Aumente sua produtividade no Trabalho de Informação
Sem dúvida: a tecnologia mudou a maneira como o trabalho do conhecimento é realizado. Mas você mudou seus hábitos de trabalho o suficiente para obter o máximo da tecnologia da informação?
Para tanto, aqui está um breve resumo de quatro recomendações provenientes de pesquisas de especialistas para melhorar a produtividade individual no trabalho de informações:
Seja um "eixo de informações" e mantenha uma rede diversificada de contatos
Obter ou enviar muitos e-mails não é, por si só, o melhor indicador de alta produtividade. Mas os trabalhadores que são mais centrais nas redes de informação - que estão bem conectados e intermediam informações entre outros trabalhadores - tendem a ser mais produtivos, relatam os pesquisadores.
Mantenha suas mensagens de e-mail breves e focadas
As pessoas que enviam e-mails curtos provavelmente obtêm respostas mais rapidamente do que aquelas que enviam mensagens mais longas e menos focadas. E obter respostas mais rápidas às perguntas por e-mail se traduz, assim, em melhor produtividade.
Use tecnologias, como o e-mail, para realizar tarefas múltiplas - mas dentro do razoável.
Em um estudo, descobriu-se que os funcionários mais produtivos usavam a tecnologia para lhes permitir realizar mais tarefas múltiplas e concluir mais projetos. Mas essa dica vem com uma ressalva importante: descobriu-se também que, se levada ao extremo, as multitarefas excessivas podem realmente diminuir a produtividade.
Delegar informações de rotina para subordinados e usar sistemas de suporte a informações.
Descobriu-se que os profissionais da informação mais produtivos tinham maior probabilidade de permitir que o trabalho com informações de menor valor fosse tratado por subordinados ou ferramentas baseadas em TI. Esses profissionais da informação de alta produtividade também eram mais propensos a ter conhecimento de fontes especializadas de informação que lhes davam uma vantagem.
Quem é o profissional do Trabalho da Informação?
Os profissionais da informação representam a soma de todos os funcionários da empresa que usam a tecnologia da informação de alguma forma e, devido ao alcance crescente da TI, o trabalho da informação está encontrando seu caminho para funções em que nunca foi usado antes, principalmente em empregos de alto nível e nas áreas de TI. Um esforço contínuo da indústria está em andamento para fornecer ferramentas digitais para satisfazer os profissionais da informação, facilitando seu trabalho, trazendo a tecnologia da informação para funções para as quais nunca antes era empregada. Para esclarecer as maneiras pelas quais eles usam as informações do local de trabalho, os profissionais da informação podem ser segmentados em três tipos:
Os sonhadores
Realizam um trabalho mais abstrato e cerebral, por exemplo desenvolvimento de campanhas publicitárias, estratégia sobre a direção da empresa.
Os solucionadores de problemas
Implementam ideias geradas pelos sonhadores e resolvem problemas ou exceções levantadas por pessoas na linha de frente (ou seja, "praticantes").
Os executores
Agregam valor diretamente ao produto ou serviço oferecido.
Em geral, os solucionadores de problemas encontram e criam a maioria das informações, que são então enviadas para os Executores e direcionadas e / ou extraídas pelos Sonhadores. Todos podem se beneficiar de informações relevantes sobre a tomada de decisões, mas é claro que as necessidades de cada grupo diferem. Os trabalhadores mais jovens esperam uma relação muito mais digitalizada e virtual com seu contexto de trabalho, tendo sido criados com essas convenções em sua educação social e educacional. Jovens profissionais da informação trabalham com informações de maneira diferente de seus antepassados.
Tendências dos jovens profissionais em Trabalho de Informação:
- Usar taxonomias como uma estratégia / ferramenta de categorização - apesar de não serem apenas parte de uma solução total que inclui taxonomias “jovens” - o que significa que estão dispostas a aceitar maneiras não tradicionais de fazer as coisas;
- Projetar / usar sistemas de informação que reconheçam que pessoas diferentes encontram as coisas de maneiras diferentes;
- Aumentar a sensibilidade à cultura organizacional;
- Ter alta consciência do compartilhamento e distribuição de informações;
- Reconhecer que o controle centralizado das informações é uma opção - não única, por sua vez;
- Poder funcionar em domínios “tradicionais” do trabalhador da informação, como Gerenciamento de Registros e Informações, mas é provável que seja encontrado nas equipes de projeto de desenvolvimento, nas áreas de marketing ou de recursos humanos;
- Ter motivação intrínseca para compartilhar conhecimentos e informações.
Apesar de a pesquisa não abordar a causa dessas diferenças nos trabalhadores mais jovens, de duas, uma. Ou eles envelhecerão e ficaram iguais aos velhos de hoje. Ou ficarão dessa forma, por ser uma marca da geração, dada a quantidade e o volume de informações e comunicações mediadas disponíveis para ela.
