É possível implantar um Projeto Seis Sigma Light?

É possível implantar o Seis Sigma Light?

Os praticantes não podem esperar para usar seus conhecimentos recém-adquiridos depois de terem finalizado o treinamento Lean Six Sigma (LSS). Eles querem aplicar imediatamente o quadro aos seus projetos da vida real. Mas e se, por várias razões, não é possível "passar pelo livro" todo? Nesses casos, existem maneiras de quebrar LSS em pedaços e torná-lo acessível a todos. Usar a abordagem "light" pode ser a única opção disponível. No entanto, se usado corretamente, a abordagem da light pode ser a melhor abordagem.

Quando um projeto parece desfavorável?

Dependendo do ambiente, da maturidade da organização, das pessoas e dos processos que devem ser tratados, os profissionais de LSS podem estar em situações que impedem que eles sigam um projeto de livro texto. Essas situações podem incluir:

Falta de cultura de melhoria contínua e consciência na organização

Aplicação de outras metodologias que não se concentram na melhoria

Possibilidade limitada de medir o desempenho em nenhum/pouco custo adicional

Falta de patrocínio e apoio gerencial para o projeto

Supondo que um ou mais dos elementos acima são verdadeiros, executar um projeto pode ser um desafio. Não só pode tudo ser aprendido como um desperdício de potencial e tempo, mas um projeto também pode ser visto como muito difícil de tentar. Uma maneira simples de transformar esses desafios em uma oportunidade é extraindo o máximo da situação existente em vez de lutar contra ela. Alguns exemplos demonstram que o uso de ferramentas individuais quando se encaixam na finalidade pode ser tão gratificante quanto a aplicação de toda a estrutura do Seis Sigma.

Light LSS: voz do cliente aplicada a uma equipe

Todo treinamento ou diretriz do LSS instrui para iniciar um projeto, analisando a voz do cliente (VOC). Mas e se não houver nenhum projeto e o praticante não interage com o cliente do produto final? Há um truque para ajustar a ferramenta VOC para ajudar a melhorar a organização.

Trate os especialistas como clientes. Vamos tomar o cenário mais simples onde um especialista LSS é atribuído a uma equipe de PMEs tentando melhorar seus próprios processos. O objetivo aqui é:

Obter os conhecimentos e os conselhos mais valiosos dos especialistas.

Demonstrar que soluções simples, não técnicas, podem resolver seus problemas.

Envolver a equipe e traduzir suas ideias em melhorias.

Quando se trata de implementar esses princípios, como com qualquer feedback dos clientes, a chave é estabelecer um método estruturado para reunir, armazenar e rever as ideias de melhoria. A seguir estão algumas dicas que podem ajudar na construção de um mecanismo simples para gerenciar as ideias de melhoria de uma equipe:

Estabeleça um repositório para reunir as ideias e ensinar à equipe como usá-la.

Defina o RACI (responsável, responsável, consultado, informado) por submeter, analisar e aprovar ideias de melhoria.

Configure um processo regular para revisar e aprovar novas entradas.

Permita uma equipe para implementar suas próprias ideias (por exemplo, liberando 10% do tempo).

Com vários "clientes", esse processo é mais complicado. No entanto, dada a disciplina e colaboração da equipe, ela pode se transformar em sucesso. O objetivo final deve ser para a equipe se tornar autossuficiente na melhoria de seus processos quando o especialista LSS não estiver mais disponível.

O VOC não é o único instrumento que as equipes podem usar sozinhas. Outros exemplos de ferramentas úteis que cada equipe pode usar no trabalho diário incluem documentos de gerenciamento de projetos que trazem estrutura para cada iniciativa.

Light LSS: documentação do projeto como base para iniciativa

Mesmo que o LSS não seja usado nas operações diárias, um especialista inteligente ainda pode levar algumas ferramentas úteis no local de trabalho. Isso ocorre porque toda organização executa projetos. Todos os projetos geralmente trazem mudanças e oportunidades de melhoria. Como essas ferramentas são simples e universais, independentemente da metodologia que uma organização use, as melhores práticas da LSS em torno da documentação do gerenciamento de projetos podem ser a primeira grande vitória. Isso pode se aplicar a qualquer iniciativa, começando com um projeto de equipe local e terminando com uma mudança organizacional global. Aqui estão alguns exemplos de ferramentas que cada pessoa executando um projeto deve fazer:

RACI e estrutura de governança: qualquer iniciativa (incluindo evento em equipe ao ar livre) precisa de pessoas responsáveis, pessoas a serem consultadas e informadas, bem como patrocinadores. Quanto maior o projeto, mais complexa é a estrutura, mas o básico sempre deve estar no lugar.

Carta de projeto: sem especificar o problema, é difícil encontrar a solução certa. Uma carta de projeto bem escrita ajuda a resolver esse problema e também serve como o documento de linha de base perfeito que protege o gerente do projeto contra o escopo.

Plano do projeto: qualquer projeto precisa de um cronograma para manter todos em cheque. Ferramentas como MS Project e MS SharePoint são excelentes a esse respeito, mas podem ser consideradas muito complexas para pequenos projetos. Nesses casos, não há nada que impeça a equipe de usar ferramentas mais simples, como um flipchart ou uma planilha eletrônica.

