O que significa a Sigla POP?
Para os que trabalham com as metodologias Lean, Seis Sigma ou até mesmo Ágil já devem ter ouvido falar sobre POP. É uma ferramenta da qualidade importante na padronização de serviços e processos que ajuda cada membro da equipe a ter uma visão clara de como as coisas fluem e a eliminar o trabalho de adivinhação de suas tarefas diárias, contribuindo também para melhorar e aperfeiçoar suas habilidades profissionais e desempenho. Vamos abordar neste artigo o que significa a sigla POP.
O conceito e a importância do termo “padronização” começaram a ser construídos desde a Revolução Industrial, com o processo de substituição do trabalho humano por máquinas. A Padronização dos processos de produção iniciou visando obter produtos mais uniformes, com aumento da produção e qualidade do serviço.
O significado de “padrão” é "aquilo que serve de base ou norma para avaliação" e está relacionado aos resultados que se deseja alcançar. A melhor maneira de iniciar a padronização é entender como ocorre todo o processo e, nesse caso, é necessária uma representação sistemática. Um exemplo é o Procedimento operacional padrão (POP), que descreve cada etapa crítica e sequencial que uma pessoa deve executar em uma tarefa para garantir o resultado esperado. Além de sua relação com a natureza técnica, padronização é uma palavra grega e refere-se à disposição com a qual fazemos as coisas com a ajuda de uma regra verdadeira.
Vamos conferir no detalhe o significado da palavra POP.
Significado da sigla POP
POP é uma sigla que possui como significado Procedimento Operacional Padrão. É um documento de política e procedimento que descreve as atividades recorrentes regulares apropriadas às operações de qualidade. Se for crítico para qualidade (CTQ), então é um candidato para um procedimento operacional padrão. Consistência é o objetivo ou propósito de um POP, realizar todas as operações corretamente e sempre da mesma maneira.
Em resumo, é um documento de planejamento do trabalho a ser executado, onde há uma descrição detalhada de todas as medidas e parâmetros necessários para realizar uma tarefa, semelhante a um checklist.
Se você deseja saber mais sobre POP, confira:
Importância de um POP
Atos técnicos induzem ações repetitivas, que às vezes são realizadas por muitas mãos diferentes, com resultados semelhantes sendo garantidos até certo ponto. No entanto, os profissionais técnicos são seres diferentes, com talentos, sentimentos e conhecimentos diferentes e, embora atuem com regularidade, devido ao contexto de trabalho, nem sempre produzem resultados que satisfaçam pessoas diferentes, apesar do uso dos mesmos meios.
Em um ambiente de manufatura, o exemplo mais óbvio de um POP é o procedimento passo a passo da linha de produção usado para fabricar produtos e treinar sua equipe. Os POP’s são políticas, procedimentos e padrões necessários nas disciplinas de operações, marketing e administração da sua empresa para garantir o sucesso.
Estes podem criar:
- consistência e confiabilidade na produção e serviço;
- menos erros em todas as áreas;
- uma maneira de resolver conflitos entre parceiros;
- um ambiente saudável e seguro;
- proteção dos empregadores em áreas de potencial responsabilidade e questões de pessoal;
- um roteiro de como resolver problemas;
- uma primeira linha de defesa em qualquer inspeção, seja por um órgão regulador, um parceiro ou potencial parceiro, cliente ou empresa que conduz a devida diligência por um possível compra;
- valor agregado ao seu negócio, caso você deseje vendê-lo.
Principais formatos de um POP
Se você está apenas começando a configurar processos, vale a pena conhecer os diferentes tipos de documentação de processo, desta forma você escolhe o formato que melhor se adéqua a sua aplicação.
Checklists (Listas de Verificação)
Checklist, Listas de Controle ou Listas de Verificação são documentos projetados para realizar atividades repetitivas, para verificar uma lista de requisitos ou para coletar dados de maneira ordenada e sistemática. Eles são usados para fazer verificações sistemáticas de atividades ou produtos, garantindo que o trabalhador ou inspetor não se esqueça de nada importante.A ideia de usar checklists é bastante antiga na indústria. Uma de suas evoluções é a famosa Folha de Verificação, uma das Ferramentas da Qualidade propostas por Karou Ishikawa.
Fluxogramas
Um fluxograma é um diagrama ou uma representação esquemática de um processo ou de uma sequência de ações executáveis que visam obter uma solução para uma questão determinada. É uma representação gráfica formalizada que ilustra um fluxo de trabalho ou processo ou uma solução para um determinado problema e é considerado uma das 7 ferramentas da qualidade. Existem vários tipos de fluxograma e cada um deles é divido de diferentes formas.
Cada etapa de um fluxograma é definida por uma caixa com um formato ou símbolo determinado. Esses símbolos são responsáveis por indicar o tipo de processo que será executado em cada estágio.
Híbrido (Checklist + Fluxogramas)
Em um formato híbrido você teria a combinação entre as listas de verificação com o fluxograma, desta forma você consegue detalhar suas atividades dentro de um diagrama visual deixando de forma mais completa o seu POP em um único documento.
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Conclusão
A sigla POP é utilizada para designar é um procedimento específico para sua operação que descreve as atividades necessárias para concluir tarefas de acordo com os regulamentos do setor, leis provinciais ou mesmo apenas seus próprios padrões para administrar seus negócios. Qualquer documento que seja um "como fazer" se enquadra
a categoria de procedimentos. Em um ambiente de manufatura, o exemplo mais óbvio de um POP é o procedimento passo a passo da linha de produção usado para fabricar produtos e treinar a equipe.
Um POP, de fato, define as práticas esperadas em todos os negócios onde existem padrões de qualidade. Os POPs desempenham um papel importante em sua pequena empresa. Os POPs são políticas, procedimentos e padrões necessários nas disciplinas de operações, marketing e administração da sua empresa para garantir o sucesso.
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