As cinco etapas para um processo de revisão bem sucedido
Todos aprendemos com a experiência. Mas, quando você está sob pressão para entregar resultados rápidos, pode ser muito fácil esquecer o que você aprendeu enquanto se precipita de cabeça na próxima fase do seu projeto.
Ou, talvez, seu time avalie seu desempenho regularmente, mas depois cai diretamente em rotinas estabelecidas há muito tempo, sem questionar como isso poderia ser melhorado. Sempre salientamos isso nos nossos cursos de Green Belt e Black Belt.
Quando você gerencia um projeto ágil, é importante aprender de cada ciclo de atividades, para que você possa fazer as coisas melhor no próximo ciclo. As retrospectivas Sprint permitem que você faça isso. Eles permitem que você retroceda após cada etapa de um projeto e reflita sobre o que aprendeu, o que pode ser feito melhor e como você pode aplicar essas lições no futuro.
Neste artigo, analisamos o que são as retrospectivas de sprint, estabelecemos um processo de cinco passos para a realização de retrospectivas bem-sucedidas, e exploramos cinco tipos diferentes de retrospectiva de sprint.
Quais são as Retrospectivas Sprint?
As retrospecções Sprint são uma característica do Agile Project Management. A Agile é uma abordagem flexível, colaborativa e baseada em equipe que enfatiza a entrega de resultados utilizáveis a partir de pequenas explosões de atividade, conhecidas como "sprints" ou "iterações".
É mais frequentemente encontrado em ambientes de negócios em rápido movimento, como o desenvolvimento de software, onde é crucial poder responder rapidamente às necessidades dos clientes. Mas você pode aplicá-lo a qualquer setor que exija melhoria contínua para processos e respostas rápidas para mudar as expectativas do cliente.
Normalmente, um sprint dura duas semanas e, no final, a equipe examina seu desempenho, discutindo como poderia ter melhorado as coisas e como poderia melhorar os processos. Essas reuniões são chamadas de retrospectivas de sprint e ajudam as equipes Agile a maximizar sua aprendizagem e produtividade.
Você pode considerar retrospectivas de sprint como versões "reforçadas" de outra característica popular do gerenciamento de projetos Agile: a reunião do Scrum. Estas são breves, encontros diários, onde os membros da equipe discutem o que eles realizaram no dia anterior e o que eles estarão trabalhando naquele dia, e onde o Scrum Master compartilha novas informações sobre o projeto.
Dica: As equipes de Scrum geralmente seguem a "régua de duas pizzas" do CEO da Amazon, Jeff Bezos. Isso afirma que as equipes mais produtivas não têm mais de nove membros - o número que você pode alimentar com duas grandes pizzas!
Como executar uma retrospectiva Sprint?
Em seu livro de 2006, Agile Retrospectives: Making Good Teams Great, Agile especialistas Esther Derby e Diana Larsen descrevem uma estrutura de cinco passos para uma retrospectiva bem sucedida do projeto:
- Defina o palco.
- Reúna dados.
- Gere idéias.
- Decida o que fazer.
- Feche a retrospectiva.
Por exemplo, imaginemos que você é o Scrum Master em uma equipe de oito. No seu último sprint, você completou apenas três dos cinco entregáveis com os quais você se comprometeu e você quer descobrir o porquê. Vamos ver como você pode realizar uma retrospectiva sprint usando a abordagem de cinco passos de Derby e Larsen:
Defina o palco
Primeiro, você recebe os membros da sua equipe para a reunião, diga-lhe quanto tempo durará, e indique seus objetivos e objetivos.
Em seguida, você explica como você deseja abordar a discussão. O objetivo é descobrir por que a equipe não entregou tudo o que esperava, e para identificar como as coisas poderiam ser feitas melhor no futuro. Não é uma reunião para atribuir culpa ou julgamento, e você incentiva todas as pessoas a participarem plenamente e falam livremente.
Peça aos membros da equipe para dar resumos de uma palavra de seus pensamentos ou sentimentos sobre o sprint. Você pode escrever estes em um quadro branco, ou colocá-los em notas adesivas. Este exercício lhe dará uma visão imediata das questões mais importantes para a equipe.
Reúna dados
Agora, examine os eventos do sprint. Preste atenção aos fatos e figuras, mas também identifique quaisquer áreas de frustração e como a equipe se sentiu durante o sprint. Olhe atentamente os processos de sua equipe: examine os detalhes do que deveria ter sido entregue e o que realmente foi entregue. Discuta o que pode ter acontecido que desacelerou a equipe ou impediu que ele alcançasse seus objetivos.