Plano de comunicação: a ferramenta que é frequentemente usada para grandes projetos pode ser bastante útil em qualquer situação em que múltiplos envolvidos estejam envolvidos. E porque a comunicação em grandes organizações pode ser um desafio, dar-lhe mais estrutura é benéfica para todos.

Light LSS: 5S em operações diárias

E se o especialista LSS for atribuído a uma equipe que não execute nenhum projeto? Pode-se argumentar que o espaço para melhorar suas operações é limitado. Existe uma ferramenta, porém, que pode ser aplicada em qualquer circunstância e implementada pela equipe de forma independente - 5S (ordenar, definir em ordem, brilhar, padronizar, sustentar) soa apenas como uma ferramenta, mas é, de longe, uma das mais útil. Além das melhorias visíveis, 5S oferece em cada uma das cinco fases do DMAIC (Definir, Medir, Analisar, Melhorar, Controlar), 5S oferece muitas oportunidades para incorporar a mentalidade de melhoria contínua de forma rápida e eficaz. (Novamente, se não for possível usar todos os elementos ao mesmo tempo, o ajuste adequado é a abordagem mais sensata a seguir.)

Em operações como recursos humanos, finanças ou terceirização, algumas técnicas 5S podem ser aplicadas com sucesso como na fabricação. As boas analogias para um ambiente de serviço relacionam-se a locais de trabalho virtuais. Alguns exemplos incluem a criação de repositórios de documentos e locais compartilhados, padronizando entradas ou saídas de serviço e mantendo o local de trabalho do PC arrumado.

Ordenar: A tarefa mais simples que pode ajudar a lidar com uma grande quantidade de documentos é identificar os itens que não são necessários e movê-los para um espaço separado. As técnicas de arquivamento e controle de versão podem ser úteis aqui.

Definir em ordem: Esta etapa estabelece um lugar correto para diferentes tipos de documentos ou registros. Uma das maneiras de abordar esta etapa é usar uma convenção de nomenclatura estabelecida e estrutura de pastas que torne o repositório de documentos fácil de usar.

Brilho: é um bom hábito aplicar a fase de "brilho" de forma iterativa, removendo itens que são muito velhos, não válidos, etc. Como em qualquer local de trabalho, operando em um ambiente limpo resulta em melhores resultados e maior satisfação dos funcionários.

Padronizar: as atividades em torno da padronização podem ser extremamente úteis, especialmente para repositórios de documentos mais complicados. Se cada pasta precisa seguir uma estrutura mais complexa, pode ser útil documentar a abordagem em um procedimento operacional padrão ou um arquivo README publicado em um local visível.

Sustentar: Por último, mas não menos importante, para manter esse estado perfeito, existem alguns métodos práticos para serem usados. Algumas ferramentas incluem revisões regulares com as PMEs ou sessões retrospectivas com a equipe. Ambos permitem recolher comentários sobre se a estrutura do documento é consistente, atualizada e até as expectativas dos interessados.

Light LSS: mapeamento de processos e procedimentos

Os exemplos anteriores demonstram como melhorar um processo existente com pouco esforço. Mas e se o processo ainda não existe? Nesses casos, o especialista LSS pode ser solicitado a projetar e implementar uma atividade que não foi executada anteriormente.

Ao estabelecer uma nova função, passando pela reorganização ou simplesmente iniciando uma nova atividade, algumas ferramentas LSS podem ser utilizadas para ajudar a definir e documentar a mudança ocorrendo.

Fornecedor, entrada, processo, saída, cliente (SIPOC): ao definir qualquer tipo de atividade pela primeira vez, identificar entradas e saídas ou apontar para o cliente real do produto ou serviço pode ser um desafio. Por outro lado, conhecer essas e documentá-las pode ajudar na compreensão dos pontos críticos do processo e focar o esforço lá.

Mapa do processo: independentemente da complexidade da atividade, uma imagem mostra mais do que várias páginas da documentação. Para qualquer atividade que não tenha sido definida anteriormente, criar um fluxo de processo com as respectivas fases, etapas e atores pode se revelar inestimável. Esta abordagem é a maneira mais simples de detectar pontos de estrangulamento ou pontos de dor, e ser capaz de abordá-los imediatamente.

Procedimento operacional padrão (SOP): mesmo que um SOP seja conhecido nos círculos LSS como o arquivo usado para documentar um processo melhorado, os SOPs podem e devem ser usados para qualquer tipo de atividade. Combinados com o mapa de processos de alto nível, os SOPs contam toda a história, ajudam a formar novos funcionários e tornam a produção do processo repetível.

Benefícios da Light LSS

Quando a realidade é diferente do que foi ensinado durante o treinamento, as escolhas são desistir ou ajustar a abordagem. Ao usar uma abordagem adequada e simplificar as ferramentas, é mais fácil tornar as ferramentas mais fáceis de lembrar e, portanto, incentivar a equipe a usá-las com mais frequência. Muitas pequenas melhorias têm uma grande chance de se traduzirem em uma cultura de melhoria contínua para toda a organização. Aproveite seu Green Belt e Black Belt... comece a implementar um projeto mais simples.