O conceito de projeto vai bem na linha do significado da palavra no dicionário: no Aurélio, por exemplo, um de seus sentidos é “plano, intento; empreendimento”, enquanto o de projetar pode ser "fazer projeto de" ou "arremessar". Essa última alternativa pode até parecer um pouco estranha, mas se analisarmos bem ela faz todo sentido: afinal, como enfatizaremos no decorrer deste post, um projeto se trata de um planejamento, uma projeção para o futuro de alguma solução.
Sendo assim, se quisermos ser até um pouco poéticos, um projeto é parecido com um sonho - uma expectativa. Enquanto, por outro lado, em termos de corporativismo e gestão, um projeto define-se melhor como um conjunto de atividades temporárias e inter-relacionadas que tem como objetivo produzir um resultado único. Vamos então ao que interessa e entender mais detalhadamente o conceito de projeto.
Conceito de projeto: suas principais características
Um projeto é um empreendimento temporário, cujo objetivo é produzir um produto novo e exclusivo, ou, ainda, um serviço ou resultado necessário. Uma das melhores maneiras de diferenciar um projeto de operações ou negócios, como de costume, é procurar um começo e um fim claros. Afinal, mesmo que as datas de entrega de um projeto possam mudar, ele necessariamente terá um fim definido - seja porque chegou à conclusão do que se havia proposto, ou porque concordou-se em encerrar o projeto.
Para pegar mais nitidamente o conceito de projeto, seguem abaixo suas principais características:
Tem começo e fim
Como é temporário, o projeto deve ter um começo e um fim claros. Isto é, um momento em que o projeto começa, e um momento em que o projeto pode ser fechado, ou seja, quando seus objetivos foram alcançados ou quando optou-se por interrompê-lo, pois seus objetivos não seriam alcançados.
Cria algo novo
Como os projetos resultam em entregas únicas, é improvável que exista um modelo ou uma abordagem já testada para a conclusão do projeto. Afinal, quando o projeto estiver concluído, ele não precisará ser repetido - pelo menos não da mesma maneira que qualquer entrega relacionada exigirá uma abordagem diferente. Por exemplo, vários clientes podem exigir uma atualização de software. Os elementos da atualização do software serão os mesmos nos projetos, mas a configuração, as personalizações e as integrações do cliente serão diferentes. Portanto, cada entrega do projeto de atualização será única.
Começa com uma ideia, que então se transforma em algo
Um projeto é simplesmente um conjunto de tarefas que transformam uma ideia em algo - uma entrega. Essa entrega, por sua vez, pode ser algo que você pode usar ou com que trabalhar; ou, ainda, algo menos tangível - como um projeto para mudar o comportamento. Qualquer que seja o teor dessa entrega, porém, ela não é vaga no início do projeto, afinal, este só se inicia tendo já uma meta ou conjunto de objetivos. O que ocorre no decorrer do projeto é um maior detalhamento dessas metas e objetivos.
E para a Gestão de Projetos, qual é o conceito de projeto?
Simplificando o que já vimos acima, um projeto é uma série de tarefas que precisam ser concluídas para alcançar um resultado específico. Por outro lado, em termos de Gestão de Projetos, um projeto também pode ser definido como um conjunto de entradas e saídas necessárias para atingir um objetivo específico, podendo variar de simples a complexos, e ser gerenciados por uma pessoa ou cem.
Além disso, projetos são frequentemente descritos e delegados por um gerente ou executivo. Nesse tipo de gestão, há uma preocupação especial com prazos e limitações de tempo; assim como com a delegação e boa distribuição dos afazeres: para uma boa produtividade do projeto, algumas equipes dividem o projeto em tarefas individuais, para que possam gerenciar a responsabilidade e aproveitar ao máximo os pontos fortes da equipe. Para se aprofundar mais neste quesito, confira nosso e-book de Trabalho em Equipe.
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E-book: Trabalho em Equipe[/caption]
O que NÃO É o conceito de projeto e em que ele se diferencia de outras atividades?
Todos os projetos são trabalho, mas nem todo trabalho é um projeto. Como vimos anteriormente, projetos são (1) empreendimentos com prazo determinado (que têm um fim), que (2) produzem uma saída / entrega única e (3) são executados sob restrições acordadas (ou seja, escopo, cronograma, orçamento / recursos).
Tudo o resto é trabalho, mas não um projeto. Porém, este é o ponto em que surgem complicações: por falta de uma palavra melhor (ou simples inapropriação), o termo "projeto" é aplicado a torto e a direito à maioria dos esforços de trabalho - seja uma iniciativa de negócios estratégicos de alto risco ou de alto retorno, ou um esforço colaborativo discreto e característico do cotidiano.
Isso é problemático por alguns motivos:
- O termo projeto acaba significando coisas diferentes para pessoas diferentes - especificamente, profissionais de negócios técnicos versus profissionais de negócios não técnicos (ou seja, um gerente de projetos versus um líder geral da equipe). Essa variabilidade pode causar falhas de comunicação e confusão. Simplificando: você não pode ouvir "projeto" e já presumir que isso significa tudo que já definimos neste post. Em vez disso, portanto, vá um pouco mais fundo para descobrir se a iniciativa é realmente um projeto, ou não.