Aquisição e criação de informações - o funcionamento do Trabalho da Informação
Os trabalhadores em geral consomem informações por vários motivos, como para melhorar uma habilidade de trabalho, contribuir para uma entrega, reunir evidências para tomar uma decisão ou apenas ter uma noção das tendências relevantes. Em um nível muito básico, podemos definir a necessidade de adquirir informações como a necessidade de responder a alguma forma de pergunta. Essa abordagem também se presta a ser medida e, portanto, em nosso contexto, é bastante útil. “Quantos widgets vendemos no ano passado? Qual é o número de funcionário da Helen? Posso tirar uma folga em outubro? Que forças estão transformando minha indústria?” Embora as respostas a algumas dessas perguntas cheguem em valores simples, outras exigem decisões (sim ou não) ou conclusões mais elaboradas (relatório de analista publicado). Mas o processo subjacente é o mesmo. Os trabalhadores:
- Tomam decisões para impulsionar os negócios;
- Fazem perguntas para ajudar a especificar incertezas sobre as decisões;
- Buscam respostas para essas perguntas coletando e consumindo informações.
Isso não quer dizer que cada um de nós formula conscientemente perguntas distintas para dar forma ao nosso fluxo de curiosidade; como indivíduos, esse processo é basicamente inconsciente. Em vez disso, propõe que nossa curiosidade possa (e em muitos casos deva) ser expressa ou descrita literalmente em alguma forma de perguntas e respostas, e que essa seja uma base poderosa para entender nossa relação de trabalho com informações.
Adquirir, mover e criar/excluir
Essas são as três principais ações relacionadas às informações. Afinal, embora seja necessário adquirir informações para responder a perguntas, no final das contas, é como os trabalhadores aplicam as informações que criam valor comercial. A criação envolve essencialmente sintetizar as informações existentes em informações novas e mais valiosas, na forma de habilidades, ideias, planos, conclusões, decisões, entregas e produtos - todas as informações essencialmente novas que são armazenadas em uma ampla variedade de formas e locais.
Mover informações é essencialmente a criação de novas informações (nesse caso, novos metadados para o local e o histórico das informações raiz). Essas novas informações são o valor que os profissionais da informação agregam à sua empresa e à economia em geral. E os profissionais da informação no nível mais básico criam valor ao tomar decisões, para as quais as informações são efetivamente a matéria-prima e o resultado.
Embora os trabalhadores possam competir em sua capacidade de aplicar as informações mais relevantes às decisões no menor tempo possível, sua habilidade mais valiosa é a de improvisação; a criação de suposições, apostas e criações inteligentes quando faltam evidências conclusivas de apoio. Ter melhores informações para começar serve para elevar essas improvisações a um nível superior, onde é mais provável que elas resultem em inovações.
O Trabalho de Informação em perspectiva temporal
Quando Peter Drucker originalmente articulou a ideia de um “trabalhador do conhecimento” em 1959, ele estava propondo uma classificação com o objetivo principal de descrever o trabalho de pessoas que aplicavam o conhecimento diretamente, e de maneira única, às tarefas a eles atribuídas. Um diferenciador importante do profissional do conhecimento era que ele possuía seus meios de produção - o que literalmente significa que as pessoas têm cérebros e trazem seus cérebros para o trabalho.
Alguns usam o termo trabalhador do conhecimento como sinônimo de profissional que hoje representa cerca de 25% da força de trabalho em setores como serviços financeiros, alta tecnologia, saúde, produtos farmacêuticos e mídia. O trabalho do conhecimento, nesta definição agora clássica, é muito estreito para definir o tipo de trabalho que evoluiu tanto nos últimos trinta anos.
A relação entre Trabalho de Informação e a Revolução Tecnológica
À medida que a tecnologia de computação se infundia nas organizações, ela se tornou uma nova ferramenta para entender os dados de uma organização. Em muitos casos, porém, fez pouco mais do que consolidar dados e torná-los mais apresentáveis aos profissionais do conhecimento. Mas com o tempo a programação de computadores se tornou mais sofisticada, porque parte do conhecimento dos profissionais do conhecimento chegou aos programas de computador e os computadores se tornaram mais capazes de aplicar o conhecimento aos dados sem intervenção humana.
Esse desenvolvimento começou a espalhar conhecimento por toda a organização em que ocorria, mas geralmente de maneiras muito limitadas e muito específicas. Essa foi a primeira instância do trabalho de informações: pessoas sem conhecimento fundamental foram capazes de aplicar o conhecimento de outras pessoas aos dados e agir com base nessas ideias sem uma conexão direta com o detentor do conhecimento. Assim, um profissional da informação é uma pessoa que usa as informações para ajudar na tomada de decisões ou ações, ou uma pessoa que cria informações que informam decisões ou ações de outras pessoas.
