de planejar pra vida. Não é surpresa que o planejamento é, no mínimo, imprescindível e essencial para a boa realização de qualquer projeto.
Vamos falar de Planejamento pra vida
Principalmente em uma organização, em que as atividades de toda uma equipe devem estar alinhadas entre si. Portanto, para resumir e já deixar claro de cara, podemos listar as principais vantagens do planejamento em uma corporação:
- Aumenta a eficiência de uma organização;
- Reduz os riscos envolvidos nas atividades comerciais modernas;
- Facilita a coordenação adequada dentro de uma organização;
- Ajuda na organização de todos os recursos disponíveis;
- Dá uma direção certa para a organização;
- Ajuda a manter um bom controle;
- Ajuda a alcançar os objetivos da organização;
- Motiva o pessoal;
- Incentiva a criatividade e a inovação dos gerentes;
- Também ajuda na tomada de decisões.
Dito isso, demos então um passo atrás para entendermos a importância do planejamento.
Por que o planejamento é importante?
Segue uma lista dos principais motivos pelos quais o planejamento é importante. Vamos a ela!
Aumenta a eficiência
O planejamento otimiza a utilização de todos os recursos disponíveis e ajuda a reduzir o desperdício de recursos valiosos. Nesse sentido, tem como objetivo proporcionar os maiores retornos com o menor custo possível. Assim, aumenta a eficiência geral.
Reduz os riscos relacionados aos negócios
Existem muitos riscos envolvidos em qualquer negócio moderno. O planejamento ajuda a prevê-los. Além disso, também ajuda a tomar as precauções necessárias e preparar-se para incertezas futuras. Assim os riscos do negócio são reduzidos.
Facilita a coordenação adequada
Muitas vezes, os planos de todos os departamentos de uma organização são bem coordenados entre si. Da mesma forma, os planos de curto prazo, médio e longo prazo de uma organização também são coordenados entre si. Essa coordenação adequada só é possível através de um planejamento eficiente.
Auxilia na organização
Organizar significa reunir todos os recursos disponíveis, ou seja, organizar não é possível sem planejamento. Isso porque o planejamento nos diz a quantidade de recursos necessários e quando. Isso significa que o planejamento ajuda na organização com eficiência.
Dá a direção certa a seguir
Direção significa fornecer informações adequadas, instruções precisas e orientações úteis aos subordinados. Ela é basicamente impossível sem planejamento. Isso porque é o planejamento que nos diz o que fazer, como e quando.
Mantém um bom controle
Com o controle, o desempenho real de um funcionário é comparado com os planos e, assim, os desvios (se houver) são descobertos e corrigidos. É impossível obter esse controle sem o planejamento correto. Portanto, planejar pra vida se torna sinônimo de para manter um bom controle.
Ajuda a alcançar objetivos
Toda organização tem certos objetivos ou metas. E, inevitavelmente, continua trabalhando duro para cumprir esses objetivos. O planejamento ajuda a organização a atingi-los com destacáveis facilidade e rapidez, além de ajudar a organização a evitar gastar tempo com atividades aleatórias.
Motiva o pessoal
Um bom plano fornece vários incentivos financeiros e não financeiros para gerentes e funcionários. Esses incentivos os motivam a trabalhar duro e alcançar os objetivos da organização. Assim, o planejamento ajuda a motivar o pessoal de uma organização.
Incentiva a criatividade e a inovação
O planejamento ajuda os gerentes a expressar sua criatividade e inovação. Assim, traz satisfação para os gerentes e, eventualmente, sucesso para a organização.
Não perca a chance de conhecer nosso curso *Grátis* de Criatividade - Princípios e Técnicas!
Ajuda na tomada de decisão
Um gerente faz muitos planos diferentes, dessa forma, ele seleciona a melhor das estratégias disponíveis. Fazer uma seleção ou escolha significa tomar uma decisão. Portanto, a tomada de decisão é facilitada pelo planejamento. Portanto, o planejamento é necessário para o funcionamento eficaz e eficiente de todas as organizações, independentemente de seu tamanho, tipo e objetivos.
Qual é a relação entre Planejamento e Agendamento?
Seja vendendo limpadores de cachimbo ou fabricando widgets para usar na criação de gadgets, qualquer empresa com operações e produção lidará com planejamento e agendamento. O diferencial entre o que está planejado e o que está agendado é onde tempo e dinheiro são perdidos. A necessidade de um planejamento preciso que leve ao agendamento adequado é do âmbito dos principais interesses de qualquer empresa. Um depende do outro, portanto, diminuir o espaço entre os dois garante resultados mais eficientes ao redor. Para entender melhor, vamos definir cada um desses elementos.
O que é planejamento?
Temos o planejar pra vida e o planejar corporativo; vamos focar no segundo caso agora. Planejamento é o que acontece quando uma empresa traça um caminho para alcançar um resultado. No que diz respeito à fabricação, por exemplo, as vendas e as operações devem estar envolvidas no planejamento da demanda futura. Ou uma série de grandes pedidos pode ser planejada em todos os níveis de uma empresa, das vendas às finanças. É o 'o que' e 'como' de qualquer projeto: o que precisa ser alcançado e como isso será feito.
O que é agendamento?
O agendamento é quando um plano recebe datas específicas e uma ordem cronológica para as tarefas, para que um plano possa ser colocado em ação. Essas agendas precisam incluir contingências para desvios no plano. Isso reflete o "quando" de um projeto, com a atribuição de recursos apropriados para fazê-lo no prazo.
