PowerPoint: O que é e quais são as utilidades
O PowerPoint é um programa fácil de usar e uma ferramenta poderosa para fazer uma apresentação. Seu aspecto visual, potencial colaborativo e facilidade de compartilhamento o tornaram uma das opções tradicionais e mais intuitivas do mercado. Neste artigo nos aprofundaremos na proposta da ferramenta, seu funcionamento e abrangência de apresentações, bem como seus benefícios e desvantagens. Confira:
O que é o PowerPoint?
O PowerPoint, ou PPT, - como você já deve saber - é um dos softwares de apresentação mais populares e tradicionais no Brasil e diversos outros países. Em suma, esse programa da Microsoft lhe permite criar, editar e personalizar apresentações, em qualquer lugar, que podem ser utilizadas para reuniões, apresentações acadêmicas, palestras, etc.
Para que serve PowerPoint?
O programa divide sua apresentação em slides, a fim de criar um roteiro que auxilia na constância e objetividade do seu discurso.
Hoje, o software pode ser adquirido através da assinatura do Microsoft 365. Mas você também pode acessar uma versão semelhante e gratuita ao programa através do Google Apresentações.
Independente de onde acessar, qual a abordagem da apresentação ou motivo para fazê-la, o PowerPoint continua no mercado como uma ótima ferramenta para criar bons dashboards e apresentar informações e dados de maneira intuitiva, dinâmica e em tempo real.
Qual é a origem do PowerPoint?
O PowerPoint foi desenvolvido pelos parceiros Robert Gaskins e Dennis Austin em 1987. A empresa que o lançou era chamada Forethought Inc. e inicialmente o programa funcionava apenas em computadores Apple. Foram necessários apenas três meses de atuação para que a Microsoft adquirisse os direitos do programa, uma negociação que custou US $14 milhões na época.
A expectativa da usabilidade e fama do programa era tão grande que a empresa montou uma nova unidade de negócios no Vale do Silício, com foco total nele. A partir da sua segunda versão, a aposta da Microsoft recebeu o nome da empresa, sendo chamado agora de Microsoft PowerPoint, sendo também incluído no pacote do Microsoft Office.
Em 2003, uma pesquisa mercadológica apontava que o programa já possuía 95% do mercado de apresentações. Hoje, a ferramenta enfrenta concorrentes à altura, mas sua intimidade com aqueles que cresceram utilizando-a e integrando-a aos demais programas do Pacote Office, garante que seu uso não seja eliminado.
Técnicas de apresentação de alto impacto
Quer aprender a fazer apresentações incríveis e impactantes? Baixe nosso material abaixo e aprenda algumas dicas. Neste material, trouxemos os pilares de uma boa apresentação para quem deseja se aprofundar:
- A importância de vender suas ideias;
- Premissas do aprendizado do adulto;
- Os pilares de uma apresentações de impacto.
Como funciona o PowerPoint?
Tudo gira em torno dos slides. Suas apresentações acontecem com base neles e na forma como você os personaliza. Ao abrir um novo projeto, você tem a opção de utilizar modelos pré-determinados ou criar um próprio. Essa é apenas uma das funcionalidades que o software te oferece para otimizar seu tempo e gerar insights.
No menu principal você encontra todas as ferramentas, fontes, cores, layouts e diagramações que precisa para criar diferentes slides.
No entanto, como abordaremos ao longo do texto, é importante que você se planeje, através de um roteiro, por exemplo, para criar uma apresentação que destaque seu tema e o auxilie no discurso que fará em paralelo. Lembre-se que o PPT é uma ferramenta que trabalha em conjunto com o apresentador, e por isso, é preciso que sua apresentação seja coesa e atraente.
Qual é a importância do PowerPoint?
O PowerPoint é uma ferramenta de apresentação visual desenvolvida pela Microsoft, que permite criar slides com textos, imagens, gráficos, tabelas, animações e outros recursos visuais. O PowerPoint é amplamente utilizado em empresas, escolas e outras organizações para apresentações em reuniões, palestras, seminários, aulas e outras situações em que é necessário comunicar informações de forma clara e persuasiva.
