Os Procedimentos Operacionais Padrão (POP) são de grande importância. Possuem aplicações que vão desde a indústria até a área médica. Consistem em guias práticos com atividades sequenciadas para realizar uma ação como manutenção, fabricação de itens e muitas outras. Existem diversos tipos de POPs, onde cada um possui uma aplicação específica que será abordada neste artigo.
Mas o que é um POP?
POP ou Procedimento Operacional Padrão é um documento de política e procedimento que descreve as atividades recorrentes regulares apropriadas às operações de qualidade. Se for crítico para qualidade (CTQ), então é um candidato para um procedimento operacional padrão. Consistência é o objetivo ou propósito de um POP, realizar todas as operações corretamente e sempre da mesma maneira.
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Apesar de haver um objetivo geral para um POP, existem aplicações direcionadas. Para isso existem diferentes tipos de POP. Vamos conferir quais são eles.
Tipos de POP
POPs fundamentais
Os POPs fundamentais são o alicerce de quaisquer outros tipos de POP que possam ser criados. São responsáveis por dar instruções sobre como fazer POPs das outras categorias, ou seja, eles padronizam a maneira de se fazer um POP.
A padronização de um POP garante que ele seja compreendido por qualquer pessoa que necessite consultá-lo, sem a necessidade de auxiliares, ou seja, o procedimento deve conter informações suficientes para que os colaboradores consigam utilizá-lo como um roteiro. Em caso de dúvida o operador da atividade deve consultar o POP.
Para que essa padronização seja uniforme, existem alguns requisitos básicos para garantir a compreensão do procedimento, são eles:
- Nome;
- Objetivo;
- Documentos Referenciais (Its, manuais ou outros procedimentos);
- Local de atividade ou local de aplicação da atividade;
- Glossário de Siglas (se houver);
- Descrição detalhada das etapas e de seus operadores e responsáveis;
- Fluxograma de atividades;
- Local e nome de onde se encontra o responsável pela guarda e atualização do POP;
- Data da última atualização;
- Maneira que foi gerado (digital ou impresso);
- Gestor responsável pela elaboração do procedimento.
POPs metódicos
Procedimentos Operacionais Padrão por si só já descrevem um método, porém os POPs metódicos possuem um caráter de teste. Estes descrevem um sistema completo de teste ou método de investigação.
No caso de um mau funcionamento de determinado equipamento, existe um POP específico para desvendar o que está ocasionando o problema. Este é um procedimento extremamente rigoroso e feito com cautela por uma equipe especializada em desvendar problemas.
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Pode ser utilizado também no caso de um acidente de trabalho, para investigar as possíveis causas como a falha de um componente de uma máquina, ou até mesmo o erro do operador em seguir os procedimentos adequados durante seu trabalho. Funciona como uma espécie de perícia.
POPs para precauções de segurança
Da mesma forma que checklists salvam vidas, com os POPs não é diferente, afinal eles são “primos”. Existe um caso de uma empresa que, para o operador realizar a manutenção em um equipamento ele deveria seguir um POP, onde o primeiro item era cortar a alimentação elétrica da máquina, uma vez que ele precisaria entrar dentro desta para fazer o reparo. Felizmente ele se atentou ao POP, pois um colega de trabalho precisou utilizá-la e tentou ligar a máquina, sem sucesso.
Percebe a importância de um POP? Eles servem como um documento que comprova as instruções de trabalho, pois no caso de uma auditoria, ele pode ser solicitado e se não estiver devidamente escrito em local de acesso à equipe de manutenção pode render em multas. É importante atentar-se também em conhecer muito bem o procedimento e detalhá-lo de forma adequada para que não aconteçam acidentes.
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POPs para operar instrumentos, aparelhos e outros equipamentos
Da mesma forma que para o item anterior, existem certos aparelhos que necessitam de instruções de uso, devido ao seu alto grau de periculosidade. Soldas, prensas, injetoras, sopradoras, elevadores, enfim. Em um ambiente fabril são muitos equipamentos que oferecem riscos à vida e à integridade física dos trabalhadores.
O uso de Equipamentos de Proteção Individuais (EPI’s) adequados já é de cara um bom modo de se precaver. Atentar-se aos manuais de operação destes equipamentos também é fundamental, onde nele estão todos os procedimentos e parâmetros de operação destes equipamentos.
POPs para métodos analíticos
Para métodos analíticos os POP’s também são de fundamental importância. Além de descrever minuciosamente como cada análise deve ser realizada, você consegue confrontar diversas análises. Uma vez que essas análises sejam feitas corretamente e da mesma forma, você tem precisão em seu método analítico.
Para gerar dados de alta qualidade e resultados comparáveis, os protocolos e métodos usados na amostragem e análise precisam ser harmonizados. São aplicadas abordagens básicas e critérios de qualidade para aceitação de dados e avaliação de resultados.
POPs para a preparação de reagentes
Os POPs para preparação de reagentes são muito utilizados na indústria química, biológica, farmacêutica e outras do ramo, descrevendo altos padrões de assepsia e precisão com relação aos parâmetros de tempo, temperatura, concentração, entre outros.
A consulta de tabelas de especificações é constante, existindo órgãos que regulamentam a qualidade das operações antes de serem recebidas e registradas.
Esses POPs podem incluir também fórmulas para cálculos precisos de parâmetros relevantes para o controle de qualidade, além de outras normas de biossegurança e uso de EPI’s.
POPs para garantia de qualidade
Semelhante ao que foi descrito no item anterior, os POPs descrevem normas e maneiras de se operar instrumentos, equipamentos e substâncias. Com foco na garantia de qualidade, os POPs são precisos em descrever detalhadamente parâmetros, quantidades e maneiras de se realizar determinados processos.
Somente há garantia de qualidade em uma atividade ou produto se ele for executado minuciosamente, ou seja, exatamente como descrito em seu procedimento.
POPs para arquivamento e para lidar com reclamações
Bem como todo processo dentro de uma empresa (manutenções, produção, limpeza, entre outros) pode ser elegível a um POP, com o setor de reclamações não é diferente.
O arquivamento e a forma de lidar com as reclamações pode ser a chave para você mudar de vez o seu negócio e alavancar a sua empresa. Assim, procurar classificar e separar cada uma das reclamações e direcionar ações específicas são algumas medidas mais comuns de POPs deste tipo.
Ter um roteiro de como conduzir a conversa com o cliente também é importante para solucionar a dor do seu cliente e evitar que o mesmo migre para a concorrência. Lembre-se que se trata de uma peça fundamental para a saúde do seu negócio, logo os procedimentos direcionados à eles devem ser bastante cuidadosos e muito bem pensados.
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