Planilha: aprenda a usar essa ferramenta da melhor forma!

As vantagens de usar planilhas

As planilhas oferecem uma série de vantagens, principalmente para usuários corporativos. Programas populares de planilhas, como o Microsoft Excel, fornecem as ferramentas para analisar e visualizar conjuntos de dados de maneiras acessíveis. Se você tiver um conjunto de dados relacionados a informações numéricas, financeiras, estatísticas ou outras, poderá usar uma planilha não apenas para armazenar esses dados, mas também para gerenciá-los, executar o processamento analítico e apresentá-los. As planilhas fornecem processamento complexo de maneiras que mesmo pessoas com pouca experiência técnica podem acessar.

A criação de uma planilha corresponde basicamente à inserção de dados, sendo cada um desses dados armazenado em uma única célula. As células, por sua vez, também podem conter fórmulas escritas por você ou escolhidas de um conjunto predefinido projetado para tarefas comuns.

Por exemplo, você pode ter uma célula em uma planilha que executa um cálculo usando os valores de outras células. Se você atualizar os valores nessas outras células, o resultado na célula da fórmula também será atualizado. Por isso, as planilhas oferecem uma maneira de realizar análises e cálculos contínuos em seus conjuntos de dados automaticamente.

Fórmulas

A capacidade de inserir fórmulas matemáticas é essencial para a utilidade das planilhas. A seguinte fórmula, por exemplo, executa um cálculo em um item de dados numéricos:

= B9 * 2

Essa célula multiplicará o valor na célula B9 por dois. As fórmulas podem expressar uma variedade de processos em conjuntos de dados. Assim os processos comuns incluem a busca de valores dentro de um intervalo especificado, testando se os valores atendem a determinadas condições, executando operações aritméticas, contando e transformando itens de dados.

Funções predefinidas

As fórmulas estão entre os aspectos mais úteis de uma planilha, mas um dos motivos do sucesso deles é que você não precisa inserir todas as fórmulas manualmente. Os programas de planilha fornecem uma variedade de funções predefinidas que encapsulam fórmulas comuns, permitindo que os usuários apliquem funções sem precisar digitá-las manualmente. As funções predefinidas são, assim, acessíveis através de botões nas interfaces de usuário do programa de planilha. As funções comuns incluem a classificação e filtragem de dados, bem como a realização de cálculos como somas e porcentagens.

Exposições gráficas de dados

Os programas de planilhas podem transformar conjuntos de dados em vários tipos de exibições gráficas. No Excel, a seção Gráficos fornece a capacidade de apresentar um conjunto de dados em um gráfico ou gráfico. Isso permite que os usuários visualizem e comuniquem seus conjuntos de dados nas apresentações, por exemplo, usando gráficos de pizza ou de barras. Visualizar dados dessa maneira pode ajudá-lo a entender os dados e informar futuras decisões de planejamento.

Qual é o objetivo de usar uma planilha?

As planilhas são uma ferramenta essencial de negócios e contabilidade que podem ser usadas em diferentes níveis de complexidade e com diversos propósitos. Mas seu objetivo principal é organizar e categorizar dados em um formato lógico. Ou seja, depois de inserir dados em uma planilha, você pode usá-los para organizar e expandir seus negócios.

Armazenamento de Dados Corporativos

Uma planilha é uma maneira fácil de armazenar tudo quanto é tipo de dado, os quais podem ser de natureza financeira, assim como dados de clientes e de produtos. Aliás, as planilhas do Excel podem suportar mais de um milhão de linhas e mais de 16.000 colunas, o que proporciona um espaço enorme para armazenamento. É isso que a torna ideal para a criação de bancos de dados. Vale mencionar, porém, que uma planilha não corresponde diretamente a um banco de dados – mais adiante nos aprofundaremos nisso.

Usos para contabilidade e cálculo

Empresas de todo o mundo usam planilhas para acompanhar suas contas comerciais. Assim, você pode inserir fórmulas que farão todos os cálculos necessários, evitando que você tenha que fazê-los manualmente.

Ajuda com orçamento e gastos

Uma planilha pode contribuir consideravelmente para um bom acompanhamento dos gastos da sua empresa. Assim, você pode criar planilhas de orçamento personalizadas para gerenciar sua receita e suas despesas, para não ter surpresas na hora de apresentar sua declaração de imposto de renda.

Auxilia na exportação de dados

As planilhas podem ser usadas para conter dados que foram exportados de outros sistemas. Isso é útil, porque, às vezes, os sistemas de gerenciamento de dados online não apresentam dados em um formato fácil de ler ou é difícil acessar os dados offline.

Filtragem e limpeza de dados

Use suas planilhas para identificar imprecisões e duplicatas em seus dados. Afinal, com uma planilha é fácil livrar-se de dados indesejados ou de baixa qualidade. Isso é especialmente necessário em relação aos dados do cliente, que você deve manter atualizados e precisos.