Aqui estão algumas das principais razões pelas quais o PowerPoint é importante:
- Facilita a comunicação: O PowerPoint permite que informações complexas sejam apresentadas de maneira clara e concisa, com recursos visuais que ajudam a explicar conceitos e ideias. Isso facilita a comunicação e a compreensão de ideias e mensagens.
- Aumenta o impacto: Com o PowerPoint, é possível criar apresentações visualmente atraentes e impactantes, com gráficos, imagens e animações que prendem a atenção do público e ajudam a reforçar a mensagem.
- Organiza informações: O PowerPoint ajuda a organizar as informações em tópicos e em uma sequência lógica, o que ajuda a manter a atenção do público e a tornar a apresentação mais fácil de entender.
- Economiza tempo: Com o PowerPoint, é possível criar apresentações profissionais em pouco tempo, sem a necessidade de habilidades de design gráfico ou conhecimentos avançados em tecnologia. Isso permite que as apresentações sejam criadas com mais rapidez e eficiência.
- Permite a colaboração: O PowerPoint permite que várias pessoas trabalhem juntas em uma apresentação, com a opção de compartilhar arquivos e colaborar em tempo real. Isso é especialmente importante para equipes remotas ou para pessoas que trabalham em diferentes locais.
- Versatilidade: O PowerPoint é uma ferramenta versátil, que pode ser usada para diversos fins, como apresentações de vendas, relatórios de negócios, aulas e treinamentos, entre outros. Isso faz com que o PowerPoint seja uma ferramenta importante em muitas áreas e setores diferentes.
Quais tipos de apresentação podem ser criadas no PowerPoint?
Institucionais
Use o PowerPoint para apresentar sua organização. Seja em eventos com outros players do mercado ou em um processo seletivo, apresentações institucionais podem te ajudar a mostrar quem é sua empresa e o que você tem de valores e diferenciais;
Comerciais
Assim como a institucional, pode apresentar sua empresa, porém, com um foco em conquistar clientes. Além disso, todo executivo, consultor ou analista já montou uma apresentação comercial, em que o assunto é tratado mais incisivamente trazendo orçamentos, hipóteses de resultados e possíveis oportunidades;
De planejamento
Uma apresentação de planejamento pode acontecer a fim de estruturar os esforços que acontecerão no mês, trimestre ou semestre, por exemplo. Ou então, planejar como a equipe deve se preparar para um determinado evento especial, como a Black Friday;
De resultados
Trabalhe apresentações de resultados para gerar um suporte visual aos dados e números obtidos pela equipe ou organização. Use gráficos e informações comparativas. Nesse caso, você pode utilizar uma integração ao Excel para trazer tabelas e proporções importantes ao tema.
O PowerPoint ainda é eficaz?
Sim, apesar da crescente de outras ferramentas como Prezi, Google Data Studio etc., o PowerPoint se mantém com alta relevância e aderência do mercado. Muito disso vem, como dissemos, da fidelidade construída ao longo do tempo com os usuários e perfil intuitivo do programa.
Mas, além disso, esses são outros motivos que mantêm o PPT com o título de ferramenta eficaz. Confira:
O PowerPoint lhe dá controle
O PowerPoint permite controlar o fluxo de uma apresentação. Sempre haverá casos em que você deseja controlar o fluxo da conversa, pois sabe para que lado a conversa deve seguir.
Além disso, você também pode controlar o tema e a configuração da sua palestra. O uso de cores, por exemplo, permitirá que as pessoas vejam a importância do que você está dizendo.
Ajuda a envolver o público
Se você tiver uma tela com uma apresentação, o público vai olhar para ela. Não há dúvida sobre isso. Mas é importante que você coloque o conteúdo certo nos slides.
Ter um slide cheio de texto aborrece o seu público e o impedirá de ouvir, pois a tendência das pessoas é querer ler em vez de ouvir. Assim, o uso de palavras e gráficos singulares permite que seu público crie uma imagem na mente do público enquanto você fala.
Pode fazer qualquer coisa parecer boa
Steve Jobs, o mestre da apresentação, sempre contou com um bom slide. Quando ele anunciou o iPhone, percorreu três imagens antes de fundi-las no iPhone. Steve Jobs não poderia ter feito isso apenas com os slides. E também não poderia ter feito isso apenas com palavras.