- O termo "projeto', sendo usado para descrever a maioria dos esforços de trabalho (problema 1), acarreta a consequência de o software de gerenciamento de projetos também evoluir para um termo genérico. Assim, ele é usado para se referir a uma variedade de soluções, desde ferramentas mais leves de gerenciamento de tarefas e trabalho, até softwares robustos de gerenciamento de portfólio. De fato, grande parte do que é comercializado como "software de gerenciamento de projetos" não foi projetado para gerenciar projetos reais (iniciativas com cronograma, escopo e orçamento). Porém, em vez disso, a maioria é projetada para gerenciar tarefas, agendas e equipes agrupadas por trabalho não rotineiro e compartilhado.
Ciclo de Vida do Projeto
Após compreender melhor o conceito de projeto, o que ele é e o que deixa de ser, vamos analisar agora em que consiste a feitura e realização de um projeto. A isso denomina-se Ciclo de Vida do Projeto.
O Ciclo de Vida do Projeto refere-se ao processo - de quatro etapas - que é seguido pela maioria dos gerentes de projeto, pois fornece uma estrutura para gerenciar qualquer tipo de projeto. Segui-lo, portanto, é fundamental para qualquer organização de serviços. O Ciclo de Vida do Projeto é o processo padrão pelo qual as equipes alcançam o sucesso do projeto.
As fases do projeto são:
- Conceituação;
- Planejamento;
- Execução;
- Término.
A seguir, apresentaremos com mais detalhes cada uma dessas fases, assim como o que você deve fazer para realizá-las e atingir seu objetivo: fazer do seu projeto uma realização. Vamos lá.
Fase 1: A fase de conceituação
Também podendo ser chamada de "Fase de iniciação", é o ponto de partida de qualquer projeto ou ideia. Sendo assim, para que a fase de conceitualização comece, é necessário que a alta gerência reconheça uma necessidade estratégica que se sanaria pelo produto final do projeto.
Nesta fase, você deve fazer as seguintes perguntas:
- Qual é o problema?
- O desenvolvimento de um projeto resolverá esse problema?
- Quais são os objetivos específicos do projeto?
- Temos recursos suficientes para criar e apoiar o projeto?
A fase de conceituação geralmente envolve:
- Criação da declaração de trabalho;
- Apresentação do caso de negócios;
- Criação de um contrato comercial.
Fase 2: A fase de planejamento
Depois que a gerência dá o OK para iniciar um projeto, um conjunto mais formal de planos - delineando metas iniciais - é estabelecido.
Neste momento, por sua vez, é necessário que você faça as seguintes perguntas:
- Qual é o objetivo, visão ou missão do projeto?
- Existem objetivos mensuráveis ou critérios de sucesso?
- Você tem uma descrição de alto nível do projeto, requisitos e riscos?
- Você pode programar e orçar adequadamente metas de alto nível?
A fase de planejamento geralmente envolve:
- Determinação da disponibilidade de recursos;
- Criação de um orçamento do projeto;
- O início da alocação de tarefas para determinados fins.
Fase 3: A fase de execução
Essa é a fase quando o trabalho real do projeto é realizado. Ou seja, é o momento em que os materiais, ferramentas e recursos necessários são transformados para atingir as metas do projeto. Durante esta fase, o desempenho é medido continuamente para garantir que o projeto seja bem-sucedido.
Faça as seguintes perguntas durante a execução:
- Todos os recursos estão sendo rastreados?
- O projeto está dentro do orçamento e do prazo?
- O planejamento de recursos pode ser otimizado?
- Existem grandes obstáculos que exigem gerenciamento de mudanças?
A fase de execução geralmente envolve:
- Planejamento estratégico;
- Planejamento de implementação.
Fase 4: A fase de término
A quarta e última fase é chamada de Fase de término, também chamada de encerramento do projeto. Essa fase começa assim que o projeto é concluído.
Faça as seguintes perguntas durante a fase de término:
- Os critérios de conclusão do projeto foram atendidos?
- Existe um relatório de encerramento do projeto em andamento?
- Todos os artefatos do projeto foram coletados e arquivados?
- Um projeto post-mortem foi planejado?
A fase de encerramento, por sua vez, normalmente envolve:
- A dissolução da equipe do projeto;
- A transferência do pessoal e das ferramentas para novas funções;
- Recursos liberados de volta para a organização;
- Projeto transferido para os usuários pretendidos.
Conclusão
Para definir o conceito de projeto, neste post nós traçamos a definição e o significado da palavra em si e sua concepção segundo a Gestão de Projetos. Em seguida, indicamos o que o conceito de projeto não é e, para fechar, descrevemos as fases pelas quais se deve passar para realizar um projeto. Esperamos que suas dúvidas tenham sido sanadas com esse conteúdo! Conta pra gente nos comentários o que você achou e compartilhe suas experiências!
Por fim, se quiser se aprofundar mais neste tema, aconselhamos que dê uma olhada no curso de Gestão de Projetos da FM2S. E bons estudos!