Geração de relatórios e gráficos

Os dados em uma planilha podem ser usados ​​para criar gráficos, os quais, por sua vez, podem ser usados ​​para gerar relatórios. Assim você pode criar gráficos que condensam os dados em um formato fácil de ler. É um recurso fantástico que pode ser ótimo para apresentações de negócios que exigem que você mostre muitos dados em pouco tempo.

Tarefas administrativas de negócios

Use planilhas para a criação de recebimentos e faturas. Além disso, você também pode usá-las para fazer previsões relacionadas aos negócios e planejar com antecedência para o futuro. Essas são só algumas dentre as utilidades das planilhas para fins comuns que são usadas. Portanto, adeque seu uso às suas necessidades e aproveite todas as maneiras pelas quais você pode usar essa ferramenta simples, porém eficaz.

Pôr fim às causas de falha de um produto

Neste tópico, abordo mais especificamente o FMEA, que é uma ferramenta - em formato de planilha! - da ciência da melhoria útil na análise de causa-e-efeito e para garantir que as causas de falha de um produto desapareçam.

Planilhas x bancos de dados

Sabemos que planilhas e bancos de dados são vistos como similares - mas há diferenças expressivas entre eles. Vamos ver. Tanto planilhas quanto bancos de dados oferecem maneiras de analisar os dados. No entanto  abordagem que cada um usa para coletar e compartilhar esses dados é bem diferente.

Uma planilha oferece dados quase estruturados, distribuídos em linhas e colunas. No entanto, diferentes planilhas não se relacionam entre si, nem exigem regras sobre as informações contidas na planilha. Além disso, as planilhas não possuem ferramentas sofisticadas de resumo e relatório.

Os bancos de dados, por outro lado, coletam informações de maneira estruturada e aplicam, por padrão, regras e relacionamentos sobre o que entra e o que sai. Analisamos os dois para ajudar na determinação de qual deles melhor se adéqua às suas necessidades.

As planilhas, além de sua função básica, pode ter muitas outras mais específicas e que podem te ajudar no seu trabalho. Confira, portanto, as planilhas desenvolvidas pela FM2S cuja base são renomados estudos e teorias.

• Planilha PDCA;
• Diagrama de Ishikawa;
• Planilha de Projetos de Melhoria;
• Planilha de Gestão de Estoque;
• Canvas de Gestão;
• Planilha de Análise de Defeitos.

Design: Análise vs. Relacionamentos

Se bancos de dados ou planilhas fazem mais sentido para um determinado objetivo, seguem algumas características de casos de uso.

Embora as fórmulas de pesquisa e as regiões nomeadas vinculem algumas partes das planilhas, uma planilha é um conjunto de dados independente. E apesar de ter capacidade limitada de filtrar e agrupar diferentes planilhas e arquivos de planilhas, as planilhas são otimizadas para finanças e análise simples de dados. Portanto, para um processamento simples de números, essa abordagem é preferível à de um banco de dados. Além disso, os bancos de dados precisam de mais habilidades técnicas para instalar e configurar.

Por outro lado, não é fácil comparar informações de diferentes dados em uma planilha. Mas os bancos de dados impõem relacionamentos e suportam consultas com base em atributos ou subconjuntos em uma ou mais tabelas. Além disso, eles vinculam tabelas de várias maneiras e executam estatísticas resumidas nesses subconjuntos e superconjuntos.

Relatórios: Aparência é a chave

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As planilhas apresentam uma grade de informações. O conteúdo, a formatação, a aparência e a estrutura são determinados pelo proprietário da planilha. Enquanto isso, os bancos de dados exigem uma estrutura formalizada e separam as informações da aparência dessas informações.

Uma planilha é a camada de informações e de apresentação para essas informações. Essa abordagem otimiza relatórios simples, porque os cálculos são transparentes para quem abre o arquivo. Além disso, opções como linhas de regra, sombreamento, gráficos e cores fazem com que a saída final seja a que você deseja.

Um banco de dados gera informações em formato tabular. Qualquer formatação da saída deve ocorrer em uma planilha ou em outro programa, como uma ferramenta de painel.

Local dos Dados: Acesso à Informação e Auditoria

As planilhas são documentos independentes que residem em computadores ou servidores de arquivos individuais. Por outro lado, bancos de dados, na maioria das vezes, requerem servidores de banco de dados dedicados. Isso significa que é mais trabalhoso criar um banco de dados, mas você não pode arquivar incorretamente ou excluí-lo acidentalmente.

Veredicto: o volume de dados decide

A decisão de usar um aplicativo de planilha ou um banco de dados depende da quantidade de dados com que você planeja trabalhar. Por um lado, as planilhas são adequadas para listas gerenciáveis de informações básicas. No entanto, se você planeja armazenar grandes quantidades de dados brutos por um período indeterminado, um banco de dados é um investimento valioso do seu tempo e recursos.