Faça com que seu assunto se torne bom e interessante, traga o público para seu lado gerando expectativa e identificação.
Como o PowerPoint te ajuda a manter-se organizado ?
Algumas pessoas gostam de conversar. Isso geralmente leva a muitos desvios, o que significa que eles vão muito além do tempo previsto ou perdem pontos chave. Quando você tem uma apresentação do PowerPoint, você receberá uma estrutura. Ele lhe dirá o que é agora e o que é o próximo. O PowerPoint manterá você no caminho certo.
Quais principais benefícios?
Impacto visual
Torne suas apresentações mais interessantes por meio do uso de multimídia. Isso pode melhorar o foco e interesse do público. Além disso, imagens e vídeos podem te ajudar no discurso e tornar a apresentação até mais interativa;
Colaboração
O PPT permite compartilhar apresentações com outras pessoas de sua equipe. Isso é especialmente útil em escritórios, por exemplo, onde o trabalho colaborativo é fundamental. Os comentários e visões multidisciplinares também auxiliam na relevância e clareza do seu projeto;
Compartilhamento de conteúdo
Envie suas apresentações por e-mail ou transforme-os em vídeos e coloque-os no YouTube. As opções de compartilhamento são diversas e facilitam não só o acesso ao seu material, mas também a garantia de que ele foi salvo;
Flexibilidade
Personalize seus slides conforme suas necessidades. Dependendo da abordagem, convém um texto mais elaborado, imagens mais trabalhadas ou uma mescla dos dois. No entanto, vale destacar que apresentações com muito texto dificultam prender a atenção de alguns e a tomada de notas de outros.
Algumas desvantagens
Apesar de ser uma ferramenta altamente útil e personalizável, o uso inadequado da PowerPoint pode levar por água abaixo quaisquer boas intenções para sua apresentação. Portanto, abaixo apresentamos alguns deslizes frequentes e os cuidados necessários para evitá-los e aproveitar o máximo possível dos benefícios da ferramenta.
- Design sem sentido: dá a ilusão de conteúdo e coerência, quando na verdade não há muita substância ou conexão entre os diferentes pontos nos slides.
- Excesso de PowerPoint: alguns palestrantes criam apresentações para apresentar slides em vez de descrever, organizar e focar na mensagem.
- Substituir o planejamento e a preparação: o PowerPoint é um bom aparato para tocar a apresentação, lembrar-se dos pontos essenciais e por aí vai, mas a preparação ainda é necessária: um palestrante que só lê os slides não vai engajar o público.
- Simplificação excessiva do tópico: a natureza linear do PowerPoint força o apresentador a reduzir assuntos complexos a um conjunto de itens de marcador que podem ser fracos demais para apoiar a tomada de decisões ou mostrar a complexidade de um problema.
- Abundância de recursos: embora os recursos básicos sejam fáceis de usar e aplicar, mas é fácil se deixar levar e tentar usar todos os recursos de uma só vez, em vez de simplesmente apoiar uma mensagem. Muitas letras voadoras, animações e efeitos sonoros podem ser um problema real. Em muitos casos, o suporte acaba colocando a mensagem de lado.
Como fazer uma apresentação campeã?
Antes de tudo, conheça seu público. Assim, você constrói uma melhor abordagem e direção para sua apresentação e discurso. Afinal, é preciso falar a mesma língua dos que irão assistir para gerar identificação e manter a atenção.
Estude o assunto
Mesmo que você domine o tema que vai abordar, não deixe de se atualizar ou trazer insights frescos para a discussão. Além do mais, aprofundar-se em algo já sabido lhe dá munição para argumentar e responder a todas as possíveis perguntas.
Estruture e siga um roteiro
Isso é importante para que o tema tenha seus principais pontos de importância abordados, além de manter sua fala coesa. Se necessário, use de técnicas de storytelling para narrar sua apresentação.
Personalize e capriche no visual
Por fim, mas não menos importante, personalize e capriche no visual. Tendo o assunto na ponta da língua, o roteiro esquematizado e o público compreendido, você precisa dar seu estilo à apresentação. Crie slides que o auxiliarão, usando bullet points, por exemplo. Porém, evite a poluição visual.
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