No nosso exemplo, os membros da sua equipe admitem-se pressionados durante o último sprint e dizem que eles estavam confusos desde o início sobre exatamente o que lhes era exigido.
Gerar insights
Quando você analisou os dados, pense sobre o que funcionou e não funcionou e por quê. Tente usar uma técnica como os 5 Porquês se você tiver dificuldade em identificar as causas de qualquer problema. Anote todas as ideias em um quadro branco ou post-its.
Além disso, não ignore os sucessos que você desfrutou no sprint. Se algo funcionou bem uma vez, pode fazê-lo de novo.
No nosso exemplo, a equipe reconhece que completou três dos cinco entregáveis no prazo e com um alto padrão. Mas identifica um bloqueio na recepção de informações de outros departamentos, o que levou a uma série de falsos começos frustrantes. A confusão e o tempo desperdiçado causado por esses falsos começos impediram que as duas entregas restantes fossem concluídas.
Decida o que fazer
Observe as informações que você anotou e discuta quais são os mais importantes para o sucesso do seu projeto ou para o seu próximo sprint. Escolha um ou dois para desenvolver um plano de ação. Atribua ações específicas a indivíduos específicos, para que a equipe saiba quem é responsável por vê-los.
No nosso exemplo, a equipe decide que o bloqueio da informação foi o maior impedimento para o progresso durante o último sprint. Você resolve resolver o problema com os departamentos interessados e assumir a responsabilidade de melhorar a comunicação para o próximo sprint. Os membros da sua equipe concordam em sinalizar qualquer repetição do problema imediatamente.
Feche a Retrospectiva
Recapitular tudo o que você discutiu na retrospectiva e documentá-lo para referência futura. Você pode discutir o progresso das medidas que você introduziu na próxima retrospectiva, juntamente com quaisquer novos problemas que surgiram.
Para fechar, pergunte aos membros da sua equipe para seus pensamentos sobre a retrospectiva, com foco em sua produtividade e se há algo que você poderia fazer diferente na próxima vez. Finalmente, agradeça o seu tempo e seu árduo trabalho durante o último sprint.
Retrospectiva Sprint é o certo para você?
As retrospecções Sprint são projetadas para trabalhar com a metodologia Agile. Então, se você não usa Agile, pode não ser melhor para sua situação.
Por exemplo, na fabricação, pode ser muito caro fazer mudanças durante uma grande produção. Neste caso, uma avaliação pós-implementação em grande escala pode ser uma maneira mais adequada para avaliar o seu trabalho, uma vez que ocorre apenas após o completo projeto estar completo.
Como retrospectivas de sprint, você pode avaliar o seu desempenho conforme você acompanha. No entanto, eles não precisam fazer parte de um processo Agile. Eles tendem a ser desencadeados por eventos ou marcos específicos, e eles podem ser vinculados a eventos específicos e não a projetos.
Quais os cinco formatos para Retrospectivas Sprint efetivas?
Você não precisa executar sua retrospectiva de sprint da mesma maneira de cada vez. Variando sua abordagem pode ajudar a manter a discussão fresca e interessante para sua equipe. Você também pode achar que alguns formatos abordam problemas específicos melhor do que outros. Sinta-se à vontade para experimentar os formatos e adaptá-los às suas próprias necessidades.
Aqui estão cinco formatos para você começar:
Marca de carro
Este formato fornece uma visão rápida sobre como cada membro da equipe se sente sobre o sprint completo e pode destacar áreas que precisam ser melhoradas.
Basta perguntar aos membros da sua equipe: "Se essa etapa do projeto fosse uma marca de carro, qual marca seria?" Quanto mais felizes forem, o mais prestigiado ou "desportivo" da marca, provavelmente o nome deles.
Use as respostas como ponto de partida para sua discussão. Convide as pessoas a considerar as mudanças que farão na próxima fase do projeto para transformá-la em seu "carro dos sonhos".
Mas não precisa ser uma marca de carro. Este exercício funciona igualmente bem com rótulos de moda, filmes ou qualquer coisa que se sinta apropriada para sua equipe.
Pare, comece, continue
Este formato é rápido e concentra-se em vitórias rápidas. O objetivo é descobrir o que os membros da sua equipe pensam que devem parar de fazer, começar a fazer e continuar a fazer como parte de seu processo de trabalho.
Escreva os três títulos - Parar, Iniciar e Continuar - em um quadro branco ou flip chart. Em seguida, peça às pessoas que considerem questões como:
"O que devemos começar a fazer, que não fizemos antes?"
