Por onde começar a melhoria?

Onde começar a melhoria, por Virgilio F. M. dos Santos

Toda vez que finalizamos um Green Belt ou Black Belt, os bons alunos sempre nos perguntam: na prática, por onde devo começar o meu projeto e qual e o segredo para fazê-lo dar certo? Pergunta difícil, não? A minha reação imediata é engatar um discurso que revise todos os passos do DMAIC, o PDSA, as três questões e por aí vai. Fico tentado a contar nossos cases de sucesso e indicar uma vasta bibliografia que muito me ajudou. Como sou muito ligado à academia (2 anos de mestrado e 4 de doutorado), este modelo domina minhas respostas instintivas.

Mas como já fui gerente de processos e melhoria de uma grande empresa, sei que na prática este discurso tem pouca valia. Depois de sair da consultoria e passar um tempo como gerente, comecei a entender os meus clientes, sentindo na pele as dificuldades de uma rotina atribulada em que mudar de forma estruturada é um desafio incrível. Após este período, fico muito triste quando vejo alguns colegas consultores criticando os gerentes e coordenadores das empresas, pois estes não seguiram o método como lhe foi recomendado. Devemos entender a causa raíz deste efeito e não criticarmos apenas.

Ao invés de reclamar dos clientes nas aulas e palestras, prefiro focar em ajuda-los no desenvolvimento da solução. Como responsável por projetos, perguntam-me a todo o momento como estão este ou aquele projeto e, a única maneira de conseguir ficar por dentro e conseguir ajuda-los é por meio do Contrato de Melhoria. Deste modo, se devo sugerir aos nossos alunos uma ferramenta importantíssima para garantir o sucesso dos projetos, sugeriria o Contrato de Melhoria preenchido da maneira correta.

Onde começar a melhoria?

É no Contrato de Melhoria que a equipe define o objetivo principal do projeto, o indicador principal e os indicadores de verificação. Também é nele que são declarados as restrições e o cronograma principal, permitindo um alinhamento completo entre todos os envolvidos. Com um bom Contrato de Melhoria a equipe não se perde ao longo do projeto e o gerente responsável sabe exatamente o que esperar e quando cobrar seu time. Os 39 contratos eram o meu guia toda vez que tinha uma reunião importante.

Nas reuniões de prestação de contas, sempre me perguntavam: quantos vamos economizar este ano? Bastava consultar um dashboard elaborado por minha equipe para responder de pronto o quanto já tinha economizado e o quanto ainda estava por vir. Finalizando o discurso, deixo a vocês um formulário do Google Docs de um Contrato de Melhoria. O que proponho? Ajudá-los neste Desafio.

Utilizem este formulário para preencherem seus Contratos de Melhoria e vocês ganharão uma revisão gratuita do contrato por um de nossos consultores. É uma consultoria prática e grátis. E para as duas pessoas que elaborarem os melhores contratos de melhoria (quantidade e qualidade) até dezembro de 2015, nós iremos dar uma vaga em nosso curso de Green Belt.

Por melhor, entendam, aqueles contratos que forem julgados ótimos por nosso time de consultores e que tenha apresentado os resultados listados nas metas até dezembro de 2015. Topam o Desafio? Vamos nesta galera. Só preencherem o formulário abaixo.