Fechando a lacuna entre planejamento e agendamento
Quando os planos e horários divergem, pode ser devido vários problemas, dentro os quais podemos indicar alguns:
- Não foram planejadas contingências externas. Exemplo? Se um fabricante de um widget não considerou possíveis atrasos no recebimento das matérias-primas necessárias no plano e, de fato, não recebeu os materiais a tempo para concluir um pedido agendado, a lacuna entre o planejamento e o agendamento aumenta.
- Diferentes equipes não foram incluídas no plano. Exemplo? Se o departamento de vendas de um fabricante vendeu uma lista de mercadorias a um cliente, mas não incluiu estoque, operações, produção e finanças em seus planos, o cronograma que eles podem ter dado ao cliente provavelmente será totalmente impreciso. Os tempos irrealistas usados no planejamento levam ao mesmo no agendamento e o resultado é atraso de pedidos e clientes insatisfeitos.
Qualquer divergência entre planejamento e agendamento cria ineficiências que podem ser caras para qualquer negócio. Quanto maior essa lacuna, maior o custo. O objetivo de qualquer organização é reduzir o plano de sua cadeia de suprimentos a uma arte, com contingências internas e externas incluídas, para uma entrega tranquila ao cliente final.
10 dicas para se planejar de maneira produtiva
Defina suas metas de planejamento
Antes mesmo de arranjar uma agenda, pergunte-se: para quê? Quais são os seus objetivos? É muito importante esclarecer essa resposta: você tem que querer e estar interessado nela. Se você está apenas se unindo à tendência, isso definitivamente não se sustenta e é muito mais difícil de realizar.
Estrutura de planejamento
Você não precisa gastar horas decorando seu planejador ou algo assim. Mas tem duas coisas que você precisa fazer: primeiro, anote seus objetivos. Uma vez escritos, eles se tornam parte do plano e, mesmo no nível subconsciente, você estará trabalhando para alcançá-los. Segundo, você deve sempre verificar suas metas mensais / anuais.
Formule suas tarefas de maneira fácil
Anote suas tarefas da maneira mais fácil e simples possível. E acima de tudo - disponha-as em etapas acionáveis. Por exemplo, não escreva "estudar para exame", mas "ler e fazer anotações dos capítulos 2-3 desse e daquele livro". Quando você olha para sua lista de tarefas, inserida no esforço de planejar pra vida, precisa saber exatamente o que fazer, não ter apenas uma sugestão vaga. (É assim que a procrastinação alcança as pessoas...).
Monitore os resultados
Agora que você definiu suas metas e as tarefas, é importante lembrar os resultados de seus esforços. Isso principalmente porque a verificação das conquistas mensais ou trimestrais vai ter ajudar a ver que você está no caminho de sua meta, o que, de quebra, proporciona motivação. Além disso, sem essas verificações, seu planejamento não terá resultado!
Abordagem sistemática
O planejamento deve fazer parte da sua vida. Você perdeu um dia ou uma semana? Volte logo que puder. Não importa se você precisa planejá-lo em 5 minutos em um post-it, porque é sempre melhor ter um plano improvisado do que nenhum. Você precisa desenvolver o hábito de planejar sistematicamente. Quanto mais tempo você procrastinar seu planejamento, menos planejará no futuro e assim os resultados serão mínimos.
Priorize suas tarefas
Como o dia tem apenas 24 horas, precisamos planejá-lo da melhor maneira possível. Certifique-se de ter suas prioridades bem alinhadas. Realmente há muitas atividades cotidianas que esgotam o tempo, mas não se pode deixar de avançar, nem que seja um pouquinho, em direção à sua meta. Dessa forma, a rotina diária não absorverá toda a sua produtividade e você continuará avançando em direção ao seu objetivo, devagar, sim, mas com firmeza.
Aprenda a Perdoar-se
Como mencionado, como o esforço é planejar pra vida, é importante planejar diariamente. Mas o planejamento é apenas uma instrução e a vida não para de acontecer. Às vezes, as coisas simplesmente não seguem o plano, ou você não terá tempo para planejar. Por isso, mesmo que seja importante manter hábito de planejar e tentar fazer tudo acontecer, é igualmente importante perdoar-se quando isso não acontece. Você perdeu um dia - ok, acontece, tente fazer melhor amanhã!
Dê uma folga pra sua cabeça
Seu planejador é um lugar para escrever não apenas o que você deve fazer, mas também pensamentos e ideias. Afinal, quando você coloca suas ideias no papel, estimula a criatividade.
Planeje tempo para descanso
Sim, a maioria de nós começa a planejar com o intuito de ser mais produtivo. Muitas pessoas consideram planejar fazer o máximo possível em menos tempo possível. Porém, essa é a fórmula para o esgotamento. Dessa maneira atropelada, seus objetivos não serão alcançados – é necessário manter o descanso sempre em dia. Portanto, não exagere no planejamento da produção: planejar pra vida é também tirar um tempo para relaxar e recuperar as energias.
Experimente sistemas diferentes
Existem várias maneiras de planejar pra vida. Portanto, não tenha medo de experimentá-las e encontrar a que melhor se encaixa em você! Explore as possibilidades das ferramentas de gestão do tempo e descubra qual melhor se adapta ao seu estilo! Vem conhecer muito mais sobre o assunto! Confira no curso de Gestão do Tempo, exclusivo da Assinatura FM2S!
