Por onde começar o meu projeto de melhoria?
Esta é uma das dúvidas mais recorrentes que costumamos ouvir quando o assunto é projeto de melhoria. As pessoas parecem que esquecem tudo que aprenderam no curso de Green Belt e partem para o desejo de implantar mudanças, muitas vezes chamando-as de melhoria. São comuns equipes que iniciam seu projeto por meio de um mapeamento de processo feito com o VSM, uma ferramenta ótima, mas que na maioria das vezes é utilizada de maneira errada.
Todos, que conhecem o Lean Six Sigma, devem ter saber que a primeira letra do roteiro está relacionada à definição do projeto. É extremamente importante que se elabore o DEFINE como deve ser. Nesta etapa deve-se preencher o Contrato de Melhoria, Entender o que o cliente deseja por meio da árvore CTC (ou CTQ) e depois finalizar com um SIPOC. Sim, com um SIPOC. Esta é a ferramenta ideal para se realizar o mapeamento inicial para a definição das fronteiras do processo que queremos melhorar. Nada de VSM nesta fase pessoal.
Somente após a redação do Contrato de Melhoria, da árvore CTC e do SIPOC é que a equipe deverá avançar para a fase MEASURE, na qual o processo será mapeado por meio de um fluxograma ou por meio do VSM. Como disse, caso o analista incorra no erro de começar a elaboração de um grande VSM antes de preencher as etapas do DEFINE, as chances de se trabalhar demais por um resultado de menos são grandes. No afã de tentar localizar desperdícios e implantar rápidas mudanças que levem a melhoria no fluxo, o analista acaba gastando um tempo enorme dele e de todos os envolvidos no mapeamento.
O Define é importante?
Como diria um grande professor de tênis meu: ser calmo não é ser lento. Não adianta atropelar o método porque ao invés de ser mais rápido, você será mais lento. Faça um DEFINE bem feito, pelo bem do Lean Six Sigma, da sua companhia e de seus resultados. Defina bem o problema, valide o que o cliente realmente deseja e comece a mapear pelo SIPOC.
Para o SIPOC, comece pelas saídas, vá para o processo, entradas, fornecedores e por último clientes. Se quiser, coloque os indicadores no próprio SIPOC e também suas especificações, mas não coloque as sugestões de melhoria ainda. Isto é para o ANALYSE. O cérebro humano não consegue criar e criticar ao mesmo tempo, portanto não comece a pensar nas mudanças nesta fase. Se surgirem ideias, anote-as, mas não perca tempo as discutindo. Tudo que você no Green Belt e no Black Belt.
Quais são as dicas para fazer Projeto de Melhoria?
vamos falar sobre algumas dicas para realizar um ótimo projeto de melhoria. Para tornar a tarefa da condução de um projeto de melhoria mais fácil, um bom contrato é fundamental. E por onde começar? Vamos pela primeira questão.
A primeira questão do Modelo de Melhoria nos remete ao objetivo do projeto. Ela é necessária para respondermos a questão: o que queremos realizar? Neste momento, minha sugestão é que vocês pensem em atacar o incômodo ou a oportunidade e não em definir o ganho. Por exemplo, vamos supor que você tenha como incômodo um alto índice de turnover na empresa e por isto, deseja eliminá-lo. O que colocar como resposta à primeira questão? Reduzir em x% o percentual de turnover até o dia 15 de agosto de 2015.
Muita gente acaba se confundindo e respondendo a primeira questão com a expectativa do ganho que o alcance do objetivo trará. No exemplo citado, muita gente declara que o objetivo seria a redução dos custos com admissão de novos funcionários para o preenchimento das vagas em aberto. Tal resposta é interessante, mas não ajuda no projeto, já que uma redução no turnover pode não reduzir os custos de admissão. Desta forma, foquem o objetivo do projeto naquilo que desejam alcançar e não naquilo que imaginam ganhar se o objetivo se concretizar.
Como responder a segunda questão do Projeto de Melhoria?
Para a segunda questão, use e abuse dos indicadores. A segunda questão responde a seguinte pergunta: como saberemos se a mudança é uma melhoria? Esta questão é respondida por meio do indicador que irá medir o alcance do objetivo declarado na primeira questão. Neste exemplo, será considerada uma melhoria a mudança que garantir uma redução no % de turnover.
Este será no principal indicador ou o indicador de controle (IC) do projeto. Podemos colocar mais indicadores para responder a segunda questão? Claro. Podemos lançar mão dos famosos indicadores de verificação e dos contra indicadores, que são maneiras de medirmos se vamos alcançar o nosso indicador de controle e se os ganhos que pensamos ter com a mudança, realmente virão.
Neste exercício, poderíamos colocar como indicador de verificação a nota de clima organizacional. Se a aumentarmos, poderíamos supor que melhorou a satisfação em trabalhar na empresa e que assim, a taxa de turnover iria abaixar ao final do período. Já como contra indicador, poderíamos colocar nossos custos de admissão de novos funcionários. Fazemos isto testar nossa hipótese inicial, que fala que a redução nos custos de admissão virá com a redução no percentual de turnover.
Assim, ao final deste projeto, iremos conseguir alcançar nosso objetivo, comprovar nossos ganhos e entender quais indicadores nós devemos manter estáveis para que nossos resultados não se percam. Desta forma, “tocar” este projeto torna-se uma tarefa mais simples, um gerenciamento da rotina, por meio de PDSAs e indicadores.