"O que é ineficiente, ou perda de tempo, que devemos parar de fazer imediatamente?"
"O que está funcionando bem, que devemos continuar fazendo?"
Dê ao time 10 minutos para escrever suas respostas em notas adesivas e, em seguida, coloque as notas no título relevante. Agrupe respostas semelhantes juntas. Discuta ou vote em quais pontos tomar medidas.
Mantenha as notas, para que você possa se referir a elas na próxima retrospectiva e avaliar o impacto de suas ações.
Balão de ar quente
Este exercício requer algumas habilidades de desenho simples, então sinta-se livre para permitir que o melhor artista de sua equipe use a caneta! É um exercício simples para identificar quais processos funcionam de forma eficiente e o que bloqueia seu progresso.
Desenhe em um quadro branco um grande balão de ar quente com uma cesta embaixo. Peça ao seu pessoal que pense no sprint em termos de "chamas" e "sacos de areia". As chamas são eventos ou problemas durante o sprint que os "levantaram" e os sacos de areia são coisas que os "arrastaram para baixo".
Peça aos membros da equipe que escrevam suas respostas em notas pegajosas, depois cole as notas de "chama" no balão e as notas de "saco de areia" ao redor da cesta. Agrupe idéias semelhantes juntas, discuta quais são os mais importantes para a equipe e decida onde você deve agir.
Você pode repetir o exercício, adicionando um sol e uma nuvem de tempestade à imagem, e fazendo um brainstorming sobre o que provavelmente acontecerá no próximo sprint. Quais os desafios que você poderia enfrentar que fariam tormenta? E o que você poderia fazer para se dirigir para o dia ensolarado?
The Waste Snake – A Cobra do Desperdício
The Waste Snake é um exercício que você pode fazer ao longo do sprint, e que então fornece uma estrutura para discussão na retrospectiva sprint.
No início do seu sprint, desenhe a cabeça e a cauda de uma cobra, e prenda-os na parede.
Então, durante a duração do sprint, os membros da equipe adicionam uma nota adesiva ao corpo da serpente toda vez que seu trabalho é interrompido, ou são desviados por algo que é um mau uso de seu tempo ou recursos. A nota deve incluir as iniciais do membro da equipe afetada, uma breve descrição da atividade desperdício e o tempo aproximado gasto com ela.
O objetivo é eliminar tantos desses fatores de perda de tempo quanto possível. Na retrospectiva Sprint, reveja as notas e discuta como você pode evitá-las no próximo sprint.
Perguntas Retrospectivas
Neste formato, o Scrum Master coloca uma série de perguntas para o time. Um bom lugar para começar é com as quatro questões-chave identificadas por Norman Kerth, em seu influente livro de 2001, Project Retrospectives: A Handbook for Team Reviews. Eles são os seguintes:
"O que fizemos bem, que se não discutimos podemos esquecer?"
"O que aprendemos?"
"O que devemos fazer de forma diferente na próxima vez?"
"O que ainda nos enrola?"
Em seu livro de 2013, Obtendo valor fora de Retrospectivas ágeis: Uma caixa de ferramentas de exercícios retrospectivos, Luís Gonçalves e Ben Linders oferecem sugestões adicionais para perguntas, incluindo:
"O que ajuda você a ser bem sucedido em equipe?"
"Como você fez isso?"
"Qual é o seu maior impedimento?"
"O que causa os problemas que você teve nesta iteração?"
"O que você precisa de pessoas fora da equipe para resolver esses problemas?"
Escolha suas perguntas de acordo com as questões que a equipe enfrentou durante o sprint. Use as respostas como uma estrutura para discutir o sprint. Mantenha suas notas e consulte-as no próximo sprint, para verificar se as questões levantadas foram abordadas com sucesso.
Pontos Importantes
As retrospectivas Sprint permitem que você dê um passo atrás e reflita sobre o que você conseguiu, o que deu errado e como você pode fazer melhor no futuro. Como resultado, eles podem melhorar a aprendizagem em equipe, produtividade e satisfação no trabalho.
As retrospectivas de projetos ágeis muitas vezes têm essa estrutura de cinco passos:
- Defina o palco.
- Reúna dados.
- Gere idéias.
- Decida o que fazer.
- Feche a retrospectiva.
As retrospectivas Agile bem-sucedidas evitam a negatividade e a culpa, e incentivam a honestidade e o debate aberto. A habilidade do líder retrospectivo é fundamental para manter a sessão positiva e focada em seu objetivo.
